[Giải đáp] Vị trí trưởng phòng nhân sự làm những gì?

1. Trưởng phòng nhân sự - họ là ai? 

Nếu điểm qua những vị trí trong những tập đoàn lớn đến những doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ thường xuyên nghe đến một vị trí đa di năng. Những người chịu trách nhiệm chính cho nguồn lực con người, gắn kết giữa các vị trí, bộ phận trong doanh nghiệp lẫn tạo những ấn tượng tốt với khách hàng lần đầu đến doanh nghiệp. Không ai khác, họ chính là trưởng phòng nhân sự hay HR Manager. Được ví như “bảo mẫu” của doanh nghiệp, trưởng phòng nhân sự là ngọn cờ đầu cho khối văn phòng và chịu trách nhiệm quản lý các mảng công việc liên quan đến nhân sự bao gồm các chính sách tuyển dụng, đào tạo đến những đảm bảo những quyền lợi của công nhân viên.

Nếu như chuyên viên đối ngoại đảm nhiệm toàn bộ công việc liên quan đến các mối quan hệ bên ngoài như gặp gỡ, trao đổi, tương tác, truyền bá văn hóa doanh nghiệp thì chân dung trưởng phòng nhân sự được mô tả là kết nối, đem những cá thể của doanh nghiệp lại gần nhau hơn, "hô biến" những phòng ban tỏng doanh nghiệp thành một thể thống nhất...đồng thời là họ vẫn là người điều hành quá trình giải đáp những thắc mắc, chăm sóc cá nhân nhân viên công ty một cách kỹ lưỡng nhất.

Trưởng phòng nhân sự cũng là người đi đầu trong hoạt động xây dựng, quản lý văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở vị trí trưởng phòng, các HR Manager thiên về hoạt động quản lý, theo dõi. Trong đó, tập trung vào 4 mảng lớn bao gồm: Quản lý tuyển dụng trong công ty, quản lý đào tạo đội ngũ nhân sự mới và cũ, nẵm rõ và quản lý chính sách phúc lợi cho công nhân viên đồng thời, đưa ra những định hướng, thay đổi, bổ sung nguồn nhân lực như kế hoạch, chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Việc làm nhân sự cấp cao

Tính đến thời điểm hiện tại, dù là bộ phận nội chính, không tạo ra trực tiếp sản phẩm hay lợi nhuận cho doanh nghiệp, nhưng với vai trò của mình, trưởng phòng nhân sự được đặt ngang hàng với những vị trí còn lại như trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng kinh doanh...để tạo ra cấu trúc vững chắc chắn trong doanh nghiệp. Trongthời buổi các doanh nghiệp đầu tiên trên thế giới vừa ra đời,  hành chính và nhân sự chưa được tách ra làm bộ phận độc lập, thậm chí bị gộp và ghép vào luôn với bộ phận hành chính, chỉ chuyên khâu đảm nhiệm các giấy tờ, quyết định từ cấp trên đến tiền lương và chịu trách nhiệm cho những chế độ đãi ngộ, phúc lợi.

Đôi khi, họ cũng chịu trách nhiệm đón tiếp khách hàng khi lãnh đạo có việc đột xuất. Lẽ vì vậy mà hiện nay, trong nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chúng ta vẫn bắt gặp cách gọi bộ phận nhân sự là một trong những chủ thể thuộc về khối hành chính - văn phòng. Tuy nhiên, những tên gọi lẫn nhiệm vụ này được khu biệt hoàn toàn trong thời điểm lên ngôi của nguồn nhân lực. Vai trò đẩy mạnh chiêu mộ nhân viên chất lượng, phù hợp với văn hóa cũng như sự phát triển của công ty, bộ phận nhân sự nói chung và trưởng phòng nhân sự nói riêng dần được tiếp quản thêm hai nhiệm vụ cực kỳ quan trọng trong khâu tuyển dụng và đào tạo thành viên của công ty. Trưởng phòng nhân sự đứng đầu những cuộc phỏng vấn với ứng viên với vai trò là người “cầm cân nảy mực”, hỏi đảm nhiệm khâu đánh giá, chất lượng của ứng viên đầu vào và người quyết định những chính sách đào tạo nhân viên mới. Bên cạnh đó, họ cũng là “hậu duệ”của người đứng đầu phòng hành chính -văn phòng khi giám sát “quân số” trong công ty, sự phát triển của các thành viên, sát xao với việc lý và điều chỉnh những mối quan  hệ...được thông báo cụ thể từ cấp dưới. 

Trong bối cảnh bùng nổ của kinh doanh, sự mở rộng quy mô không ngừng của doanh nghiệp, tính chuyên biệt và đa di năng của trưởng phòng nhân sự còn thể hiện trong việc quản lý các kế hoạch kinh doanh tích hợp với các kế hoạch về chiêu mộ, bồi dưỡng nhân sự dài hạn. HR Manager nắm vai trò cực kỳ quan trọng và trở thành mơ ước việc làm cực kỳ hấp dẫn cho những tín đồ của công việc nhân sự, hành chính, có năng lực quản lý con người tốt. Vậy một ngày làm việc của trưởng phòng nhân sự được miêu tả như thế nào? Chúng ta hãy cùng đi sâu hơn để khám phá ngay sau đây nhé. 

Việc làm HR Manager

2. Vị trí Trưởng phòng nhân sự làm những gì?

Dù đã phác thảo chân dung của HR Manager, thế nhưng để có thể nói cụ thể hơn về mô tả  công việc của Trưởng phòng nhân sự làm những công việc gì, những nội dung sau đây sẽ là bản mô tả đầy đủ cho bạn. Dựa trên bản phân công nhiệm vụ, lãnh đạo của phòng nhân sự sẽ đảm nhiệm cơ bản 2 vai trò quan trọng bao gồm: Quản lý con người và quản lý tổ chức.

2.1. Quản lý con người 

Như đã nhấn mạnh ở trên, trong mục quản lý con người, trưởng phòng nhân sự cũng sẽ được chia nhỏ làm hai nhiệm vụ cơ bản giám sát, chủ quản khâu tuyển dụng và chiêu mộ nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Ngay cả doanh nghiệp startup hay những thương hiệu đình đám thì con người bao giờ những giữ vị trí vô cùng quan trọng và quyết định đến sự thành bại. Dĩ nhiên, điều này chỉ đúng với những ứng viên cực kỳ chất lượng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Tuy vậy, quá trình tuyển dụng không đơn giản là đăng tin bài lên nhóm hay kêu gọi cộng đồng người tìm việc đến công ty tìm việc bằng mạng xã hội bằng những mẩu “status” mà phải tuân theo một quy trình chặt chẽ.

2.1.1. Chịu trách nhiệm tuyển dụng

Trong tuyển dụng, quản lý nhân sự trong doanh nghiệp sẽ là người kiểm soát, chịu trách nhiệm hoặc giao phó cho chuyên viên tuyển dụng tại doanh nghiệp đáng ứng một số công việc cụ thể sau đây:

+ Đánh giá, đưa ra đề xuất về nhu cầu tuyển dụng.

+ Thu hút tuyển dụng qua xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu tuyển dụng

+ Viết bản mô tả công việc và tin tuyển dụng cho các vị trí

+ Phỏng vấn và tuyển dụng ứng viên

+ Quản trị hồ sơ tuyển dụng 

Người tìm việc

Nắm vai trò là giám đốc “nội chính”, trưởng phòng nhân sự là “cận thần” thân tín của Ban giám đốc để tham mưu, thông báo những chiến lược sắp tới doanh nghiệp. Do vậy, họ là người rõ hơn ai hết những vị trí tiêu chuẩn cần kíp bổ sung nhân lực để đảm bảo quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên suôn sẻ. Từ đó đề xuất vị trí, số lượng nhân viên cần tuyển dụng. 

Để hút được nhân lực, không phải là nhân viên phòng nhân sự mà trường phòng sẽ trực tiếp thảo ra những JD - bản mô tả công việc cụ thể của từng ứng viên trong doanh nghiệp và sau đó, ứng dụng những kênh trực tuyến hay truyền thống của doanh nghiệp để đăng tuyển. Tại nhiều công ty tuyển dụng  đa dạng vị trí, Trưởng phòng nhân sự cũng sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phận quảng cáo, thương hiệu của công ty hay bên ngoài để tiến hành chạy quảng cáo trên mạng xã hội nhằm tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp. Đối với những công ty có quy mô lớn và hoạt động bài bản, quá trình tuyển dụng nhân viên, không thể thiếu đi hình bóng của trưởng phòng nhân sự, đặc biệt ở những vị trí “đinh” trước khi ứng viên “giáp mặt” trực tiếp CEO hay giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp. 

Ở một số vị trí quan trọng, trưởng phòng nhân sự sẽ trực tiếp lọc hồ sơ, CV ứng viên và cũng như làm “ban giám khảo chính” trong màn phỏng vấn, hỏi đáp tuyển dụng để đảm bảo rằng, ứng viên thực sự phù hợp với văn hóa và yêu cầu như doanh nghiệp cần. Toàn bộ thông tin và hồ sơ ứng viên đến ứng tuyển cũng sẽ được lưu tại phòng nhân sự và chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp cho những giấy tờ này để thuận tiện cho quá trình kiểm tra đối chiếu hồ sơ sau này. 

2.1.2. Quản lý đào tạo, đánh giá nguồn nhân lực

Bên cạnh mảng tuyển dụng, trưởng phòng nhân sự là người kiêm nhiệm khâu quản lý đào tạo và thẩm định nguồn nhân lực sau đào tạo biểu hiện ở việc đề xuất các kế hoạch đào tạo với ban lãnh đạo công ty, tổ chức, lên địa điểm đào tạo, hỗ trợ kiểm tra đầu vào của ứng viên cũng như kiểm tra chất lượng của quá trình đào tạo tại công ty như thế nào. Nếu ứng viên đáp ứng đủ điều kiện cho tiến hành ký hợp đồng thử việc.

2.2. Quản lý về cơ cấu tổ chức

2.2.1. Tham gia vào khâu lãnh đạo doanh  nghiệp

Không phải ngẫu nhiên mà một trưởng phòng nhân sự lại dược  ví với vai trò của một “bảo mẫu”. Trưởng bộ phận HR không những là cầu nối giữa các bộ phận mà còn là những người tham gia trực tiếp vào khâu lãnh đạo, là cánh phải đắc lực của lãnh đạo doanh nghiệp lẫn những khách hàng lớn của doanh nghiệp bởi việc chia sẻ cung cấp toàn bộ những thông tin, chính sách của công ty, văn hóa doanh nghiệp, yêu cầu về nhân lực, quy trình tuyển dụng, chọn lọc nhân sự. Trưởng phòng nhân sự sẽ trực tiếp cung cấp những thông tin này một cách đầy đủ nhất. 

Việc làm trưởng phòng nhân sự

2.2.2. Phát triển, truyền bá văn hóa, doanh nghiệp

Trưởng phòng nhân sự có thể không trực tiếp tham gia xây dựng văn hóa doanh nghiệp, song họ là người trực tiếp góp ý cho văn hóa đó phát triển và truyền bá văn hóa này trong quá trình chiêu mộ và đào tạo ứng viên. Bởi lẽ, họ là người hiểu rõ nhất vấn đề này. 

2.2.3. Chịu trách nhiệm lương, thưởng, chế độ đãi ngộ

Dĩ nhiên, trong một doanh nghiệp lớn, một trưởng phòng nhân sự sẽ không thể kiêm hết toàn bộ khâu làm bảng lương, chấm công, thưởng, chăm sóc toàn bộ nhân viên trong công ty bởi việc đề ra những chính sách đãi ngộ hấp dẫn và phù hợp với từng cá nhân...Họ có thể phân công cho nhân viên dưới quyền, song là người trực tiếp quản lý, đánh giá hiệu quả của nhân viên...trước khi những chính sách, giấy tờ, chế độ liên quan có hiệu lực thi hành.

Làm việc với con người, chưa bao giờ là dễ dàng, để lên chức trưởng phòng nhân sự tại doanh nghiệp là cả một quá trình phấn đấu dài, học tập, trau dồi phát triển bản thân, đa di năng để giải quyết vấn đề hiệu quả nhất. Để có thể đảm nhiệm, vị trí trưởng phòng nhân sự, ngoài năng lực quản lý, khả năng giải quyết vấn đề...bạn cần thiết một số tố chất quan trọng như  tố chất lãnh đạo, sự đa di năng và biết việc để làm để giải quyết công việc nội chính một cách hiệu quả nhất.

Tìm việc làm

Hi vọng những thông tin trên đây xoay quanh chủ đề vị trí Trưởng phòng nhân sự làm những công việc gì sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn. Bài viết này không chỉ giúp các doanh nghiệp có thể tuyển dụng cho một được một cộng sự tốt về nhân sự mà còn hỗ trợ những ai là tín đồ của ngành này có một cái nhìn đầy đủ hơn nghề mơ ước của mình. Chúc các bạn thành công.