[LẬT MỞ] Cách viết thư cảm ơn khách hàng hay nhất!

1. Khi nào nên viết thư cảm ơn khách hàng?

Dù được đánh giá là công cụ Marketing, dịch vụ khách hàng hot và có vai trò phụ trợ cho các hoạt động thực tế như các sự kiện hay ứng dụng các công nghệ hiện đại như tiếp thị số, nhưng trên thực tế, không phải bất kỳ một thời điểm nào trong năm, doanh nghiệp, các cửa hàng retail, Wholesaler cũng áp dụng viết thư cảm ơn khách hàng. Thậm chí, những bức thư cảm ơn được gửi một cách quá thường xuyên có thể mang lại những feedback mang hiệu ứng ngược và vô tình làm phiền người dùng. Vậy câu hỏi đặt ra là khi nào mới đích thị là thời điểm hợp lý để gửi thư cảm ơn khách hàng hay nhất.

Xem ngay: Việc làm Marketing mới nhất

Theo các chuyên gia, thư cảm ơn khách hàng chỉ nên được áp dụng gửi ngay trong thời điểm khách hàng vừa sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp hay trong những dịp đặc biệt của công ty, có thể kể đến như dịp tri ân khách hàng, ngày thành lập công ty hay ra mắt các sản phẩm mới. Thư cảm ơn khách hàng “nổ ra” vào những thời điểm hợp lý, chứng tỏ cho sự cảm ơn chân thành đến “thượng đế” và sự quan tâm, sư tin tưởng của họ đến với sản phẩm của doanh nghiệp.

Đồng thời tạo ấn tượng tốt của khách hàng, hiệu ứng ghi nhớ và thói quen mua hàng của thương hiệu vào trong những lần sau. Đây chính là công cụ đắt giá để kiến tạo nên lực lượng khách hàng quen thuộc một cách dồi dào. 

Những lá thư cảm ơn, thông thường cũng không gửi một mình. Để tăng sức chú ý, công ty chuyên nghiệp thường đính kèm những bức thư với combo giảm giá, coupon, khéo léo chèn vào những món quà tặng nho nhỏ sau khi mua sản phẩm. Bên cạnh đó, thư cảm ơn cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng theo hình thức, gửi đính kèm với những sản phẩm dùng thử để tăng tính trải nghiệm cho khách hàng. Bên cạnh đó, mẫu thư này còn được thiết kế sẵn và còn được gửi kèm cùng với các mẫu thông báo chương trình khuyến mãi, mẫu thư giới thiệu sản phẩm mới,.... 

Ngoài ra, một hình thức thư cảm ơn khách hàng truyền thống hiện nay được nhiều doanh nghiệp áp dụng đó chính là, gửi mail hay qua tin nhắn điện thoại định kỳ. Tuy vậy, phương thức này không thật sự hiệu quả, vì khách hàng dễ dàng bỏ qua và bị Google bỏ vào hòm thư spam. Không để các bạn phải chờ lâu nữa, hãy khám phá ngay cách viết thư cảm ơn khách hàng như thế nào cho chuẩn chỉnh, ngay bên dưới đây nhé. 

Tham khảo: Chuyên mục mẹo viết thư cảm ơn

2. Hướng dẫn viết thư cảm ơn khách hàng hay nhất!

Với mô hình là một bức thư, mẫu thư cảm ơn khách hàng buộc phải đảm bảo cấu trúc gồm 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết.

- Phần mở đầu trong thư 

Trong mở đầu bức thư tri ân khách hàng của doanh nghiệp, một số nội dung chúng ta không thể bỏ qua, bao gồm thông tin doanh nghiệp và tên bức thư. 

Trên thực tế, công ty bạn không cần ghi cả một hàng dài tên đầy đủ doanh nghiệp và nghĩ ra một cái tên khác cho thư cảm ơn. Để tăng tính chuyên nghiệp, súc tích và tạo ra hiệu ứng ghi nhớ dễ dàng, có thể ứng dụng ngay Logo của doanh nghiệp trước tên “Thư cảm ơn”.

Ngay bên dưới tên, đừng quên để lại ở đây phần nội dung kính gửi. Nếu khách hàng từng mua hàng,đặc biệt là những sản phẩm có giá trị thì tốt hơn hết, trong mục kính gửi này, bạn nên đề rõ hơn về thông tin cá nhân như tên của một khách hàng cụ thể. Dĩ nhiên, việc kiểm tra thông tin cá nhân của khách hàng có phần lâu hơn hơn những bức thư gửi tự động, tuy vậy, hiệu quả của những bức thư có tên của họ thường dễ lấy được thiện cảm của người dùng hơn rất nhiều. 

- Phần nội dung chính của bức thư gửi đến khách hàng

Ngay sau khi viết mở đầu, phần nội dung chính của bức thư sẽ tập trung nhấn mạnh về lời cảm ơn của doanh nghiệp dành cho khách hàng. Tuy vậy, nó không dừng lại ở một câu xoay quanh sự cảm ơn và dựng lại. Khoảng 80% khách hàng quan tâm đến lý do họ được nhận thư ngay trong phần nội dung. Và mục tiêu của bạn khi viết thư chính là làm điều này. Nội dung này cũng hết sức ngắn gọn súc, tích. Bạn có thể viết:

“Lời đầu tiên xin thay mặt toàn bộ cán bộ nhân viên ban lãnh đạo công ty Cổ phần Thanh toán Hưng Hà gửi đến quý khách hàng một cách chân thành và sâu sắc nhất. Xin tri ân lòng tin và sự ủng hộ của khách hàng với dịch vụ ghim tin tuyển dụng trong chương trình giảm giá 10% các gói kết nối ứng viên của HHP từ ngày 25 - 12/11/2024. 

Đây chính là câu thông báo trong phần mở đầu nội dung. Phần chi tiết trong nội dung có thể được trình bày lý do cụ thể của doanh nghiệp viết thư. Qua đây, phía doanh nghiệp sẽ trực tiếp bộc lộ những tình cảm, thái độ biết ơn sâu sắc của mình với doanh nghiệp. Dù được xếp vào là dòng văn bản hành chính văn phòng, tuy nhiên, thư cảm ơn khách hàng cho phép đại diện doanh nghiệp bộc lộ tất tả thái độ, tình cảm của mình qua loạt những từ biểu cảm, tình thái. Bạn có thể viết như sau:

“Sự hiện diện và yêu quý sản phẩm, dịch vụ  của bạn trong dịp lễ tri ân khách hàng của Công ty Cổ phần Thanh Toán Hưng Hà chính là động lực quan trọng để giúp công ty vững bước. Đặc biệt, nhưng đơn hàng diễn ra trong dịp tri ân lần này cộng với những phản hồi tích cực của quý khách đã đóng vai trò trong rất lớn làm nên thành công của sự kiện. 

Sau khi đăng tải lý do cảm ơn, nội dung tiếp theo sẽ là lời khách hàng thông cảm bởi những thiếu sót. Bởi lẽ, với những chương trình, sự kiện khuyến mại hay tri ân khách hàng, lượng khách hàng đến với doanh nghiệp bán sản phẩm và dịch vụ tương đối đông, do vậy, việc mắc các sai lầm nhân viên tổng đài cần tránh cũng không thể toàn diện dẫn đến chất lượng dịch vụ có thể bị ảnh hưởng ít nhiều. Các bạn có thể viết:

“Chắc chắn rằng, trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ không tránh khỏi những sai sót. HHP rất mong quý khách thông cảm.”

Trên đây, chính là toàn bộ nội dung bạn cần phải nằm lòng trong phần diễn biến chính của thư cảm ơn khách hàng. Sau khi hoàn thành đủ nội dung trên, bạn sẽ chuyển sang phần kết thư.

- Phần kết thư

Đây cũng là nội dung ngắn nhất trong thư gồm 2 nội dung. Thứ nhất là gửi lại một lần nữa lời cảm ơn chân thành tới quý khách hàng vì đã tin tưởng sử dụng sản phẩm và tham gia sự kiện. Qua nói nhấn mạnh nội dung về mối tương tác gắn bó giữa khách hàng và doanh nghiệp về lâu dài.

Bạn có thể viết như sau:

“Công ty Cổ phần Thanh Toán Hưng Hà một lần nữa cảm ơn quý khách đã tin tưởng, lựa chọn các dịch vụ của Hưng Hà. Mong quý khách tiếp tục đồng hành với Hưng Hà về lâu dài. 

 Cuối cùng, HHP kính chúc quý khách nhiều sức khỏe và nhiều niềm vui trong cuộc sống."

Nội dung thứ hai trong phần kết thư chính là chữ ký. Chức danh ký và đóng dấu cuối thư cũng hết sức quan trọng. Họ thường là những người đại diện thay mặt công ty. Để đáp ứng được sự chuyên nghiệp nên có tên và đóng dấu. 

Trên đây chính là toàn bộ những hướng dẫn cụ thể về cách viết một lá thư cảm ơn khách hàng chuẩn nhất. Chắc chắn là bạn đã rút ra cho mình những kinh nghiệm viết rồi đúng không. Tuy vậy, để đảm bảo được tính chuyên nghiệp trong quá trình thể hiện lời tri ân với khách hàng, ngoài tập trung vào những nội dung trình bày trong thư cảm ơn khách hàng gồm những gì, một số lưu ý đính kèm nội dung này cũng có vai trò cực kỳ quan trọng để giúp lá thư của bạn chiếm được thiện cảm của khách hàng. Vậy hãy theo dõi ngay dưới đây những lỗi phổ biến nhé. 

Xem thêm: Mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn

3. Những lỗi phổ biến trong quá trình viết thư cảm ơn cần lưu ý

3.1. Lỗi chung chung

Không quá khó để doanh nghiệp viết một bức thư cảm ơn đến khách hàng. Chỉ cần một cú click chuột bạn dễ dàng tìm về cho mình một mẫu thư mẫu ưng ý. Tuy vậy, điều này không đồng nghĩa với việc sao chép nguyên văn của mẫu thư gửi của doanh nghiệp khác và gửi đến khách hàng của mình. Ngoài những đặc trưng riêng về đặc điểm công ty, sản phẩm dịch vụ khách hàng sử dụng, mỗi khách hàng mong muốn nhận được một bức thư cảm ơn chân thành từ doanh nghiệp chứ không phải là đoạn văn bản sáo rỗng. Vậy nên hãy tạo ra nét riêng của công ty bạn qua văn phong, từ ngữ và đặc biệt là thiết kế thư đặc biệt. 

3.2. Lỗi chính tả

Thư cảm ơn khách hàng có nhiều thể loại, có thể là thư điện tử, thư tay hay thư bằng dạng video...Tuy vậy, dù ở bất kỳ loại nào thì lỗi chính tả chính là lỗi mà bạn phải dè chừng. Lỗi chính tả, dù chỉ là lỗi đánh máy rất nhỏ và gửi cho nhiều người sẽ vô tình làm cho hình ảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng. 

>> Xem thêm: Mẫu thư trả lời khiếu nại của khách hàng

3.3. Dài dòng

Dung lượng của một lá thư cảm ơn khách hàng chuẩn thường có dung lượng khoảng ½ trang A4. Dẫu biết rằng, đây chính là địa hạt cho phép doanh nghiệp bộc lộ được lời cảm ơn chân thành đến khách hàng thậm chí là công cụ marketing định kỳ. Nhưng sự dài dòng trong thư dễ làm mất đi trọng tâm và làm làm khách hàng “ngại đọc” thư. 

Trên đây chính là tất cả những thông tin đầy đủ nhất xoay quanh thư cảm ơn khách hàng hay nhất mà timviec365.vn đã mang đến bạn. Mong rằng, nội dung này sẽ thật sự hữu ích với bạn.