Cách quản lý nhân sự bằng Access hiệu quả nhất cho bạn

1. Giới thiệu chung về Access và những tiện lợi khi sử dụng

1.1. Những thông tin khái quát về Access

Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, các phần mềm ra đời ngày càng nhiều đã giúp khối lượng công việc được giảm thiểu đáng kể. Cùng với đó là quá trình nhập và lưu trữ thông tin ngày càng nhanh chóng và thuận tiện. Phần mềm đã và đang giữ một vị trí rất quan trọng trong doanh nghiệp.

Trong số rất nhiều phần mềm ra đời, phần mềm Access được đánh giá khá cao về các tính năng. Access giúp bạn phân tích lượng lớn các thông tin và thực hiện quản lý dữ liệu.

Hệ thống của Access cho phép người dùng tự phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc phát triển hệ thống này vô cùng đơn giản nên được thực hiện rất nhanh chóng.

Thêm vào đó Access còn có thể giúp cho doanh nghiệp lớn trong việc quản trị dữ liệu tại một số mảng như: thông tin đặt hàng, quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, trạng thái khách hàng, các cơ hội bán hàng và thông tin sản phẩm.

Access còn cho phép người dùng có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu trữ thông tin vào các bảng bằng khả năng phát triển giao diện người dùng một cách đơn giản.

Cho dù bạn là người không rành về lĩnh vực thiết kế hay IT thì với phần mềm Access bạn có thể có được một công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực, nhất là đối với những nhà quản lý nhân sự cần phải quản lý rất nhiều các thông tin khác nhau. Hệ thống Access sẽ giúp bạn nhìn thấy mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu. Không cần mất quá nhiều thời gian, các form nhập liệu một cách đơn giản sẽ giúp bạn quản lý và chỉnh sửa một cách dễ dàng và tinh gọn hơn.

1.2. Những điểm thuận lợi của phần mềm Access

Phần mềm Access mang lại hiệu quả cao cho quá trình quản lý nhân sự. Khi quản lý nhân sự bằng Access sẽ tiết kiệm chi phí về nhân lực quản lý. Đồng thời nó còn cho phép người dùng được làm việc từ xa qua mạng internet. Từ đó quá trình vận hành của công ty được thực hiện một cách trôi chảy, ổn định. Đó cũng chính là cách mà doanh nghiệp xây dựng hình ảnh và tạo niềm tin cho người lao động.

Với những thông tin về nhân sự được lưu trữ như thông tin của các cá nhân, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật, trình độ đều được giám sát chặt chẽ. Người quản lý cũng dễ dàng theo dõi hơn về thời gian làm việc của nhân viên thông qua chấm công. Từ đó tạo thuận lợi có việc tính lương được thực hiện một cách chuyên nghiệp, các kế hoạch đào tạo để nâng cao năng lực làm việc, chất lượng nguồn nhân lực được hoạch định một cách rõ ràng.

Access là phần mềm được xây dựng dựa trên nền công nghệ tiên tiến. Trước khi cho ra mắt, phần mềm này đã trải qua một quá trình thử nghiệm kỹ càng. Trong quá trình thử nghiệm những lỗi của phần mềm được tìm kiếm nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khắc phục khác nhau để có thể hạn chế các lỗi hỏng có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.

Điều mà tất cả các doanh nghiệp đều quan tâm đó chính là tính bảo mật của hệ thống phần mềm. Bất cứ phần mềm nào nếu xảy ra vấn đề và để lộ những thông tin quan trọng của công ty có thể sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động của công ty. Với phần mềm Access đã được các nhà phát hành đảm bảo cho việc phân quyền, tăng cấp độ bảo mật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

2. Hướng dẫn tạo phần mềm với Access để quản lý

Để có thể cập nhật chính xác thông tin của các cá nhân thì điều đầu tiên bạn cần làm là lập cơ sở dữ liệu mới. Bạn vào phần mềm Access đã được cài đặt trên máy tính của mình, chọn Microsoft Access trên Windows. Tiếp theo bạn chọn đến menu file. Khi đó chức năng New database sẽ hiện ra, bạn thực hiện chọn phần nhập tên cho cơ sở dữ liệu rồi nhấn OK, bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ Database mới.

2.1. Tìm hiểu về bảng trong Access

Bảng là vùng dữ liệu chứa thông tin từ khóa và các thông tin liên quan. Mỗi bảng sẽ liên quan đến một đối tượng cụ thể và các bảng sẽ có mối liên hệ chung với nhau để kết nối dữ liệu trong các bảng.

Để tạo bảng một cách nhanh chóng, bạn xem trong cửa sổ Database và chọn mục table, tiếp đến chọn nút New rồi chọn đến Design View. Lúc này sẽ xuất hiện 3 cột thì bạn sẽ tiến hành nhập thông tin vào đó. Các trường thông tin thường hiện ra ở đây là Field type: Kiểu trường; Description: Miêu tả; Field name: Tên cần đặt.

Đối với các trường để đặt khóa chính (Primary key) bạn chọn Edit, chọn tiếp đến Primary key hoặc có thể ấn vào hình chìa khóa ở trên thanh công cụ.

2.2. Thực hiện truy vấn trên Access

Công việc truy vấn là quá trình tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu và tổng hợp dữ liệu. Bảng query dùng để thay đổi, phân tích dữ liệu và quan sát dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Những thông tin trong bảng query có thể được dùng làm các nguồn cho báo cáo, bảng truy xuất dữ liệu hay bảng ghi.

Trong đó query chắt lọc là loại phổ biến nhất. Query chắt lọc dùng để xem lại các dữ liệu từ một bảng hay nhiều bảng và đối tượng tìm kiếm sẽ hiện ra theo thứ tự mong muốn.

Để có thể tạo Query bạn lấy các dữ liệu liên quan từ bảng biểu trong Design hoặc dùng các khung màn hình wizard. Bạn chọn dữ liệu mong muốn từ khung Design bằng cách thêm bảng hoặc chọn những query có chứa những dữ liệu rồi điền chúng vào Design.

2.3. Các mẫu biểu báo cáo của Access

Trong Access các biểu mẫu được sử dụng để nhập, xem bản ghi, chỉnh sửa bản ghi và có thể điền nhiều lần vào Form khi đăng nhập website. Form sẽ hỗ trợ cho việc kiểm tra, quản lý được thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng hơn.

Trên Form sẽ bao gồm nhiều ô điều khiển như: Option group, Text box, List box. Để có thể tạo Form bằng wizard thì trong cửa sổ Database bạn chọn Form, tiếp tục chọn New, lựa chọn Form Wizard để thiết kế tự động Query hoặc Table để làm nguồn và cuối cùng là chọn kiểu Form.

Với các mẫu biểu báo cáo thì Access rất hữu ích trong việc in ấn dữ liệu. Có rất nhiều dạng để in dữ liệu như là sơ đồ nhân sự, báo cáo; In từ nhiều bảng có liên quan trên cùng một trang; Hồ sơ lương, thưởng. Để có thể tạo báo cáo, từ Database bạn chọn Report và thực hiện các bước còn lại tương tự như tạo Form.

2.4. Access với hàm lệnh Macros

Hàm lệnh Macros được hiểu là một dãy các hành động hay tập hợp của nhiều chức năng. Mỗi chức năng sẽ thực hiện những tác vụ riêng. Trong một hàm lệnh Access, bạn có thể kết chuỗi chức năng mỗi khi hàm lệnh được điều hoạt. Khi đó bạn phải dùng đến Macros để điều hoạt được hàm lệnh.

Để có thể tạo Macros, từ cửa sổ Database bạn lựa chọn Maros, tiếp tục chọn đến New, chọn tiếp đến Action và các đối của Action rồi tiến hành đặt tên và ghi cho Macros.

Như vậy bạn đã thấy được những lợi ích vô cùng to lớn mà việc quản lý nhân sự bằng Access đem lại rồi đúng không nào? Phần mềm sẽ là một công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình quản lý, từ đó giúp cho doanh nghiệp vận hành bộ máy của mình một cách trôi chảy hơn.