[Sales Forecast là gì?] Công dụng và phương pháp dự báo bán hàng

1. [Hiểu đúng] Sales Forecast là gì?

Trong tiếng Anh, Sales Forecast được dịch nghĩa là dự báo bán hàng. Đây là một thuật ngữ chuyên ngành thể hiện một sự ước đoán, dự báo về số lượng doanh thu của các tổ chức công ty. Sales Forecast có thể được thể hiện bằng con số về tài chính, hoặc số lượng sản phẩm. Những dữ liệu ước tính khả năng bán hàng của công ty trong một giai đoạn cụ thể, trên cơ sở một kế hoạch tiếp thị - Marketing đã được phê duyệt và dưới sự giả định của một tổ hợp các điều kiện kinh tế khác.

Xem ngay: Việc làm bán hàng

Sales Forecast sau khi được tính toán, sẽ được đưa vào hệ thống hỗ trợ hoạch định chiến lược Marketing của các tổ chức công ty. Điều này là để những dữ liệu được các cán bộ quản lý phòng ban khác và người quản lý bán hàng sử dụng.

Cách để tạo Sales Forecast là gì? Trên thực tế, các doanh nghiệp áp dụng khá nhiều phương pháp để làm Sales Forecast cho một sản phẩm trên cơ sở những nền tảng dữ liệu đã có từ trước đó. Tuy nhiên trường hợp này cho thấy Sales Forecast được dự báo cho những thương hiệu đã có tầm ảnh hưởng nhất định, có nghĩa là những thương hiệu lâu đời. Vậy một vấn đề được đặt ra ở đây là: Làm thế nào để tạo Sales Forecast cho một sản phẩm của một doanh nghiệp mới?

Chúng ta không thể sản xuất ra một lô sản phẩm túi xách made in Việt Nam nhưng lại áp giá của các thương hiệu túi xách hàng đầu như Hermes hay LV,.... được. Bởi chắc chắn sẽ chẳng có một người tiêu dùng nào chịu bỏ ra một ngân sách khá lớn để mua một món đồ của một thương hiệu không có tiếng tăm, sức ảnh hưởng kém, mà ngân sách đó lại tương đương với ngân sách bỏ ra để mua được một món đồ “hàng hiệu”.

Tất nhiên, bằng những chiến lược hay vô số các loại hình quảng cáo ngày nay. Một thương hiệu mới vẫn có thể có mặt ở hầu hết các trang báo điện tử lớn, được các ca sĩ, diễn viên nổi tiếng trong showbiz giới thiệu. Nhưng, suy cho cùng, người tiêu dùng có thể chỉ dừng lại ở việc tham khảo, hay ngắm nhìn, chứ chưa chắc đã quyết định mua hàng của những thương hiệu mới mẻ này.

Tham khảo: Việc làm tiếp thị

2. Công dụng thiết yếu của Sales Forecast - dự báo bán hàng

Sau khi biết được Sales Forecast là gì? Rất nhiều người trong chúng ta có thể nhận ra, hoặc cũng có thể tờ mờ chưa hiểu được tại sao các doanh nghiệp phải làm các dữ liệu cho Sales Forecast? Chúng mang lại được những lợi ích gì? Về cơ bản, Sales Forecast có tầm quan trọng nhất định trong công tác bán hàng, Marketing của các doanh nghiệp. Đó là những vai trò như sau:

- Thứ nhất, thông qua Sales Forecast, doanh nghiệp có thể xác định được khối lượng cần sản xuất sản phẩm dựa trên cơ sở có sẵn về tài nguyên. Chẳng hạn như nguồn vốn, máy móc trang thiết bị, nhân lực, không gian sản xuất,...

- Thứ hai, Sales Forecast giúp các tổ chức doanh nghiệp dự báo hay ước tính được doanh số bán một mặt hàng. Điều đó trở thành một cam kết, một chỉ tiêu để thúc đẩy bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng cần đảm bảo đạt được trong một giai đoạn nhất định.

- Thứ ba, thông qua Sales Forecast, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định về chiến lược nên điều chỉnh, thay đổi hay mở rộng trong quá trình sản xuất hỗn hợp, hoặc tiến hành chọn một sản phẩm khác thay thế để sản xuất.

Tìm hiểu thêm: CRM là gì?

3. Các phương pháp dự báo bán hàng

Khi hiểu được công dụng của Sales Forecast là gì? Chúng ta càng dễ dàng nhận thực được tính thiết yếu của chúng. Trong những năm gần đây, Sales Forecast được thực hiện tinh vi hơn, với sự trợ giúp của những phần mềm công nghệ hay chương trình máy tính. Mặc dù vậy, một điều cần lưu ý là, việc phán đoán hàng ngày, hàng giờ trong kinh doanh không thể nào bị thay thế bởi các con số dự báo. Thực tại, chưa có một phương pháp cụ thể nào tạo ra Sales Forecast (dự báo bán hàng) và cho đúng những kết quả mang tính khuôn mẫu và chính xác nhất. Một số phương pháp dưới đây được sử dụng khá thông dụng:

- [Phương pháp 1] Lấy ý kiến của ban điều hành: Đây là phương pháp lấy trung lập những ý kiến sau khi được kết hợp của cấp quản lý điều hành cao nhất, đứng đầu trong các bộ phận bán hàng, Marketing, hành chính, tài chính, sản xuất.

- [Phương pháp 2] Tổng hợp từ lực lượng bán hàng: Tương tự như phương pháp ban đầu đã nêu, phương pháp này lấy ý kiến mang tính tổng hợp của các lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp về kế hoạch bán hàng trong tương lai.

Trong một vài tổ chức công ty, toàn bộ nhân viên bán hàng, hay giám sát bán hàng cấp khu vực sẽ trình lên cấp trên những dự báo về tổng lượng bán trong giai đoạn tiếp theo của khu vực mà họ đang phụ trách.

- [Phương pháp 3] Dựa trên kỳ vọng của người dùng: Phương pháp này đề cập đến việc khảo sát người dùng sản phẩm, hay khách hàng về một con số sản phẩm hoặc chi phí mà họ sẽ dự định trong thời gian tới.  

- [Phương pháp 4] Phân tích theo chuỗi thời gian: Đây là một phương pháp tạo Sales Forecast có liên quan đến hoạt động phân tích dữ liệu bán hàng giai đoạn trước đó và sự ảnh hưởng của các yếu tố là tác nhân tác động đến hoạt động bán hàng. Chẳng hạn như những thay đổi theo mùa, những tăng giảm có tính chất chu kỳ, hay các xu hướng tăng trưởng lâu dài,...

- [Phương pháp 5] Tương quan: Phương pháp này liên quan đến hoạt động đo lường quan hệ giữa tổng lượng bán ra và biến số phụ thuộc với nhiều hoặc một biến số độc lập mà có thể giải thích được trong khối lượng bán sản phẩm là tăng hay giảm.

- [Phương pháp 6] Kỹ thuật định lượng khác: Trong cách tạo ra dự báo bán hàng, nghĩa là có thể ước tính được hoạt động bán hàng trong tương lai, một số doanh nghiệp còn sử dụng rất nhiều các phương pháp toán học hay các kỹ thuật thống kê khác.

Nhìn chung, trên đây là một số phương pháp có thể tạo ra Sales Forecast cho tổ chức của bạn. Tùy vào cách nhìn nhận và đánh giá từng phương pháp của mình, các doanh nghiệp có thể tiến hành thử nghiệm từng phương pháp, và rút ra được phương pháp tạo Sales Forecast phù hợp nhất cho tổ chức của mình.  

4. Làm thế nào để Sales Forecast trở nên chính xác và hiệu quả?

Không chỉ dừng lại ở việc hiểu khái niệm Sales Forecast là gì? Vai trò và những phương pháp tạo ra chúng, mà các doanh nghiệp cần biết cách tối ưu chúng sao cho thật hiệu quả và chính xác. Dưới đây là một số gợi ý:

Trước hết, trên một khu vực cụ thể, hãy cố gắng khảo sát, thống kê và nắm chắc con số cửa hàng ở đó. Trên cơ sở các mặt hàng mà doanh nghiệp bán vào, hay các sản phẩm của doanh nghiệp đối thủ, vị trí,... tiến hành phân loại các cửa hàng. Về cơ bản, hoạt động phân tích, thống kế và phân loại càng chi tiết thì càng hiệu quả. Hãy làm điều này định kỳ, khoảng 6 tháng cho đến 1 năm, theo đó các doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm được lực đẩy ra các thị trường thông qua những dữ liệu trên.

Thứ hai, dựa trên cơ sở nhân viên bán hàng, mức dao động và phát triển về số lượng nhân viên bán hàng hàng năm. Thông qua đó, đã có thể định lượng được năng lực bao phủ của doanh số hay các cửa hàng. Dựa vào những dữ liệu đã phân tích ở bước 1, độ bao phủ nên được điều chỉnh sao cho hiệu quả nhất. Bao phủ ở đây là gì? Đó chính là độ bao phủ về cửa hàng, chủng loại sản phẩm hay mặt hàng,... Trên nền tảng năng lực và hiệu suất của nhân viên bán hàng, cũng như địa hình, số lượng để xác định năng lực bao phủ đang ở mức nào.

Thứ ba, dựa vào hệ thống dữ liệu bán hàng của các giai đoạn trước đây (ví dụ như quý trước, tháng trước hay năm trước), kết hợp với tỷ lệ tăng trưởng doanh số định kỳ mỗi năm (số lượng khách hàng, sức mua của khách hàng,...) và các dữ liệu từ bộ phận Marketing, Trade Marketing để có thể điều chỉnh Sales Forecast.

Cuối cùng, có thể ước tính con số tăng thêm dựa trên cơ sở dòng hàng vừa mới được bổ sung, hay sản xuất sản phẩm mới. Để làm được điều này, cần dựa vào cơ sở các dữ liệu của doanh nghiệp về khách hàng, hoạt động khuyến mãi, dự đoán về sức mua hàng, thống kê cửa hàng, hỗ trợ từ Marketing, Trade Marketing nhằm xác định được lần mua lặp lại, bao nhiêu cửa hàng ngay lần đầu,....

Để Sales Forecast được diễn ra một cách suôn sẻ, các doanh nghiệp thường thực hiện một quy trình bao gồm các bước như sau:

- Bước 1: Xác định vấn đề.

- Bước 2: Tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu.

- Bước 3: Thực hiện quá trình phân tích dữ liệu sơ bộ.

- Bước 4: Xem xét, đánh giá và chọn một phương pháp Sales Forecast phù hợp.

- Bước 5: Phân tích dữ liệu và đưa ra các con số dự báo cuối cùng.

- Bước 6: Tiến hành đánh giá các phương pháp dự báo về độ chính xác và hiệu quả.

Có thể nói, Sales Forecast là một trong những công đoạn vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh nói chung. Mặc dù vậy, nhiều nhà lãnh đạo hay quản lý lại không quá quan tâm, thậm chí là làm các dự báo một cách sơ sài, hoặc thậm chí là bỏ qua chúng.

Đặc biệt trong các tổ chức công ty nhỏ lẻ, khi họ đã dần cảm thấy không còn đủ sức lực cho các hoạt động khác vì hoạt động kinh doanh hiện tại đã chiếm đi của họ phần đa sức lực. Nhưng, chắc chắn việc tạo ra Sales Forecast sẽ hỗ trợ cho các chủ doanh nghiệp, những nhà quản lý kinh doanh dễ dàng hơn trong quá trình đưa ra các quyết định sáng suốt, giúp công tác kinh doanh được tối ưu hiệu quả hơn. Thậm chí, nếu hiểu rõ công dụng của Sales Forecast là gì? Các doanh nghiệp thậm chí còn có thể tận dụng tốt vai trò của Sales Forecast để nắm bắt những cơ hội ở tương lai tốt hơn.