Thời gian biểu là gì? Hiệu quả thời gian biểu đem lại?

1. Tổng quan về thời gian biểu là gì

1.1. Khái niệm thời gian biểu

Thời gian biểu được hiểu là một bản kế hoạch được lập ra để thống kê các công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Những công việc này sẽ được phân chia theo từng khoảng thời gian như theo ngày, theo tuần hay theo tháng. Dựa vào thời gian biểu, bạn sẽ biết được mình cần thực hiện công việc gì trong ngày hôm đó hay khối lượng các công việc phải hoàn thành trong tuần đó, tháng đó là gì. 

Tóm lại, thời gian biểu chính là bản liệt kê các công việc theo thời gian nhất định. Có thể là theo ngày, theo tuần hay theo tháng,... tùy theo nhu cầu thống kê, sắp xếp công việc của người lập thời gian biểu đó.

Đây được xem là một phương pháp quản lý thời gian và sắp xếp công việc vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, việc ứng dụng thời gian biểu trong cuộc sống vẫn còn khá nhiều hạn chế khi rất ít người biết được lợi ích và sự hiệu quả của thời gian biểu.

1.2. Sự cần thiết của việc lập thời gian biểu trong cuộc sống

Lập thời gian biểu được xem là một phương pháp của những người thành công và làm việc khoa học. Vậy, những lợi ích mà thời gian biểu đem lại cho chúng ta là gì?

1.2.1. Công việc được sắp xếp có kế hoạch

Trong một ngày, một tuần hay một tháng thì chúng ta có rất nhiều công việc cần phải thực hiện và hoàn thành. Chính vì số lượng quá nhiều khiến chúng ta thường lúng túng vì không biết phải làm điều gì trước tiên. Do vậy mà việc hoàn thành công việc kém hiệu quả là rất dễ xảy ra.

Việc lập thời gian biểu sẽ là cách thức giúp chúng ta trở nên khoa học và có kế hoạch hơn. Các công việc sẽ được sắp xếp theo mốc thời gian nhất định. Từ đó, chúng ta sẽ biết được mình cần làm những công việc gì trong thời gian này.

1.2.2. Nâng cao được sự hiệu quả trong công việc

Khi các công việc đã được sắp xếp khoa học thì chúng ta chỉ cần tuần tự thực hiện theo như thời gian biểu đã lập. Điều này giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian suy nghĩ xem phải làm gì và đầu tư nhiều hơn cho quá trình thực hiện công việc. Khi có sự đầu tư phù hợp thì công việc cũng sẽ được thực hiện một cách hiệu quả hơn, đảm bảo được tiến độ hoàn thành cần có.

1.2.3. Đảm bảo công việc không bị ứ đọng, để dồn

Khi không có thời gian biểu, chúng ta thường không kiểm soát được khối lượng công việc và thời gian. Chính vì thế mà dễ dàng bị quên mất và để dồn công việc sang hôm sau. Điều này sẽ khiến cho công việc của tuần của tháng bị ứ động và bị cộng dồn và việc bạn hoàn thành hết tất cả đúng theo dự kiến là rất khó khăn. 

Khi lập thời gian biểu, các công việc được sắp xếp theo mốc thời gian. Vì thế mà bạn sẽ kiểm soát tốt hơn về mặt thời gian dành cho từng công việc. Như vậy thì khả năng bị dồn hay ứ đọng là rất thấp.

1.2.4. Cân bằng được thời gian giữa công việc và nghỉ ngơi

Việc lập thời gian biểu sẽ giúp bạn có sự cân bằng hơn giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi. Bạn sẽ không bị quá tập trung cho công việc mà quên đi mình cần phải nghỉ ngơi, giữ sức để thực hiện các công việc khác. 

Mặc dù công việc quan trọng, nhưng nếu bạn không giữ được sức khỏe thì khối lượng công việc sẽ ngày càng tăng và bạn không có đủ sức lực để hoàn thành.

1.2.5. Rèn luyện sự chuyên nghiệp

Như đã nói ở trên, việc lập thời gian biểu sẽ cho thấy được sự chuyên nghiệp của bạn trong quá trình làm việc. Khi có một nếp sống khoa học thì bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong vấn để giải quyết công việc của mình. Thời gian sẽ được cân đối hơn cho các công việc, hoạt động của bạn. Việc dành thời gian cho những hoạt động vô bổ sẽ được hạn chế đi rất nhiều.

Có thể nhận thấy rằng, việc lập thời gian biểu mang lại rất nhiều lợi ích cho chúng ta. Nhất là trong cuộc sống hối hả như hiện nay thì việc có một kế hoạch làm việc khoa học sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề tốt hơn, mọi công việc được thực hiện một cách suôn sẻ hơn và giúp bạn dễ dàng hơn trong chính cuộc sống của mình.

Xem thêm: Thế nào là một thời gian biểu sinh hoạt khoa học và lành mạnh?

2. Xây dựng thời gian biểu hiệu quả cho bản thân

Khi đã hiểu được sự cần thiết và vai trò của thời gian biểu trong cuộc sống thì bạn nên bắt tay vào việc lập cho mình một thời gian biểu cụ thể.

2.1. Quy tắc lập thời gian biểu

Thực tế thì mỗi người sẽ có những khối lượng công việc khác nhau, cách làm việc khác nhau và thời gian sinh hoạt khác nhau. Do đó mà thời gian biểu của mỗi người cũng sẽ không giống nhau. Tuy vậy, theo mô hình chung thì thời gian biểu của bạn cũng cần tuân thủ một vài quy tắc sau đây:

2.1.1. Là một bản kế hoạch rõ ràng

Khi lập thời gian biểu, bạn không chỉ liệt kê công việc một cách đơn giản mà cần xây dựng như một bản kế hoạch công việc với việc sắp xếp theo thời gian nhất định. Công việc theo ngày, theo tuần hay theo tháng, công việc thực hiện trước, thực hiện sau,...

Điều này có vai trò quan trọng trong quá trình mang lại hiệu quả từ thời gian biểu. Bởi nếu bạn xây dựng một cách chung chung thì đó sẽ không được gọi là thời gian biểu nữa.

2.1.2. Cần bao quát đủ nội dung công việc

Thời gian biểu cần được lập với việc bao quát được các nội dung công việc cần thực hiện của bạn. Tuy nhiên, bạn cũng không nên viết quá dài dòng mà nên viết ngắn gọn, súc tích, đủ để bạn hiểu được công việc mình cần làm gì.

Thêm vào đó, các nội dung cần được trình bày khoa học, rõ ràng, không bị rối mắt. Như vậy thì bạn mới thuận tiện hơn trong việc nắm bắt các công việc tiếp theo của mình.

2.1.3. Đảm bảo thời gian biểu ở chỗ dễ nhìn

Thời gian biểu khi được lập xong cần được đặt ở chỗ dễ nhìn, dễ thấy. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xem các công việc cần thực hiện và luôn có thể biết được công việc mình cần làm tiếp theo là gì.

2.2. Hướng dẫn lập thời gian biểu

Để thực hiện việc lập thời gian biểu hiệu quả thì bạn có thể thực hiện theo những điều sau đây:

2.2.1. Xác định lượng thời gian để thực hiện công việc

Trong quá trình lập thời gian biểu, bạn cần xác định được khoảng thời gian bạn làm việc là bao lâu, công việc này sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Việc xác định thời gian cho công việc sẽ siết chặt hơn thời gian làm việc của bạn, giúp bạn có sự tập trung cao hơn và tăng sự hiệu quả tốt hơn trong quá trình làm việc của mình.

2.2.2. Ưu tiên lên kế hoạch cho việc quan trọng

Vẫn biết là công việc nào cũng sẽ phải hoàn thành, tuy nhiên, mức độ quan trọng của các công việc là không giống nhau. Bạn nên ưu tiên cho các công việc có sự quan trọng trước để đảm bảo công việc đó được thực hiện đúng theo tiến độ, đạt được kết quả cần có và không tạo ra sự ảnh hưởng tới các công việc hay những người liên quan khác. 

2.2.3. Sắp xếp theo một trình tự

Khi đã thống kê, phân loại được các công việc thì bạn cần sắp xếp những công việc đó theo một lịch trình. Từ các buổi sáng, trưa, chiều tới cả ngày, tuần và tháng, tất cả phải được sắp xếp theo một trình tự khoa học để đảm bảo bạn có thể dễ dàng thực hiện và hoàn thành công việc.

Bên cạnh đó, với sự phát triển của công nghệ, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý lịch biểu để các lịch biểu được cập nhật và lưu trữ dễ dàng hơn. Thuận tiện hơn trong quá trình xem thời gian biểu và nắm bắt công việc cần thực hiện.

Việc làm thời gian biểu khoa học, hiệu quả là rất quan trọng. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng hơn cả để phát huy được vai trò của thời gian biểu chính là ý thức thực hiện. Nếu như bạn không thực sự nghiêm túc thì thời gian biểu cũng khó để giúp bạn đạt được những giá trị mà phương pháp khoa học này mang lại.

Thời gian biểu sẽ là công cụ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và làm việc có kế hoạch hơn, tạo nền tảng để cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. Mong rằng, với những chia sẻ trên, bạn đã hiểu được chính xác về thời gian biểu là gì và cách để sở hữu một thời gian biểu mang hiệu quả cao.