Sổ nhật ký chung là gì? Nguyên tắc và cách ghi sổ nhật ký chung

1. Sổ nhật ký chung là gì? Nguyên tắc và trình tự ghi sổ nhật ký chung

1.1. Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung là một cuốn sách quan trọng trong lĩnh vực kế toán, được dùng để ghi lại tất cả các giao dịch tài chính và kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của một công ty. Chính vì vậy mà mọi ghi chép trong sổ nhật ký chung đều theo trình tự thời gian. Dữ liệu được ghi chép vào trong sổ nhật ký chung đều phải dựa trên chứng từ kế toán thu thập được và phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Thông thường mỗi tháng doanh nghiệp sẽ mở sổ nhật ký chung 1 lần. Như vậy một năm có tổng cộng 12 quyển sổ này. Tuy nhiên cũng có những doanh nghiệp nhỏ hơn chỉ mở 1 quyển sổ nhật ký chung mỗi năm.

Bên cạnh đó, trước đây, khi còn làm kế toán thủ công thì trong doanh nghiệp còn có thêm sổ nhật ký đặc biệt. Tuy nhiên, hiện nay loại sổ này không còn xuất hiện nữa vì các doanh nghiệp hầu hết chuyển sang sử dụng phần mềm để làm kế toán. Phần mềm quản lý tài chính kế toán 365 hiện đang được đánh giá là một trong những phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến nhất, đáp ứng được đầy đủ nhu cầu làm kế toán của người dùng.

1.2. Nguyên tắc và trình tự ghi sổ nhật ký chung

Như vậy bạn đã hiểu được sổ nhật ký chung là gì rồi đúng không? Sổ nhật ký chung chỉ mở mỗi tháng 1 lần hoặc mỗi năm 1 lần, vì vậy nên mọi ghi chép trong sổ phải được tiến hành hết sức cẩn thận, tuân thủ theo nguyên tắc và trình tự ghi sổ. Cùng tìm hiểu về nguyên tắc và trình tự ghi sổ nhật ký chung ngay sau đây nhé!

1.2.1. Nguyên tắc ghi sổ nhật ký chung

Nguyên tắc “bất di bất dịch” đầu tiên mà mọi kế toán viên phải ghi nhớ đó là: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều phải được ghi chép vào sổ nhật ký chung.

Nguyên tắc thứ hai khi ghi sổ nhật ký chung đó là: Mọi ghi chép về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong sổ nhật ký chung đều phải được ghi theo đúng trình tự thời gian và định khoản kế toán. Số liệu trong sổ nhật ký chung sau đó sẽ được sử dụng làm cơ sở để ghi số cái.

1.2.2. Trình tự ghi sổ nhật ký chung

Trước tiên, kế toán viên sẽ thu thập toàn bộ các chứng từ kế toán liên quan đến giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh. Sau khi kiểm tra và đảm bảo tính xác thực, những chứng từ này sẽ được sử dụng như cơ sở dữ liệu để ghi chép giao dịch vào trong sổ nhật ký chung.

Tiếp theo, số liệu trong sổ nhật ký chung lại được sử dụng làm căn cứ dữ liệu để ghi chép vào sổ cái bằng các tài khoản kế toán.

Đến cuối mỗi tháng, quý hoặc năm, kế toán viên sẽ tổng hợp những ghi chép trên sổ cái để làm bảng cân đối số phát sinh. Sau đó, những số liệu này sẽ được tổng hợp lại và đối chiếu một lần nữa để làm báo cáo tài chính.

Theo đúng nguyên tắc, tổng tài khoản Nợ và tài khoản Có trong sổ nhật ký chung phải bằng con số được ghi chép trong bảng cân đối số phát sinh tính trong cùng một kỳ kế toán.

2. Kết cấu và phương pháp ghi sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung được lập trên Excel và bao gồm các cột theo thứ tự sau đây:

- Cột A: Chứa ngày tháng vào sổ của các giao dịch kinh tế, tài chính.

- Cột B: Ghi chép số hiệu của các chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được ghi số hiệu bao gồm: Số Phiếu kế toán, số phiếu thu, phiếu chi, số Hóa đơn, số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, số Giấy báo nợ, báo Có.

- Cột C: Chứa ngày tháng lập chứng từ kế toán của giao dịch được ghi chép trong sổ.

- Cột D: Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính một cách ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu.

- Cột E: Nghiệp vụ nào đã được ghi chép vào sổ cái sẽ được đánh dấu tại đây.

- Cột G: Cột này dành để ghi số thứ tự.

- Cột H: Ghi chép số hiệu tài khoản Nợ và định khoản của tài khoản Có (hay còn gọi là tài khoản đối ứng). Mỗi loại tài khoản phải được ghi trong một dòng riêng biệt, trong đó tài khoản Nợ ghi trước và tài khoản Có ghi sau. Lưu ý là đối với nghiệp vụ mua hàng hóa, cần ghi chép rõ ràng các chủng loại hàng hóa đã mua, nhà cung cấp hàng hóa và tình trạng thanh toán.

Ở ghi chú cuối cùng trên trang sổ nhật ký, tổng cộng tích lũy sẽ được tính để kết thúc trang và di chuyển tiếp sang trang tiếp theo. Ở đầu trang sau sẽ ghi chép lại kết quả đã cộng ở trang trước để nối tiếp trang trước.

Theo đúng nguyên tắc kế toán thì sổ nhật ký chung (sau đó là sổ cái) sẽ là nơi ghi chép mọi giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh. Tuy nhiên, nếu một đối tượng kế toán có số lượng giao dịch phát sinh quá phức tạp thì cần thiết phải ghi chép trong sổ nhật ký đặc biệt để giảm bớt khối lượng ghi chép trong sổ nhật ký chung và sổ cái.

Phương pháp ghi sổ nhật ký đặc biệt tương tự như phương pháp ghi sổ nhật ký chung. Theo quy định, những giao dịch đã ghi chép vào sổ nhật ký đặc biệt thì sẽ không ghi chép vào sổ nhật ký chung nữa.

Như vậy, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi “Sổ nhật ký chung là gì?”. Đồng thời bạn cũng đã tìm hiểu thêm về nguyên tắc cũng như phương pháp, trình tự ghi sổ nhật ký chung. Hiện nay, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán, công việc của kế toán viên đã được tối giản đi rất nhiều so với trước đây, đồng thời độ chính xác cũng cao hơn.