Thời điểm vàng để xây dựng chiến dịch truyền thông nội bộ

1. Dấu hiệu công ty nên bắt đầu xây dựng chiến dịch truyền thông nội bộ

1.1. Các sự kiện nội bộ không hỗ trợ cho mục tiêu doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa hiểu rõ được vai trò cũng như mục tiêu của truyền thông nội bộ, họ nhầm tưởng việc truyền thông nội bộ với việc liên tiếp tổ chức các sự kiện dày đặc trong doanh nghiệp. Mặc dù bỏ ra một số tiền rất lớn, thời gian và công sức của nhiều người nhưng lại không mang lại hiệu quả cao, tệ hơn nữa là làm giảm sút năng suất hoạt động công việc của công ty. 

Do đó, các sự kiện tổ chức trong doanh nghiệp cần phải có mục tiêu rõ ràng, các mục tiêu này phải thống nhất với định hướng của doanh nghiệp, các hoạt động trong sự kiện đều phải hướng tới mục tiêu chung đã đề ra. 

1.2. Các nội dung truyền thông không được các nhân viên đón nhân

Kênh truyền thông chính của doanh nghiệp là gì? Ví dụ như là fanpage Facebook. Những video, bài viết truyền thông trên đó có được các nhân viên trong công ty quan tâm hay không? Điều này thể hiện rất rõ thông qua các lượt tương tác like, comment hay share. Nếu số lượng quá ít so với toàn thể nhân viên trong công ty thì chắc chắn các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp đang có vấn đề, những người lao động không thấy được lợi ích hay giá trị từ những nội dung mà doanh nghiệp đăng tải.

Ngay cả tới nhân viên trong công ty còn không hề quan tâm thì tới khách hàng, họ là những người ngoài. Khi thấy những thông tin đó, liệu họ có dành thời gian để quan tâm hay không? Chính vì thế mà doanh nghiệp cần phải xem xét lại các hoạt động truyền thông nội bộ của mình để củng cố lại tình hình doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp cần đặt mình vào vị trí của nhân viên để xem xét xem đâu là kênh truyền thông họ quan tâm và dễ tiếp cận nhất, đâu là nội dung thu hút và họ quan tâm nhiều nhất trong quá trình làm việc cũng như cuộc sống hàng ngày. 

1.3. Chương trình truyền thông nội bộ không xác định được mức độ hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp trong quá trình truyền thông nội bộ thường chỉ nghĩ đến việc thực hiện cho xong. Sau khi thực hiện, họ không đánh giá lại hiệu quả của các hoạt động này. Việc đánh giá hoạt động truyền thông giúp cho các doanh nghiệp có thể nhìn nhận lại vấn đề, mình đã làm được gì, những gì chưa làm được hoặc chưa làm hài lòng được các nhân viên trong công ty. 

Từ đó, họ sẽ có những điều chỉnh phù hợp cho các năm tiếp theo, phát huy những điều được nhân viên đánh giá cao và chỉnh sửa, khắc phục những điểm hạn chế. Doanh nghiệp có thể hoàn thiện mình nhiều hơn thông qua quá trình đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ.

1.4. Đội ngũ truyền thông nội bộ làm việc quá tải

Nếu đội ngũ làm truyền thông nội bộ luôn trong tình trạng quá tải, công việc quá nhiều nhưng không mang lại hiệu quả cao thì doanh nghiệp nên xem xét lại về cách thức hoạt động của mình, giảm khối lượng công việc thông qua các cách truyền thông nội bộ tối giản hơn, tiếp cận được nhiều hơn và tiết kiệm hơn. 

Các chiến dịch truyền thông nội bộ như một “liều thuốc” kích thích tinh thần làm việc, sự gắn bó cho  các nhân viên trong doanh nghiệp. Nhưng cái gì quá thì cũng không tốt, cần điều chỉnh hoạt động truyền thông nội bộ hợp lý hơn. 

Như vậy, nếu gặp 1 trong 4 trường hợp như trên, thì lúc này chính là thời điểm vàng để doanh nghiệp có thể cải thiện và xây dựng chiến dịch truyền thông nội bộ của mình để mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. 

2. Các căn cứ để xây dựng một chiến dịch truyền thông hiệu quả

2.1. Bối cảnh doanh nghiệp

Người làm truyền thông (người lãnh đạo) cần xem xét bối cảnh trong doanh nghiệp như tình trạng tài chính doanh nghiệp, định hướng của doanh nghiệp như thế nào, xu hướng thịnh hành trên thị trường (các đối thủ cạnh tranh, các đối tác hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào khác) để có thể có được chiến dịch hiệu quả. 

Ví dụ như tình hình tài chính doanh nghiệp lúc này không đủ để thực hiện một chiến dịch truyền thông quy mô lớn thì có thể điều chỉnh cắt giảm các hoạt động trong chiến dịch để vừa đủ mang lại hiệu quả, vừa giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí trong thời điểm kinh tế khó khăn. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể học tập thêm tại các doanh nghiệp có hoạt động truyền thông hiệu quả, họ đã làm gì để được thành công như vậy? Và sau đó áp dụng cho doanh nghiệp cho hoạt động của mình, là áp dụng chứ không sao chép. 

2.2. Hiện trạng truyền thông nội bộ

Để nắm bắt được hiện trạng truyền thông nội bộ, doanh nghiệp có thể thực hiện quan sát các nhân viên, đặc biệt là bộ phận truyền thông, làm bảng khảo sát hoặc đánh giá lại hoạt động truyền thông của mình trong những lần gần nhất. Từ đó, rút ra những bài học cho mình trong lần truyền thông lần này. 

Một khi đã hiểu được tình trạng của bản thân thì chắc chắn sẽ tìm được cách giải quyết cho tình trạng này. Doanh nghiệp cần tận dụng những nguồn lực sẵn có, phát huy thế mạnh và hạn chế những điểm chưa được khắc phục để hoàn thiện hơn về hoạt động truyền thông nội bộ của mình. 

2.3. Yếu tố con người

Đây chắc chắn sẽ là yếu tố quan trọng nhất để làm nên một chiến dịch truyền thông hiệu quả. Chiến dịch truyền thông nội bộ là dành cho nhân viên nên những gì chúng ta thực hiện cũng phải hướng đến nhân viên. Từ đó mà chúng ta cũng có thể thu được sự đón đợi nồng nhiệt từ họ. 

Doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi: nhân viên đang nghĩ gì, họ cảm nhận được gì từ sự thay đổi từ doanh nghiệp, họ quan tâm tới những gì, họ mong muốn doanh nghiệp làm gì hay cải thiện điều gì. 

Ví dụ: Dịch Covid khiến cho tình hình tài chính của doanh nghiệp sụt giảm, doanh nghiệp cho nhân viên làm việc tại nhà và giảm % lương của nhân viên. Các nhân viên rất xôn xao và không có được lời giải thích từ ban lãnh đạo, chỉ nhận được thông báo về việc cắt giảm. Điều này khiến cho họ vô cùng thất vọng và khó chịu, không còn năng lượng cũng như sự cống hiến. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa ra những truyền thông cụ thể. Vì sao phải cắt giảm, cắt giảm như thế nào, bày tỏ sự mong muốn, kêu gọi sự đồng cảm về những khó khăn trong doanh nghiệp. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về chiến dịch truyền thông nội bộ. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã hiểu hơn về chiến dịch truyền thông nội bộ cũng như việc xây dựng một chiến dịch truyền thông nội bộ hiệu quả.