Bạn biết cách lập bảng chấm công lái xe cho nhân viên chưa?

1. Lập bảng chấm công lái xe dựa trên các yếu tố nào?

Công nghệ thông tin hiện tại đã vô cùng phát triển, hầu hết các doanh nghiệp từ doanh nghiệp lao động phổ thông tới các doanh nghiệp lao động phức tạp, sử dụng trí óc thì đều sử dụng máy chấm công để tiện cho việc chấm công cũng như tính lương cho các nhân viên trong công ty. Việc sử dụng bảng chấm công lái xe thì khác gì đang quay lại thời kỳ lạc hậu? 

Cũng có rất nhiều doanh nghiệp lái xe đã lựa chọn thử cách chấm công thông qua máy chấm công. Nhưng sau thời gian sử dụng cũng có những bất cập nhất định. Bởi lái xe là công việc lưu động, không phải lúc nào họ cũng có thể hoàn thành công việc đúng giờ. Còn nhiều các yếu tố ngoại cảnh tác động tới quá trình làm việc như thời tiết, mật độ xe cộ trên đường, thời gian dừng chờ vật cản trên đường,... hoặc những đơn hàng cần phải bốc dỡ, chờ giao, chưa được hoàn thành thì làm sao họ có thể quay về công ty đúng giờ được. 

Đặc biệt với những người làm nhiệm vụ giao hàng, có những ngày họ sẽ có số đơn hàng ít, có những thời gian cao điểm, lượng hàng hóa lưu động đông, chắc chắn họ sẽ phải làm thêm giờ. 

Như tại một số cơ quan có tuyển dụng lái xe riêng để đưa công nhân viên chức làm việc và chở các tài liệu khi cần thiết. Thời gian làm việc của họ cũng không thể cố định, mỗi khi có việc đột xuất ngoài giờ làm việc, có khi họ vẫn được cử đi để làm nhiệm vụ. 

Việc chấm công thông qua máy chấm công với các đối tượng này khá khó khăn khi họ không thể cố định được thời gian làm việc, thường xuyên phải làm tăng ca nhưng không thể kiểm soát được. 

Với những người làm lái xe bus cho các doanh nghiệp lớn thì có thể sử dụng máy chấm công vì thời gian họ làm việc có thể sẽ gần chính xác với ca làm, họ thường cũng chỉ chạy đúng theo số chuyến quy định và chạy hết chuyến nếu đã đến giờ tan làm mà không cần đủ chuyến (do yếu tố khách quan - tắc đường). Nhưng với những doanh nghiệp nhỏ, ít nhân viên, lái xe gia đình và thời gian làm việc của nhân viên không cố định, thường xuyên làm việc thêm giờ thì việc sử dụng bảng chấm công lái xe là một phương pháp hiệu quả. 

2. Dựa trên thời gian làm việc để lập bảng chấm công

Để tạo bảng chấm công lái xe, người tạo bảng cần phải hiểu rõ thời gian làm việc hàng ngày của lái xe. 

Nếu doanh nghiệp chia 1 ngày làm 2 hoặc 3 ca làm việc thì bảng chấm công lái xe theo ca. Còn với những doanh nghiệp chỉ làm việc 1 ca trong ngày thì sẽ chỉ cần lập bảng chấm công nhân viên theo ngày. 

Cần phải có cột làm thêm giờ cho nhân viên lái xe trong một ngày nếu thời gian làm việc bị kéo dài. 

Ngoài ra, lái xe là công việc tốn nhiều phụ phí. Chính vì thế, doanh nghiệp có thể kết hợp trong bảng chấm công về các cột phụ phí như: phí xăng dầu, điện thoại, bến bãi, cầu đường và ăn uống. Nếu doanh nghiệp có thể cung cấp riêng cho nhân viên phương tiện và xăng dầu cùng điện thoại cá nhân thì có thể cắt giảm chi phí. 

3. Lập bảng chấm công lái xe 

Excel chính là phần mềm được lựa chọn để sử dụng nhiều nhất cho việc lập bảng chấm công lái xe tại các doanh nghiệp. Bảng chấm công sẽ có bố cục như sau: 

Mỗi nhân viên sẽ gồm 3 dòng theo số ca làm việc trong ngày, dòng thứ 4 sẽ là dòng để ghi thời gian làm thêm. 

Các cột gồm 31 ngày trong tháng được đánh số từ 1 đến 31. Các cột tiếp theo sẽ là: số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ phép có lương, số ngày nghỉ phép không lương, tổng công, tổng lương, chi phí phát sinh và lương thực nhận. 

Người lập bảng chấm công cần đổ màu cho các cột để dễ dàng phân biệt giữa các cột. Đối với các doanh nghiệp cho phép nhân viên nghỉ việc vào Chủ nhật thì có thể bôi màu khác biệt cho 4 ngày Chủ nhật trong tháng để phân biệt giữa các tuần. 

Người lập bảng chấm công cũng có thể sử dụng Google trang tính để thực hiện. Khi sử dụng ứng dụng này, nó sẽ đơn giản hơn, vì nó sử dụng tiếng Việt và các chức năng cũng đã rất rõ ràng, chỉ cần đọc hiểu là có thể thao tác được thay vì phải sử dụng nhiều công cụ như khi sử dụng excel. Tuy nhiên, cũng có một số chức năng bị hạn chế, nhưng gần như các bạn có thể lập được một bảng chấm công lái xe hoàn chỉnh chỉ với ứng dụng này. 

4. Hướng dẫn chấm công và tính công

4.1. Hướng dẫn nhân viên lái xe chấm công

Mỗi người lái xe chấm công cần thực hiện chấm công theo đúng ngày, đúng ca quy định. 

Các ký tự chấm công theo ngày cần được đồng nhất. Ví dụ như những ca làm việc thì đánh dấu “x”, những ca không làm việc thì bỏ qua. Với những ngày nghỉ phép thì ghi “P”. 

Thời gian làm việc thêm giờ được viết như sau: Nếu làm thêm 1 hoặc 2 giờ thì ghi số 1 hoặc 2. 

Trong trường hợp thực hiện công việc mà có những chi phí phát sinh như sửa chữa xe, phí gửi xe, cầu phà, đường xá,... thì cần điền thêm thông tin và hóa đơn hoặc bằng chứng chứng minh để được bên kế toán thanh toán sau khi tính lương. 

4.2. Hướng dẫn quản lý tính công nhân viên

Khi đã sử dụng bảng excel để chấm công, nhân viên quản lý tính công chỉ cần sử dụng hàm excel để tính công cho nhân viên thay vì đếm. 

- Nếu nhân viên đã đánh dấu “x” cho những ngày làm việc, sử dụng hàm Countif để tính được số công: Countif=(dải tính công, “x”)

Tương tự đối với số ngày nghỉ phép: Countif=(dải tính công,”P”)

- Tính tổng số thời gian làm việc thêm giờ của nhân viên như sau: 

Sum=(dải ô tính giờ)

Từ đó, sẽ nhân số công với số lương cứng thực tế và nhân số giờ làm việc với mức lương nhận được khi làm thêm 1 giờ để tính lương cho nhân viên. Nhân viên kế toán phải thực hiện tính các chi phí phát sinh mà nhân viên đã bỏ ra và cộng với tổng lương để ra kết quả cuối cùng là số lương thực nhận.

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho quý vị những thông tin hữu ích trong quá trình chuẩn bị bảng tính công lái xe. Chúc các bạn có sự lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.