Bỏ túi quy trình thu hồi công nợ hiệu quả nhất từ trước đến nay!

1. Quy trình thu hồi công nợ là gì?

Công nợ là một thuật ngữ quá quen thuộc với đời sống của chúng ta, đặc biệt là đối với những bạn đang theo đuổi ngành kế toán. Công nợ trong doanh nghiệp được chia thành hai loại, đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả, mỗi loại sẽ có đặc điểm cũng như tính chất khác nhau. Công nợ phải thu là những khoản nợ chưa thu được từ khách hàng, thông qua việc bán dịch vụ/ sản phẩm hoặc đầu tư tài chính. Còn công nợ phải trả là các khoản mà doanh nghiệp chưa thanh toán sau khi sử dụng những dịch vụ/ sản phẩm. Vậy quy trình thu hồi công nợ là gì?

Các bạn có thể liên hệ với khái niệm của công nợ phải thu để có được lời giải đáp. Là quá trình mà doanh nghiệp sẽ tiến hành thu hồi lại những khoản nợ chưa thu được. Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình chuẩn để thực hiện nghiệp vụ này khác nhau. Tuy nhiên theo lời khuyên của các chuyên gia đầu ngành thì các doanh nghiệp nên áp dụng 7 bước: Hạn chế công nợ khó đòi; Xác định số tiền tối thiểu cần đòi từ mỗi khách nợ; Phân loại khách nợ; Chọn người thu hồi nợ; Nhắc khách nợ thanh toán trước khi nợ đến hạn; Đàm phán với khách nợ; Nhờ đến toà án để đòi nợ.

Xem thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì? Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp

2. Nội dung chính về quy trình thu hồi công nợ

Với 8 bước trong quy trình như đã chia sẻ ở trên thì các bạn cũng có thể thấy rằng đây không phải là việc làm gì dễ dàng cả. Cần cả một quá trình dài để thực hiện được nghiệp vụ này. Đó cũng là lý do vì sao mà nhiều doanh nghiệp còn tồn tại rất nhiều nợ xấu, nó làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng cũng như kết quả của việc hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau đây sẽ là nội dung chi tiết về quá trình thu hồi công nợ tiêu chuẩn đầy đủ nhất mà các bạn nên biết.

2.1. Hạn chế công nợ khó đòi

Có thể các bạn cũng đã biết thì bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có những khoản nợ khó đòi, vì đó là điều không thể tránh được trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có khoản nợ thu khó đòi như nhau, có doanh nghiệp biết cách hạn chế được điều này, có doanh nghiệp vẫn chưa thực sự thắt chặt vấn đề từ khâu bán hàng. Bởi những khoản nợ xấu đó giống như quả bom nổ chậm, mà nó có thể tác động đến hiệu quả kinh doanh.

Trên thực tế, khi mà hạn chế được khoản công nợ khó đòi thì bạn đã phần nào giúp cho quy trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp được giảm thiểu khó khăn phần nào. Vì không thể nào tránh được hoàn toàn việc có nợ xấu. Thường thì mỗi doanh nghiệp đều có 20% đến 30% là các khoản nợ trên tổng tài sản của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, để hạn chế được những rủi ro về khoản nợ thì trong quy trình bán hàng các doanh nghiệp cần phải nghiêm khắc hơn, nên đưa ra những điều kiện phù hợp trong việc bán chịu dựa trên khả năng trả nợ của khách hàng đó (mức vốn, tình hình công nợ, tình hình kinh doanh...).

2.2. Xác định số tiền tối thiểu cần thu hồi từ khách nợ

Có lẽ đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà kế toán công nợ cần phải làm, và là công việc cần làm đầu tiên khi bắt đầu thực hiện quá trình thu hồi nợ. Để làm tốt được nhiệm vụ này, thì các bạn cần phải nghiên cứu cũng như tìm hiểu về ngân sách.Từ đó sẽ tìm ra được mức ngân sách tối thiểu, và việc lên kế hoạch thu hồi được thuận lợi.

2.3. Chọn người thu hồi nợ

Nhiều doanh nghiệp đặt ra câu hỏi nên để nhân viên hay chính ông chủ doanh nghiệp đi đòi nợ, vì không phải ai cũng có khả năng đòi được nợ. Dù bộ phận kế toán là những người trực tiếp quản lý cũng như nắm rõ được các con số trong danh sách thu hồi. Và là người có quan hệ làm việc bền vững với khách hàng. Nhưng, các doanh nghiệp nên lựa chọn chính những người trực tiếp với khách hàng nợ đó, để tiến hành thu hồi nợ. Vì họ chính là:

- Người hiểu rõ nhất về khoản nợ, nên không mất thời gian vào việc nghiên cứu về khách hàng nợ (Tâm sinh lý, sở thích, tính cách, thói quen) hay hồ sơ công nợ đó.

- Không tạo lên nhiều sức ép cho khách hàng nợ, vì người đòi nợ không thường xuyên tương tác được để đòi nợ.

Ngoài ra cũng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn tuyển riêng một nhân sự chỉ để thu hồi nợ (bạn tham khảo tin tức tuyển dụng trên timviec365.vn để rõ hơn). Nhằm đảm bảo các khoản công nợ phải thu được thu hồi đúng hạn.

2.4. Nhắc khách nợ thanh toán nợ khi đến hạn

Thông thường thì các doanh nghiệp đều có quy định về thời gian thu hồi các khoản nợ, nhưng trước khi đến hạn thanh toán nợ khoảng 10 ngày thì doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện nhiệm vụ nhắc nhở khách hàng để họ có thời gian chuẩn bị tiền. Đối với công đoạn này thì bạn có thể liên hệ trực tiếp hoặc gửi qua Email để nhắc nhở.

Trong trường hợp, khách hàng nợ là một đối tượng đặc biệt hoặc khoản nợ lớn thì nên đưa ra một cuộc hẹn để trao đổi trực tiếp. Tuy nhiên trong quá trình gặp mặt thì không nên đưa ra những lời nói đả kích, mà chỉ cần nói lịch sự và chân thành. Nếu họ tỏ ý có vài vấn đề chưa thể thanh toán được khoản nợ thì tìm hiểu nguyên nhân cũng như mức độ nghiêm trọng mà doanh nghiệp để tìm cách đòi nợ khác.

2.5. Đàm phán với khách nợ

Đối với bất cứ một doanh nghiệp nào cũng vậy, khi xác định được những khoản nợ xấu khó thu hồi được thì đều phải có cách đàm phán và làm việc với khách nợ để làm sao thu được khoản đó nhanh nhất. Đây cũng là một trong những bước vô cùng quan trọng trong quy trình thu hồi nợ. Và nó đòi hỏi sự khôn khéo cùng với kỹ năng đàm bán của người thu hồi nợ. Và các chuyên gia đưa ra lời khuyên rằng, không nên sử dụng đến pháp luật thu hồi nợ, vì khá là tốn kém mà đôi khi lại làm hỏng hết mối quan hệ với khách hàng.

Các bạn có biết nghệ thuật trong đàm phán là rất cần thiết không, nó không chỉ mang lại cho bạn hiệu quả trong quá trình kinh doanh mà nó còn giúp cho doanh nghiệp bạn thu hồi được các khoản nợ nhanh chóng hơn. Công thức đặc biệt, giúp bạn có thể hoàn thành tốt được bước này là:

- Vạch ra kế hoạch trả nợ cho khách hàng: Khả năng thu hồi nợ của bạn sẽ lớn hơn nếu như bạn biết cách tạo điều kiện cho khách nợ, có thể là trả theo từng đợt. Tuy nhiên bạn cũng nên nhắc nhở với khách nợ rằng, cho đến khi khách nợ thanh toán được hết các khoản nợ thì sẽ không tiến hành bất cứ một giao dịch mua bán nào. Hoặc chỉ giao dịch khi khách hàng đó thanh toán tiền ngay.

- Chấp nhận thanh toán bằng hàng: Đôi khi vai trò của khách hàng và người bán được trao đổi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nên có thể sản phẩm/ dịch vụ mà khách hàng nợ là thứ mà doanh nghiệp đang cần mua thì người thu hồi nợ vẫn có thể linh động để khách nợ thanh toán nợ bằng cách quy đổi chúng thành tiền hoặc bán thành tiền. Như vậy vừa tăng được tốc độ lưu chuyển của dòng vốn vừa thu hồi được phần nào khoản nợ phải thu.

2.6. Nhờ đến sự can thiệp của tòa án

Đối với những trường hợp khách nợ là những đối tượng cứng đầu, không thể thu hồi hiệu quả; thì nhờ vào sự can thiệp của tòa án chính là giải pháp cuối cùng mà người thu hồi nợ phải áp dụng. Mặc dù đây là một trong những cách thức mà ít doanh nghiệp sử dụng. Vì nó khá mất thời gian và tiền bạc.

Xem thêm: Định khoản kế toán là gì? Mẹo làm nhanh và hiệu quả như thế nào

3. Quy trình quản lý công nợ đạt tiêu chuẩn

Bên cạnh quy trình thu hồi công nợ thì nghiệp vụ quản lý công nợ cũng rất quan trọng đối với bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Trên cơ bản thì có 4 bước, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức cũng như xây dựng quy trình sao cho phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh riêng.

3.1. Thiết lập bộ phận chuyên môn

Nói chi tiết hơn thì các doanh nghiệp có quy mô lớn hay có những khoản công nợ lớn thì nên thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ và xây dựng chính sách chi trả rõ ràng để đảm bảo được quy trình quản lý công nợ đạt hiệu quả. Bởi khi đã thiết lập được rồi thì những rủi ro phát sinh từ bên ngoài tầm kiểm soát thì sẽ có hộ phận chịu trách nhiệm hạn chế được tối đa việc đó. Hoặc bộ phận đó cũng có thể nghiên cứu để đưa ra được những quy định về mức phạt nếu khách nợ vi phạm vào quy chế thanh toán của doanh nghiệp.

3.2. Thiết lập một quy trình quản lý công nợ bám sát mục tiêu

Khi đã xác định rõ được người chịu trách nhiệm làm việc với khách nợ thì quy trình sẽ dễ thực hiện hơn. Những quy định về thời gian nhắc nhở khách hàng (Email, gọi điện thoại, đặt lịch hẹn...). Và sẽ có trách nhiệm xử lý và giải quyết khoản công nợ phải thu.

3.3. Gửi hóa đơn kèm theo phương thức thanh toán nhanh nhất

Mục đích của bước này là để tối giản được phần nào về quá trình thu hồi, vì hóa đơn nên kèm theo thông tin cụ thể về thời gian tối đa mà khách hàng cần chi trả công nợ với doanh nghiệp.

3.4. Thúc giục khách hàng một cách tế nhị khi đến kỳ hạn

Nhiều trường hợp khách nợ bỏ ngoài tai những nhắc nhở về việc thanh toán công nợ, nên người thu hồi nợ cũng không thể tránh được những tình huống chớ trêu đó. Và cách giải quyết trước mắt ngay lúc này đó là thường xuyên nhắc nhở và thúc giục khách nợ hơn nữa. Nếu vẫn có dấu hiệu không quan tâm, không có phản hồi về việc sẽ thanh toán công nợ thì cần phải có biện pháp nghiêm khắc hơn, thậm chí là sự can thiệp của pháp luật.

Nghe có vẻ đây cũng là một công việc khó nhằn đúng không nào? Công việc của kế toán là hạch toán, theo dõi số tiền khách hàng thanh toán qua chứng từ, lập biên bản đối chiếu công nợ khi được yêu cầu hoặc vào mỗi kỳ kế toán,... 

Mỗi doanh nghiệp đều có công nợ và có cách xây dựng công cụ quản lý riêng biệt, phần mềm kế toán. Hiện nay không ít các công ty tuyển dụng kế toán công nợ, các bạn có thể tìm kiếm trên Timviec365.vn và tham khảo các mẫu cv mới nhất. 

Như vậy, các bạn đã nắm hết được nội dung Quy trình thu hồi công nợ và Quy trình quản lý công nợ tiêu chuẩn rồi chứ? Nếu cần tham khảo thêm nhiều thông tin khác thì đừng ngại truy cập vào timviec365.vn nhé!

Xem thêm: Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán và cách xây dựng nội dung