WebEx là gì? Tìm hiểu thông tin về phần mềm họp trực tuyến WebEx

1. Tìm hiểu về khái niệm về phần mềm WebEx 

1.1. WebEx là gì?

WebEx là phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ tạo các phòng họp và hội nghị theo hình thức trực tuyến giúp người dùng có thể truy cập máy tính từ xa, ở bất kỳ đầu miễn sao thiết bị của bạn kết nối internet. 

Sự phát triển của công nghệ hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp đặc biệt trong hoàn cảnh đặc biệt như hiện nay, nhân viên phải làm ở nhà (Work from home) dẫn đến sự kết nối giữa nhân viên và công ty bị ảnh hưởng. Do đó cần phải có những ứng dụng tiện ích như WebEx để đảm bảo sự vận hành và hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả những gì bạn cần chỉ là một chiếc máy tính hoặc thiết bị điện tử được kết nối mạng Internet và có webcam là có thể sẵn sàng tham gia cuộc họp trực tuyến dù ở bất kỳ đâu.

1.2. Những điểm nổi bật của WebEx

WebEx được xây dựng và phát triển với nhiều tính năng, đồng thời hỗ trợ khả năng kết nối cho thiết bị trên các nền tảng khác nhau như IOS và Android, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng kết nối mạng wifi, 3G, 4G,... 

Phần mềm WebEx cũng có nhiều điểm tương đồng với phần mềm Skype để hỗ trợ người dùng có thể đàm thoại video với nhiều người khác mà chất lượng hình ảnh vẫn rất tốt. Hơn thế nữa, WebEx nổi bật với tính bảo mật do đó mọi thông tin trong cuộc họp đều được đảm bảo tuyệt đối để người dùng có thể thoải mái chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin nội bộ. Ngoài ra khi sử dụng phần mềm các dữ liệu được trình bày trên màn hình sẽ được lưu lại toàn bộ trong chi tiết buổi họp giúp người dùng có thể tổng hợp một cách dễ dàng.

Các phần mềm họp trực tuyến thì không còn quá xa lạ với người dùng với các ứng dụng phổ biến như Skype hay Viber nhưng điểm tạo nên sự khác biệt cho WebEx chính là tính năng theo dõi màn hình của người tham gia cuộc họp. 

Việc này được sử dụng nhằm mục đích thống kê các đầu việc cần ghi chú lại cho mỗi cá nhân ngay trên màn hình chính của cuộc họp. Vì vậy, người quản lý có thể thuận tiện phân công công việc, lưu trữ dữ liệu và nhắc nhở về các công việc cần làm thông qua Outlook.

Sự đa dạng về tính năng giúp cho WebEx trở nên nổi bật và được ứng dụng rộng rãi không chỉ chuyên về việc tổ chức buổi họp hay hội nghị trực tuyến mà còn cung cấp nhiều phương án hữu ích liên quan tới CRM (quản lý quan hệ khách hàng) bởi đây là yếu tố vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp kinh doanh cần phải nắm được cũng như hỗ trợ đào tạo nhân lực mới. Một số những tính năng nổi bật của WebEx phải kể đến đó là Telepresence, Cisco WebEx Social, Cisco Connect IM,...

Xem thêm: On premise là gì? On premise trong các doanh nghiệp hiện nay

2. Những tính năng nổi trội của phần mềm WebEx

2.1. Tính năng tạo cuộc họp trực tuyến của WebEX

WebEx được nhắc đến là một mềm đa chức năng hỗ trợ tối ưu người dùng trong việc quản lý doanh nghiệp. Để nói về tính năng nổi bật của phần mềm WebEx bài viết sẽ tập trung vào chức năng chính của nó đó là tạo cuộc họp, hội nghị trực tuyến với các ứng dụng hỗ trợ như Messenger (trò chuyện), Meeting (tạo cuộc họp), Training (đào tạo), Calling PSTN (gọi điện), Recording Messenger (lưu trữ cuộc nội dung). 

2.2. Ưu điểm khi sử dụng WebEx Meeting

2.2.1. Thao tác đơn giản khi tham gia cuộc họp

Đối với những người không quá am hiểu về công nghệ thì đây thực sự là một ưu điểm rất lớn, các thao tác tham gia cuộc họp vô cùng đơn giản, người dùng không cần phải nhập số hay di chuyển chỉ cần nhấp chọn vào được link được mời (gửi) là hoàn toàn có thể tham dự. 

WebEx được thiết kế hỗ trợ trên phần mềm ứng dụng điện thoại và máy tính do đó dù không tải về thì cũng có mặt tại buổi họp trên website mà không cần tải về. Bên cạnh đó khi thực hiện tính năng “Call Me” đồng nghĩa với việc khi chấp nhận cuộc gọi thì người nhận sẽ trực tiếp tham gia vào cuộc họp mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào.

2.2.2. Tạo cuộc họp và thông báo lịch vô cùng dễ dàng

Nếu theo hình thức trực tiếp thông thường khi cần thông báo về lịch họp thì cần phải nhắn tin hoặc truyền tải tới từng phòng ban. Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm WebEx cho phép người dùng liên kết các ứng dụng tích hợp như Google Calendar, Microsoft Outlook hay Office 365 để cài đặt lịch họp dự kiến được định sẵn trên WebEx thì khi tới thời gian định trước thiết bị của bạn sẽ nhận được thông báo tham gia cuộc họp.

Đó là một trong những ưu điểm của WebEx Meeting khi có thể liên kết với các ứng dụng khác nhau thậm chí sử dụng qua phần mềm thứ 3 (như Canvas, Salesforce, Slack, Microsoft Teams,..) để tham gia cuộc họp.

2.2.3. Theo dõi nhiều thông tin trong cùng một tab

Trong cuộc họp thì không thể thiếu những dữ kiện, tài liệu cần phải chia sẻ để mọi người tham gia có thể theo dõi đó là sự kết nối cần thiết để nâng cao chất lượng buổi họp. Mọi người sẽ cho rằng đây là điểm hạn chế khi họp trực tuyến thì chính WebEx là hoàn thiện phần mềm và khắc phục yếu điểm này với phương châm “Thấy là tin”. 

Các thông tin được chia sẻ trong buổi họp sẽ được xuất hiện trên màn hình của người tham gia và được lưu trữ lại. Thậm chí đối với những người tham gia sau hoặc không kịp tham gia thì người tổ chức có thể ghi hình toàn bộ buổi họp để đưa lại cho những người đó với định dạng file .mp4 vô cùng dễ dùng và có thể xem trên mọi thiết bị. 

Mọi thao tác được thực hiện trong cuộc họp hay bản ghi hình đều sẽ hiển thị trong cùng một tab để người dùng có thể theo dõi một cách liên tục mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, WebEx có thể công khai phát trực tuyến như một buổi livestream khi được tích hợp với Facebook Live khi cần truyền tải thông tin với mọi người vô cùng tiện ích.

2.2.4. Tính năng kết nối trực tiếp với người khác dù ở bất cứ đâu

Dù phần mềm WebEx Meeting hướng tới việc giúp mọi người tổ chức buổi họp trực tuyến thuận tiện, nhưng không thay thế được không khí của cuộc meeting trực tiếp. Người dùng hoàn toàn có thể kết nối để gặp gỡ trực tiếp với bất cứ ai bạn muốn dù đang ở đâu. 

Với những thao tác đơn giản khi tạo cuộc họp hay cách thức tham dự dễ dàng thì người dùng chỉ cần click vào được link được nhận là đã có mặt tại nơi tổ chức. Vì là hình thức trực tuyến nên phần mềm WebEX  rất đề cao về chất lượng hình ảnh, âm thanh cho người dùng đặc biệt là khả năng tương thích với nhiều thiết bị giúp ứng dụng này trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.

2.2.5. Khả năng mở rộng

Phần mềm WebEx ngày càng được cải tiến và mở rộng để tối ưu cho người dùng, ứng dụng hướng đến những quy mô lớn hơn để người dùng có thể sử dụng một cách triệt để chứ không chỉ tạo ra những cuộc họp nội bộ. Với tính năng mở rộng WebEx Meeting cho phép người dùng tạo một sự kiện lớn với sức chứa lên tới 100.000 người trên toàn thế giới. 

Khi sử dụng tính năng mở rộng của WebEx Meeting thì cuộc họp của bạn sẽ trở thành một buổi diễn thuyết cho tất cả mọi người, đồng thời có thể phát trực tiếp để người xem có thể theo dõi trực tiếp thấy được họ đang nhìn thấy những gì bạn đang làm khi chuyển sang chế độ sân khấu và có thể thay đổi trong bất kỳ thời điểm nào bạn muốn. 

Đối với những buổi diễn thuyết với đông khán giả thì bạn hoàn toàn có thể diễn tập với những người đồng tham luận trước khi tham dự vào phòng trước thời gian dự kiến để có sự chuẩn bị tốt nhất cho bài thuyết trình của mình. Đây là tính năng hữu ích cho cả chế độ giảng dạy hay làm việc.

3. Kết luận

Bên trên là toàn bộ những thông tin liên quan đến tới phần mềm họp trực tuyến WebEx. Ta có thể thấy sự phát triển về mặt công nghệ đã hỗ trợ rất nhiều cho con người trong cả học tập lẫn công việc để hạn chế được những tác động bên ngoài ảnh hưởng tới cuộc sống thường ngày. Với nhiều tính năng nổi bật và ưu việt WebEx ngày càng trở nên phổ biến và được ứng dụng rộng rãi.