Hướng dẫn cách làm bảng chấm công giáo viên mới nhất

1. Tại sao cần có bảng chấm công cho giáo viên?

Hầu hết ở tất cả mọi doanh nghiệp, tổ chức hiện nay đều đang áp dụng hình thức bảng chấm công, chấm giờ làm cho nhân viên, trong đó ngành giáo viên cũng không ngoại lệ. Bảng chấm công là công cụ hỗ trợ cho các lãnh đạo và kế toán của tổ chức biết được hoạt động làm việc của mỗi cá nhân và từ đó có mức đánh giá và trả lương công bằng.

Mỗi bộ phận cần phải chấm công hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để đảm bảo đi làm đầy đủ theo quy định của tổ chức, sau đó bảng chấm công sẽ được lưu chuyển về phòng kế toán để tất toán lương cho mọi người.

Bảng chấm công cho giáo viên thực sự rất quan trọng và cần thiết. Nó vừa là động lực để giáo viên đến lớp đúng giờ, hoàn thành bài giảng và tiết dạy của mình, nó cũng vừa là một hình thức để giảm tình trạng giáo viên vào lớp muộn hay nhờ dạy thay,...

Thực tế, nhiều cơ sở giáo dục trên cả nước ngoài việc sử dụng bảng chấm công cho giáo viên như là một điều bắt buộc thì còn sử dụng thêm các ứng dụng chấm công. Điều này sẽ giảm khối lượng công việc cho phòng kế toán khi chỉ việc kê khai theo số ngày, số buổi giáo viên đi dạy. 

2. Các phương pháp chấm công được sử dụng phổ biến hiện nay

Tùy vào mỗi tổ chức giáo dục có cách vận hành và hoạt động khác nhau mà cách chấm công cho giáo viên cũng khác nhau. Từ đó, cũng có sự khác nhau trong bảng chấm công hiện nay, mặc dù sự khác nhau đó là không đáng kể.

Một số phương pháp chấm công cho giáo viên mà bạn có thể tham khảo ngay sau đây:

2.1. Chấm công cho giáo viên theo giờ

Đối với trường hợp chấm công cho giáo viên theo giờ, giáo viên tham gia giảng dạy được bao nhiêu giờ thì sẽ tính lương dựa trên bấy nhiêu thời gian. Yêu cầu mỗi giáo viên tham gia giảng dạy trước và sau khi kết thúc tiết học đều phải chấm công.

Cách thức chấm công sẽ dựa trên quy định của mỗi nơi, có thể là chấm công bằng máy, chấm công bằng cách quẹt thẻ từ hoặc chấm công theo phương pháp thủ công hay sẽ có nhân sự đi kiểm tra thực tế tham gia dạy học của mỗi giáo viên.

2.2. Chấm công cho giáo viên theo buổi đi dạy

Giáo viên sẽ thực hiện chấm công theo buổi đi làm, mỗi buổi sẽ thực hiện chấm công hai lần là trước và sau khi kết thúc công việc. Chấm công theo phương pháp này sẽ tương tự như phương pháp chấm công cho giáo viên theo giờ.

Tuy nhiên, giáo viên cần chấm công trước giờ vào dạy của tổ chức quy định chung cho trường học chứ không chỉ là trước giờ dạy của mình. Tương tự, khi chấm công ra về cũng thế, cần tuân thủ theo giờ giấc của tổ chức.

2.3. Chấm công cho giáo viên theo ngày

Chấm công theo ngày cho giáo viên cũng sẽ thực hiện tương tự như chấm công theo giờ hay chấm công theo buổi, tuy nhiên thực tế chấm công theo ngày thì ít được áp dụng trong các cơ sở giáo dục.

Bởi lẽ thời gian dạy học của giáo viên không như thời gian làm việc của công nhân viên chức là mỗi ngày đi làm đủ 8 tiếng, giáo viên sẽ đi dạy theo lịch phân công công việc đã được sắp xếp từ trước. Đôi khi giáo viên có lịch dạy cả ngày nhưng đôi khi lại dạy chỉ 1-2 tiết trong ngày hoặc không có tiết dạy nào.

Với ba phương pháp phổ biến trên, các cơ sở giáo dục sẽ phải xác định cách thức phù hợp với hoạt động vận hành của tổ chức để có phương thức chấm công phù hợp, đảm bảo được quyền, lợi ích và nghĩa vụ của mỗi người tham gia.

3. Cách tạo bảng chấm công giáo viên

Thông thường các nhân viên kế toán sẽ đảm nhiệm phụ trách công việc tạo bảng chấm công giáo viên. Các bảng chấm công thường được thiết kế trên file excel để tiện theo dõi và chia sẻ cho lãnh đạo cấp cao hơn.

Nội dung trong bảng chấm công thường có:

- Số thứ tự của giáo viên: Có số thứ tự nhằm xác định được số lượng giáo viên hiện tại của tổ chức giáo dục, đồng thời dễ dàng kiểm soát thông tin hơn.

- Tên giáo viên (ghi cụ thể phòng ban trực thuộc, ở đây là bộ môn trực thuộc của giáo viên)

- Mức lương cơ bản của giáo viên kèm theo chức bậc tương ứng.

- Danh sách các ngày trong tháng để thực hiện tích điểm danh chấm công theo ngày, giờ.

- Cột ghi tổng số ngày đi làm thực tế của giáo viên

- Cột ghi tổng số ngày nghỉ không lương, số ngày nghỉ phép có lương, ngày lễ, tết (nếu có)

- Cột ghi tổng số công lương của giáo viên sau khi đã cộng trừ các ngày nghỉ có trong tháng

Người đảm nhiệm quản lý bảng chấm công cho giáo viên sẽ thực hiện kiểm tra và điền thông tin đầy đủ theo ngày, giờ, tháng theo đúng quy định được giao. Cuối tháng, người phụ trách sẽ gửi lại bảng chấm công cho bên kế toán để xét duyệt và trả lương cho giáo viên.

Ngoài sử dụng bảng chấm công theo cách thủ công như trên, tổ chức còn có thể sử dụng ứng dụng chấm công để sát sao và kiểm soát tốt hơn thời gian làm việc của giáo viên thực tế.

Bên cạnh sử dụng phần mềm excel để tạo bảng chấm công cho giáo viên thì bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng khác để tạo bảng chấm công. Ưu điểm của excel là thông dụng, đơn giản và được nhiều người biết đến, tuy nhiên nhược điểm lại là tính bảo mật không cao, người dùng khác vẫn có thể thay đổi số liệu trong bảng.

4. Hướng dẫn cách chấm công dễ dàng

Công việc chấm công không quá khó, điều kiện tiên quyết là bạn nắm rõ được các ký hiệu chấm công. Người phụ trách chấm công giáo viên sẽ kiểm tra giáo viên có thực hiện đầy đủ công tác giảng dạy và điền thông tin tương ứng vào các ngày trong tháng.

Việc chấm công còn có thể sẽ phụ thuộc một phần vào giáo viên nếu như tổ chức giáo dục đấy sử dụng cách chấm công bằng vân tay, bằng thẻ từ,...

Một số ký hiệu chấm công cần thiết mà bắt buộc bạn phải nhớ:

- Ký hiệu bị ốm, xin nghỉ: Ô

- Ký hiệu xin nghỉ vì con bị ốm: CÔ

- Ký hiệu nghỉ vì lý do thai sản: TS

- Ký hiệu nghỉ chủ nhật: CN

- Ký hiệu nghỉ bù: NB

- Ký hiệu nghỉ nửa ngày không có lương: 1/2K

- Ký hiệu nghỉ không lương: N

- Ký hiệu ngừng việc: N

- Ký hiệu nghỉ phép: P

- Ký hiệu nghỉ nửa ngày vẫn tính phép: 1/2N

- Ký hiệu làm nửa ngày công: NN

Thực tế, quy định về ký hiệu này là không bắt buộc và không hoàn toàn giống nhau giữa các tổ chức. Tùy thuộc vào cơ chế và quy định mà các ký hiệu chấm công sẽ thay đổi ít nhiều. 

Vì vậy các ký hiệu được liệt kê trên đây chỉ mang tính chất tương đối, các bạn có thể tham khảo và chọn lựa ký hiệu phù hợp với tình hình chấm công của tổ chức.

Trên đây là một số chia sẻ thú vị của timviec365.vn về chủ đề bảng chấm công giáo viên mà bạn đang quan tâm.