Tìm hiểu chứng nhận ISO là gì? Nguyên tắc, vai trò

1. Khái quát về tổ chức ISO và chứng nhận ISO

1.1. Tổ chức ISO là gì?

ISO là gì? Đây là một thuật ngữ mà chưa chắc mọi người đã biết đến nó nhưng mà chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều nghe, nhìn thấy ISO xuất hiện trên rất nhiều sản phẩm có mặt trên thị trường. Ngoài ra nó còn xuất hiện ở nhiều lĩnh vực khác nữa mà bạn có thể không để ý tới. 

ISO là một tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế tên tiếng anh là International Organization for Standardization được thành lập 23/2/1947 và có trụ sở ở Thuỵ Sĩ. Tổ chức này sẽ thiết lập các tiêu chuẩn quốc tế trên phạm vi toàn cầu các tiêu chuẩn về thương mại và công nghiệp.

Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế hiện nay đã có hơn 160 quốc gia trên thế giới tham gia vào tổ chức và một trong số đó có Việt Nam. Và cho ra hơn 23 nghìn các tiêu chuẩn quốc tế đủ các lĩnh vực kinh doanh liên quan bao gồm sức khỏe và an toàn, an ninh thông tin, quản lý năng lượng, quản lý môi trường, hàng không vũ trụ và quốc phòng, thiết bị y tế,... Các tiêu chuẩn được đưa ra có thể được áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào bất kể quy mô, lĩnh vực hoặc bối cảnh.

1.2. Chứng nhận ISO là gì?

Những gì chúng ta nhìn thấy ký hiệu ISO trên các sản phẩm hay bất kỳ đâu thì chứng tỏ sản phẩm đó đã được cấp chứng nhận ISO. 

Các doanh nghiệp sử dụng chứng chỉ ISO để cung cấp cho khách hàng tiềm năng bằng chứng về sự tuân thủ và giành được sự tin tưởng của họ. Tuy nhiên, trước đó, doanh nghiệp cần phải đạt được chứng nhận. Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là ISO không thể tự chứng nhận cho các tổ chức hay các doanh nghiệp. ISO phát triển các tiêu chuẩn, nhưng quá trình chứng nhận được thực hiện bởi các tổ chức chứng nhận bên ngoài và ISO không thể chứng nhận trực tiếp cho một công ty hoặc tổ chức.

Mặc dù tổ chức tiêu chuẩn quốc tế không cấp các chứng chỉ ISO nhưng họ đã đưa ra một bộ hướng dẫn và tiêu chuẩn mà các tổ chức chứng nhận bên ngoài có thể dùng tài liệu tham khảo để giúp đo lường đầy đủ sự phù hợp và chất lượng trong quá trình chứng nhận.

Chi phí chứng nhận ISO khác nhau dựa trên nhiều yếu tố, chẳng hạn như quy mô tổ chức của bạn, lĩnh vực công nghiệp, doanh thu hàng năm, số lượng nhân viên,....

2. Nguyên tắc cốt lõi của tiêu chuẩn ISO

Bạn biết đó khi ta đưa ra bất kỳ một tiêu chuẩn nào thì cũng đều có các điều kiện, nguyên tắc dựa vào cơ sở để đưa ra tiêu chuẩn đúng không nào? Bạn là một cô gái xinh đẹp, tài năng thì tiêu chuẩn bạn trai lý tưởng của bạn là gì, tôi chắc chắn rằng bạn đều có những tiêu chuẩn riêng của mình dựa trên cơ sở những gì bạn đang sở hữu. Một ví dụ vui vui để bạn có thể hiểu để đưa ra một tiêu chuẩn ISO thì tổ chức ISO cũng phải dựa vào những nguyên tắc để có thể đánh giá và xây dựng tiêu chuẩn được đầy đủ và tốt nhất đối với những doanh nghiệp hay tổ chức sở hữu nó.

Nguyên tắc để xây dựng một tiêu chuẩn ISO hoàn chỉnh sẽ bao gồm 5 nguyên tắc chính:

Thứ nhất, đáp ứng nhu cầu. Không phải tiêu chuẩn ISO được thiết lập một cách tràn lan và không ý nghĩa gì. Tất cả hơn 23.000 tiêu chuẩn được xây dựng để đưa ra đều được sử dụng vào các mục đích khác nhau chứ không phải là thiết xong rồi để đấy. ISO chỉ phát triển các tiêu chuẩn khi có các nhu cầu của bởi một ngành lĩnh vực nào đó hay một nhóm người tiêu dùng hoặc các bên liên quan khác yêu cầu cần có một tiêu chuẩn chung. Nhưng làm thế nào để các yêu cầu được thực hiện trong khi trụ sở của ISO ở Thuỵ Sĩ, ví dụ trong khi chúng ta ở Việt Nam thì quá xa để họ có thể nắm bắt được yêu cầu của mình. Các bạn đừng lo lắng về vấn đề này, hầu hết những yêu cầu về việc thiết lập một tiêu chuẩn mới đều được liên hệ với hiệp hội thành viên ISO Việt Nam để gửi yêu cầu ISO.

Thứ hai, là lấy ý kiến chuyên gia toàn cầu. Không phải tất cả các yêu cầu đều có thể được thiết lập xây dựng một tiêu chuẩn mới. Nếu ai cũng yêu cầu một tiêu chuẩn mới để đáp ứng những nhu cầu mong muốn của doanh nghiệp hay tổ chức thì giá trị của tiêu chuẩn ISO không còn hiệu quả, không được đánh giá cao. Mọi yêu cầu đều sẽ được các chuyên gia và uỷ ban từ khắp các nước trên thế giới thượng lượng, bàn bạc về tất cả các khía cạnh của ISO trước khi đưa ra quyết định có thực hiện xây dựng một tiêu chuẩn mới.

Thứ ba, quy trình đa bên. Nếu chỉ lấy ý kiến của các chuyên gia là chưa đủ, tuy họ có những kiến thức chuyên môn sâu rộng, và những ý kiến của họ đều hướng đến chất lượng tốt và hoàn mỹ. Nhưng thực tế liệu các doanh nghiệp và tổ chức có thể đạt được hay không, khi các tiêu chuẩn được đưa ra quá cao thì khó có một doanh nghiệp tổ chức đạt được kể cả khi họ đã làm rất tốt nhưng vẫn không đủ điều kiện để nhận chứng chỉ. Ngoài các chuyên gia và uỷ ban thì sẽ có cả các hiệp hội người tiêu dùng, học giả, các tổ chức chính phủ hay các cơ quan có thẩm quyền chính phủ tham gia vào việc quyết định xây dựng tiêu chuẩn ISO mới.

Thứ tư, sự đồng thuận. Bất  kỳ một tiêu chuẩn của ISO đều được phát triển dựa trên những sự đồng thuận ý kiến của tất cả các bên tham gia vào việc quyết định xây dựng tiêu chuẩn ISO mới. Nếu có những ý kiến chưa đồng tình thì sẽ tiếp tục thương lượng đến khi tất cả các bên đều thấy chúng hợp ý thì tiêu chuẩn mới sẽ được ra đời và được sử dụng rộng rãi.

Cuối cùng, tổng hợp. Với sự đồng thuận thì chắc chắn rằng nguyên tắc cuối sẽ là hoàn thiện và tổng hợp để cho ra một tiêu chuẩn hoàn chỉnh và cung cấp trên toàn thế giới cho các doanh nghiệp, tổ chức cần đến nó.

3. Một số loại chứng nhận ISO mà bạn biết

Tiêu chuẩn ISO chung là các tiêu chuẩn ISO phổ biến nhất. Dưới đây là tóm tắt của từng tiêu chuẩn ISO chung:

Các tiêu chuẩn quản lý chất lượng giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và giảm các lỗi sản phẩm. Ví dụ ISO 9001:2015 với bộ ISO 9000 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng nổi tiếng nhất thế giới dành cho các công ty và tổ chức ở mọi quy mô.

Các tiêu chuẩn quản lý năng lượng nhằm cắt giảm và tối ưu hóa mức tiêu thụ năng lượng. Hệ thống tiêu chuẩn ISO 50001 thể hiện cho tiêu chuẩn quản lý năng lượng.

Các tiêu chuẩn quản lý môi trường nhằm giảm tác động đến môi trường, giảm thiểu chất thải và làm cho các quy trình bền vững hơn. Ví dụ ISO 14001:2015, tiêu chuẩn này sẽ giúp cải thiện hiệu suất môi trường.

Các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn để giảm thiểu tai nạn liên quan đến nơi làm việc.

Các tiêu chuẩn quản lý năng lượng thể hiện qua bộ tiêu chuẩn ISO 22000, nó đề cập đến những gì một tổ chức nên làm để đảm bảo thực phẩm là an toàn cho tiêu dùng công cộng. Loại tiêu chuẩn ISO này bao gồm các hướng dẫn có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có lo ngại về an toàn thực phẩm, bất kể quy mô của họ.

Các tiêu chuẩn bảo mật công nghệ thông tin để bảo mật thông tin nhạy cảm và tránh xa những con mắt trái phép. Ví dụ ISO/IEC 27001:2013 với bộ cấu trúc ISO/IEC 27000 được thiết kế cho mọi quy mô tổ chức, nó bảo mật cho bất kỳ loại thông tin kỹ thuật nào. Lợi ích của tiêu chuẩn này giúp các doanh nghiệp quản lý dữ liệu cá nhân, tài chính, sở hữu trí tuệ hoặc dữ liệu khách hàng nhạy cảm có thể sử dụng các tiêu chuẩn này để đảm bảo thông tin của họ luôn được bảo vệ.

Ngoài ra còn rất nhiều loại tiêu chuẩn ISO khác mà tôi không thể liệt kê hết được trong bài viết này, bởi số lượng tiêu chuẩn ISO rất lớn có hơn 23.000 tiêu chuẩn. Trong bài viết này tôi mới chỉ liệt kê những tiêu chuẩn ISO mà mọi người thường thấy nhất trên các sản phẩm hay dịch vụ.

Hiện nay bộ tiêu chuẩn được sử dụng nhiều nhất trong các doanh nghiệp Việt Nam và các doanh nghiệp trên toàn thế giới là bộ tiêu chuẩn ISO 9001. ISO 9001 là một hệ thống quản lý chất lượng được quốc tế công nhận để giúp các doanh nghiệp, tổ chức đạt được tiêu chuẩn hóa và đảm bảo chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng giúp việc quản lý nguồn lực, quá trình và sản phẩm của mình một cách hiệu quả nhất, ngoài ra nó còn giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về chất lượng một cách hiệu quả hơn.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng một hệ thống quản lý kết hợp, trong đó họ kết hợp các khái niệm của nhiều tiêu chuẩn và khuôn khổ (cũng như thực hiện các phương pháp hay nhất khác), để tạo ra một giải pháp hiệu quả đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan trong tổ chức. Hơn nữa, phương pháp này cũng có thể giảm thiểu sự trùng lặp của các nỗ lực.

Chắc đến đây các bạn đã biết chứng nhận ISO là gì rồi chứ. Chứng nhận ISO sẽ giúp cải thiện và đảm bảo chất lượng, hiệu quả, tính nhất quán và an toàn của các hoạt động cũng như các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp hay tổ chức. Cảm ơn các bạn đã quan tâm đến bài viết của chúng tôi và hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin bổ ích dành cho bạn.