Viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh như thế nào cho khéo léo

1. Hướng dẫn cách viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

1.1. Tại sao cần viết thư từ chối nhận việc

Thư từ chối nhận việc được sử dụng khi bạn quyết định từ chối lời mời nhận việc từ phía nhà tuyển dụng. Tuy vậy có nhiều bạn ứng viên không hề gửi thư từ chối nhận việc đến nhà tuyển dụng và chỉ thông báo về quyết định của mình khi nhân viên HR gọi điện thoại để xác nhận lại thời gian nhận việc. Đây là một động thái thiếu chuyên nghiệp từ phía ứng viên. Việc gửi thư từ chối nhận việc đến nhà tuyển dụng là một văn hóa làm việc cần phải được tuân thủ.

Vậy tại sao bạn cần gửi thư từ chối nhận việc?

- Thể hiện sự tôn trọng nhà tuyển dụng

Việc gửi thư từ chối nhận việc để thông báo cho nhà tuyển dụng về quyết định của bạn chính là phép lịch sự tối thiểu, đồng thời cũng thể hiện sự tôn trọng bạn dành cho nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng đã công nhận năng lực của bạn và sẵn sàng trao cho bạn một cơ hội làm việc tại công ty, vì vậy bạn cũng cần bày tỏ sự tôn trọng với họ và sự công nhận của họ dành cho bạn.

- Nhà tuyển dụng có thêm thời gian tuyển ứng viên mới

Nhà tuyển dụng đã xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới sao cho phù hợp với tiến độ công việc của công ty, bởi vậy nếu bạn đã quyết định từ chối nhận việc thì hãy thông báo ngay cho công ty để họ có đủ thời gian sắp xếp cho những cuộc phỏng vấn khác.Điều này cũng thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn.

1.2. Hướng dẫn viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh hoàn chỉnh

Việc gửi thư từ chối nhận việc cho nhà tuyển dụng là một phép lịch sự tối thiểu mà bạn cần tuân thủ, ngay cả khi những điều khoản kèm theo công việc được đưa ra không thực sự khiến bạn hài lòng.

Nếu bạn đang băn khoăn không biết làm cách nào để viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh thì hãy đọc kỹ những hướng dẫn sau đây nhé!

1.2.1. Tiêu đề email

Hiện nay mọi liên lạc giữa nhà tuyển dụng và ứng viên đều được thực hiện qua email, vì vậy, thay vì nói viết thư từ chối nhận việc thì chính xác hơn là bạn cần viết một chiếc email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh.

Điều đầu tiên bạn cần quan tâm ở một email từ chối nhận việc đó là tiêu đề email – hay chính là phần “subject”.

Bạn cần đặt tiêu đề ngắn gọn và bao quát nội dung email để người xem có sự chuẩn bị tâm lý từ trước, cũng như nhà tuyển dụng có thể phân loại email một cách dễ hơn. Bạn có thể đặt tiêu đề email theo cú pháp sau: [Họ tên bạn] + Job Refusal Letter.

Ví dụ: Nguyen Vu Thao My_Job Refusal Letter.

1.2.2. Gửi lời chào đến nhà tuyển dụng

Một lời chào đơn giản và ngắn gọn là đủ để mở đầu cho một lá thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh. Hãy bắt đầu bằng việc sử dụng câu chào quen thuộc nhưng cũng thích hợp nhất là “Dear Ms. /Mr. /Mrs. + [Tên người phụ trách tuyển dụng].

Chẳng hạn: Dear Ms. Davinchi,

Nếu bạn không có thông tin chính xác về người phụ trách tuyển dụng thì “Dear Hiring Manager” cũng là một câu chào có thể sử dụng trong trường hợp này.

1.2.3. Cảm ơn nhà tuyển dụng

Trước tiên, để dẫn dắt mạch cảm xúc của nhà tuyển dụng, bạn nên nói lời cảm ơn họ vì đã công nhận khả năng của bạn và trao cho bạn cơ hội được làm việc. Cho dù bạn không thích môi trường làm việc ở công ty, hay không thích cấp trên… thì bạn vẫn nên thể hiện sự lịch sự khi viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh.

Chỉ cần viết một cảm ơn ngắn gọn là được. Chẳng hạn như sau:

“Thank you very much for offering me the position of Sales Representative with LLC Industries.”

(Rất cảm ơn ngài vì đã trao cho tôi cơ hội được làm việc với vai trò Sales Representative ở LLC)

Hoặc bạn có thể viết dài hơn một chút để thể hiện nhiều hơn về thái độ của mình. Chẳng hạn:

“Thank you very much for offering me the opportunity to work at LLC as a Sales Representative. I appreciate the time you spent meeting with me to discuss the job.”

Tôi rất biết ơn ngài đã dành thời gian để trò chuyện với tôi về công việc và cung cấp cơ hội cho tôi được làm Sales Representative tại LLC.

1.2.4. Gửi lời xin lỗi vì bạn từ chối công việc

Mặc dù đó là công việc của họ, nhưng thực tế thì nhà tuyển dụng đã dành thời gian và sự quan tâm cho bạn, bởi vậy một lời xin lỗi khi không thể nhận việc là rất cần thiết. Bạn có thể không thích công ty, tuy nhiên sự tôn trọng và thời gian mà nhà tuyển dụng dành cho bạn rất đáng được trân trọng.

Hãy đưa ra một lời xin lỗi ngắn gọn thể hiện được thành ý của bản thân. Bạn có thể sử dụng một vào cách diễn đạt mềm mỏng, tuy nhiên đừng viết quá dài.

Ví dụ:

“It was a difficult decision for me, but I am sorry to inform you that I can not accept the job.”

(Đây là một quyết định khó khăn đối với tôi, nhưng tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể nhận việc tại công ty.)

Hoặc ngắn gọn hơn nữa:

“It was a difficult decision, but I will not be accepting the position.”

1.2.5. Nêu lý do bạn từ chối nhận việc

Đây là phần nội dung chính trong một bức thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh. Bạn không cần phải đề cập quá chi tiết về lý do từ chối nhận việc. Chỉ cần nêu ra lý do một cách ngắn gọn là được.

Ví dụ:

“I have accepted a position with another company that is a good match for my current professional goals.”

(Tôi đã đồng ý nhận việc tại một công ty khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại.)

Hoặc bạn có thể đề cập nhiều hơn một chút đến lý do từ chối nhận việc liên quan đến những gì bạn đã chia sẻ trong buổi phỏng vấn để làm dịu đi cảm giác “hụt hẫng” từ người phụ trách công tác tuyển dụng.

Ví dụ:

“As you may remember from our last conversation, I was just accepted into a graduate degree program, and have since decided to move forward with my education this coming fall. Because of this, I am sorry to say that I will have to decline your generous offer.”

(Nếu như ngài còn nhớ thì trong cuộc phỏng vấn lần trước, tôi đã chia sẻ về việc mình sẽ chuẩn bị tốt nghiệp, và tôi đã quyết định tập trung hết tất cả thời gian để có thể hoàn thành tốt lễ tốt nghiệp vào mùa thu tới. Vì vậy, dù rất tiếc nhưng tôi vẫn phải thông báo rằng tôi không thể nhận việc được.)

Đôi khi bạn cũng cần xoa dịu nhà tuyển dụng bằng cách đề cập đến những điều kiện tốt mà nhà tuyển dụng đã đề nghị kèm với công việc.

Chẳng hạn như:

“While I understand the position and your company offers a great deal to a prospective employee, I have had another offer which I believe more closely matches what I am looking for. Sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi phải từ chối đề nghị của anh/chị.

(Tôi hiểu rất rõ những mong đợi của quý công ty khi trao cho tôi cơ hội làm việc, tuy nhiên tôi đã được đề nghị một công việc khác mà tôi tin tưởng rằng sẽ phù hợp hơn với những gì mà tôi đang tìm kiếm. Vì vậy, sau khi đã suy nghĩ thật kỹ, tôi bắt buộc phải từ chối lời đề nghị từ phía quý công ty.)

1.2.6. Gửi lời cảm ơn lần nữa, lời chúc và kết thúc thư

Sau khi đã đưa ra lý do từ chối nhận việc thì bạn cần kết thúc thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh bằng một lời cảm ơn một lần nữa để thể hiện sự tôn trọng của bạn với nhà tuyển dụng.

Ví dụ:

Tôi muốn nhấn mạnh rằng tôi thực sự mang ơn sự đề nghị đó, và tiếc rằng tôi không thể tham gia công ty vào thời điểm này. Thank you again for your time.”

(Tôi muốn nhắc lại rằng tôi thực sự đánh giá cao lời đề nghị công việc và rất tiếc vì tôi sẽ không thể gia nhập công ty vào thời điểm này. Một lần nữa cảm ơn ngài đã dành thời gian cho tôi.)

Bạn cũng có thể đưa ra một lời chúc để làm dịu hơn bầu không khí giữa đôi bên khi nhà tuyển dụng đọc thư từ chối nhận việc của bạn.

Ví dụ:

“I would, again, like to express my gratitude for the offer and my regrets that it did not work out. You have my best wishes in finding a suitable candidate for the position. I wish you and the company well in all future endeavors.”

(Một lần nữa, tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn đối với lời đề nghị từ quý công ty và rất tiếc khi không thể chấp nhận lời đề nghị đó. Chúc cho quý công ty sẽ nhanh chóng tìm kiếm được một ứng viên phù hợp hơn cho vị trí này. Chúc cho công ty sẽ phát triển nhiều hơn nữa trong tương lai.)

Cuối cùng bạn hãy kết thúc bức thư bằng “Sincerely” hoặc “Best regards”.

2. Nên gửi thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh khi nào?

Thời điểm tốt nhất để bạn gửi thư từ chối nhận việc đó là 1 – 2 ngày sau khi nhà tuyển dụng gửi đến bạn thư mời nhận việc. Điều này sẽ cho nhà tuyển dụng thấy được bạn đã cân nhắc rất kỹ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Việc gửi thư sớm cũng giúp cho nhà tuyển dụng có thêm thời gian để chuẩn bị cho những cuộc phỏng vấn khác và tìm kiếm một ứng viên thay thay thế để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ làm việc chung của công ty.

Thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh là phép lịch sự cơ bản thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng và thái độ làm việc chuyên nghiệp của bạn. Thông qua đó bạn cũng giữ được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và để lại có sở ban đầu tốt đẹp cho những sự hợp tác trong tương lai nếu có. Hy vọng qua bài viết trên đây bạn đã hiểu rõ cách viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh.