Quay lại

Cách quản lý nhân sự bằng Access hiệu quả nhất cho bạn

Tác giả: Nguyễn Tú Anh - 13/10/2021

Quản trị thông tin luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản trị được tạo ra nhằm đáp ứng các nhu cầu này của doanh nghiệp. Trong số rất nhiều phần mềm đó có Access. Vậy thì chúng ta hãy cùng xem việc quản lý nhân sự bằng Access có đem đến hiệu quả hay không thông qua bài viết bên dưới.

1. Giới thiệu chung về Access và những tiện lợi khi sử dụng

1.1. Những thông tin khái quát về Access

Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, các phần mềm ra đời ngày càng nhiều đã giúp khối lượng công việc được giảm thiểu đáng kể. Cùng với đó là quá trình nhập và lưu trữ thông tin ngày càng nhanh chóng và thuận tiện. Phần mềm đã và đang giữ một vị trí rất quan trọng trong doanh nghiệp.

Những thông tin khái quát về Access

Trong số rất nhiều phần mềm ra đời, phần mềm Access được đánh giá khá cao về các tính năng. Access giúp bạn phân tích lượng lớn các thông tin và thực hiện quản lý dữ liệu.

Hệ thống của Access cho phép người dùng tự phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc phát triển hệ thống này vô cùng đơn giản nên được thực hiện rất nhanh chóng.

Thêm vào đó Access còn có thể giúp cho doanh nghiệp lớn trong việc quản trị dữ liệu tại một số mảng như: thông tin đặt hàng, quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, trạng thái khách hàng, các cơ hội bán hàng và thông tin sản phẩm.

Access còn cho phép người dùng có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu trữ thông tin vào các bảng bằng khả năng phát triển giao diện người dùng một cách đơn giản.

Cho dù bạn là người không rành về lĩnh vực thiết kế hay IT thì với phần mềm Access bạn có thể có được một công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực, nhất là đối với những nhà quản lý nhân sự cần phải quản lý rất nhiều các thông tin khác nhau. Hệ thống Access sẽ giúp bạn nhìn thấy mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu. Không cần mất quá nhiều thời gian, các form nhập liệu một cách đơn giản sẽ giúp bạn quản lý và chỉnh sửa một cách dễ dàng và tinh gọn hơn.

1.2. Những điểm thuận lợi của phần mềm Access

Phần mềm Access mang lại hiệu quả cao cho quá trình quản lý nhân sự. Khi quản lý nhân sự bằng Access sẽ tiết kiệm chi phí về nhân lực quản lý. Đồng thời nó còn cho phép người dùng được làm việc từ xa qua mạng internet. Từ đó quá trình vận hành của công ty được thực hiện một cách trôi chảy, ổn định. Đó cũng chính là cách mà doanh nghiệp xây dựng hình ảnh và tạo niềm tin cho người lao động.

Điểm thuận lợi của phần mềm Access

Với những thông tin về nhân sự được lưu trữ như thông tin của các cá nhân, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật, trình độ đều được giám sát chặt chẽ. Người quản lý cũng dễ dàng theo dõi hơn về thời gian làm việc của nhân viên thông qua chấm công. Từ đó tạo thuận lợi có việc tính lương được thực hiện một cách chuyên nghiệp, các kế hoạch đào tạo để nâng cao năng lực làm việc, chất lượng nguồn nhân lực được hoạch định một cách rõ ràng.

Access là phần mềm được xây dựng dựa trên nền công nghệ tiên tiến. Trước khi cho ra mắt, phần mềm này đã trải qua một quá trình thử nghiệm kỹ càng. Trong quá trình thử nghiệm những lỗi của phần mềm được tìm kiếm nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khắc phục khác nhau để có thể hạn chế các lỗi hỏng có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.

Điều mà tất cả các doanh nghiệp đều quan tâm đó chính là tính bảo mật của hệ thống phần mềm. Bất cứ phần mềm nào nếu xảy ra vấn đề và để lộ những thông tin quan trọng của công ty có thể sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động của công ty. Với phần mềm Access đã được các nhà phát hành đảm bảo cho việc phân quyền, tăng cấp độ bảo mật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

2. Hướng dẫn tạo phần mềm với Access để quản lý

Để có thể cập nhật chính xác thông tin của các cá nhân thì điều đầu tiên bạn cần làm là lập cơ sở dữ liệu mới. Bạn vào phần mềm Access đã được cài đặt trên máy tính của mình, chọn Microsoft Access trên Windows. Tiếp theo bạn chọn đến menu file. Khi đó chức năng New database sẽ hiện ra, bạn thực hiện chọn phần nhập tên cho cơ sở dữ liệu rồi nhấn OK, bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ Database mới.

2.1. Tìm hiểu về bảng trong Access

Bảng là vùng dữ liệu chứa thông tin từ khóa và các thông tin liên quan. Mỗi bảng sẽ liên quan đến một đối tượng cụ thể và các bảng sẽ có mối liên hệ chung với nhau để kết nối dữ liệu trong các bảng.

Tìm hiểu về bảng trong Access

Để tạo bảng một cách nhanh chóng, bạn xem trong cửa sổ Database và chọn mục table, tiếp đến chọn nút New rồi chọn đến Design View. Lúc này sẽ xuất hiện 3 cột thì bạn sẽ tiến hành nhập thông tin vào đó. Các trường thông tin thường hiện ra ở đây là Field type: Kiểu trường; Description: Miêu tả; Field name: Tên cần đặt.

Đối với các trường để đặt khóa chính (Primary key) bạn chọn Edit, chọn tiếp đến Primary key hoặc có thể ấn vào hình chìa khóa ở trên thanh công cụ.

2.2. Thực hiện truy vấn trên Access

Công việc truy vấn là quá trình tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu và tổng hợp dữ liệu. Bảng query dùng để thay đổi, phân tích dữ liệu và quan sát dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Những thông tin trong bảng query có thể được dùng làm các nguồn cho báo cáo, bảng truy xuất dữ liệu hay bảng ghi.

Thực hiện truy vấn trên Access

Trong đó query chắt lọc là loại phổ biến nhất. Query chắt lọc dùng để xem lại các dữ liệu từ một bảng hay nhiều bảng và đối tượng tìm kiếm sẽ hiện ra theo thứ tự mong muốn.

Để có thể tạo Query bạn lấy các dữ liệu liên quan từ bảng biểu trong Design hoặc dùng các khung màn hình wizard. Bạn chọn dữ liệu mong muốn từ khung Design bằng cách thêm bảng hoặc chọn những query có chứa những dữ liệu rồi điền chúng vào Design.

2.3. Các mẫu biểu báo cáo của Access

Trong Access các biểu mẫu được sử dụng để nhập, xem bản ghi, chỉnh sửa bản ghi và có thể điền nhiều lần vào Form khi đăng nhập website. Form sẽ hỗ trợ cho việc kiểm tra, quản lý được thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng hơn.

Các mẫu biểu báo cáo của Access

Trên Form sẽ bao gồm nhiều ô điều khiển như: Option group, Text box, List box. Để có thể tạo Form bằng wizard thì trong cửa sổ Database bạn chọn Form, tiếp tục chọn New, lựa chọn Form Wizard để thiết kế tự động Query hoặc Table để làm nguồn và cuối cùng là chọn kiểu Form.

Với các mẫu biểu báo cáo thì Access rất hữu ích trong việc in ấn dữ liệu. Có rất nhiều dạng để in dữ liệu như là sơ đồ nhân sự, báo cáo; In từ nhiều bảng có liên quan trên cùng một trang; Hồ sơ lương, thưởng. Để có thể tạo báo cáo, từ Database bạn chọn Report và thực hiện các bước còn lại tương tự như tạo Form.

2.4. Access với hàm lệnh Macros

Hàm lệnh Macros được hiểu là một dãy các hành động hay tập hợp của nhiều chức năng. Mỗi chức năng sẽ thực hiện những tác vụ riêng. Trong một hàm lệnh Access, bạn có thể kết chuỗi chức năng mỗi khi hàm lệnh được điều hoạt. Khi đó bạn phải dùng đến Macros để điều hoạt được hàm lệnh.

Access với hàm lệnh Macros

Để có thể tạo Macros, từ cửa sổ Database bạn lựa chọn Maros, tiếp tục chọn đến New, chọn tiếp đến Action và các đối của Action rồi tiến hành đặt tên và ghi cho Macros.

Như vậy bạn đã thấy được những lợi ích vô cùng to lớn mà việc quản lý nhân sự bằng Access đem lại rồi đúng không nào? Phần mềm sẽ là một công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình quản lý, từ đó giúp cho doanh nghiệp vận hành bộ máy của mình một cách trôi chảy hơn.

Quản lý nhân sự bao gồm những việc gì?

Bên cạnh những thông tin về quản lý nhân sự bằng Access bạn cũng có thể tìm hiểu về việc quản lý nhân sự bao gồm những việc gì của timviec365.vn ở trong bài viết bên dưới nhé.

Quản lý nhân sự bao gồm những việc gì?

 

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp-