Tìm hiểu về các kênh truyền thông nội bộ được doanh nghiệp sử dụng

1. Thế nào là các kênh truyền thông nội bộ? 

Các kênh truyền thông nội bộ có thể hiểu một cách đơn giản là các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc truyền thông nội bộ. Nhờ các công cụ đó mà việc truyền thông trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Có thể gọi kênh truyền thông bằng cái tên khác là phương tiện truyền thông. 

Có rất nhiều các loại kênh truyền thông nội bộ khác nhau. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng tất cả các kênh truyền thông ấy. Doanh nghiệp cần chọn lọc kênh truyền thông nào phù hợp nhất với nhân viên và tổ chức. Sau đó xây dựng một chiến lược truyền thông phù hợp với các kênh truyền thông đó. 

Mục đích của các kênh truyền thông nội bộ đó chính là kết nối giữa doanh nghiệp và nhân viên của họ. Thông qua việc kết nối ấy mà doanh nghiệp có thể truyền tải đi những gì mình muốn. Mặt khác, nhân viên cũng thông qua đó mà nắm được điều mình cần phải lưu ý, phải làm để phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp đề ra. 

2. Vai trò của các kênh truyền thông nội bộ 

2.1. Truyền đạt tầm nhìn, định hướng và văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên

Trên thực tế đã cho thấy một tổ chức thành công trong việc truyền thông nội bộ sẽ phát triển vô cùng lâu dài. Bởi lẽ, nhân viên trong tổ chức đó sẽ có khả năng hiểu được sự phát triển của công ty. Họ nắm được rằng công ty muốn mình làm gì hoặc công ty cần gì từ phía mình. Chính vì vậy mà bản thân nhân viên cũng có một hướng dẫn cụ thể để làm theo. Nói cách khác, nhân viên trong tổ chức như vậy sẽ biết mình làm việc vì mục đích gì? Mình làm để đạt được điều gì? Thông thường việc truyền thông nội bộ sẽ được xây dựng dựa trên chiến lược mà công ty đang theo đuổi. 

2.2. Xây dựng tinh thần tập thể trong doanh nghiệp

Một vai trò khác cũng lớn không kém đó chính là nó giúp xây dựng tinh thần đoàn kết và tập thể trong doanh nghiệp. Nhân viên và ban lãnh đạo đồng lòng để giải quyết vấn đề sẽ cho ra một kết quả tốt. Nhiều ví dụ đã chứng minh rằng tinh thần tập thể là một thứ rất khó để đánh bại. Tiêu biểu là Toyota với chính sách bảo vệ nhân viên, không sa thải nhân viên dù trong bất kỳ hoàn cảnh kinh tế khó khăn nào. Chính điều đó đã giúp Toyota vượt qua thời kỳ khủng hoảng và trở thành một ông lớn trên thế giới như bây giờ. 

2.3. Kích thích được tinh thần làm việc, cống hiến của nhân viên 

Thông thường, các kênh truyền thông nội bộ sẽ được xây dựng công khai và minh bạch. Chính vì vậy mà tất cả các nhân viên đều sẽ tiếp nhận được nó, không phân biệt vị trí nào, nếu có cũng là khác nhau ở nhiệm vụ của mỗi phòng ban. 

Thêm vào đó, việc thực hiện truyền thông doanh nghiệp ở các kênh cũng chứng tỏ lãnh đạo rất đề cao và quan tâm đến nhân viên. Vì sự quan trọng đó, các quản lý đã dành thời gian và công sức để nghiên cứu và phát triển các kế hoạch truyền thông nội bộ hợp lý cho nhân viên của họ. Lãnh đạo quan tâm nhân viên như vậy thì có lý nào nhân viên không cống hiến hết mình? 

Những điều đó chính là những cam kết vô hình mà những nhà lãnh đạo tài ba thường đề cập đến. Nếu như tìm hiểu sâu về ngành nhân sự thì bạn sẽ biết rằng tiền không phải là tất cả trong việc thúc đẩy nhân viên gắn bó với công ty. Đặc biệt là với các nhân viên giỏi, họ có thể đạt được mức lương cao ở bất kỳ đâu. Lúc đó, tiền không còn là yếu tố đóng vai trò quyết định để giữ chân họ nữa. Nếu như bị thu hút về tiền, thì khi được đề xuất một mức lương cao hơn, họ sẽ dễ dàng rời đi. 

2.4. Thu hút nhân sự mới 

Một trong những điều mà nhân viên ưu tiên trong quá trình tuyển dụng là môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp. Một công ty có văn hóa doanh nghiệp tốt và phù hợp sẽ là thứ mà bất kể nhân viên nào cũng yêu thích. 

Nhiều người thường nói rằng, tiền lương, thưởng mới là thứ lớn nhất để thu hút nhân sự tài năng. Điều đó không sai nhưng trên thực tế lại chưa phải hoàn toàn đúng. Tiền lương cao đúng là có thể thu hút được nhân sự giỏi, nhưng liệu họ có gắn bó lâu dài với công ty đó? Hãy thử tưởng tượng rằng bạn có một mức lương cao nhưng môi trường của công ty không phù hợp để làm việc. Điều này khiến mỗi lần đi làm của bạn là một lần mệt mỏi, áp lực. Như vậy bạn có đồng ý gắn bó lâu dài với công ty của mình? 

Khi bạn rơi vào hoàn cảnh đó, bạn mới nhận ra rằng là văn hóa doanh nghiệp và môi trường quan trọng đến thế nào. Vật chất có thể cam kết nhân sự gắn bó ngắn hạn, nhưng văn hóa doanh nghiệp và môi trường mới là thứ khiến con người ta đi đường dài. Khi trở nên nổi tiếng trong thị trường tuyển dụng thì công ty của bạn sẽ thu hút được rất nhiều ứng viên tiềm năng. 

Mà một điểm sáng trong việc thu hút nhân sự đó chính là sự nổi tiếng của công ty bạn không phải đến tử bất kỳ hình thức truyền thông nào. Mà đó chính là do các nhân viên hiện tại, nhân viên cũ đã nói tốt về công ty của bạn. 

Xem thêm: Cách xây dựng văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp

3. Ưu và nhược điểm của các kênh truyền thông nội bộ 

Có rất nhiều các kênh truyền thông nội bộ khác nhau nhưng trong bài viết này tôi sẽ hỗ trợ các bạn tìm ra ưu và nhược điểm của một vài phương pháp truyền thông nội bộ tiêu biểu nhất. 

3.1. Bảng tin 

Đây là một hình thức truyền thống, gần như xuất hiện từ sớm nhất trong các kênh truyền thông nội bộ. Ưu điểm lớn nhất của hình thức này đó là việc phổ biến cho nhân viên các thông tin liên quan đến công việc và tổ chức. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi nếu như đến bảng tin của công ty. Tuy nhiên, hiện nay hình thức này đã lỗi thời và không còn đạt được hiệu quả cao như trước đây. Phần lớn các công ty đã loại bỏ đi hình thức này vì nó không còn quá phù hợp. 

Nếu như muốn sử dụng bảng tin một cách hiệu quả thì bạn phải ưu tiên đặt chúng ở những nơi dễ nhìn nhất, nơi mà tất cả các nhân viên đều thuận tiện quan sát. Hầu hết các thông tin được gắn trên bảng tin sẽ được trình bày dưới dạng văn bản, ấn phẩm truyền thông… của doanh nghiệp. 

3.2. Mạng truyền thông nội bộ 

Thay thế cho bảng tin chúng ta có mạng truyền thông nội bộ. Mạng truyền thông nội bộ thực tế cũng có vai trò tựa như một bảng tin online, tuy nhiên tác dụng của chúng thì nhiều hơn thế. 

Điểm sáng lớn nhất của mạng truyền thông nội bộ chính là sự tiện lợi. Bởi ngày nay, hầu hết ai ai cũng sử dụng Internet, việc xây dựng mạng truyền thông nội bộ sẽ tạo điều kiện cho nhân viên cập nhật thông tin ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào. Họ sẽ không cần phải đi đến bảng tin thì mới có thể kiểm tra các thông tin của công ty. 

Thêm vào đó, nhân viên có thể tương tác trên mạng xã hội, từ đó thúc đẩy sự gắn kết giữa lãnh đạo và nhân viên. Các hình thức truyên thông nội bộ trên mạng truyền thông nội bộ khá đa dạng. Đó có thể là văn bản, hình ảnh, video, podcast… Đồng thời các chủ đề thảo luận cũng đa dạng hơn rất nhiều. 

3.3. Cuộc họp, team building định kỳ 

Các cuộc họp gần như không thể thiếu trong quá trình truyền thông nội bộ. Thông qua kênh truyền thông nội bộ này, mọi thứ sẽ được diễn ra theo hình thức trực tiếp. Cứ sau một khoảng thời gian định kỳ thì các cuộc họp sẽ được diễn ra. Tuy nhiên, lãnh đạo cũng có thể mở các cuộc họp bất chợt nếu cảm thấy cần thiết. 

Mục đích của các cuộc họp đó chính là đánh giá về tình hình thực hiện công việc từ đó đưa ra các phương án và đề xuất cho giai đoạn tới. Thông qua các cuộc họp, lãnh đạo có thể phổ biến về chiến lược, về mục tiêu hoạt động, cung cấp cho nhân viên tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. 

Tóm lại, mỗi phương thức đều sẽ có tác dụng riêng của chúng. Muốn các kênh truyền thông nội bộ hoạt động hết công suất thì lãnh đạo phải biết lúc nào thì nên dùng kênh này, khi nào thì nên sử dụng kênh khác. Hãy cân nhắc và lên kế hoạch thật kỹ càng cho các kênh truyền thông nội bộ.