Chứng từ ghi sổ là gì? Những cách lập chứng từ ghi sổ

1. Tìm hiểu chung về chứng từ ghi sổ

1.1. Khái niệm giúp bạn hiểu chứng từ ghi sổ là gì?

Khái niệm chứng từ ghi sổ dùng để chỉ về một loại chứng từ được người kế toán sử dụng vào mục đích tập hợp số liệu theo từng loại sự việc được ghi trong các bản chứng từ gốc, ghi rõ ràng nội dung đó vào trong sổ cho từng sự việc khác nhau. Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào dữ liệu thể hiện bên trong chứng từ để có thể lập nên chứng từ ghi sổ. Nếu không dựa vào chứng từ thì cũng có thể lấy số liệu từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế, cùng loại mà lập nên chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ có thể thực hiện những chức năng lớn hơn khi nó vừa có thể lập cho một hoặc rất nhiều bản chứng từ gốc. Trong trường hợp lập nhiều chứng từ gốc thì tất cả các loại chứng từ đó đều phải thống nhất cùng một nội dung kinh tế, cùng phát sinh một cách thường xuyên ở trong cùng một tháng.

1.2. Ý nghĩa mà chứng từ ghi sổ kế toán thể hiện là gì?

Sở dĩ ngành kế toán đã có chứng từ rồi nhưng vẫn đòi hỏi các kế toán viên phải lập chứng từ ghi sổ là bởi vì loại chứng từ này có ý nghĩa, giá trị nhất định của nó đối với quá trình làm việc. Nói một cách cụ thể hơn thì chứng từ kế toán có 3 ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

- Thứ nhất, chứng từ ghi sổ giúp cho người kế toán trưởng quản lý dễ dàng số thứ tự của các chứng từ kế toán

- Thứ hai, loại chứng từ này sẽ giúp cho những cán bộ quản lý tài chính, cán bộ thuế dễ dàng theo dõi chứng từ theo một trình tự rõ ràng, nội dung của chứng từ được sắp xếp tuân theo một nguyên tắc chủ đề nhất định, từ đó rất tiện cho việc theo dõi các vấn đề kế toán một cách khoa học và thông nhất về nội dung.

- Thứ ba, chứng từ ghi sổ kế toán sẽ giúp cho việc đối chiếu giữa sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và bảng đối chiếu số liệu tổng và số được phát sinh ở trong cuốn sổ chứng từ ghi sổ.

Nhìn chung, thông qua chứng từ ghi sổ, chúng ta, đặc biệt là những nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được một phần cơ bản về tình hình phát triển của doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào. 

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hồ Chí Minh

2. Những nguyên tắc quan trọng khi ghi chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ chính là căn cứ trực tiếp để cho nhân viên kế toán ghi sổ cái. Bởi vì, chứng từ ghi sổ là một trong hai nhiệm vụ cần thể hiện ở trong sổ kế toán tổng hợp, bao gồm: ghi đúng trình tự về thời gian mà trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ đã thể hiện và ghi dựa trên nội dung kinh tế mà cuốn sổ Cái thể hiện.

Nguyên tắc thứ hai khi kế toán lập chứng từ ghi sổ đó là lập chứng từ này dựa vào 2 cơ sở chính: một là từng bản chứng từ kế toán, hai là Bảng tổng hợp của những chứng từ có cùng nội dung và cùng loại.

Nguyên tắc thứ ba khi lập chứng từ ghi sổ: kế toán viên cần đánh số thứ tự cho các chứng từ đúng với số thứ tự thể hiện bên trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, đi kèm theo đó phải đính kèm cả các chứng từ và trước khi ghi sổ chúng thì cần phải được người kế toán trưởng duyệt.

3. Đặc trưng điển hình có trong loại hình chứng từ ghi sổ kế toán

Chứng từ ghi sổ kế toán đòi hỏi người kế toán phải ghi đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh được chứng từ ghi nhận sẽ phải được phân loại, và ghi vào trong sổ theo số thứ tự, đồng thời cũng phải ghi đầy đủ vào trong sổ Cái. Chứng từ ghi sổ thường được áp dụng đối với các đơn vị có quy mô hoạt động từ vừa đến lớn, có sử dụng nhiều nhân lực phục vụ hoạt động kế toán, cần hạch toán nhiều tài khoản kế toán.

4. Trình tự chuẩn khi ghi chứng từ ghi sổ kế toán

4.1. Ghi sổ chứng từ theo công việc hàng ngày

- Căn cứ: để ghi sổ chứng từ các công việc hàng ngày hoặc theo định kỳ, kế toán viên sẽ phải dựa trên từng bản chứng từ kế toán riêng hoặc dựa vào một bảng tổng hợp chứng từ. Bảng tổng hợp này chắc chắn phải đảm bảo điều kiện cùng loại và đã qua sự kiểm tra cẩn thận.

- Dựa vào bản chứng từ ghi sổ, người kế toán sẽ ghi lại các nội dung kế toán trong sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, mục đích cuối cùng là ghi lại nội dung kế toán chính xác vào trong sổ Cái. Những chứng từ làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ sẽ được đưa vào các sổ hay thẻ kế toán.

4.2. Ghi sổ chứng từ theo công việc cuối tháng

Cuối tháng, kế toán viên sẽ khóa lại sổ chứng từ để thực hiện các nghiệp vụ tính toán cần thiết, bao gồm: tính tổng số tiền của các nghiệp vụ tài chính và kinh tế phát sinh suốt thời gian một tháng qua, tính số dư của mỗi toàn khoản kế toán và tổng số phát sinh Có được thể hiện trong sổ Cái, Tổng Nợ phát sinh. Dựa vào sổ Cái kế toán, kế toán viên sẽ lập Bảng cân đối tài khoản.

Đồng thời, nhân viên kế toán sẽ phải tiến hành đối chiếu các số liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ Cái, sau đó lập ra Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. việc đối chiếu và kiểm tra này chỉ có được ý nghĩa đúng đắn và đáp ứng đúng nguyên tắc kế toán và kết quả mà doanh nghiệp cần khi nó có thể đảm bảo rằng Tổng Nợ phát sinh = Tổng Có phát sinh, đồng thời bằng Tổng số tiền phát sinh ghi trong sổ Đăng ký chứng từ Kế toán. Tổng dư Nợ bằng Tổng dư Có, số dư từng tài khoản phát sinh bằng với số dư tương ứng của mỗi một tài khoản trong Bảng tổng hợp chi tiết.

Việc làm nhân viên kế toán

5. Cách lập sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

5.1. Xác định nội dung ghi trong sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ sẽ ghi chép lại toàn bộ các phát sinh của những nghiệp vụ kinh tế theo một trình tự nhất định về thời gian theo hình thức Nhật ký. Nội dung này Phượng cũng đã đề cập đến ở nội dung trên, tuy nhiên, khi bạn bắt tay vào lập sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ thì cũng phải nhắc nhớ lại nội dung này để đảm bảo đúng nội dung khi lập sổ.

5.2. Xác định kết cấu, phương pháp ghi chép sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

Bạn hãy đưa đúng các thông số nội dung theo gợi ý sau:

- Cột A: Ghi đầy đủ số hiệu Chứng từ ghi sổ

- Cột B: Ghi rõ ràng thời gian lập Chứng từ ghi sổ (chi tiết về ngày, tháng, năm lập)

- Cột 1: Ghi đúng số tiền vào trong Chứng từ ghi sổ

- Cuối trang: cộng lại tổng số lũy kế trước khi chuyển qua trang sau

- Đầu trang ghi đúng số được cộng từ trang trước chuyển qua.

Sau mỗi một kỳ như cuối tháng hay cuối năm thì nhân viên kế toán sẽ thực hiện việc cộng tổng toàn bộ các mức tiền được phát sinh mà trong nội dung của sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ đã thể hiện. Sau cùng cần phải đối chiếu số liệu mới với số liệu trong Bảng Cân đối.  

Để hình dung cụ thể về chứng từ ghi sổ, bạn hãy tải Biểu mẫu chứng từ ghi sổ dưới đây về tham khảo hoặc có thể sử dụng ngay:

MẪU CHỨNG TỪ GHI SỔ THEO THÔNG TƯ 200 :

BẢN WORD :

MẪU CHỨNG TỪ GHI SỔ THÔNG TƯ 200.doc

BẢN EXCEL:

MẪU CHỨNG TỪ GHI SỔ THEO THÔNG TƯ 200.xlsx

MẪU CHỨNG TỪ GHI SỔ THEO THÔNG TƯ 133 :

BẢN WORD :

MẪU CHỨNG TỪ GHI SỔ THEO THÔNG TƯ 133.doc

BẢN EXCEL :

MẪU CHỨNG TỪ GHI SỔ THÔNG TƯ 133.xlsx

6. Ưu điểm - nhược điểm của hình thức Chứng từ ghi sổ kế toán 

Ưu điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ	Nhược điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức mẫu của sổ ghi chép chứng từ ghi sổ khá đơn giản nên việc ghi chép khá dễ dàng, thuận tiện - Tạo ra sự thuận lợi đối với hoạt động phân công nguồn nhân lực trong bộ phận kế toán	- Số lượng ghi chép phải thực hiện nhiều lần, gây ra tình trạng trùng lặp dễ dẫn đến nhầm lẫn - Hoạt động kiểm tra lại các số liệu có quy định cụ thể theo định kỳ, thường thực hiện vào thời gian cuối tháng hoặc cuối năm do đó gây ra ảnh hưởng đến tiến độ cung cấp thông tin kế toán cần thiết đến nhà quản lý, nhà quản lý phải tiếp nhận thông tin chậm trễ.

Xem thêm: Định giá tài sản là gì và những điều bạn cần biết

7. Bí quyết xin việc làm kế toán dành cho người mới ra trường

Nếu như bạn đã nắm vững trong tay những kiến thức cơ bản chuyên ngành kế toán như hiểu được chứng từ ghi sổ là gì, các nghiệp vụ kế toán cần thực hiện,… nhưng chưa biết làm sao để phát huy thế mạnh của mình khi đi xin việc thì hãy đọc ngay những chia sẻ dưới đây. Đây là những kinh nghiệm tìm việc được rút ra từ chính bản thân Phượng và một số tham khảo từ các chuyên gia đến từ trang web timviec365.vn nên bạn có thể yên tâm áp dụng ngay sau đó, Phượng đảm bảo cơ hội việc làm kế toán sẽ đến gần với bạn nhất có thể.

Việc làm trợ lý kế toán

7.1. Chuẩn bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ kế toán

Nếu như bạn đã đọc được tới nội dung này thì Phượng nghĩ, có lẽ bạn là một người có tác phong học tập rất nghiêm túc và là một người ham học hỏi. Vì thế nên không có lý do gì khiến bạn chưa trang bị tốt các kiến thức và kỹ năng trong nghề đúng không nào. Đối với một nhân viên kế toán mà nói, yêu cầu tối thiểu nhất cần đáp ứng đó chính là biết cách hạch toán và định khoản, luôn cập nhật đầy đủ các thông tin quy định về thuế, thông thạo kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là biết cách sử dụng tốt các chương trình kế toán. Nếu như bạn chắc chắn đảm bảo được những yêu cầu này thì đã đến lúc bạn đủ điều kiện để tự tin đi xin việc rồi đấy nhé.

7.2. Chọn timviec365.vn làm địa chỉ tìm việc kế toán

Sở dĩ bạn được khuyên làm như vậy là bởi vì trang web timviec365.vn có khả năng lớn khi có thể giúp bạn tìm việc nhanh chóng, hiệu quả. Những gợi ý về việc làm đều sát với nhu cầu tìm kiếm của người tìm việc và đảm bảo không tồn tại tin hết hạn, tránh gây ra mất thời gian cho người tìm việc. Hơn thế, tính năng nộp hồ sơ online và hỗ trợ làm hồ sơ xin việc  ấn tượng là một trong những ưu điểm lớn của timviec365.vn. Đại đa số ứng viên khi đã chọn timviec365.vn trở thành phương thức tìm việc làm thì đều đồng thời sử dụng luôn nhiều công cụ hỗ trợ tìm việc làm tiện ích trên trang web này. Bởi vậy mà tỉ lệ kiếm việc thành công rất cao.

Với hai mẹo nhỏ này, bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy một vị trí việc làm kế toán phù hợp cho bản thân mình. Hy vọng thông qua việc khám phá chứng từ ghi sổ là gì sẽ để lại cho người đọc nhiều giá trị quan trọng, đặc biệt là giá trị trong công cuộc tìm kiếm việc làm.

Xem thêm: Chiếu khấu thanh toán là gì? Thông tin đầy đủ cho bạn