Quay lại

Bật mí quy trình và cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả nhất

Tác giả: Nguyễn Thị Thu Huyền - 18/01/2022

Đối với các doanh nghiệp xây dựng, hồ sơ giấy tờ là một trong những thành phần quan trọng luôn được các nhà quản lý chú trọng trong việc lưu trữ. Tuy nhiên để lưu trữ một cách hiệu quả những yếu tố quan trong này thì không phải là điều mà ai cũng nắm rõ cho mình. Vậy cách lưu trữ hồ sơ xây dựng là gì? Quy trình thực hiện và những lưu ý khi lưu trữ sẽ ra sao? Cùng tìm ngay cho mình câu trả lời thông qua những chia sẻ trong phạm vi bài viết sau của timviec365.vn nhé!

1. Tại sao phải lưu trữ hồ sơ xây dựng?

Trong hoạt động vận hành của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp ngành nghề xây dựng nói riêng, có rất nhiều những loại hồ sơ cần được lưu trữ để phục vụ quá trình làm việc. Một số hồ sơ đặc biệt quan trọng và không thể làm mất có thể kể đến như là giấy tờ, bản vẽ hoàn thành của công trình, hồ sơ thiết kế công trình, bản ký duyệt dự án thi công, báo cáo về kinh tế, chi phí, giấy tờ liên quan đến việc thẩm định, thiết kế,... Ngoài ra thì cũng có những tài liệu hồ sơ được thể hiện dưới dạng khác như ghi âm, băng đĩa để có thể lưu lại thông tin quan trọng của toàn bộ tiến trình thi công xây dựng.

Trên thực tế, dù công trình xây dựng bạn đang đảm nhận đã hoàn thành xong hay chưa  thì thì những giấy tờ của toàn bộ quá trình đó đều có ý nghĩa rất quan trọng. Bạn sẽ không thể đoán trước được những tình huống phát sinh cần đến những giấy tờ cần thiết. Nếu không được lưu trữ một cách cẩn thận và đảm bảo an toàn thì rất có thể những trường hợp đó sẽ gây bất lợi cho quá trình làm việc của bạn. Vậy cách lưu trữ hồ sơ xây dựng sẽ được thực hiện như thế nào?

Tại sao phải lưu trữ hồ sơ xây dựng
Tại sao phải lưu trữ hồ sơ xây dựng

2. Bật mí quy định và cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

2.1. Quy định về việc lưu trữ hồ sơ xây dựng mà bạn cần quan tâm

Căn cứ vào Thông tư của Bộ Nội Vụ về việc bảo quản hồ sơ của các cơ quan tổ chức thì việc lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp xây dựng sẽ cần đảm bảo một số quy định về thời gian. Một số hồ sơ xây dựng có thời gian lưu trữ vĩnh viễn đó là hồ sơ văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của cơ quan, ngành; hồ sơ công trình xây dựng cơ bản,... Ngoài ra còn có những loại hồ sơ có thời gian lưu trữ ngắn hơn (10 năm, 15 năm,...). Khi các doanh nghiệp tìm hiểu về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng thì nên tìm hiểu đối với từng loại hồ sơ để lưu trữ một cách phù hợp.

Quy định về việc lưu trữ hồ sơ xây dựng mà bạn cần quan tâm
Quy định về việc lưu trữ hồ sơ xây dựng mà bạn cần quan tâm

2.2. Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

2.2.1. Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ

Đối với việc lưu trữ hồ sơ xây dựng thì việc đầu tiên các doanh nghiệp cần thực hiện đó là xây dựng một quy trình lưu trữ bài bản. Quy trình này cần tạo dựng và xác định được các yếu tố như là phương pháp lưu trữ, cách thức để cập nhật, phân loại, bảo quản tài liệu. Thông báo, phổ biến cũng như hướng dẫn quy trình lưu trữ đến nhân viên hoặc người phụ trách để họ trực tiếp thực hiện. Cuối cùng là thường xuyên theo dõi, cập nhật để bổ sung, kiểm tra những thông tin liên quan đến hồ sơ xây dựng.

2.2.2. Phân loại hồ sơ xây dựng cần lưu trữ

Như đã nhắc đến ở trên thì có rất nhiều những loại giấy tờ hồ sơ mà các doanh nghiệp xây dựng cần lưu trữ. Trước khi thực hiện công việc này thì  các doanh nghiệp cần phân loại một cách rõ ràng, cụ thể từng hồ sơ để cất giữ một cách khoa học.

Ban có thể phân chia hồ sơ xây dựng theo nhiều yếu tố và tính chất đặc trưng của hồ sơ. Một số cơ sở để phân loại có thể kể đến như là phân loại hồ sơ theo dự án, phân loại hồ sơ theo chủ đề, phân loại hồ sơ theo thời gian,...

Phân loại hồ sơ xây dựng cần lưu trữ
Phân loại hồ sơ xây dựng cần lưu trữ

Sau khi đã sàng lọc và sắp xếp từng loại cụ thể thì bạn cần sắp xếp chúng vào những bìa đựng phù hợp. Ghi chú một cách rõ ràng ở bên ngoài tập hồ sơ để lúc tìm kiếm dễ dàng hơn. Sắp xếp hồ sơ vào những hộp hoặc thùng có nắp đậy hoặc để lên tủ, kệ một cách hợp lý.

Với những giấy tờ thường xuyên cần đến trong quá trình hoạt động thì bạn có thể để ở phí ngoài để dễ truy xuất. Còn đối với những giấy tờ phải lưu trữ trong thời gian dài và ít khi sử dụng thì bạn nên bảo quản ở bên trong và sắp xếp chúng chung một chỗ.

2.2.3. Lựa chọn địa điểm và cách thức lưu trữ hồ sơ xây dựng

Địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả. Bạn có thể lựa chọn những văn phòng riêng biệt để lưu trữ và sử dụng những tủ hồ sơ với nhiều ngăn khác nhau. Khi sắp xếp bạn cũng cần lưu ý đến phương pháp sắp xếp sao cho khoa học và hiệu quả nhất. Trong trường hợp nếu bạn không có đủ diện tích để cất giữ và lưu trữ thì bạn có thể sử dụng những công cụ khác như kệ treo tường, tủ nhỏ, kệ,... để tiết kiệm không gian.

 Lựa chọn địa điểm và cách thức lưu trữ hồ sơ xây dựng
Lựa chọn địa điểm và cách thức lưu trữ hồ sơ xây dựng

Khi lưu trữ hồ sơ xây dựng, người thực hiện cũng cần tạo lập danh mục hồ sơ với những danh sách cụ thể để thuận lợi cho quá trình tìm kiếm sau này. Thực hiện sao lưu trên máy tính để tránh những trường hợp mất mát hồ sơ giấy tờ không đáng có.

Xem thêm: Thông tin chi tiết liên quan đến hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công

3. Một số lưu ý trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

Lưu trữ hồ sơ giấy tờ là một công việc quan trọng và không thể bỏ qua đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng nói riêng. Trong quá trình này, người thực hiện cần lưu ý một số vấn đề để có thể làm việc một cách hiệu quả.

Đầu tiên bạn nên thêm số thứ tự và ghi chú đầy đủ dán nhãn cho tài liệu để làm dấu hiệu trong quá trình tìm kiếm. Đối với các doanh nghiệp có số lượng dự án lớn thì còn cần có cho mình những phương pháp hủy hồ sơ xây dựng để tránh việc lưu trữ trở nên quá tải.

Một số lưu ý trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng
Một số lưu ý trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

Việc lưu trữ thủ công này tuy quen thuộc nhưng lại phát sinh ra một số vấn đề không đáng có đó là về mức độ bảo mật và an toàn của hồ sơ. Để giải quyết được vấn đề này, các doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý công trình miễn phí trong quá trình lưu trữ và kiểm soát hồ sơ xây dựng.

Một cái tên mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn đó chính là phần mềm Quản lý công trình 365. Đây là một sản phẩm  công nghệ tiên tiến, được sản xuất riêng biệt cho ngành nghề xây dựng. Tích hợp tất cả những tính năng ưu việt, sự liên kết, đồng nhất thông tin cùng với một giao diện vô cùng thân thiện và cung cấp hoàn toàn miễn phí. Chắc chắn, phần mềm này sẽ không khiến cho người dùng thất vọng khi quyết định lựa chọn và sử dụng cho mình.

phần mềm quản lý công trình
Sử dụng phần mềm quản lý công trình

Trên đây là những chia sẻ về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng dành cho bạn. Với những thông tin trên, chúng tôi hy vọng bạn đã tìm ra cho mình được phương pháp để lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả. Đừng quên theo dõi và ghé thăm timviec365.vn để có được những thông tin bổ ích khác nhé!

Quy trình cùng những quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng

Bạn đang muốn tìm hiểu thông tin về việc quản lý chất lượng công trình trong hoạt động xây dựng? Bỏ túi ngay cho mình những chia sẻ trong bài viết sau đây để giải đáp thắc mắc một cách thỏa đáng!

Quản lý chất lượng công trình xây dựng

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype