Monday , 23/07/18
NEWS

5 cách quản lý nhân viên từ xa đạt hiệu quả cao

Làm việc từ xa như thế thường sẽ mang tới sự tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và một số lợi ích nhất định cho doanh nghiệp. Liệu với những thành tựu to lớn của công nghệ có thể giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình hay không và phải làm thế nào để có được những cách quản lý nhân viên từ xa thật hiệu quả thì các bạn nhất định không thể bỏ qua bài viết này:

Tìm hiểu về nguyên tắc quản trị nhân sự cơ bản 

Phân quyền 

Để quản lý nhân sự, bạn cần phải phân quyền nhân viên ở mức nhiều nhất có thể , cần phải ghi nhớ rằng nhiệm vụ xuyên suốt của bạn là phải phân quyền cho nhân viên về mọi việc, tìm ra một người có thể thay mình đảm đương nhiệm vụ để bạn có thời gian và không gian hướng đến những nhiệm vụ to lớn hơn. 

Có sự phân cấp phân quyền hợp lý

Trên thực tế, hầu hết mọi người không có chuyên môn trong nhiều việc. Ngay cả khi một người có thể làm tốt hai hay ba việc, nếu giao ba việc cùng một lúc thì năng suất sẽ kém hơn nhiều so với ba người làm riêng, chính vì thế trong quản trị cơ bản cần phải có sự phân quyền rõ rệt. 

Sự uy tín 

Hình ảnh và sự uy tín của bản thân bạn có ảnh hưởng lớn đến sự nghiệp của bạn cũng như nhân viên của bạn. Chính vì thế hãy đảm bảo rằng bạn sẽ hiện diện và được biết đến ở đúng nơi đúng chỗ. Nếu bạn không thể kiểm soát được người khác biết gì và nghe gì về bạn thì những người khác sẽ làm điều đó thay bạn, chỉ có điều là thông tin đó không được theo đúng cách mà bạn mong muốn. 

Bên cạnh đó cần dành thời gian cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi, bởi bạn không thể duy trì tình trạng làm việc liên tục trong một thời gian dài. Nếu là một người khôn ngoan thì bạn cần phải biết chăm chút cho bản thân ngay từ bây giờ, làm việc có chừng mực, biết nghỉ ngơi thư giãn,... có như vậy mới có thể đạt được hiệu quả trong công việc, có đủ sức lực và sự minh mẫn cần thiết để đối mặt với những khó khăn và duy trì thành công trong công việc. 

Duy trì khoảng cách cần thiết 

Một trong những sai lầm lớn nhất của mọi nhà quản lý đó chính là thiên vị hoặc dành quá nhiều thời gian cho nhóm của mình hoặc không hề ngó ngàng gì đến nhân viên. Cả hai thiên hướng này đều không tốt, bởi nếu chỉ luôn kè kè bên nhóm của mình thì bạn có nguy cơ trở thành nhà quản lý có tầm nhìn hạn hẹp, bạn không có điều kiện tiếp cận thế giới bên ngoài để có cái nhìn bao quát về môi trường kinh doanh. 

Duy trì khoảng cách hợp lý giữa nhân viên và quản lý

Hay việc thân thiện quá mức cũng đồng nghĩa với việc khiến bạn mất đi cái uy trước nhân viên và cuối cùng nhân viên sẽ chỉ biết ỷ lại vào bạn mà thôi. 

Nhưng xét trên khía cạnh khác, nếu không sâu sát với hoạt động của nhóm, của nhân viên thì mọi hoạt động sẽ diễn ra không có định hướng, thiếu sự kiểm soát và nhân viên sẽ có xu hướng nhìn nhận người quản lý quá xa cách hoặc quá bảo thủ, cố chấp. Do đó việc duy trì một khoảng cách hợp lý với nhân viên cũng là điều mà nhà quản lý không thể bỏ qua. 

5 cách quản lý nhân viên từ xa đạt hiệu quả cao 

Thiết lập các mục tiêu rõ ràng 

Khi quản lý từ xa cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc hay các đầu việc cụ thể. Mục tiêu đề ra trong công việc luôn phải rõ ràng và doanh nghiệp hay cụ thể hơn là các nhà quản lý cần phải trao đổi thường xuyên với nhân viên về cách làm thế nào để đạt được mục tiêu đó. 

Chính vì thế nhà quản lý cần thu xếp thời gian định kỳ để gặp gỡ trực tiếp nhân viên của mình để dễ dàng trao đổi những thông tin quan trọng, đồng thời để nâng cao hơn sự đồng cảm, chia sẻ và thấu hiểu lẫn nhau thêm gắn bó và mang tới hiệu suất công việc tốt nhất.

Thiết lập các mục tiêu rõ ràng

Tận dụng tối đa công nghệ 

Muốn quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả thì người làm lãnh đạo phải nắm trong tay kỹ năng sử dụng nhiều phần mềm, chương trình phổ biến nhất của thời đại công nghệ. Điển hình như Skype, Hangouts, Viber,... Các ứng dụng này có mức độ phổ biến lớn giống như facebook nhưng nó lại có ưu điểm vượt trội hơn facebook ở chỗ, các chương trình này có thể hạn chế con người ta dành một phần tập trung của mình cho các tin tức hấp dẫn trên đó. 

Bởi chức năng chính và duy nhất của nó chính là nhắn tin. Do vậy, nếu bạn thành thạo về các ứng dụng công nghệ tiện ích như thế này thì hãy yêu cầu nhân viên của mình cũng sử dụng với bạn để trao đổi công việc mà không sợ nhân viên lơ là, chểnh mảng và mất tập trung với công việc.

Bên cạnh việc trao đổi thông tin thì chúng ta cũng sẽ phải trao đổi tài liệu rất nhiều. Do đó, lựa chọn một công cụ tối ưu như Google Drive Dopbox cũng là một trong những  gợi ý tuyệt vời. Nó giúp cho bạn có thể chia sẻ tài liệu với nhân viên của mình một cách nhanh chóng, tiện ích. Mặc dù chúng ta đã có được những công cụ hỗ trợ từ xa tuyệt vời như thế này, song một lời khuyên chân thành dành cho các nhà lãnh đạo rằng, nếu như quả thực không có điều kiện để làm việc trực tiếp cùng với nhân viên, các bạn có thể làm việc và quản lý nhân viên từ xa.

Cung cấp các công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả 

Những nhân viên làm việc từ xa thường gặp vấn đề khi làm việc ở nhà vì bị làm phiền, thiếu thiết bị văn phòng hoặc không gian bị hạn chế, chính vì thế, doanh nghiệp có thể tạo điều kiện để nhân viên tiếp cận với không gian làm việc chuyên nghiệp, gần nhà hoặc giảm thiểu thời gian di chuyển, nhờ vào đó có thể giúp cho họ tăng khả năng tập trung và năng suất khi làm việc từ xa. 

Cung cấp các công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả

Kiểm tra – đánh giá nhân viên linh hoạt

Khi phải quản lý nhân viên từ xa, các sếp càng cần phải có cái nhìn toàn diện, bao quát hơn nữa để tránh những trường hợp rủi ro xảy đến.Do đó, ngoài  việc quản lý thời gian, giờ giấc và nhiệm vụ việc làm của nhân viên mà việc kiểm soát nắm bắt hiệu quả công việc cũng là điều hết sức quan trọng. 

Từ vấn đề này, nó sẽ đặt ra một vấn đề đáng suy nghĩ cho nhà lãnh đạo. Rằng liệu quá sát sao và khắt khe giờ giấc, lịch trình của nhân viên thì hiệu suất công việc có đạt được như ý muốn. Bạn chớ đừng hiểu lầm việc mình không thể trực tiếp điều hành nhân viên và công ty mà phải làm điều đó từ xa thì việc giám sát khắt khe càng cần được nâng cao. Nếu nghĩ vậy, có thể bạn sẽ mất đi nhiều thứ có lợi cho sự phát triển của công ty.

Do vậy, các nhà làm lãnh đạo đừng thực hiện các biện pháp giám sát quá cứng nhắc với nhân viên, không cần thiết phải yêu cầu họ bàn giao công việc liên tục  trong giờ làm việc. Điều đó sẽ khiến cho nhân viên của bạn sẽ bị ức chế cảm xúc và gây ra đứt quãng mạch công việc. Đương nhiên, hậu quả nghiêm trọng nhất vẫn là hiệu suất công việc không được đạt tới mức đỉnh cao nhất có thể. 

Bạn nghĩ sao về việc khen thưởng

Khen thưởng đúng lúc và hợp lý

Bên cạnh những công tác kiểm tra, giám sát nhân viên một cách linh hoạt thì các nhà quản lý vẫn nên chú trọng tới vấn đề khen thưởng. Bởi khen thưởng luôn được coi là một món quà tinh thần có tác dụng vô cùng to  lớn đối với mỗi người, nhất là khi bạn không thể trực tiếp điều hành công việc.

Nếu như bạn đưa ra các tiêu chí để đánh giá và khen thưởng nhân viên hợp lý, rõ ràng, lại kết hợp với việc giám sát linh hoạt thì đương nhiên nhân viên sẽ cảm kích vị sếp của mình rất nhiều. Họ hiểu rằng dù sếp không thường xuyên trực tiếp làm việc với họ nhưng sếp vẫn luôn quan tâm và nắm bắt rõ tình hình phấn đấu của mọi người và dành phần thưởng cho những người xứng đáng. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp nhân viên của bạn không ngừng nỗ lực phấn đấu trong điều kiện tự lực, không nhận được sự điều hành trực tiếp của sếp. 

Quản lý nhân viên luôn là vấn đề khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu, hy vọng với những thông tin hữu ích trên đây phần nào giúp các nhà quản lý bớt đi một nỗi lo. Chúc mọi người luôn gặp nhiều thành công trong cuộc sống!