Bản chất tồn kho an toàn là gì? Cách thức xác định mức tồn kho an toàn

1. Bản chất tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn - Safety stock inventory là việc dự trữ một số lượng hàng hóa trong kho được bổ sung thêm vào hàng tồn kho nhằm giảm thiểu rủi ro và bảo vệ doanh nghiệp khỏi những thay đổi về nhu cầu, thời gian cung ứng hàng hay sự thay đổi trong nguồn cung hàng hóa.

Bản chất của tồn kho an toàn là hoạt động như một kho dự trữ đệm phòng trường hợp doanh số bán hàng lớn hơn kế hoạch đề ra hoặc để giải quyết ổn thỏa việc cung ứng hàng hóa khi nhà cung cấp không thể giao hàng vào thời điểm dự kiến.

Khi lượng cầu và thời gian chu trình đặt hàng thay đổi thì việc tồn kho định kỳ không thể đáp ứng được quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, do đó cần có một lượng tồn kho bổ sung hay nói cách khác là cần một lượng tồn kho an toàn.

Xem thêm: Quản trị kênh phân phối và chiến lược quản lý hiệu quả

2. Xác định mức tồn kho an toàn

Khi phân loại tồn kho dựa trên chỉ tiêu nguyên nhân hình thành tồn kho thì tồn kho có thể được phân loại thành tồn kho định kỳ, tồn kho dự báo, tồn kho trong quá trình vận tải và tồn kho an toàn. Việc xác định mức tồn kho an toàn rất quan trọng đối với doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp xác định kinh doanh liên tục và phát triển bền vững.

2.1. Tại sao phải tính toán mức tồn kho an toàn?

Trên thực tế, không một nhà sản xuất, kinh doanh nào mong muốn sản phẩm bị thiếu hụt và không thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng của mình. Nếu điều này xảy ra thì nguy cơ cao sẽ khiến khách hàng phải mua hàng hóa ở nơi khác. 

Từ đó doanh nghiệp mất nhiều chi phí cơ hội cũng như mất một lượng khách hàng tiềm năng hoặc đánh mất cơ hội mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh. Vì vậy nhà quản trị tồn kho phải xác định và dự trữ, bổ sung một lượng tồn kho an toàn.

2.1.1. Đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả quản trị tồn kho

Tồn kho an toàn đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục nhờ có một lượng hàng hóa tồn kho dự trữ phòng trường hợp có những sự thay đổi về nhu cầu, thời gian đặt hàng hay khả năng cung ứng hàng hóa của nhà cung cấp.

Nếu thiếu hàng hóa trong quá trình quản lý tồn kho, hiệu quả của quá trình quản trị sẽ bị ảnh hưởng bởi những biến động xảy ra. Khi xác định được mức tồn kho an toàn thì việc quản trị tồn kho sẽ bổ sung sự chắc chắn trong việc đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra theo đúng kế hoạch.

Nhờ việc xác định rõ ràng hàng hóa được tồn kho an toàn, doanh nghiệp có thể tránh được đặt hàng khi chưa cần thiết hoặc dự trữ hàng hóa quá cao hoặc quá ít, từ đó đảm bảo được hiệu quả của hoạt động quản trị tồn kho và nâng cao được quy trình quản trị kênh phân phối.

2.1.2. Phòng ngừa rủi ro thiếu hụt hàng hóa

Thực hiện tồn kho an toàn là để đảm bảo doanh nghiệp có thể phòng tránh những rủi ro do việc thiếu hàng hóa trong quá trình hoạt động. Bổ sung một lượng tồn kho an toàn là để giảm thiểu rủi ro mất đơn hàng do không đủ hàng tồn kho để cung cấp cho khách hàng.

Đảm bảo được khả năng cung ứng hàng hóa cho khách hàng một cách liên tục. Nếu nhu cầu tiêu dùng của khách hàng tăng mạnh thì doanh nghiệp có thể xoay vòng nguồn hàng và kịp thời có được hàng hóa dự trữ để cung cấp cho khách hàng của mình.

2.1.3. Giảm thiểu chi phí và tạo giá trị gia tăng

Đương nhiên khi dự trữ hàng hóa tồn kho an toàn thì doanh nghiệp sẽ mất thêm chi phí lưu kho, chi phí bảo quản hàng hóa. Tuy nhiên, nếu so sánh với chi phí cơ hội khi thiếu hụt hàng hóa thì việc tồn kho an toàn vẫn được xem là giảm thiểu chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.

Thêm nữa, tồn kho an toàn cũng đảm bảo được sự ổn định về giá trị của doanh nghiệp trong việc cung ứng hàng hóa kịp thời, và giúp doanh nghiệp có được nhiều cơ hội phát triển hơn.

2.2. Chi tiết cách xác định tồn kho an toàn

2.2.1. Các yếu tố liên quan để xác định tồn kho an toàn

Việc xác định mức tồn kho an toàn cũng như thời gian tồn kho an toàn tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, các chỉ số như lượng cầu hàng hóa trong một khoản thời gian cụ thể, mức chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng, khoảng thời gian giao hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp và một số các chỉ tiêu khác.

Đơn cử như thời gian giao hàng càng ngắn thì mức tồn kho an toàn càng thấp hoặc nhu cầu tiêu dùng hàng hóa ngày càng giảm thì thời gian đặt hàng tồn kho an toàn càng dài và số lượng hàng hóa được dự trữ an toàn càng ít.

2.2.2. Xác định tồn kho an toàn dựa trên mô hình quản trị tồn kho

Bạn có thể xác định mức tồn kho an toàn theo mô hình quản trị tồn kho EOQ hoặc mô hình quản trị tồn kho liên tục hoặc mô hình quản trị tồn kho định kỳ. Việc sử dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho sẽ giúp bạn xác định được mức đặt hàng tối ưu và khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng.

Dựa vào các số liệu đó, bạn có thể xác định mức tồn kho an toàn bằng cách ước lượng lượng tiêu thụ hàng hóa tăng trong một khoảng thời gian nhất định để tính toán mức đặt hàng tồn kho an toàn tối ưu. Và dựa trên thời gian giữa hai lần đặt hàng đó so sánh với thời gian nhà cung cấp hoàn thành việc giao hàng để có thể thực hiện đặt hàng ở thời điểm hợp lý.

2.2.3. Tồn kho an toàn cố định

Tồn kho an toàn cố định là một phương pháp được các doanh nghiệp hoạch định sản xuất sử dụng. Doanh nghiệp xác định mức dự trữ an toàn tối đa mà không theo một công thức cụ thể nào cả.

Mức tồn kho an toàn cố định thường không thay đổi trừ khi người lập kế hoạch sản xuất quyết định thay đổi nó. Việc tồn kho an toàn cố định thậm chí có thể được đặt thành 0 cho các mặt hàng mà bạn muốn loại bỏ khỏi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương pháp này thường khó đảm bảo được chức năng mà loại tồn kho an toàn này mang lại.

2.2.4. Tồn kho an toàn theo thời gian

Trong phương pháp này, lượng hàng hóa được dự trữ an toàn tính toán trong một khoảng thời gian cụ thể, dựa trên dự báo tương lai cho nhu cầu của sản phẩm. Việc xác định mức tồn kho an toàn được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế từ các đơn đặt hàng và dự báo nhu cầu hàng hóa dựa trên các phương pháp thống kê. 

Theo đó thì mức tồn kho an toàn sẽ được xác định bằng cách lấy khả năng bán hàng dự kiến trừ đi khả năng bán hàng thực tế trong một khoảng thời gian. Và dựa trên khoảng thời gian giao hàng thì doanh nghiệp có thể thực hiện dự trữ một lượng tồn kho an toàn theo khả năng bán hàng dự kiến.

2.2.5. Phương pháp xác định tồn kho an toàn theo công thức

Đây là phương pháp đơn giản và thường được sử dụng nhất để tính toán mức tồn kho an toàn. Khi áp dụng công thức doanh nghiệp có thể xác định lượng hàng hóa tồn kho an toàn trung bình cần dự trữ trong trường hợp hết hàng.

Công thức tính cụ thể là:

Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu hàng hóa tối đa x thời gian giao hàng tối đa) - (Nhu cầu hàng hóa trung bình x thời gian giao hàng trung bình).

Mức nhu cầu hàng hóa là số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp bán được trong một khoảng thời gian nhất định và thời gian giao hàng trung bình là khoảng thời gian mà với các điều kiện thông thường nhà cung cấp có thể hoàn thành việc giao hàng cho doanh nghiệp.

3. Một số lưu ý khi xác định mức tồn kho an toàn

Tùy vào quy mô và định hướng hoạt động của doanh nghiệp thì việc xác định mức dự trữ an toàn cũng như phương pháp dự trữ an toàn là khác nhau. Những phương pháp xác định mức tồn kho an toàn trên có thể được biến đổi để phù hợp với mục đích tồn kho của doanh nghiệp.

Để có một hệ thống kênh phân phối hiệu quả thì việc quản trị tồn kho là rất cần thiết và việc lưu trữ tồn kho an toàn cũng là một yếu tố thúc đẩy hiệu quả của hệ thống này. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm DMS để có thể phát triển và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như mở rộng kênh phân phối.

Qua bài viết về tồn kho an toàn là gì? Hy vọng bạn đọc đã nắm bắt được những thông tin quan trọng về bản chất và ý nghĩa của việc tồn kho an toàn. Từ đó bạn đọc còn có được cái nhìn khái quát về các yếu tố tác động tới việc quyết định tồn kho an toàn và nắm bắt được một số phương pháp tồn kho an toàn cơ bản.