Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì và thủ tục ra sao?

1. Vận chuyển hàng hóa cần có giấy tờ gì?

1.1. Các loại giấy tờ cần có khi vận chuyển hàng hóa

1.1.1. Giấy tờ hóa đơn

Một chứng từ không thể bỏ qua đó là hóa đơn bao gồm cả VAT, người gửi để phòng khi có sự cố xảy ra với hàng hóa nên giữ lại hóa đơn này để có bằng chứng xác minh lại đối với bên dịch vụ vận chuyển. Ngoài ra phía bên giấy tờ này có có sự liên quan trực tiếp tới khi bạn thực hiện liệt kê bao gồm các khoản chi phí khi vận chuyển hàng hóa, nó có vai trò hết sức quan trọng cho nên cần kỹ càng trong việc giữ kín.

1.1.2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hợp đồng vận chuyển

Hàng hóa được lấy từ kho của doanh nghiệp, công ty, chuyển phát nhanh thì cũng cần phải có phiếu xuất kho để có bằng chứng xác thực về vấn đề hàng hóa của mình đã được xuất ra khỏi kho, từ đây bạn sẽ hạch toán một cách dễ dàng, thuận lợi hơn. Hợp đồng vận chuyển đối với các công ty, doanh nghiệp được cho là đối tác lớn nền đòi hỏi phải có một bản hợp đồng kèm theo rõ ràng về quy định. Bản hợp đồng này thường sử dụng đối với lô hàng cần được vận chuyển tới nơi và tiến hành xác minh rõ ràng về trách nhiệm cũng như quyền hạn của hai bên thuộc vấn đề vận chuyển sản phẩm hàng hóa, không bị vướng mắc quy định và thanh lý hợp đồng dễ dàng.

1.1.3. Giấy tờ xác thực việc kinh doanh vận tải

Giấy tờ này bao gồm đối với những loại đơn vị giấy tờ đơn vị kinh doanh vận chuyển, yếu tố này là yếu tố bắt buộc đối với các doanh nghiệp mong muốn hợp pháp đối với kinh doanh ngành nghề, thường sẽ bao gồm một số giấy tờ như: Giấy tờ xe có giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy đăng ký xe, sổ nhật trình chạy xe. Thứ hai là giấy tờ của chính chủ phương tiện gồm có giấy chứng nhận giấy phép đăng ký kinh doanh.

Thứ ba là giấy tờ của đối tượng điều khiển phương tiện gồm giấy chứng nhận tập huấn lái xe, giấy phép lái xe phù hợp với phương tiện đang điều khiển. Giấy lưu hành cho xe quá tải, quá khổ nếu có, giấy chứng nhận kiểm bảo vệ môi trường, an toàn kỹ thuật hay còn xem là chứng nhận kiểm định và được dán tem kiểm định. Bên cạnh đó gồm có những loại giấy tờ khác như giấy gửi hàng, phiếu thu cước, hợp đồng vận chuyển.

1.1.4. Giấy đi đường

Loại giấy này sẽ thường được cấp phép cho mỗi xe, mỗi chuyến hàng kinh doanh vận tải hàng hóa, làm chứng từ đối với các phương tiện vận chuyển. Nó thường được dùng để ủy quyền đối với các chuyến xe ship đi lên tỉnh. Loại giấy này sẽ có cập nhật nơi đến, nơi đi, số ngày đi công tác, phương tiện dùng, nguyên nhân đi lưu trú là gì. Loại giấy này sẽ được tiến hành xác minh một cách rõ ràng đối với chuyến xe này để có thể kiểm soát chặt chẽ hơn bao gồm 6 loại giấy tờ thông dụng và không thể không có khi thực hiện vận chuyển hàng hóa trong nước.

Cấp giấy phép có thủ tục như sau:

- Bước 1: Chủ hàng sẽ có đơn đề nghị hoặc công văn cấp giấy phép vận chuyển đặc biệt để trực tiếp gửi tới chi cục lâm sở tại trong đó nếu rõ về khối lượng, nguồn gốc, số lượng, nơi đi, nơi đến, chủng loại gỗ và lâm sản, phương tiện vận chuyển, thời gian cũng như chứng từ gốc về nguồn gốc lâm sản, gỗ.

- Bước 2: Nếu như đầy đủ hồ sơ chứng từ được chi cục kiểm lâm xem xét cấp ngay giấy phép vận chuyển đặc biệt, hướng dẫn cho khách hàng bổ sung nếu chưa đủ để đạm chất trong khoảng thời gian trong vòng 10 ngày chủ cửa hàng đặc biệt được cấp giấy phép vận chuyển.

1.2. Vận đơn hàng hóa được hiểu ra sao?

Một phần cũng không thể bỏ qua đối với các hình thức vận chuyển hàng hóa khác nhau đó là vận đơn bởi đây chính là bằng chứng xác thực nhận để chứng tỏ rằng số hàng hóa đã được giao nhận bởi đơn vị và bảo đảm đem hàng tới người nhận đúng với dự định trước đó. Đây không phải là một loại giấy tờ phức tạp khi nhắc đến vận đơn lý do vì vận đơn cũng tương tự với hóa đơn.

Ngay sau khi tiến hành hết toàn bộ những thủ tục gửi hàng hóa đi thì đơn vị vận chuyển sẽ lập tức gửi hóa đơn ngay sau cho bạn. Hãy tiến hành giữ thật cẩn thận, hóa đơn này được xem là vận đơn và nó là yếu tố để xác minh lại cùng với đơn vị vận chuyển phòng khi có trường hợp xấu, sự cố nào đó xảy ra với hàng hóa của bạn. Trong vận đơn sẽ gôm có các thông tin cước phí, thông tin hàng hóa, thông tin người gửi, vận đơn này sẽ được gắn lên hàng hóa nếu như bạn gửi chuyển phát nhanh.

Xem thêm: Những rủi ro trong vận chuyển hàng hóa thường gặp nhất

2. Vì sao khi vận chuyển hàng hóa còn phải lưu giữ các chứng từ?

Khi tham gia vào lĩnh vực vận chuyển hàng hóa, các đơn vị vận chuyển hàng hóa cần cung cấp đầy đủ dịch vụ cho khách hàng và đặt việc bảo đảm uy tín cho khách hàng lên hàng đầu. Không chỉ vậy mà còn phải mang đến sự yên tâm tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng. Và thực sự cần thiết khi vận chuyển hàng hóa nội địa phải có các chứng từ, giấy tờ vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa mang theo đầy đủ giấy tờ thì ta sẽ có thể vượt qua những chốt kiểm định, kiểm tra một cách dễ dàng. Bên cạnh đó còn hỗ trợ xử lý tình huống, sự cố rủi ro một cách nhanh gọn lẹ hơn bao giờ hết.

Trên đây là toàn bộ các thông tin về giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa mà đơn vị dịch vụ cùng khách hàng cần phải tiến hành chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ để ký kết tránh tình huống khiếu nại do vướng mắc không đáng có trong xuyên suốt quy trình từ ban đầu nhận hàng và chuyển hàng cho đến thời điểm cuối cùng địa điểm giao nhận hàng.

Hợp đồng vận chuyển trong vận tải giữa hai bên là một bản hợp đồng cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ cần thiết đối với một số tình huống yêu cầu tiến hành vấn đề kiểm tra, đối chứng chất lượng của dịch vụ, tính an toàn của sản phẩm, hàng hóa và còn vô vàn yếu tố có liên quan khác. Do đó mà bất kỳ một tổ chức cá nhân hay doanh nghiệp nào có ý định gửi hàng hóa Bắc Nam qua phương tiện vận tải hay đường sắt thông dụng thì hãy tiến hành nghiên cứu thật kỹ về mọi thủ tục để nắm và hiểu rõ quy trình. Không chỉ vậy nếu như có nhu cầu và mong muốn được sử dụng dịch vụ vận tải này hãy liên hệ với chúng tôi.

Vừa rồi là những chia sẻ của chúng tôi về thông tin vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì và thủ tục như thế nào. Cảm ơn đã dành thời gian theo dõi và hẹn gặp lại quý độc giả trong các bài viết kế tiếp của timviec365.vn nhé.