Cách viết email, thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn

1. Đưa ra những tiêu chí để sàng lọc ứng viên

Việc phải đối diện với một tập hồ sơ và một loạt danh sách ứng viên là việc thường xuyên của những người làm ngành tuyển dụng; ngoài những việc như đánh giá tiêu chí ra nhà tuyển dụng phải kiêm thêm một việc cũng khá  quan trọng đó chính là gửi email đến ứng viên, trong nội dung email đề cập đến nội dung đồng ý hoặc từ chối ứng viên.

Trong trường hợp, công ty bạn không có chính sách gửi thư từ chối đến ứng viên thì ngay tròng vòng phỏng vấn bạn cần làm rõ điều này với ứng viên ngay. Ví dụ như: “Nếu bạn không nhận được điện thoại từ chúng tôi báo trúng tuyển thì đồng nghĩa với việc bạn không được chọn để bước vào vòng tiếp theo”.

2. Điều chỉnh thư từ chối phù hợp với từng ứng viên

Dù gì nếu ứng viên để lại email lại co bạn, thì việc trúng tuyển hay trượt bạn cũng nên gửi lại phản hồi cho ứng viên. Trong những tình huống, mọi sự từ chối đều được điều chỉnh tương ứng để phù hợp với từng ứng viên. Nếu bạn đã từng là những ứng viên xin việc chắc hẳn bạn sẽ hiểu cảm giác hồi hộp đợi phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách đừng tạo ra sự mơ hồ cho ứng viên để tránh tạo cảm giác tiêu cực về phía công ty.

• Xem thêm:  Nguyên tắc phỏng vấn ứng viên của nhà tuyển dụng

3. Tạo cơ hội giúp ứng viên có thêm kinh nghiệm phỏng vấn

Bạn hãy chia  sẻ những phản hồi thẳng thắn với ứng viên sau lần phorg vấn vừa rồi, nhằm mục đích cho ứng viên thấy họ đang còn những thiếu xót gì, để từ đó học rút ra kinh nghiệm, hỗ trợ họ tiến xa hơn trong nghề nghiệp.

Ví dụ: Bạn có thể góp ý cho ứng viên tham gia một kháo học tiếng nước ngoài để phục vụ tốt hơn cho công việc đang ứng tuyển.

Sự từ chối ứng viên khéo léo như vậy sẽ giúp ứng viên không bớt đi một chút lỗi buồn, ngoài ra bạn còn nhận được sự tôn trọng từ ứng viên, ứng viên họ sẽ nghĩ được đến buổi phỏng vấn hoặc đã vào được vòng phỏng vấn này cũng giúp họ rút ra được một số kinh nghiệm trả lời phỏng vấn để vận dụng vào các buổi phỏng vấn khác.

Tìm việc chuyên viên nhân sự

4. Nằm lòng “3 không” nếu bạn không muốn gây ấn tượng xấu với ứng viên

Đã thông tin đến bạn về cách để viết một bức thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn thật khéo léo. Tiếp ngay sau đây, hãy cùng chúng tôi nắm bắt và thuộc lòng “3 không” nguyên tắc sau đây để không muốn để lại ấn tượng xấu với ứng viên nhé!

4.1. Không từ chối ứng viên lập tức sau buổi phỏng vấn

Thông thường, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được sự phù hợp cũng như năng lực của các ứng viên ngay sau khi phỏng vấn họ. Nhưng, đừng quá thô lỗ và mất lịch sự khi lập tức trả lời cho ứng viên biết như cách “đuổi” họ. Bởi tâm lý của các ứng viên sẽ cảm thấy bị tổn thương, đôi khi là bất mãn nếu bạn làm như vậy. Việc này không chỉ khiến ứng viên cảm thấy bị thất bại, không còn tự tin vào năng lực của bản thân, mà còn khiến hình ảnh của doanh nghiệp bạn xấu đi trong mắt họ. Đôi khi họ sẽ có cảm giác bạn không cần họ thì họ cũng sẽ không bao giờ tìm đến bạn kể cả khi họ có nhu cầu hay đủ năng lực nữa.

Chính vì vậy, thay vì từ chối một cách lạnh lùng, các doanh nghiệp tuyển dụng nên tâm sự với các ứng viên rằng so sánh và đối chiếu các yêu cầu cho vị trí đang tuyển dụng và những gì ứng viên đang sở hữu, bạn nhận ra học chưa thực sự phù hợp với bạn, và bày tỏ rằng bạn rất tiếc vì không được hợp tác với họ. Các ứng viên sẽ cảm thấy tâm hồn của họ được nhẹ nhõm đi nhiều hơn, chưa kể họ đã rút ra được những bài học nhất định khi được những nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp chỉ ra những cái còn thiếu sót.

4.2. Không thông qua điện thoại để từ chối

Bạn nghĩ cách làm này là thông minh, khéo léo và lịch sự? Nhưng, nó là một suy nghĩ và hành động sai lầm. Cứ nghĩ xem, một người tìm việc đang nghe một cuộc điện thoại của doanh nghiệp họ đặt rất nhiều hy vọng nhưng lại đang từ chối họ, họ có còn thoải mái và vui vẻ để tiếp tục câu chuyện hay không? Đừng biến cuộc nói chuyện của bạn trở nên không tự nhiên, vì chắc hẳn tâm lý của bạn cũng không được vui, và đầu dây bên kia lại càng căng thẳng. Hơn nữa, gọi điện thoại là một hành động mang tình cá nhân, bạn lại không nắm rõ lịch trình của ứng viên, biết gọi lúc nào cho thích hợp, vừa mất công mất sức lại không chắc chắn về kết quả, đúng không nào?

Nghệ thuật từ chối ứng viên

4.3. Không từ chối trong im lặng

Mọi sự im lặng trong mọi vấn đề phát sinh nhưng cuối cùng lại không tìm ra cách giải quyết đều không hay ho gì. Vì vậy, ngoài hai cái không đã nêu trên, bạn cũng tuyệt đối nằm lòng nguyên tắc cuối cùng này nếu không muốn ứng viên ghét bạn. Đó chính sựu từ chối trong im lặng. Từ chối trong im lặng trong khi mọi ứng viên đều ở thế bị động, khi kết thúc buổi phỏng vấn, họ về nhà và đợi, họ hy vọng và chờ kết quả tốt. Thế nhưng đổi lại sự mong mỏi của họ là sự im lặng của bạn. Đấy chính là dấu hiệu của một công ty thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng nhân viên của mình đấy nhé!

Gửi thư từ chối ứng  viên là công việc khó, nó giống như “ làm dâu thiên hạ”phải làm sao làm cho vừa lòng hết tất cả mọi người. Vì vậy, không phải ai cũng có thể làm được , hi vọng rằng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn trởi thành một nhà tuyển dụng xuất sắc.