[Hướng dẫn] Cách để email tuyển dụng phát huy hiệu quả tối đa

1. Nhu cầu tuyển dụng nhân sự hiện nay

Nhu cầu tuyển người tài, người phù hợp cho công ty của mình luôn là vấn đề đau đầu đối với quản lý nhân sự.

Hiện nay trong thời đại công nghệ số phát triển, việc liên lạc giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên với nhau hầu hết thông qua trao đổi email. Vì thế không ai có thể phủ nhận vai trò của email trong công tác tuyển người. Tuy vậy, nếu viết email không tốt, bạn sẽ không nhận được phản hồi như mong muốn. Làm thế nào để tăng độ hiệu quả cho email tuyển dụng? Hôm nay, timviec365.vn sẽ gợi ý một số cách để email tuyển dụng phát huy hiệu quả tối đa. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng cho chính công tác tuyển dụng của công ty bạn.

Xem ngay: Tổng hợp các lỗi nhà tuyển dụng cần tránh khi viết mô tả công việc

2. Tầm quan trọng của email tuyển dụng

2.1. Đối với nhà tuyển dụng

Email tuyển dụng là công cụ hữu ích để trao đổi, chia sẻ cho ứng viên biết thêm về công ty, công việc, giúp lên các lịch hẹn, thảo luận thời gian, địa điểm và những yêu cầu khi ứng viên tham gia ứng tuyển…

Việc trình bày và sử dụng các công cụ hỗ trợ thật hiệu quả trong email có ý nghĩa rất lớn đến thành công của kỳ tuyển dụng. 

2.2. Đối với ứng viên

Đối với ứng viên email tuyển dụng là cầu nối giúp trao đổi với công ty mình ứng tuyển, mọi vấn đề thắc mắc sẽ được giải quyết thông qua email tuyển dụng trước khi tham gia phỏng vấn trực tiếp.

Không chỉ nhà tuyển dụng mà các ứng viên cũng nên sử dụng email liên lạc của mình sao cho phù hợp với công việc và vị mình tham gia ứng tuyển.

Timviec365.vn giải đáp giúp bạn: Vị trí trưởng phòng nhân sự làm những gì?

3. Cách để email tuyển dụng phát huy hiệu quả tối đa

Hãy cùng timviec365.vn khám phá những cách để email tuyển dụng phát huy hiệu quả tối đa mà bất kỳ ai, bất kỳ công ty nào cũng có thể áp dụng.

3.1. Tận dụng các phương tiện trong tuyển dụng nhân sự

Để có thật nhiều đơn đăng ký ứng tuyển, công việc đầu tiên của mỗi nhà tuyển dụng cần làm là công bố rộng rãi vị trí cần tuyển dụng của mình. Các trang mạng xã hội, các website uy tín, những mối quan hệ tốt… đều là các nguồn tìm ứng viên phổ biến nhất. Bạn hãy tận dụng chúng thật hiệu quả nhé.

Đừng bỏ lỡ: Cách đăng tin tuyển dụng nhân sự hấp dẫn người tìm việc

3.2. Bố cục của một email tuyển dụng hiệu quả 

Sau vòng xét duyệt hồ sơ, nhà tuyển dụng cần gửi đến các ứng viên của mình thư mời phỏng vấn hoặc email trao đổi (có thể là thư cảm ơn hoặc một vài yêu cầu thêm nào đó). 

Vậy trong ‘’thư mời phỏng vấn‘’, ‘’email trao đổi’’ bạn cần viết như thế nào để tăng tính hiệu quả?

Một bố cục thường được sử dụng nhất sẽ như sau:

- Đầu tiên, chắc chắn bạn cần có lời cảm ơn ứng viên đã tham gia ứng tuyển với công ty.

- Tiếp đó bạn nên vào thẳng vấn đề và nêu lên nội dung chính của bức thư. Nếu đủ tiêu chuẩn bạn sẽ mời ứng viên tham gia phỏng vấn với thời gian và địa điểm đính kèm. Nếu cần có thêm một vào thủ tục, bạn hãy nên rõ với ứng viên kèm thời gian hoàn thành…

- Sau đó thường sẽ là yêu cầu xác nhận khi đọc được email.

- Gửi thêm chi tiết về công ty hay lĩnh vực tham gia ứng tuyển, một vài thông tin hữu ích về công việc và công ty sẽ giúp ứng viên tin tưởng hơn về nắm rõ được công việc của họ trong công ty.

- Bạn cần trình bày thật khoa học, có thiết kế rõ ràng, các biểu tượng như logo công ty, website… cũng nên được thêm vào email...

Trên đây là bố cụ thường dùng nhất của một email trả lời hồ sơ ứng tuyển. Tiếp tục theo dõi để xem những phương pháp giúp tăng độ hiệu quả của email tuyển dụng nhé.

Khám phá: Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả nhất

3.2. Tăng hiệu quả của email tuyển dụng với phương pháp trình bày bắt mắt.

Việc đầu tư vào khâu thiết kế, trình bày email là cực kỳ cần thiết. Bạn sẽ càn sử dụng email này cho nhiều trường hợp, vì công ty đâu chỉ tuyển người một lần.

Thể hiện logo công ty thật đẹp, thêm những hình ảnh gợi cảm giác tích cực có liên quan đến vị trí công việc tuyển dụng. Hãy thuê những người có chuyên môn làm việc này, vì họ biết các thiết kế sao cho phù hợp nhất.

Lưu ý : không nên quá nhồi nhét hình ảnh, hãy làm sao cho email của bạn ấn tượng và để lại trong lòng người đọc sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của công ty bạn.

3.3. Trả lời email phản hồi của ứng viên trong thời gian ngắn nhất có thể

Việc phản hồi lại ứng viên trong thời gian ngắn nhất có thể giúp cho ứng viên cảm thấy mình quan trọng và có được sự liên tục trong việc trao đổi thông tin giữa hai bên.

Tuy nhiên, trong hầu hết trường hợp nhà tuyển dụng không thể trả lời luôn được email hồi đáp của ứng viên, nhưng bạn cũng không nên để quá lâu, hãy cố gắng trả lời ngay trong vòng 24h.

Đọc ngay: Trọn bộ mô tả công việc của chuyên viên tuyển dụng bạn nên biết!

3.4. Sử dụng những công cụ hỗ trợ để tăng hiệu quả của email tuyển dụng

Hiện nay có nhiều nhà phát hành đưa ra các ứng dụng hiệu quả cho việc phản hồi tự động các email tuyển dụng.

Là một quản lý tuyển dụng bạn cần nghiên cứu, tìm hiểu và sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ cho việc tuyển dụng như tool (công cụ) trả lời email tự động, công cụ giúp gửi email đồng loạt…

3.5. Tăng hiệu quả của email tuyển dụng bằng cách các nhân hóa email

Cá nhân hóa email luôn là lựa chọn đơn giản giúp mang lại hiệu quả cao trong email tuyển dụng. Dựa vào tâm lý mong muốn mình quan trọng và đặc biệt trong mắt người khác. Mỗi người chúng ta đều cảm thấy như nhà tuyển dụng để tâm đến hồ sơ của riêng mình, thêm tên riêng của ứng viên, thêm một vài đặc điểm nổi bật mà ứng viên trình bày trong CV sẽ giúp email tuyển dụng của bạn đạt được hiệu quả cao hơn.

3.6. Định dạng email phù hợp cho các thiết bị di động thông minh

Với tốc độ phát triển hiện nay, điện thoại thông minh là vật dụng không thể thiếu với mỗi chúng ta. Hầu hết mọi người sử dụng điện thoại thông minh để xử lý và quản lý công việc. Đặc biệt là nhận và trả lời email.

Định dạng email của bạn thật phù hợp, sao cho người đọc có thể dễ dàng đọc và phản hồi trên smartphone của họ là một điều bắt buộc cho mỗi email tuyển dụng. Bạn đừng bỏ qua phần này nhé, nó rất quan trọng đấy.

3.7. Sử dụng email để tuyển dụng nhân sự

Đây là một phương pháp tuyển dụng thường được dùng khi bạn có nguồn data tiềm năng, sau khi phân tích nhu cầu tìm việc 24h của ứng viên, bạn sử dụng email để tuyển dụng.

Khi đó email của bạn cầu có đầy đủ thông tin về công việc và công ty. Một bản tóm tắt nội dung công việc cũng như công ty tuyển dụng được trình bày khoa học sẽ gây được ấn tượng với các ứng viên, đừng quên thêm thông tin về mức lương thưởng, môi trường làm việc, những ưu đãi, quyền lợi mà ứng viên có thể nhận được khi tham gia và công ty... Đây là một dạng email khá khó vì thế bạn cần nghiên cứu và thiết kế tốt sao cho ứng viên có cái nhìn tổng quan nhất về công việc.

Hãy sử dụng linh hoạt những phương pháp nêu trên, cập nhật thông tin ứng viên thường xuyên để mang lại hiệu quả cao nhất trong tuyện dụng nhân sự.

Và trên đây là những gợi ý cách để email tuyển dụng phát huy tối đa hiệu quả, sau khi đọc xong tôi tin chắc rằng bạn đã tiếp thu được thêm vốn kiến thức cần thiết để áp dụng vào công tác tuyển dụng của công ty mình.

Nếu bạn muốn tìm được các ứng viên sáng giá cho vị trí công việc còn đang thiếu sốt ở công ty mình, hãy tham khảo và vận dụng hiệu quả các phương pháp kể trên. Chúc bạn sớm tìm được ứng viên phù hợp.