Chứng từ kế toán hợp pháp là gì? Quy định lập và lưu trữ CTKT

1. Bạn hiểu như thế nào là chứng từ kế toán hợp pháp?

Trong mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và cung ứng dịch vụ, các loại chứng từ luôn được lập và lưu trữ bởi kế toán viên để phục vụ cho những trường hợp cần thiết tra cứu thông tin. Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo ba tiêu chí hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Cùng tìm hiểu lần lượt về từng tiêu chí trên ngay sau đây nhé!

1.1. Khái niệm và một vài lưu ý đối với chứng từ kế toán hợp pháp

1.1.1. Chứng từ kế toán hợp pháp là gì?

Chỉ có chứng từ kế toán hợp pháp mới có giá trị trước pháp luật trong trường hợp xử lý tranh chấp hay kiện tụng. Người kế toán viên trong doanh nghiệp cần phân biệt được chứng từ kế toán hợp pháp để có thể truy xuất nhanh chóng khi cần. Vậy chứng từ kế toán đáp ứng đủ những điều kiện nào thì mới được coi là hợp pháp?

Trường hợp thứ nhất, chứng từ kế toán hợp pháp phải là những hóa đơn được phát hành bởi Bộ Tài chính mà doanh nghiệp đăng ký và nhận được. Đây đều là những hóa đơn đã được duyệt và cấp phát bởi các cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng những hóa đơn này vì chúng hoàn toàn hợp pháp.

Trường hợp thứ hai, chứng từ kế toán hợp pháp còn bao gồm những hóa đơn được doanh nghiệp phát hành và đã có đăng ký với cơ quan thuế từ trước đó. Sau khi đăng ký với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần phải gửi thông báo đến khách hàng và các đối tác về việc sử dụng hóa đơn đã đăng ký.

Trường hợp thứ ba, hóa đơn do doanh nghiệp tư in và đã được trình lên cơ quan thuế để phê duyệt và cho phép sử dụng.

1.1.2. Một vài lưu ý đối với chứng từ kế toán hợp pháp

Việc sử dụng hóa đơn thuộc vào ba trường hợp trên cho tất cả các hoạt động buôn bán, cung cấp hàng hóa không phải lúc nào cũng là hợp pháp. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn khi cung ứng hàng hóa và dịch vụ thuộc phạm vào phạm vi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp thì hóa đơn được sử dụng mới được tính là hợp pháp.

Ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ không được công nhận giá trị pháp lý, đồng thời doanh nghiệp cũng được coi là đã vi phạm pháp luật và sẽ bị truy cứu trước pháp luật.

Trường hợp doanh nghiệp nhập mua và lưu trữ lưu trữ những hàng hóa hoặc sử dụng những dịch vụ được cung cấp bởi những đơn vị đang trong tình trạng trốn thuế thì hóa đơn mua bán hàng cũng bị coi là không hợp pháp. Bên cạnh đó, hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh cũng sẽ không được công nhận tính hợp pháp.

1.2. Chứng từ kế toán hợp lệ có đặc điểm gì?

Trong Thông tư TT39/2014/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính có quy định và hướng dẫn rất chi tiết về chứng từ kế toán hợp lệ. Cụ thể như sau:

- Chứng từ kế toán hợp lệ phải có ghi rõ ràng và chính xác các thông tin trên hóa đơn về ngày tháng lập hóa đơn, họ tên, ngày tháng năm sinh và địa chỉ của khách hàng. Cùng với đó là thông tin về phương thức thanh toán.
- Trong chứng từ cũng phải ghi chép các thông tin cụ thể về hàng hóa, bao gồm: Tên và chủng loại hàng hóa, đơn giá, số lượng hàng bán, trị giá và các khoản thuế.

Ngoài ra, hóa đơn hợp lệ phải có chữ ký của người đại diện bên bán hàng, mua hàng và người lập hóa đơn. Hoặc kế toán có thể xin dấu ủy quyền nếu Giám đốc không tiện lý hóa đơn. Sau đó, kế toán cần lấy chữ ký của người được ủy quyền thì hóa đơn mới được tính là hợp lệ.

Mặt khác, hóa đơn hợp lệ là hóa đơn không vượt quá định mức tiêu hao nguyên vật liệu hoặc không vượt quá định mức khống chế. Hóa đơn có trị giá trên 20 triệu đồng bắt buộc phải được thanh toán qua ngân hàng.

1.3. Chứng từ kế toán hợp lý có đặc điểm gì?

Như vậy là bạn đã nắm bắt được những đặc điểm của chứng từ kế toán hợp pháp và chứng từ kế toán hợp lệ. Tuy nhiên chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp không chỉ cần đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ mà còn phải đảm bảo tính hợp lý.
Vậy chứng từ kế toán hợp lý có những đặc điểm như thế nào?

Chứng từ kế toán được coi là hợp lý khi và chỉ khi những nội dung trong đó phải chính xác tuyệt đối. Những nội dung trong chứng từ kế toán hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã được cấp phép và phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền.

2. Một số quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Trong phần trước, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về đặc điểm của chứng từ kế toán hợp pháp, chứng từ kế toán hợp lệ và chứng từ kế toán hợp lý. Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp phải thỏa mãn cả ba đặc điểm trên thì mới đáp ứng được yêu cầu lưu trữ và truy xuất thông tin khi cần thiết.

Tiếp theo đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một số quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp nhé!

- Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều chỉ được phép lập chứng từ kế toán một lần duy nhất.

- Nội dung của chứng từ kế toán phải dễ hiểu, rõ ràng, minh bạch và chính xác. Kế toán viên cần lập chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

- Nội dung trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không chấp nhận tẩy xóa, dập xóa và mọi cách trình bày không đúng tiêu chuẩn. Chứng từ sai phải bị gạch chéo nội dung.

- Số liên cho một nghiệp vụ chứng từ kế toán phải bằng với số liên theo quy định.

- Người lập và duyệt chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung của chứng từ kế toán.

Ngoài ra, nếu kế toán viên sử dụng chứng từ kế toán dạng điện tử thì phải tuân thủ quy định về chứng từ kế toán dạng này. Sau đó chứng từ kế toán phải được in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định. Nếu lưu trữ dạng tệp tin điện tử thì phải đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể tra cứu được bất cứ lúc nào trong thời hạn lưu trữ.

Phần mềm quản lý tài chính 365 hiện đang được bình chọn là một trong những phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí tốt nhất trên thị trường.

Qua những thông tin được tổng hợp và chia sẻ trong bài viết trên đây, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ hơn chứng từ kế toán hợp pháp là gì và những quy định liên quan đến việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán bên cạnh tính hợp pháp thì cũng phải đảm bảo được tính hợp lệ và tính hợp lý. Ở đây chúng ta đang xét trên cơ sở đối chiếu là các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã được cấp phép và phê duyệt bởi các cơ quan có thẩm quyền.