Chứng nhận lãnh sự là gì? Những điều cần biết về chứng nhận lãnh sự

1. Chứng nhận lãnh sự là gì? Chứng nhận lãnh sự đối với các loại giấy tờ như thế nào?

1.1. Chứng nhận lãnh sự là gì?

Theo quy định khoản 1 điều 2 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự quy định về chứng nhận lãnh sự như sau: Chứng nhận lãnh sự nghĩa là việc các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của công dân Việt Nam để các giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài (chúng nhận này sẽ không bao hàm chứng nhận hình thức và nội dung của giấy tờ).

1.2. chứng nhận sự lãnh đối với các giấy tờ tài liệu nào nhỉ?

Các giấy tờ tài liệu nếu như muốn có giá trị sử dụng ở nước ngoài thì phải được đề nghị chứng nhận lãnh sự. Trong đó bao gồm những giấy tờ như sau:

- Văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực giáo dục, đào tạo

- Các chứng nhận về y tế;

- Các đơn, phiếu về lý lịch tư pháp;

- Một số giấy tờ hay tài liệu khác theo quy định của pháp luật có thể được chứng nhận lãnh sự.

Kiếm việc làm

2. Đối tượng giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự và đối tượng giấy tờ không được chứng nhận lãnh sự

2.1. Đối tượng giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự

Để các giấy tờ, tài liệu của công dân có thể có giá trị sử dụng ở nước ngoài thì bắt buộc các giấy tờ, tài liệu đó phải có chứng nhận lãnh sự, tuy nhiên ở một số trường thì sẽ không cần phải chứng nhận lãnh sự mà những giấy tờ, tài liệu vẫn có giá trị sử dụng ở nước ngoài trong trường hợp như sau:

- Các văn bản, giấy tờ, tài liệu nằm trong danh sách chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

-  Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao qua đường ngoại giao hoặc được chuyển trực tiếp giữa cơ quan có chức năng, thẩm quyền của nước ngoài và cơ quan có chức năng, thẩm quyền của Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu, hồ sơ nằm trong danh sách được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu không nằm trong yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài yêu cầu và phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của của nước ngoài hoặcViệt Nam.

2.2.  Đối tượng giấy tờ không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Tùy vào nhiều trường hợp mà một số giấy tờ, tài liệu sẽ không được chứng nhận lãnh sự, hợp thức hóa lãnh sự. Trong đó có các trường hợp như sau:

- Giấy tờ, tài liệu không được đính chính theo quy định pháp luật và có dấu hiệu bị sửa chữa, tẩy xóa.

- Giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, văn bản chứa các chi tiết, nội dung mâu thuẫn nhau nằm trong hồ sơ xin đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Giấy tờ, tài liệu, văn bản, hồ sơ được cấp hoặc chứng nhận sai so với thẩm quyền theo quy định pháp luật hoặc giấy tờ, tài liệu, văn bản, hồ sơ đó đang có dấu hiệu giả mạo, sai lệch thông tin.

- Giấy tờ, tài liệu không có chữ ký, con dấu hoặc có có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

- Giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, văn bản yêu cầu chứng nhận lãnh sự có chứa hoặc mang các nội dung xâm phạm đến quyền lợi hay lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

>>> Nếu bạn chưa biết cách dùng ứng dụng viettel post tracking của Viettel thì hãy theo dõi các bài viết trong mục cẩm nang của Timviec365.vn để được hướng dẫn chi tiết hơn. 

3. Thủ tục hồ sơ  xin chứng nhận lãnh sự  gồm những gì?

Thủ tục hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự hoàn chỉnh sẽ bao gồm những giấy tờ, văn bản như sau:

- Một tờ khai xin chứng nhận lãnh theo mẫu quy định của pháp luật.

- Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp người xin chứng nhận xác thực cần phải cung cấp bản chính của giấy tờ tùy thân.

- Trong trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì phải chụp một bản chính giấy tờ tùy thân kèm theo

- Nộp kèm theo 1 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao

- Xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao nếu trong trường hợp cán bộ tiếp nhận hồ sơ chứng nhận yêu cầu để kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu

Việc làm luật - pháp lý tại Hà Nội

4. Cơ quan nào sẽ là đơn vị có thẩm quyền đóng dấu chứng nhận lãnh sự?

Đối với việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu, giấy tờ của Việt Nam thì các cơ quan chức năng sau sẽ có thẩm quyền đóng dấu để chứng nhận:  

- Đối với việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước thì Bộ Ngoại giao sẽ là cơ quan chức năng có thẩm quyền chứng nhận. Tuy nhiên tùy trường hợp mà có thể các cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ được Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho tiếp nhận hồ sơ và chứng nhận đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của công dân Việt Nam.

- Đối với trường hợp chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài thì các Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài được sự ủy quyền sẽ có thẩm quyền chứng nhận

Xem thêm: Cảnh sát kinh tế làm gì? Những điều liên quan đến nghề cảnh sát

5. Một số trường hợp nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự  cần chú ý

5.1. Trường hợp nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự 

Trường hợp đi nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự thay thì sẽ cần phải tuân thủ thêm những yêu cầu sau:

- Có giấy ủy quyền hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự hợp lệ
- Giấy ủy quyền hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự phải có dấu chứng thực từ các phòng Công chứng hoặc Ủy ban Nhân dân địa phương hoặc cơ quan chức năng thẩm quyền nước ngoài.
 Nếu như trong trường hợp không có giấy ủy quyền từ người có yêu cầu xin chứng nhận lãnh sự mà người nộp hộ hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự lại là thân nhân trong gia đình người có yêu cầu xin chứng nhận lãnh sự thì phải cung cấp được các giấy tờ có thể chứng minh quan hệ gia đình với người có yêu cầu xin chứng nhận lãnh sự như: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận kết hôn.

Tìm việc làm trợ lý luật sư

5.2. Trường hợp làm chứng nhận lãnh sự cho các giấy tờ, tài liệu, văn bản, hồ sơ cho cơ quan, tổ chức

- Cung cấp giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức xin làm chứng nhận lãnh sự hợp lệ và trong giấy giới thiệu đó cần phải ghi rõ mục đích đến Cục Lãnh sự để thực hiện hợp pháp, chứng nhận lãnh sự;
- Các giấy tờ xin làm chứng nhận lãnh sự phải được hợp pháp hóa, phải thể hiện được giấy tờ đó là của cơ quan, tổ chức và có mục đích dùng để sử dụng, giải quyết các công việc của cơ quan tổ chức đó tại nước ngoài.

 5.3. Trường hợp yêu cầu Hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu, văn bản, hồ sơ do nước ngoài cấp

- Giấy tờ yêu cầu Hợp pháp hoá lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt hoặc tiếng Anh để đối chiếu nội dung nếu trong trường hợp giấy tờ yêu cầu Hợp pháp hoá lãnh sự đó đang được trình bày bằng tiếng nước ngoài không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh

Ngành luật là một trong những ngành được nhiều bạn trẻ tìm hiểu và đăng ký dự thi vào mỗi mùa tuyển sinh. Với cơ hội nghề nghiệp lớn và rộng mở thì ngành luật đang chiếm nhiều ưu thế trên thị trường việc làm. Vậy, ngành luật là gì và học luật ra làm gì?

6. Đối với tài liệu, giấy tờ, văn bản sẽ có yêu cầu như thế nào trước khi được chứng nhận lãnh sự?

Những yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự có quy định như sau:

- Các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự của Việt Nam có mục đích để được cơ quan thẩm quyền nước ngoài công nhận và có giá trị sử dụng ở nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu sẽ được đề nghị được chứng nhận lãnh sự trong trường hợp giấy tờ, tài liệu đó phải được lập mới hay được công chứng bởi công chứng viên, chứng thực hoặc chứng nhận từ: Các cơ quan thẩm quyền thuộc Quốc hội, Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Chính phủ, Chủ tịch nước, Tòa án, Viện Kiểm sát các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương; Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam,Hội Nông dân Việt Nam, Liên hiệp các Tổ chức hữu nghị Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các Hội văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam; hay các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam; chứng nhận y tế; phiếu lý lịch tư pháp; Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm: Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, dào tạo; giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

- Có sự giới thiệu Bộ Ngoại giao trước đưa mẫu chữ ký, mẫu con dấu hoặc các chức danh của các cơ quan hay người có thẩm quyền nêu trong giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.

Đối với việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu, giấy tờ của Việt Nam thì các cơ quan chức năng sau sẽ có thẩm quyền chứng nhận

- Đối với việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước thì Bộ Ngoại giao sẽ là cơ quan chức năng có thẩm quyền chứng nhận. Tuy nhiên tùy trường hợp mà có thể các cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ được Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho tiếp nhận hồ sơ và chứng nhận đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của công dân Việt Nam.

- Đối với trường hợp chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài thì các Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài được sự ủy quyền sẽ  có thẩm quyền chứng nhận

Tham khảo thêm nhiều mẫu CV mới nhất được thiết kế chuyên nghiệp sáng tạo và  tải CV tiếng Nhật chuẩn giúp các bạn ghi điểm khi xin việc tại công ty Nhật.

Tìm việc làm thư ký luật

7. Quy trình xin chứng nhận lãnh sự

Quy trình xin chứng nhận lãnh sự bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Người yêu có nhu cầu chứng nhận lãnh sự chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, giấy tờ trong hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự đã được quy định theo quy chế chung.

Bước 2: Đến trực tiếp Trung tâm hành chính công tỉnh để nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự. Sau đó, công chức tiếp nhận hồ sơ xin chứng nhận lãnh sẽ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ nội dung hồ sơ của người yêu có nhu cầu chứng nhận lãnh sự như sau:

- Trong trường hợp nếu trong hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự thiếu các giấy tờ liên quan, hoặc cung cấp các giấy tờ, hồ sơ không hợp lệ thì người tiếp nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn để đương sự có thể biết và cung cấp, bổ sung thêm theo đúng quy định.

- Trong trường hợp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự đã cung cấp đầy đủ, hợp lệ các giấy tờ theo quy định thì người tiếp nhận hồ sẽ tiến hành làm thủ tục tiếp nhận, in phiếu biên nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, tiến hành thu phí và hẹn đương sự ngày trả kết quả, chuyển giao hồ sơ về Sở Ngoại vụ xử lý.

Bước 3: Sở Ngoại vụ tiếp nhận hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự, tiến hành giải quyết, nhập liệu tình trạng giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự lên phần mềm quản lý, giao kết quả hồ sơ gửi về Trung tâm theo đường bưu điện.

- Trong trường hợp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự không đủ điều kiện giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung, thì phải có văn bản nêu rõ lý do vì sao không đủ điều kiện giải quyết và trả lại Trung tâm đúng thời gian quy định.

Bước 4: Trung tâm có trách nhiệm giao trả kết quả cho đương sự qua trực tiếp hoặc có thể gửi qua đường bưu điện nếu đương sự yêu cầu. 

Thời hạn giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự không được phép quá 7 ngày, tính từ ngày tiếp nhậnđủ hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự hợp lệ.

>>> Xem thêm: Vi bằng được sử dụng rất nhiều trong chuyển nhượng và mua bán nhà đất, nhưng bạn đã biết gì về vi bằng hay công chứng vi bằng là gì chưa? Nếu chưa hãy click ngay để tìm hiểu nhé.