Nội dung công tác văn thư là gì, tầm quan trọng của nó như thế nào?

Có thể nói rằng công tác văn thư chính là một công việc văn phòng không thể nào thiếu trong các công ty, doanh nghiệp cũng như Nhà nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể có đủ khả năng trở thành một nhân viên làm việc trong lĩnh vực công tác văn thư chính vì yếu tố đặc thù của nó.

Những người làm nhiệm vụ về công tác văn thư lưu trữ sẽ là những người nắm và hiểu rõ những chính sách mới ban hành của nhà nước. Nắm bắt chính xác yêu cầu của công tác văn thư trong nhà nước cũng như đối với các cơ quan, ban ngành, Nhà nước. Hôm nay, chúng ta hãy cùng xem qua nội dung công tác văn thư bao gồm những gì nhé!

1. Thông tin chung về nội dung công tác văn thư

1.1. Công tác văn thư bao gồm những gì?

The regulations in Decree 110/2024/ND-CP, dated April 8, 2024 by the Government, clerical work will include several tasks such as drafting, issuing documents, managing documents, managing some documents and materials formed during the operations of agencies, organizations, in managing and using stamps in clerical work.

Công tác văn thư sẽ được áp dụng đối với các tổ chính trị và xã hội, cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các tổ chức  chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và các tổ chức khác.

1.2. Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư đóng góp một vai trò vô cùng quan trong trong các tổ chức, công ty và doanh nghiệp. Cụ thể, vai trò của công tác văn thư được thể hiện qua các khía cạnh sau:

Thứ nhất, hoạt động hiệu quả của văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và hiệu quả của tổ chức.

Thứ hai, công tác văn thư được duy trì nhằm đảm bảo thông tin, hoạt động của các tổ chức đồng thời truyền đạt và phổ biên thông tin bằng văn bản.

Thứ ba, công tác văn thư đảm bảo cung cấp đồng thời các thông tin, nhằm phục vụ cho công việc quản lý và điều hành.

Thứ tư, góp phần giải quyết các công việc của một tổ chức một cách chính xác, nhanh chóng, đảm bảo năng suất và chất lượng, đúng chính sách, hạn chế được quan liêu trong giấy tờ và bảo vệ bảo mật quốc gia an toàn và hiệu quả.

Cuối cùng, đảm bảo nề nếp trong việc giữ gìn một cách đầy đủ các  hồ sơ, tạo điều kiện thuật lời cho công tác lưu trữ, bên cạnh đó công tác văn thư sẽ là bổ sung tài liệu vô cùng phong phú và được dùng để lưu trữ trong giai đoạn văn thư.

Tham khảo ngay: Phụ cấp văn thư lưu trữ mới nhất

1.3. Nội dung công tác văn thư bao gồm những gì ?

Theo thông tư 04/2024/TT-BNV trong việc hướng dẫn xây dựng quy chế, công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan và tổ chức, do các bộ trưởng và bộ nội vụ ban hành. Thông tư bao gồm ba chương, chương thứ nhất về những quy định chung, chương hai về công tác văn thư và chương thứ ba về công tác lưu trữ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung tóm tắt nội dung Mục 1, Chương 2, Soạn thảo và Ban hành văn bản:

- Một vài điểm cơ bản trong Mục 1, Chương 2, Soạn thảo và Ban hành văn bản:

1.3.1. Về hình thức soạn thảo văn bản

Trong Điều 5, hình thức văn bản trong công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư gồm những loại văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, hoặc các cá nhân nước ngoài.

1.3.2. Thể thức của văn bản

- Đối với Văn bản quy phạm pháp luật: Nhà nước và chính phủ, văn bản quy phạm pháp luật: Được Quy định theo thông tư số 15/2024/TT-BTP ngày 27/12/2024 của Bộ tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Thủ tướng Chính phủ. Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì thực hiện theo thông tư liên tịch 55/2024/TTLT-BNV-VPCP vào ngày 06/05/2024 của Bộ tư pháp và Văn phòng chính phủ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật.

-  Văn bản hành chính: Được thực hiện theo thông tư số 01/2024/TT-BNV ngày 19/01/2024 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản hành chính.

- Văn bản chuyên ngành: Do Bộ trưởng, Thủ tướng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi được thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ nội vụ.

- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, hoặc các cá nhân nước ngoài:

Được thực hiện theo các thông lệnh quốc tế và các quy định hiện hành của pháp luật.

1.3.3. Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn văn bản sẽ được thực hiện như sau:

- Căn cứ vào các tính chất, nội dung được soạn thảo, các lãnh đạo, cơ quan và tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một tổ chức, viên chức để soạn thảo hoặc chủ trì một văn bản

- Các đơn vị hoặc cán bộ, viên chức được phân công soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm thực hiện các công việc như: xác định hình thức, nội dung, độ mật, khẩn, địa điểm gửi văn bản; thu thập và xử lý các thông tin liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản dự thảo văn bản,..

1.3.4. Duyệt dự thảo văn bản

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản;

- Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải bổ sung thì phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét.

1.3.5. Phải kiểm tra văn bản trước khi được ban hành

- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản;

- Chánh văn phòng giúp những người đứng đầu các cơ quan tổ chức kiểm tra lại lần cuối và chịu trách nhiệm về các thể thức trình bày, thủ tục ban hành của cơ quan,..

1.3.6. Ký văn bản 

- Thẩm quyền ký văn bản thực hiện quy định pháp luật,quy chế làm việc của các cơ quan, tổ chức.

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên người có thẩm quyền;

- Không được dùng bút chì, bút đỏ để ký văn bản.

1.3.7. Bản sao của văn bản:

- Các hình thức bao gồm: sao ý bản chính, sao lục và trích sao;

- Thể thức của thông tư được thực hiện theo Thông tư 01/2024/TT-BNV

- Việc sao y bản chính, trích sao văn bản do lãnh đạo, cơ quan, Chánh văn phòng cơ quan quyết định;

- Bản sao chụp không được thực hiện tại khoản 1 điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo;

- Không được chụp, chuyển phát ra ngoài thông tin và tổ chức.

Để xem phần tiếp theo của Thông tư về công tác công tác văn thư mới và đầy đủ nhất, với bạn tham khảo đường link phía dưới:

Nghị định 30/2024/NĐ-CP về công tác văn thư

Như vậy, ngày hôm nay chúng ta đã tìm hiểu qua một số thông tin quan trong liên quan đến công tác văn thư, công tác văn thư là gì, vai trò của công tác văn thư như thế nào và nội dung công tác văn thư được thể hiện qua Nghị định 30/2024/NĐ-CP về công tác văn thư ra sao. Hy vọng bài viết đã mang lại nhiều thông tin bổ ích đến quý độc giả.