[Hé lộ] Cách tạo mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn hay nhất

1. Tại sao khách sạn cần có mẫu thư cảm ơn khách hàng?

Có thể thấy, đối với bất kỳ loại hình kinh doanh nào hiện nay thì khách hàng chính là yếu tố quan trọng hàng đầu, là mục tiêu hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Bởi có sự tiêu thụ sản phẩm, sử dụng dịch vụ của khách hàng thì doanh nghiệp mới có thể mang về doanh thu và phát triển mạnh mẽ. Trong đó, lĩnh vực kinh doanh về khách sạn cũng không là ngoại lệ.

Cũng chính bởi vậy mà việc cảm ơn khách hàng đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với các khách sạn trong quá trình hoạt động hiện nay. Đó không đơn giản chỉ là cảm ơn vì họ đã sử dụng dịch vụ mà còn bao hàm rất nhiều ý nghĩa, mục đích khác liên quan như sau:

1.1. Lời cảm ơn sẽ giúp khách hàng cảm nhận được giá trị của họ

Hiện nay, việc tạo ra mối quan hệ có sự tương tác 2 chiều sẽ luôn giúp mang lại hiệu quả tốt hơn là chỉ ở một phía. Khi khách hàng đã mua sản phẩm của khách sạn hay sử dụng dịch vụ, chắc chắn một điều rằng họ sẽ luôn mong muốn nhận được những quan tâm từ phía khách sạn, mặc dù họ đã sử dụng xong các dịch vụ và hoàn tất việc thanh toán. Đây chỉ là một yếu tố về tâm lý, tinh thần của khách hàng nhưng lại đóng vai trò hết sức quan trọng.

Chính vì điều đó mà việc bạn gửi thư cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ của khách sạn sẽ cũng phần nào thể hiện được sự quan tâm đó đến khách hàng, thể hiện sự vui mừng vì nhận được sự ủng hộ và mong muốn khách sẽ quay trở lại khách sạn vào những lần tiếp theo. Qua đây, khách hàng cũng sẽ cảm nhận được giá trị của họ như thế nào đối với sự vận hành, phát triển của các khách sạn.

Xem thêm: Thông tin tuyển dụng việc làm chăm sóc khách hàng với rất nhiều tin, nhiều vị trí hấp dẫn từ các nhà tuyển dụng hàng đầu

1.2. Việc cảm ơn khách hàng giúp gia tăng lợi nhuận cho khách sạn

Một lá thư không chỉ thể hiện sự cảm ơn, biết ơn và khẳng định giá trị của khách hàng mà còn là điều kiện để giúp gia tăng lợi nhuận cho khách sạn trong quá trình hoạt động.

Trong một khảo sát người tiêu dùng trên toàn cầu cho thấy, có khoảng 38% trong số khách hàng khẳng định sẽ sử dụng lại các dịch vụ, sản phẩm nếu như họ có các trải nghiệm cá nhân tốt. Và một trong những điều giúp tăng trải nghiệm cho khách hàng chính là những lời cảm ơn từ phía các khách sạn. Thông qua đây, khách sạn sẽ có thêm nhiều khách hàng trung thành, họ yêu thích dịch vụ tại khách sạn và có nhu cầu quay trở lại nếu có dịp. Chính điều này đã giúp cho các khách sạn có thể kinh doanh tốt hơn và mang về doanh thu cao hơn.

Xem thêm: Tiếng Anh chuyên ngành lễ tân khách sạn

2. Hướng dẫn cách tạo mẫu thư cảm ơn khách hàng cho khách sạn

Đối với mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn, mỗi tổ chức hoạt động sẽ có các cách để gửi lời cảm ơn riêng. Có các địa chỉ sẽ viết thư tay gửi cho quý khách, có các địa chỉ viết tin nhắn hoặc gửi email,... Dù cách thức thực hiện như vậy nhưng vẫn thể hiện được lòng biết ơn chân thành, sâu sắc nhất dành cho quý khách hàng của các anh/chị.

Xét về mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn thì cũng sẽ có nhiều mẫu khác nhau tùy vào từng nơi. Tuy nhiên, theo mẫu tổng quát mà nhiều khách sạn thường áp dụng thì sẽ có 3 phần chính như sau:

2.1. Phần mở đầu thư cảm ơn

Với bất kỳ mẫu thư nào thì chắc chắn cũng sẽ cần có phần mở đầu. Và đối với mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn thì nội dung đầu tiên cần đề cập đến là gửi lời chào đến cho khách hàng. Lời chào này cần thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng và mến khách. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như là “Chào quý khách”, “Dear Mr/Mrs”,…

Tiếp đó, trong phần mở đầu của thư cảm ơn, các bạn sẽ cần đi thẳng luôn vào vấn đề là cảm ơn đến khách hàng đã sử dụng dịch vụ, sản phẩm của khách sạn. Tại phần này, hãy nêu khái quát về giá trị, vai trò của khách hàng đối với sự phát triển của khách sạn như thế nào để họ cảm nhận rõ ràng được giá trị của bản thân mình.

Ví dụ bạn có thể viết như sau: “Lời đầu tiên, khách sạn ABC xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến quý khách hàng đã tin tưởng, lựa chọn sử dụng các dịch vụ trong khách sạn của chúng tôi. Sự tin tưởng và ủng hộ của quý khách đã góp phần to lớn vào sự phát triển và thành công của khách sạn trong thời gian qua.”

Như vậy, chỉ cần 3 – 4 dòng ngắn nhưng bạn cũng đã thể hiện được sự biết ơn sâu sắc đến khách hàng và chắc chắn họ cũng sẽ cảm nhận được lòng thành của khách sạn mà tiếp tục ủng hộ.

Xem thêm: Tổng hợp những mẫu CV xin việc đẹp, ấn tượng nhất

2.2. Phần nội dung của thư cảm ơn

Phần tiếp theo là nội dung của mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn. Tại phần này, các bạn sẽ tập trung vào việc thể hiện phương châm hoạt động của khách sạn như thế nào, quá trình phấn đấu, nỗ lực ra sao và sự ủng hộ, tin tưởng của khách hàng đã mang lại những giá trị gì? Đồng thời, trong phần nội dung này, các bạn cũng cần thể hiện được sự cam kết của khách sạn đối với vấn đề cung cấp đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất.

Ví dụ, phần nội dung thư cảm ơn khách hàng của khách sạn, bạn có thể viết như sau: “Với phương châm hoạt động “vì sự hài lòng cao nhất của khách hàng”, trong những năm qua, khách sạn của chúng tôi đã và đang không ngừng thay đổi, phấn đấu và nâng cao chất lượng các dịch vụ, mang đến các sản phẩm tốt nhất, giúp tạo ra nhiều lợi ích hơn và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng về hoạt động ăn uống, nghỉ dưỡng tại khách sạn.

Chúng tôi luôn biết rằng, sự tin tưởng và ủng hộ của quý khách hàng chính là món quà, là tài sản vô giá đối với khách sạn của chúng tôi. Để có thể đạt được mục tiêu này, chúng tôi luôn không ngừng nỗ lực, hướng đến các mục tiêu phát triển bền vững, chú trọng hơn nữa về vấn đề xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng, mang đến các giá trị thiết thực để làm hài lòng quý khách hàng.”

Phần nội dung này đóng vai trò rất quan trọng, giúp cho khách hàng có thể hiểu được về dịch vụ chăm sóc khách hàng của các khách sạn như thế nào, những cam kết về chất lượng dịch vụ ra sao và đồng thời cũng nhận thấy được tầm quan trọng của bản thân mình trong sự phát triển của các khách sạn đó.

Xem thêm: Những tin tuyển dụng việc làm quản lý khách sạn cập nhật mới nhất trên timviec365.vn

2.3. Phần kết thúc thư cảm ơn

Phần cuối cùng trong mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn chính là kết thúc bằng việc một lần nữa khẳng định lại sự biết ơn, cảm ơn đến khách hàng đã sử dụng dịch vụ của khách sạn kèm theo sự hy vọng tiếp tục nhận được sự ủng hộ từ khách hàng. Phần này các bạn chỉ cần viết ngắn gọn từ 2 – 3 dòng là phù hợp đối với một mẫu thư cảm ơn.

Ví dụ, bạn có thể viết là: “Một lần nữa khách sạn ABC xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến quý khách hàng đã luôn quan tâm, ủng hộ khách sạn của chúng tôi. Hy vọng trong thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục nhận được sự tín nhiệm từ quý khách hàng.”

Trong phần kết thư cảm ơn khách hàng của khách sạn, các bạn cũng đừng quên gửi đến khách hàng lời chúc sức khỏe, may mắn và thành công để tạo thiện cảm tốt nhất cho họ nhé.

Phần kết cuối cùng bạn có thể viết là:

“Chúc quý khách có thật nhiều sức khỏe, may mắn và thành công

Trân trọng!”

Dưới đây là một số mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn hay nhất, các bạn có thể tải về và tham khảo nhé!

MẪU THƯ CẢM ƠN KHÁCH HÀNG.docx

THƯ CẢM ƠN KHÁCH HÀNG 1.docx

THƯ CẢM ƠN.docx

Xem thêm: Hospitality Industry là gì

3. Một số lưu ý khi tạo mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn

Khi tạo mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn, các bạn cần phải lưu ý đến một số vấn đề quan trọng sau để không làm mất điểm trong mắt khách hàng:

- Nội dung của thư cảm ơn không được mang tính chung chung. Vì thực tế, mẫu thư cảm ơn chỉ có tác dụng khi mà nó thể hiện cụ thể được bạn gửi cho ai, khách hàng tên gì, họ đã sử dụng những gì vụ gì,… Do đó, việc tạo nội dung quá chung chung sẽ khiến khách hàng nghĩ bạn soạn 1 văn bản và gửi đi hàng loạt cho tất cả các khách hàng. Điều này có thể sẽ gây phản tác dụng và khách hàng sẽ không muốn tiếp tục quay lại.

- Nên lựa chọn thời điểm thích hợp để thể hiện được sự chân thành nhất đối với khách hàng. Bạn không thể gửi thư cảm ơn khi khách đang sử dụng dịch vụ hay sau khi họ rời khách sạn 3 – 4 tuần được. Cách tốt nhất là nên gửi ngay thư cảm ơn sau khi trải nghiệm của họ kết thúc trong 24h.

- Thư cảm ơn cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi, tránh mắc lỗi chính tả hay dùng từ. Sự cảm ơn chân thành nhất sẽ phải được thực hiện thật chỉn chu, hoàn hảo, tuyệt đối không thể mắc bất kỳ lỗi gì, điều đó sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và nghĩ rằng khách sạn chỉ đang làm cho có mà thôi.

- Như đã nói ở trên, đối với thư cảm ơn khách hàng của khách sạn, bạn cần cá nhân hóa từng khách hàng vào các mẫu thư, cần nêu cụ thể và cần có sự sáng tạo, có nét đặc trưng riêng của khách sạn. Không đi sao chép các mẫu có sẵn trên mạng để gửi y nguyên đến cho khách hàng. Đây là điều tối kỵ vì họ sẽ đánh giá khách sạn của bạn thiếu chuyên nghiệp, lười biếng.

- Sau khi khách hàng kết thúc những trải nghiệm dịch vụ tại khách sạn, nhân viên có thể kết bạn trên mạng xã hội với khách hàng để xây dựng mối quan hệ thân thiết, duy trì sự tương tác với khách hàng để họ tin tưởng và quay lại vào những lần sau. Tuy nhiên, hãy lưu ý tùy từng hoàn cảnh, trường hợp mà mở lời kết bạn với khách hàng vì nếu họ đang bận và vội thì chắc chắn sẽ cảm thấy khó chịu với hành động đó.

Hy vọng qua những chia sẻ trên đây của timviec365.vn, bạn đọc sẽ nắm rõ được cách tạo mẫu thư cảm ơn khách hàng của khách sạn như thế nào và tạo dựng được các mối quan hệ tốt nhất với khách hàng nhé!