[Tiết lộ] Mẫu mô tả công việc nhân viên chứng từ đầy đủ nhất

1. Mô tả chi tiết về công việc nhân viên chứng từ

Nhân viên chứng từ là một vị trí công việc đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh các mặt hàng phục vụ xuất – nhập khẩu hiện nay. Trách nhiệm chính của các nhân viên ở vị trí này đó là hỗ trợ cho các hoạt động xuất – nhập khẩu của doanh nghiệp, giám sát cũng như chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, chứng từ thương mại, xử lý các vấn đề liên quan đến hồ sơ thanh toán trong hoạt động xuất – nhập khẩu.

Và để hiểu rõ hơn về công việc của một nhân viên chứng từ như thế nào, theo dõi những thông tin chi tiết về bản mô tả công việc trong phần dưới đây nhé!

1.1. Kiểm toán các tài liệu, hóa đơn chứng từ xuất – nhập khẩu

Trong hoạt động xuất – nhập khẩu sẽ cần đến rất nhiều các loại giấy tờ, tài liệu quan trọng để thực hiện việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa một cách suôn sẻ, thuận lợi và theo đúng quy định của pháp luật. Và nhân viên chứng từ sẽ là người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kiểm toán toàn bộ các tài liệu, chứng từ có liên quan đến hoạt động xuất – nhập khẩu đó trong doanh nghiệp sao cho đảm bảo chính xác nhất.

Cụ thể, các nhân viên chứng từ sẽ cần kiểm tra, xác nhận về các loại giấy tờ như sau:

- Các hợp đồng thương mại

- Các hóa đơn thương mại

- Các phiếu đóng gói hàng hóa

- Các vận đơn xác nhận hàng hóa được chuyển đi

- Chứng từ tờ hải quan để kê khai về hàng hóa được xuất – nhập khẩu

- Ngoài ra còn có một số loại hóa đơn chiếu lệ, tín dụng thư,...

1.2. Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất – nhập khẩu

Nhân viên chứng từ còn cần thường xuyên làm việc với các phòng thương mại, đại sứ quán, các hãng tàu, cơ quan bảo hiểm, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa phục vụ công tác chuyển các lô hàng từ nhà sản xuất đến các công ty, người tiêu dùng cũng như hoạt động xuất – nhập khẩu ra quốc tế.

Việc làm chứng từ xuất nhập khẩu

Cụ thể đó là trao đổi, quyết định về các phương tiện bốc xếp, bàn giao các giao dịch vận chuyển, các lô hàng, môi giới các dịch vụ cho các đối tượng khách hàng có nhu cầu, đàm phán về vấn đề chi phí cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa xuất – nhập khẩu,... hay lo liệu về các thủ tục bảo hiểm, thủ tục hải quan cần thiết cho hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa.

1.3. Theo dõi, quản lý vấn đề tài chính trong hoạt động xuất – nhập khẩu

Nhân viên chứng từ cũng là người sẽ trực tiếp theo dõi và quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến tài chính từ hoạt động xuất – nhập khẩu của doanh nghiệp. Đó là các khoản cụ thể cần phải trả hay phải thu từ khách hàng, đơn vị vận chuyển,... để quá trình giao – nhận hàng hóa được diễn ra một cách kịp thời, suôn sẻ nhất.

Toàn bộ các khoản thu chi đó đều sẽ được nhân viên chứng từ nhập vào hệ thống phần mềm của doanh nghiệp, đảm bảo việc quản lý được thực hiện một cách chính xác, hiệu quả và không xảy ra các nhầm lẫn, sai sót.

Click để: Hiểu chi tiết hơn về lương nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu!

1.4. Lập và xuất trình các chứng từ xuất – nhập khẩu theo yêu cầu và quy định

Bộ phận chứng từ cũng đảm nhận công việc tạo lập và phát hành ra các chứng từ xuất – nhập khẩu cần thiết cho các lô hàng vận chuyển, khai báo các thông tin về hàng hóa và xuất trình về các giấy tờ đó khi khai báo hải quan để làm thủ tục xuất hay nhập hàng hóa,...

Việc lập các chứng từ này rất quan trọng và yêu cầu cần sự chính xác, đúng với các quy định luật pháp và doanh nghiệp đưa ra về hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa.

Tham khảo: Việc làm giao nhận chứng từ tại đây!

1.5. Một số nhiệm vụ liên quan khác

Ngoài những công việc chính trên thì nhân viên chứng từ còn làm một số các nhiệm vụ khác bao gồm:

- Thường xuyên cập nhật đầy đủ các thông tin và theo dõi về quá trình vận chuyển, giao nhận của các đơn hàng, đồng thời xử lý, giải quyết các vấn đề, sự cố phát sinh.

- Thông báo đến các bộ phận khác có liên quan về việc giao nhận hàng hóa, lịch trình hàng nhập về kho hay xuất đi theo kế hoạch của doanh nghiệp.

- Quản lý các đơn hàng và chốt file theo tháng để lập báo cáo, gửi lên ban lãnh đạo.

- Thực hiện hỗ trợ một số bộ phận khác có liên quan về các vấn đề trong chứng từ giấy tờ, giao dịch xuất – nhập khẩu và kinh doanh quốc tế.

-...

Việc làm chuyên viên logistics

2. Yêu cầu tuyển dụng vị trí nhân viên chứng từ

Chứng từ xuất – nhập khẩu là vị trí công việc đặc thù, do đó đòi hỏi rất nhiều tiêu chí, yêu cầu khá khắt khe trong quá trình tuyển dụng. Để có thể trở thành một nhân viên chứng từ và làm tốt công việc của mình, các bạn cần đảm bảo được những yêu cầu sau đây:

- Nhân viên chứng từ cần tốt nghiệp từ bậc đại học trở lên với các chuyên ngành đào tạo liên quan đến ngành xuất – nhập khẩu, logistic, ngành luật, kinh doanh hay nghiên cứu quốc tế,...

- Có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực hoạt động, am hiểu về các nguyên tắc, nghiệp vụ về chứng từ xuất – nhập khẩu.

- Đây là công việc cần thường xuyên làm việc với các khách hàng, đối tác nước ngoài, do đó, yêu cầu đặt ra là các bạn cần phải có trình độ ngoại ngữ cùng khả năng giao tiếp tốt (nhất là tiếng Anh) để có thể trao đổi, đàm phán và mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.

- Yêu cầu các nhân viên chứng từ cần có khả năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các công cụ, phần mềm tính toán, quản lý dữ liệu cần thiết.

- Tính chất của công việc chứng từ là sẽ phải đối mặt và làm việc với các loại sổ sách, giấy tờ, dữ liệu,... do đó cần phải là người cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng tính toán và nhanh nhạy trong xử lý các con số, đảm bảo không xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Bởi đối với công việc này, chỉ cần nhập sai thông tin hay nhầm một chi tiết nhỏ cũng sẽ gây nên hậu quả nghiêm trọng, khó lường đối với doanh nghiệp và khách hàng.

- Cũng bởi tính chất công việc trên mà nhân viên chứng từ sẽ có khá nhiều áp lực trong quá trình làm việc. Chính vì vậy, để có thể làm việc lâu dài và ổn định với vị trí này, đòi hỏi các bạn cần có khả năng chịu được áp lực công việc. Cách tốt nhất ở đây chính là biết cách tổ chức, sắp xếp công việc sao cho hợp lý, khoa học, làm việc theo trình tự để đảm bảo tất cả yêu cầu, mục tiêu đều được hoàn thiện theo kế hoạch trong ngày.

- Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng đặt ra yêu cầu ứng viên cần có kinh nghiệm từ 1 năm trở lên trong các vị trí tương đương hay lĩnh vực liên quan đến công việc.

Click ngay để tham khảo việc làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tại đây!

3. Mức lương và những quyền lợi dành cho vị trí nhân viên chứng từ

Làm việc ở vị trí nhân viên chứng từ, bạn sẽ nhận được rất nhiều quyền lợi và cơ hội hấp dẫn. Trước hết phải kể đến là mức lương khá tốt và công việc ổn định, lâu dài.

Đối với những bạn sinh viên mới tốt nghiệp và chưa có nhiều kinh nghiệm thì mức lương trung bình sẽ dao động từ 5 – 8 triệu đồng/tháng, còn với những ai đã có kinh nghiệm từ 1 – 2 năm thì lương sẽ khoảng  9 – 12 triệu đồng/tháng. Đặc biệt, với những ai có kinh nghiệm từ trên 2 năm thì sẽ nhận được mức lương lên đến 15 – 20 triệu đồng/tháng dựa vào trình độ và hiệu suất công việc của mỗi người.

Việc làm chuyên viên xuất nhập khẩu

Ngoài ra, khi làm công việc nhân viên chứng từ, bạn còn được hưởng rất nhiều các quyền lợi xứng đáng theo Luật lao động như là làm việc trong giờ hành chính, nghỉ các ngày lễ, Tết, phép, hưởng các loại bảo hiểm theo quy định nhà nước, làm việc trong môi trường năng động, cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp cao,...

Tuy nhiên, tùy vào từng doanh nghiệp cũng như quy mô hoạt động mà họ sẽ đưa ra các chính sách, chế độ riêng dành cho nhân viên của mình.

4. Bật mí bí quyết tìm việc làm nhân viên chứng từ hiệu quả

Nhu cầu tìm kiếm việc làm nhân viên chứng từ hiện nay đang ngày càng tăng lên mạnh mẽ, hầu hết đều là các bạn trẻ mới ra trường và đang muốn nhanh chóng có ngay một công việc theo đúng chuyên ngành của mình. Tuy nhiên, rất nhiều bạn đều trong tình trạng chân ướt chân ráo bước ra ngoài xã hội, chưa có kinh nghiệm, các kỹ năng trong tìm kiếm cũng như ứng tuyển việc làm. Do đó mà việc lo lắng, hoang mang là điều không thể tránh khỏi.

Vậy câu hỏi đặt ra là có cách nào để một người chưa có kinh nghiệm có thể tìm kiếm, tiếp cận được các nguồn thông tin tuyển dụng cũng như ứng tuyển việc làm một cách nhanh chóng mà hiệu quả nhất không? Câu trả lời là có và bài viết của chúng tôi sẽ bật mí cho các bạn bí quyết để có được việc làm nhân viên chứng từ chỉ trong một nốt nhạc.

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện đại thì các bạn có thể dễ dàng tìm được rất nhiều các thông tin tuyển dụng việc làm nhân viên chứng từ hay bất kỳ một công việc nào khác trên các website chuyên về tuyển dụng. Một trong số đó các bạn nên tham khảo đó chính là timviec365.vn – một địa chỉ uy tín hàng đầu về các tính năng cung cấp thông tin việc làm, hướng dẫn tạo CV và cách nộp hồ sơ xin việc nhanh chóng, hiệu quả. Toàn bộ quy trình về tìm kiếm, lựa chọn việc làm, ứng tuyển và xác nhận hồ sơ đều được hướng dẫn một cách chi tiết, cụ thể mà rất đơn giản trên chính trang web timviec365.vn.

Do đó, vấn đề tìm kiếm việc làm đã không còn quá khó khăn và cơ hội để các bạn có ngay một công việc mơ ước đang ở ngay trước mắt. Vậy thì đừng ngần ngại, hãy truy cập ngay vào website timviec365.vn để nắm bắt những cơ hội việc làm tốt nhất dành cho mình thôi nào!

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp đến các bạn những thông tin chi tiết, đầy đủ và cần thiết nhất về mẫu mô tả công việc nhân viên chứng từ cùng các yêu cầu liên quan đến công việc này. Từ đó chúc các bạn sẽ nhanh chóng định hướng và lựa chọn cho mình một công việc phù hợp nhất với trình độ và mong muốn của bản thân.

Download ngay file dưới đây để khám phá và hiểu rõ hơn về một bản mô tả công việc nhân viên chứng từ nhé!

Tải xuống ngay