Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ bhxh chính xác và nhanh chóng nhất

1. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm bạn đã rõ?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội giống như một điều tất yếu đối với mỗi người lao động khi họ không tham gia hoạt động tại doanh nghiệp đó nữa, sau khi người lao động nghỉ việc doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm để họ có căn cứ cho những mục đích khác như là thanh toán bảo hiểm hoặc tiếp tục đóng khi làm việc ở doanh nghiệp khác.

Về thủ tục chốt sổ BHXH được tiến hành qua 2 bước đó là: Thứ nhất doanh nghiệp cần báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội với cơ quan Bảo hiểm Nhà nước và thứ hai là hoàn thiện các thủ tục với người lao động để họ nhận được sổ về tay một cách nhanh chóng nhất.

Vậy thì từng bước sẽ được tiến hành như thế nào mời bạn theo dõi nội dung bên dưới chúng ta cùng tìm hiểu thêm nhé:

1.1. Báo giảm lao động tham gia bảo hiểm với đơn vị Bảo hiểm

Báo giảm lao động là việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi làm thủ tục chốt sổ cho người lao động. Việc chốt sổ này sẽ được diễn ra ngay sau khi người lao động kết thúc hợp đồng lao động và  có thời gian quy định.

Phía doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị một bộ hồ sơ báo giảm lao động, trong đó gồm nhiều giấy tờ khác nhau liên quan và nộp cho cơ quan bảo hiểm. Đó là những giấy tờ gì mời bạn theo dõi nội dung sau đây:

(1) Cần có danh sách lao động tham gia Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế theo mẫu D02-TS theo quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2024.

(2) Tiếp theo là 1 biên bản trả thẻ Bảo hiểm y tế: Có nghĩa là người lao động đã được doanh nghiệp đóng bảo hiểm y tế và được cấp thẻ sau đó mới nghỉ việc. Vậy lúc này doanh nghiệp sẽ cần phải thu lại thẻ bảo hiểm y tế đó và tiến hành làm biên bản trả thẻ.

Xem thêm: Mã số BHXH là gì? Thông tin cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội

(3) Thẻ bảo hiểm y tế của người lao động còn thời hạn. Đương nhiên khi đã nộp bảo hiểm nhưng người lao động lại chấm dứt hợp đồng lao động, vậy thì doanh nghiệp cần phải thực hiện thu lại thẻ bảo hiểm y tế đã cấp phát cho người lao động, sau đó nộp lại chiếc thẻ còn hạn đó cho đơn vị bảo hiểm để đủ hồ sơ.

(4) Một bản quyết định chấm dứt hợp đồng của người lao động. Với mỗi người lao động kết thúc hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ phải soạn thảo một quyết định thôi nghỉ việc để làm căn cứ chốt bảo hiểm cho người lao động với những đơn vị liên quan.

Sau khi đã có hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội đầy đủ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp đến cơ quan bảo hiểm Nhà nước.

1.2. Chốt sổ BHXH cho người lao động đúng luật

Bạn vừa tìm hiểu quá trình chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm cho người lao động để nộp cho đơn vị quản lý bảo hiểm, vậy về phía người lao động thì sao? Họ sẽ nhận được những gì?

Người lao động khi nghỉ việc tại một doanh nghiệp bất kỳ, doanh nghiệp đó phải tiến hành chốt sổ bảo hiểm cho họ để họ dùng nó với mục đích khác. Thủ tục chốt sổ được thực hiện đơn giản và nhanh chóng tuy nhiên bạn vẫn cần nắm rõ các bước để thực hiện chỉ một lần là chuẩn luôn. 

Tham khảo thêm: Bảo hiểm xã hội bắt buộc là gì?

Hồ sơ mà người lao động sẽ nhận được gồm có những giấy tờ sau đây:

(1) 2 Bản phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 301.

(2) Người lao động sẽ nhận về một tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội dùng để đựng một số giấy tờ quan trọng.

(3) Đơn đề nghị của người tham gia chốt bảo hiểm theo mẫu D01-TS, 1 bản là đủ.

(4) Một số tờ rời liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội, nếu người lao động đã tham gia làm việc ở nhiều doanh nghiệp và tham gia đóng bảo hiểm xã hội tại đó. Mỗi 1 doanh nghiệp sẽ ứng với 1 tờ rời khác nhau thể hiện thời gian tham gia đóng bảo hiểm của cả hai bên.

Cần chú ý rằng, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội chỉ được diễn ra khi doanh nghiệp đã tất toán toàn bộ tiền đóng bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp nếu không sẽ không được tính là người lao động đó đã chấm dứt việc đóng bảo hiểm, đương nhiên trên hệ thống vẫn báo hoạt động bình thường và doanh nghiệp vẫn là người thực hiện trách nhiệm nộp bảo hiểm đối với người lao động đó. Khi nào hoàn thiện hồ sơ thì cơ quan bảo hiểm sẽ trừ đi số tiền phải đóng.

Đó là những thủ tục mà bạn cần thực hiện khi doanh nghiệp chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện thì sẽ gặp phải nhiều vấn đề phát sinh nên những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết vấn đề và hoàn thành thủ tục trong thời gian mong muốn.

Tìm hiểu thêm: Nghĩa vụ và quyền của người lao động và người sử dụng lao động

2. Một số lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm

2.1. Về hình thức nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hiện tại cơ quan bảo hiểm cũng đã tạo điều kiện thuận lợi nhất đối với doanh nghiệp khi cho phép hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện nếu có khoảng cách quá xa.

Thời điểm hợp pháp để chốt sổ bảo hiểm xã hội đó là 7 ngày, thời gian này sẽ được bắt đầu từ ngày báo chốt sổ. Khi chốt xong, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ gửi lại bản tờ rời cho người lao động.

Ngoài ra doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ online với những trường hợp không có thẻ bảo hiểm xã hội đính kèm, thời hạn giải quyết trong vòng 10 ngày kể từ ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ.

2.2. Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm cho chính mình?

Đây là câu hỏi rất nhiều người thắc mắc và muốn nhận về lời giải đáp chuẩn xác nhất. 

Theo bộ luật Lao động  năm 2024 ở Khoản 3 điều 47 đã quy định rõ ràng rằng người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng với những giấy tờ khác đã giữ của người lao động.

Cùng với đó, cũng trong Bộ luật bảo hiểm xã hội năm 2024, tại khoản 5 điều 21, người sử dụng lao động sẽ phối hợp với đơn vị bảo hiểm xã hội xác nhận thời gian đóng bảo hiểm khi người lao động kết thúc hợp đồng theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Luật lao động mới nhất

Từ hai căn cứ trên cho thấy người lao động sẽ không thể tự chốt bảo hiểm xã hội cho chính mình, chỉ có đơn vị sử dụng lao động và cơ quan Bảo hiểm xã hội Nhà nước mới có quyền hạn thực hiện điều này. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đó phá sản và không chốt bảo hiểm cho người lao động thì người lao động có thể thực hiện điều này trên cơ sở có đầy đủ hồ sơ như tôi vừa nêu trên.

Nếu quá thời hạn cho phép, hồ sơ vẫn không hoàn thiện thì người sử dụng lao động có thể sẽ bị phạt tuỳ vào mức độ chậm trễ của họ. Vì vậy để tránh khỏi tình huống xấu này thì người sử dụng lao động nên nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ và làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nhé.

2.3. Khi công ty phá sản người lao động sẽ chốt sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Như đã trình bày ở trên, doanh nghiệp bị phá sản nên đã không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động. Vậy thì người lao động sẽ phải chốt sổ như thế nào?

Xét theo Điều 46 quyết định 595/QĐ-BHXH, đối với đơn vị nợ tiền đóng các loại bảo hiểm liên quan như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội trong khi người lao động đang đủ điều kiện được hưởng thì sẽ xảy ra một số trường hợp như sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp cần đóng đầy đủ các loại bảo hiểm này bao gồm cả lãi khi nộp chậm so với quy định đề ra.

Thứ hai, trường hợp mà doanh nghiệp chưa đóng đủ thì sẽ xác nhận vào các loại sổ nói trên, cho đến khi doanh nghiệp hoàn tất số tiền còn thiếu thì cơ quan bảo hiểm sẽ tiến hành cập nhật trên hệ thống quản lý và trên sổ bảo hiểm cho người lao động.

Như vậy từ những lý do trên, nếu doanh nghiệp chẳng may phá sản thì người lao động có thể tìm đến cơ quan bảo hiểm quản lý và thông báo về việc này, đề nghị cơ quan bảo hiểm xác nhận thời gian đóng bảo hiểm của mình tới khi doanh nghiệp bị đóng cửa.

Vậy thủ tục chuyển sổ BHXH từ công ty cũ sang công ty mới như thế nào?

Sau khi hoàn thành thủ tục chốt sổ ở công ty cũ, người lao động sẽ nộp lại hồ sơ nhận được từ cơ quan bảo hiểm hoặc do doanh nghiệp trả lại tiếp tục dùng nó nộp cho doanh nghiệp mới - nơi bạn làm việc tiếp theo. Lúc này doanh nghiệp mới sẽ có trách nhiệm tiến hành làm thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động theo quy định. Thủ tục và quá trình thì giống như phần trên tôi đã chia sẻ bạn có thể tham khảo.

2.4. Về thời gian thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Với những trường hợp đã báo giảm lao động, thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ trọn gói là 5 ngày còn đối với những trường hợp chốt sổ bảo hiểm thì sẽ được diễn ra trong vòng 7 ngày làm việc.

Đó là thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cùng với một số lưu ý bạn cần nhớ khi tiến hành chốt sổ bảo hiểm cho người lao động. Hy vọng những kiến thức này sẽ hữu ích đến bạn và giúp tiến trình hoàn thành công việc diễn ra nhanh chóng hơn. Còn rất nhiều các tin tức mới mẻ được cập nhật trên website timviec365.vn, nếu bạn đọc quan tâm có thể truy cập vào đây để tham khảo chúng nhé.