Tìm hiểu về khái niệm và cách lập sổ nhật ký chi tiền chuẩn nhất

1. Tìm hiểu về khái niệm sổ nhật ký chi tiền

Đối với những ai đã và đang làm trong ngành kế toán thì sổ nhật ký chi tiền chắc hẳn không còn gì xa lạ đối với họ. Tuy nhiên, loại sổ này không phải ai cũng biết rõ về nó và mục đích để làm gì.

Sổ nhật ký chi tiền là một sổ nhật ký vô cùng đặc biệt dùng để ghi lại những ghi chép về nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp. Sổ nhật ký này sẽ dùng riêng cho việc chi tiền mặt, chi tiền ngân hàng, chi tiền cho từng loại tiền và nơi chi tiền. Với sổ nhật ký chi tiền thì hoàn toàn có thể tách riêng biệt sổ nhật ký chi tiền mặt riêng và sổ nhật ký chi tiền ngân hàng.

Mẫu sổ nhật ký chi tiền được bạn hành bởi thông tư số 133 năm 2016 của Bộ Tài chính. Vì thế khi lập và sử dụng mẫu này cần phải sử dụng theo đúng mẫu chuẩn của thông tư đã đề ra để đảm bảo đúng quy định. Cùng khám phá chi tiết hơn về sổ nhật ký chi tiền ngay phần nội dung sau của chúng tôi nhé!

2. Khám phá thông tin quan trọng cần biết về sổ nhật ký chi tiền

2.1. Nội dung chuẩn của sổ nhật ký chi tiền

Về nội dung của sổ nhật ký chi tiền thì sẽ xoay quanh về việc ghi chép những nghiệp vụ về chi tiền của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ chi tiền đó có thể là chi tiền mặt, chi tiền qua gửi ngân hàng, chi tiền cho địa điểm (ngân hàng 1, ngân hàng 2) hoặc cho từng loại tiền (như là tiền VNĐ, tiền ngoại tệ,...)

Nội dung của việc chi tiền trong sổ nhật ký sẽ chỉ được xay quanh về việc chi tiền của công ty. Những vấn đề khác không liên quan sẽ không được kê khai vào trong mẫu chi tiền này. Bên cạnh đó, nội dung về việc chi tiền khi đưa vào sổ nhật ký cần phải có sự chính xác tuyệt đối vì sẽ còn liên quan đến những giấy tờ khác của công ty.

Cá nhân người lập sổ nhật ký chi tiền trong doanh nghiệp thông thường sẽ là kế toán viên. Đây sẽ là cá nhân biết rõ về những hóa đơn của công ty cho nên sẽ dễ dàng, thuận tiện trong việc lập sổ nhật ký.

2.2. Hướng dẫn cách lập sổ nhật ký chi tiền chuẩn xác

Sổ nhật ký chi tiền khi lập sẽ được sử dụng bằng phần mềm excel. Bởi trong số nhật ký này sẽ có những tính toán liên quan đến chi tiền bằng bảng biểu cho nên sử dụng excel để lập mẫu vừa nhanh chóng và trong quá trình viết mẫu sẽ cho con số kết quả chính xác tuyệt đối. 

Với sổ nhật ký chi tiền thì cá nhân lập mẫu sẽ không thể tự tùy ý đưa vào nội dung theo ý của mình được mà sẽ phải hoàn thiện theo đúng mẫu đã đề ra. Mẫu này sẽ cần được viết chuẩn theo mẫu S03a2 - DNN theo thông tư số 133 năm 2016 của Bộ Tài chính. Sau đây là hướng dẫn vô cùng chi tiết về cách lập sổ nhật ký chi tiền vô cùng đầy đủ và đúng chuẩn đến cho bạn.

2.2.1. Cách viết phần đầu sổ nhật ký chi tiền

Khi lập mẫu số nhật ký chi tiền trên excel thì phần đầu tiên người lập cần ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ của doanh nghiệp ở phía góc trái. Đây là thông tin bắt buộc cần phải ghi và người lập cần viết rõ cụ thể và chính xác.

Phía bên góc phải của sổ nhật ký sẽ là thông tin về mẫu được lập theo thông tư của bộ tài chính. Trong trường hợp bạn tải sẵn mẫu này từ trên mạng thì sẽ không phải điền thêm bất cứ thông tin gì còn nếu tự lập thì sẽ cần ghi rõ ràng và chi tiết.

Tiếp theo đó chính là tên của chứng từ đang lập. Ở đây bạn cần ghi rõ ràng là “SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN” vào chính giữa khung mẫu của mình. Bên cạnh đó cần gi rõ năm ghi sổ nhật ký ngay phần dưới tên của chứng từ. 

2.2.2. Lập bảng sổ nhật ký chi tiền chuẩn nhất

Tiếp đến sẽ đi vào phần chính của sổ nhật ký chi tiền trong doanh nghiệp. Đây sẽ là phần quan trọng nhất của sổ nhật ký và sẽ được thể hiện dưới dạng bảng. Lúc này người lập bảng sẽ cần tạo 1 bảng biểu bao gồm 11 cột tất cả bao gồm như sau:

- Cột thứ nhất là thời gian ghi sổ (cột A), thời gian ghi sổ này sẽ bao gồm ngày, tháng và năm.

- Cột tiếp theo đó chính là chứng từ, trong cột này sẽ chia ra thành hai cột nhỏ là số hiệu (cột B) và ngày tháng (cột C). Người lập sẽ cần ghi rõ ràng về số hiệu cùng với ngày tháng lập của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ nhật ký chi tiền.

- Tiếp đến là cột diễn giải (cột D). trong cột này bạn cần ghi vắn tắt về nội dung và nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.

- Phần tiếp cần được ghi trong cột đó chính là ghi về nghiệp vụ kế toán ghi nợ và ghi có. Trong đó thì cột số 1 là ghi về số tiền chi vào bên có của tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (có TK 111, có TK 112). Còn những cột còn lại bao gồm cột 2 đến cột 5 sẽ là ghi số tiền phát sinh bên nợ về những tài khoản đối ứng. Cột số 6 và cột E là phần cột ghi tài khoản khác, cột 6 là ghi về số tiền còn cột E là ghi số hiệu của tài khoản.

Ở đầu trang sổ nhật ký chi tiền thì người lập sẽ cần cộng số trang trước chuyển sang còn cuối trang sổ sẽ là cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.

2.2.3. Phần kết sổ nhật ký chi tiền trong doanh nghiệp

Cuối cùng sau khi lập bảng và điền các thông tin quan trọng thì nội dung cuối cùng trong sổ nhật ký chi tiền sẽ là những thông tin về sổ nhật ký có bao nhiêu trang. Người lập cần đề rõ số trang của nhật ký khi lập và ghi cụ thể có bao nhiêu trang vào trong mẫu. Bên cạnh đó cần ghi rõ về ngày mở sổ vào trong nhật ký.

Để sổ nhật ký chi tiền có tính xác thực thì cuối cùng người lập cần ghi phần thông tin của chữ ký và ngày tháng năm lập. Trong sổ nhật ký chi tiền thì sẽ cần đến 3 chữ ký của 3 đối tượng khác nhau bao gồm: người lập sổ nhật ký chi tiền, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.

2.3. Một số lưu ý khi lập sổ nhật ký chi tiền

Như vậy, để lập sổ ký chi tiền sẽ không hề quá khó khăn và để nhanh chóng bạn hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu có sẵn tải về từ trên mạng. Tuy nhiên trong quá trình lập mẫu bạn cần chú ý những điều như sau:

- Bắt buộc phải lấy mẫu sổ nhật ký chi tiền đúng theo mẫu của thông tư đã được đề ra từ Bộ Tài chính. Đây là quy định bắt buộc cần phải tuân thủ để mẫu nhật ký chi tiền có tính chính xác.

- Phương pháp ghi sổ nhật ký chi tiền sẽ tương tự như sổ nhật ký chung nhưng trong quá trình lập thì bạn không được ghi vào sổ nhật ký chung mà sẽ phải ghi riêng biệt ra.

- Doanh nghiệp khi thuê kế toán dịch vụ hoặc kế toán trưởng thì cần đưa thêm số giấy chứng nhận đăng ký hành nghề vào trong sổ nhật ký chi tiền. Bên cạnh đó, để kiểm soát dễ dàng hơn về việc chi tiền thì doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán để các nghiệp vụ liên quan đến tính toán trở nên dễ dàng hơn.

Trên đây là toàn bộ những thông tin vô cùng chi tiết cho bạn về sổ nhật ký chi tiền. Mong rằng khi đọc xong bài viết bạn sẽ dễ dàng lập được sổ nhật ký chi tiền thật chính xác cho doanh nghiệp của mình.