Cách viết thư trả lời kết quả phỏng vấn trúng tuyển cho ứng viên!

1. Vì sao phải viết thư trả lời kết quả phỏng vấn trúng tuyển?

Sau khi màn phỏng vấn cam go kết thúc, tùy vào cách thể hiện của ứng viên ứng tuyển, những hồ sơ phỏng vấn xuất sắc như mong đợi của nhà tuyển dụng sẽ được chọn lọc và gửi thông báo trúng tuyển.

Phần lớn các doanh nghiệp gửi email sau khoảng vài 3 ngày sau khi phỏng vấn. Vài doanh nghiệp đặc biệt khác có thể lựa chọn hình thức gửi thư tay. Trong mẫu kết quả trúng tuyển, ngoài thông tin nhận xét cơ bản về buổi phỏng vấn, đại diện doanh nghiệp cũng trình bày rõ ràng về địa chỉ, thời điểm nhận việc, mức lương và vị trí đảm nhiệm. Khi nhận được thông báo này, dù trong thư doanh nghiệp có nhấn mạnh là xác nhận hay không, việc viết thư trả lời kết quả trúng tuyển là một phần nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể đàm phán lương qua email với họ nếu thấy mức lương chưa hợp lí. 

Một trong những sai lầm cơ bản của phần lớn những ứng viên chưa có kinh nghiệm phỏng viên xin việc đó chính là nhận được thông báo này đã là xong.Chỉ cần đến đúng giờ như trong email viết nghĩa là bạn đồng ý nhận việc bằng không là không từ chối, phản hồi lại nhà tuyển dụng không quan trọng. 

Tuy nhiên, xét trên góc độ văn hóa của người đi làm, bạn đang thiếu một trong những phẩm chất cực kỳ quan trọng mà  doanh nghiệp luôn mong muốn ứng viên sở hữu, đó chính là sự nhận thức chuyên nghiệp. Trên thực tế, viết một mẫu trả lời thư trúng tuyển không lấy đi của bạn quá nhiều thời gian hay vận dụng quá nhiều sự sáng tạo, cầu kỳ...đó đơn giản là cách thể hiện thái độ ứng xử của người sắp sửa bước vào doanh nghiệp làm việc hay sự từ chối khéo léo khi cảm thấy công việc đó không phù hợp với bạn. Dù ở hướng nào đi chăng nữa, bạn cũng cần viết thư phản hồi để xác nhận cho nhà tuyển dụng biết được điều này. 

Ngoài việc thể hiện được thiện chí, sự chân thành, cách cư xử chuyên nghiệp của bản thân, thư trả lời kết quả phỏng vấn trúng tuyển còn cho phép ứng viên từ chối nhận việc có thêm cơ hội ứng tuyển vào lần tới và làm căn cứ cho những ứng viên đồng ý với kết quả thông báo dễ bề xử lý với những mâu thuẫn liên quan đến quyền lợi của mình trong quá trình làm việc (nếu có). Vì vậy bạn dù không nhận việc cũng nên gửi thư từ chối nhận việc cho nhân viên nhân sự công ty đó nhé. Không cần quá cầu kỳ, song để phản hồi lại thông báo tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và ấn tượng tốt, ban cần có kế hoạch để viết thư chậm nhất là sau 1 ngày nhận được thông báo trúng tuyển. Để nắm rõ được những trường nội dung xuất hiện trong thư cũng như cách trình bày nội dung thư như thế nào. Hãy theo dõi cụ thể phần thông tin dưới đây để có một cái nhìn cụ thể nhất nhé.

Tìm hiểu thêm: Mẹo viết thư cảm ơn tại đây!

2. Một số lưu ý cơ bản khi viết thư trả lời kết quả phỏng vấn trúng tuyển 

Về cơ bản, tùy vào vị trí ứng tuyển tại doanh nghiệp của bạn và quyết định chấp nhận thông báo trúng tuyển hay từ chối, bạn sẽ có cách phản hồi thư thông báo này khác nhau. Tuy nhiên về hình thức chung, ứng viên bắt buộc đảm bảo rằng, trả lời kết quả trúng tuyển của nhà tuyển dụng cần thiết trình bày theo cấu trúc của một bức thư với cấu trúc 3 phần gồm mở đầu, nội dung chính và kết luận. 

Trong đó, phần mở đầu cần trình bày lời cảm ơn chân thành của bản thân đến nhà tuyển dụng vì đã cho bạn cơ hội trúng tuyển và được làm việc tại công ty. 

Thân bài nhấn mạnh đến diễn biến của buổi phỏng vấn vừa qua, những điều mà bạn đã học được trong buổi phỏng vấn và xác nhận đồng ý hoặc từ chối thông báo trúng tuyển và lời đề nghị nhận việc của nhà tuyển dụng. 

Phần kết luận trong thư sẽ là nội dung cho phép ứng viên lời cảm ơn thêm một lần nữa với nhà tuyển dụng, lời hứa sẽ đến nhận việc đúng giờ, đúng địa điểm như trong thông báo hoặc lời chúc công ty phát triển  hơn nữa. 

Về mặt dung lượng, thư trả lời trúng tuyển của nhà tuyển dụng tuy được chia thành bố cục đầy đủ và khoa học song chỉ gói gọi trong khoảng nửa trang A4 với nội dung cô đọng, súc tích và ngắn gọn. 

Ngoài việc thể hiện được sự chân thành của người viết, tính chuyên nghiệp của lá thư còn được thể hiện trong cách trình bày. Hãy chắc chắn rằng, lá thư phản hồi của bạn không phải là bản sao chép y nguyên của người khác hay sai chính tả ở một số lỗi cơ bản.

 Hãy chắc chắn rằng, lá thư sạch sẽ và được soát lại kỹ càng trước khi gửi. 

Về thời gian gửi thư, mặc dù không nhà tuyển dụng nào quy định cụ thể về thời gian, song tốt hơn hết bạn cần gửi sớm hơn 20 tiếng đồng hồ thời điểm nhận được thông báo trúng tuyển để phía doanh nghiệp tiện check mail và sắp xếp cuộc gặp gỡ cho bạn thuận tiện nhất nhé. 

Gợi ý: Cách xử lý nếu không nhận được thư mời làm việc tại đây!

3. Hướng dẫn viết thư trả lời phỏng vấn trúng tuyển

Làm thế nào để viết thư đồng ý thông báo trúng tuyển của công ty nhà tuyển dụng?

Khi đồng ý thông báo trúng tuyển của nhà tuyển dụng, nội dung thư phản hồi bạn có thể viết theo những gợi ý cụ thể của timviec365.vn dưới đây:

Phần tiêu đề thư, bạn cần ghi rõ tên “THƯ ĐỒNG Ý NHẬN VIỆC” đính kèm thêm tên vị trí và tên của ứng viên. 

Tiếp tục trong thông điệp của bạn, bạn có thể đề cập đến cá nhân hoặc đại diện của phòng nhân sự của công ty và viết đúng tên công ty mà họ sắp vào làm việc. 

Phần nội dung tiếp theo là cảm xúc của bạn khi được nhận việc kết hợp với lời cảm ơn chân thành của bạn đến nhà tuyển dụng. Chú ý đề cập cụ thể đến vị trí bạn đảm đảm nhiệm. Bạn có thể tham khảo cách viết như sau:

“ Tôi vô cùng vui mừng khi nhận được thông báo trúng tuyển từ phía quý công ty, xin cảm ơn vì đã cho tôi cơ hội được làm việc tại vị trí Nhân viên chăm sóc khách hàng của LT pay. Đây đích thị là vị trí công việc đúng chuyên môn và mong tôi thực sự mong muốn gắn bó lâu dài, nhất lại môi trường làm việc tại quý công ty”.

Phần nội dung quan trọng tiếp theo đó là trình bày quyết định của bản thân về nội dung trúng tuyển. Bạn có thể viết:

“Chính vì lẽ đó, tôi viết thư này đồng ý nhận việc tại quý công ty và sẽ cố gắng hoàn thành thật tốt nhiệm vụ của mình”. 

Bên cạnh đó, bạn cũng nhấn mạnh lại một lần nữa về những điều kiện, quyền lợi khi làm việc, chính sách nhân sự đãi ngộ của công ty trong thư trúng tuyển để tránh những hiểu lầm trong tương lai trước khi hỏi phía doanh nghiệp về những tài liệu cần bổ sung trong ngay đầu gặp mặt tại doanh nghiệp. Bạn có thể triển khai ý này một cách ngắn gọn như sau:

“Như đã thảo luận trong buổi phỏng vấn và hồi đáp của quý công ty, tôi sẽ nhận mức lương là 20.000.000 đồng kết hợp với chế độ đãi ngộ về chính sách bảo hiểm và du lịch. Tôi sẽ bắt đầu làm việc từ ngày 5/3/2024.

Nều cần hoàn thành thêm giấy tờ gì khác cũng như cung cấp thông tin bổ sung gì thêm trước khi đi làm, xin vui lòng phản hồi lại cụ thể để tôi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất. 

Cuối thư, đừng bao giờ quên lời cảm ơn chân thành nhé. Bạn viết:

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn! và ghi thêm tên người gửi và số điện thoại liên hệ. 

3.2. Thư từ chối thông báo trúng tuyển viết ra sao?

Ngược lại với quyết định xác nhận nhận việc, nếu cảm thấy công việc công ty chưa thực sự phù hợp với bản thân sau cuộc phỏng vấn, bạn có thể viết thư từ chối. Cách viết có thể thực hiện theo những hướng dẫn cụ thể sau đây:

Tiêu đề ghi rõ: “ THƯ TỪ CHỐI NHẬN VIỆC” và đính kèm họ tên và vị trí công việc đề xuất trong thư trúng tuyển của nhà tuyển dụng. 

Nội dung kính gửi cũng nêu rõ tên người gửi hoặc ghi rõ tên công ty. 

Trong thư từ chối, nội dung đầu tiên cần đề cập đến chính là chính là lời cảm ơn. Hãy cảm ơn nhà tuyển dụng trước khi trình bày rõ lý do bạn từ chối công việc một cách khéo léo. Bạn có thể viết như sau:

“Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện cho tôi cơ hội làm việc tại vị trí Nhân viên chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, do thời gian phản hồi của quý công ty khá lâu. Trong thời gian này tôi đã tìm cho mình công việc phù hợp tại đơn vị khác. Do vậy, tôi rất tiếc khi phải nói lời từ chối thư trúng tuyển này".

Sau khi xác nhận từ chối, bạn có thể trình bày một cách khéo léo về cơ hội hợp tác lần sau trước khi gửi lời mời cảm ơn và kết thúc. Nếu bạn không đồng ý về mức lương, không muốn sau này phải suy nghĩ có nên nhảy việc vì lương hay không cũng không nên từ chối thẳng thừng mà hãy khéo léo. Ví dụ như:

“ Hi vọng rằng, lần sau sẽ có cơ hội được hợp tác với quý công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn”. 

Cuối thư hãy ghi rõ họ và tên người gửi thư. 

Vì chi phí tuyển dụng không hề thấp mặc dù bạn thấy họ có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí nhưng chưa chắc hiệu quả cao, tiếp cận được đến ứng viên tiềm năng.

Không quá phức tạp, trên đây bạn vừa hoàn thành xong lá thư trả lời kết quả phỏng vấn trúng tuyển. Hi vọng rằng, những thông tin này thực sự hữu ích với tất cả các bạn.