Quay lại

Khám phá sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh hiệu quả

Tác giả: Nga Nguyễn - 01/12/2021

Đối với một doanh nghiệp để có thể hoạt động hiệu quả thì cần tổ chức xây dựng các quy trình, hệ thống hoạt động cụ thể. Sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh là một yếu tố đặc biệt có tác động quan trọng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Tổng quan về sơ đồ hoạt động của phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh cần có một quy trình hoạt động theo hệ thống để đảm bảo năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ phận. Phòng kinh doanh có thể áp dụng các mô hình quản lý vào sơ đồ quy trình hoạt động để làm tăng tính chuyên nghiệp cho hệ thống hoạt động công việc tại đây.

Khái quát về sơ đồ quy trình của phòng kinh doanh
Khái quát về sơ đồ quy trình của phòng kinh doanh

1.1. Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh là gì?

Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh được hiểu là sơ đồ tóm lược về các hoạt động công việc của phòng kinh doanh. Trong đó, việc thực hiện các công việc được áp dụng theo một hệ thống các bước cụ thể từ bước bắt đầu đến khi kết thúc một vòng kinh doanh của sản phẩm, dịch vụ nào đó.

Có rất nhiều yếu tố cần xác định để lập một sơ đồ quy trình làm việc, bạn có thể cần quan tâm đến tính chất các công việc cần làm, yếu tố con người, mục đích của hoạt động kinh doanh, đối tượng có trong quy trình hay những nhân tố khác có ảnh hưởng đến quy trình làm việc tại phòng kinh doanh.

Với một sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh thì các cá nhân sẽ thực hiện các bước có trong công việc của mình như nghiên cứu thị trường, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, liên hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng và những công việc khác tùy vào hoạt động của công ty.

1.2. Tại sao phải xây dựng quy trình hoạt động cho phòng kinh doanh?

Để có thể đảm bảo được hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân, nhóm trong phòng kinh doanh thì cần có một sơ đồ quy trình cụ thể để dựa vào đó các thành viên trong phòng kinh doanh có thể nắm bắt được những công việc cần thực hiện và hỗ trợ nhau khi cần thiết.

Cần có sơ đồ quy trình làm việc tại phòng kinh doanh
Cần có sơ đồ quy trình làm việc tại phòng kinh doanh

Khi các yếu tố về năng lực nhân sự, kỹ năng và trình độ chuyên môn tốt thì phòng kinh doanh cần tận dụng điều đố thông qua hệ thống quản lý chỉ đạo theo một quy trình để tận dụng tối đa thế mạnh này thúc đẩy chuyên môn hóa hoạt động của bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp.

Theo số liệu thống kế của Harvard Business Review thì có tới 50% phòng kinh doanh đạt hiệu quả xuất sắc đều có sơ đồ quy trình kinh doanh được xác lập rõ ràng và truyền đạt đến từng cá nhân trong phòng. Trong khi đó có 28 % tổ chức kinh doanh kém hiệu quả và không có quy trình hoạt động rõ.

Từ đó có thể thấy rằng hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh.

2. Những sơ đồ hoạt động phòng kinh doanh nổi bật

Với vai trò quan trọng của sơ đồ quy trình trong hoạt động của phòng kinh doanh thì để có thể hoạt động tốt, bạn cần tìm kiếm những sơ đồ quy trình phù hợp với hoạt động của phòng kinh doanh. Tham khảo một số sơ đồ mô hình quy trình nổi bật dưới đây.

Một số mô hình làm việc theo quy trình hiệu quả
Một số mô hình làm việc theo quy trình hiệu quả

2.1. Sơ đồ mô hình hòn đảo

Mô hình hòn đảo là một mô hình thể hiện quy trình hoạt động kinh doanh truyền thống của doanh nghiệp, mục tiêu được đặt ra đối với phòng kinh doanh trong mô hình là bán được nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt.

2.1.1. Cách thức hoạt động

Hệ thống quy trình hoạt động sẽ có các công việc để cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Từ đó, các quản lý cấp trên sẽ giao việc cho các cá nhân cấp dưới. Và những nhân viên kinh doanh sẽ làm việc độc lập với nhau.

Trong mô hình hoạt động hòn đảo thì mỗi cá nhân là ông chủ của riêng họ, ngoài sự kiểm soát của quản lý phòng kinh doanh thì họ phải tự thực hiện và chịu trách nhiệm cho tất cả các quy trình bán hàng, kinh doanh của mình. Từ các công việc tiếp cận khách hàng, bán hàng hay chăm sóc khách hàng tất cả đều do cá nhân đó thực hiện.

2.1.2. Đặc điểm của mô hình hòn đảo

Với sơ đồ quy trình làm việc kiểu này thì nhân viên kinh doanh phải đối mặt với áp lực cạnh tranh cao hơn và có khả năng không đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nếu có sự xuất hiện của mâu thuẫn nội bộ.

Ưu điểm: Mô hình hoạt động chỉ cần sự giám sát 1 - 1, chủ yếu là giữa người quản lý với nhân viên kinh doanh. Dễ dàng áp dụng tại các phòng kinh doanh với công việc bán hàng ít công đoạn.

Đặc điểm của các sơ đồ quy trình làm việc
Đặc điểm của các sơ đồ quy trình làm việc

Nhược điểm: Các cá nhân hoạt động độc lập vì thế hiệu quả có thể không được cao, sự gắn kết giữa các nhân viên không có dễ dẫn đến mâu thuẫn nội bộ. Với mô hình này thì bạn cũng gặp khó khăn trong vấn đề thu thập, tổng hợp thông tin và các dữ liệu kinh doanh do các cá nhân hoạt động đơn lẻ.

2.2. Sơ đồ hoạt động dây chuyền - The assembly

Phòng kinh doanh có thể thực hiện tổ chức hoạt động theo mô hình dây chuyển. Đây là một mô hình đề cao sự kết hợp giữa các thành viên trong đội nhóm cũng như giữa cấp quản lý và cấp nhân viên. 

2.2.1. Sơ đồ quy trình làm việc dây chuyền của phòng kinh doanh

Mô hình dây chuyền tạo nên một hệ thống quản lý đảm bảo tăng năng suất hoạt động mà hiệu quả dựa trên việc chuyên môn hóa lực lượng lao động và phân chia theo trình tự quy trình công việc tại phòng kinh doanh.

Mô hình hoạt động dây chuyền tại phòng kinh doanh
Mô hình hoạt động dây chuyền tại phòng kinh doanh

Mô hình sơ đồ quy trình làm việc dây chuyền của phòng kinh doanh sẽ được chia thành 4 nhóm với chức năng khác nhau:

- Nhóm Lead generation team là nhóm chịu trách nhiệm thu thập thông tin cần thiết về khách hàng tiềm năng, những người quan tâm tới sản phẩm, dịch vụ của công ty.

- Nhóm Sale Development Representatives là nhóm thực hiện tiếp cận và xác định các thông tin bằng cách đặt câu hỏi về nhu cầu của khách hàng để từ đó đưa ra quy trình quyết định các chiến lược kinh doanh.

- Nhóm Account Executives với trách nhiệm thực hiện chốt các đơn hàng, tìm cách thương lượng và thỏa thuận với khách hàng để có thể bán được hàng.

- Nhóm Customer Success team sẽ thực hiện chăm sóc khách hàng, làm sao để khiến khách hàng hài lòng và gắn kết mối quan hệ khách hàng bền vững nhất. Tính chất của các công việc trong nhóm này cũng có tác động tới doanh số bán hàng, kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2.2. Tính chất của sơ đồ mô hình dây chuyền

Sơ đồ quy trình làm việc theo mô hình dây chuyền sẽ chuyên biệt hóa các bộ phận nhỏ trong phòng kinh doanh. Mỗi nhóm thực hiện những công việc khác nhau nhưng lại liên kết chặt chẽ với nhau.

Cũng nhờ việc hỗ trợ và trao đổi thông tin cho nhau thì hoạt động của phòng kinh doanh được hợp nhất và có cơ hội phát triển và tạo ra nhiều hiệu quả kinh doanh lớn.

Ưu điểm của sơ đồ mô hình dây chuyền là giúp minh bạch hóa các chỉ số đo lường và dự đoán của doanh nghiệp, giúp phòng kinh doanh tách biệt hậu quả và khắc phục nếu có vấn đề xảy ra. Sơ đồ này cũng thúc đẩy tính chuyên môn hóa của cá nhân và phòng ban từ đó tạo nên một hệ thống kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp.

Phòng kinh doanh có thể tổ chức hoạt động theo hệ thống sơ đồ
Phòng kinh doanh có thể tổ chức hoạt động theo hệ thống sơ đồ

Tuy nhiên, mô hình hoạt động này cũng có điểm yếu là chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh với nhiều nhân sự các công việc được thực hiện riêng với nhau và có thể dễ dàng xác định nhiệm vụ của từng nhóm.

Phòng kinh doanh cũng có thể sử dụng sơ đồ mô hình làm việc nhóm, nó cũng tương tự như mô hình dây chuyền nhưng chia thành các nhóm nhỏ hơn và hoạt động tập trung vào sự liên kết các nhóm nhỏ trong một nhóm lớn.

3. Một số cách thúc đẩy hiệu quả hoạt động phòng kinh doanh

Trước hết, sơ đồ quy trình làm việc tại phòng kinh doanh cần được phân chia và thống nhất các nhiệm vụ một cách rõ ràng. Các nhà quản lý cần nắm bắt được quy trình để có thể cải tiến và tối ưu hoạt động của sơ đồ hơn.

Việc sử dụng công nghệ để tăng hiệu quả quy trình làm việc tại phòng kinh doanh cũng rất cần thiết. Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc miễn phí để lên kế hoạch và xây dựng các chiến lược, phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, từng nhóm trong phòng kinh doanh.

Thực hiện sơ đồ quy trình làm việc tại phòng kinh doanh cần đảm bảo được tính chuyên môn hóa nhưng vẫn đảm bảo gắn kết các nhóm trong bộ phận để tạo năng suất hoạt động cho cả phòng ban.

Ứng dụng phần mềm trong sơ đồ quy trình hoạt động
Ứng dụng phần mềm trong sơ đồ quy trình hoạt động

Nội dung bài viết về sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh, hy vọng có thể cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc cũng như mục đích nghiên cứu của bạn.

Phương pháp đánh giá trong công việc

Tham khảo thêm về các phương pháp đánh giá trong công việc để có thêm những thông tin hữu ích về đánh giá sơ đồ quy trình làm việc.

Phương pháp đánh giá trong công việc

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype