Giải đáp đại lý hải quan là gì? Tại sao cần đại lý hải quan?

1. Vậy đại lý hải quan là gì? 

Theo nghĩa hiểu đơn giản nhất thì đại lý hải quan là các công ty chuyên làm về dịch vụ hải quan với hợp đồng đại lý. Thông qua việc đứng tên đại lý trên tờ khai hải quan thực hiện công việc đóng dấu của mình vào ô người hải quan với phần mềm ECUS4. Hay như với phần mềm ECUS5  VNACCS là dùng chữ ký số của mình để truyền tờ khai.  

Đại lý hải quan hoạt động dựa trên nguyên tắc là hợp đồng ủy quyền với các chủ hàng xuất nhập khẩu bởi vậy mà sẽ cần chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền. Cụ thể hơn là các đại lý có trách nhiệm quản lý, sử dụng về mã số nhân viên đại lý hải quan tiến hành khai báo kết hợp làm thủ tục tại cơ quan hải quan tại phạm vi ủy quyền.

Hơn nữa là có trách nhiệm giới thiệu, đưa ra đề nghị tổng cục hải quan cấp mã số nhân viên đại lý cho người đáp ứng đủ điều kiện quy định. Và cũng cần thông báo cho chính cục hải quan thực hiện việc thu hồi mã số nhân viên đại lý với các trường hợp tương ứng theo quy định. 

Bên cạnh đó đại lý hải quan sẽ cần yêu cầu với phía chỉ hàng cung cấp đủ thông tin cần thiết, chính xác về chứng từ cho việc làm thủ tục hải quan lô hàng và đảm bảo nghĩa vụ theo hợp đồng đại lý. Song song với cung cấp đầy đủ nhất, kịp thời về thông tin và tài liệu liên quan tới chủ hàng/ các lô hàng do đại lý làm thủ tục đứng tên khai hải quan đúng với yêu cầu các cơ quan hải quan. 

Ngoài ra về phía đại lý được yêu cầu cơ quan hải quan hướng dẫn thủ tục hải quan, các thủ tục thuế, hỗ trợ kỹ thuật kết nối mạng với cơ quan hải quan hay như trực tiếp tham gia các lớp tập huấn bồi dưỡng. Đặc biệt là đại lý còn cần chịu trách nhiệm trực tiếp về nội dung khai trên tờ khai hải quan cơ sở là bộ chứng từ và tài liệu liên quan hàng hóa xuất nhập khẩu do chủ hàng cung cấp. Luôn luôn đảm bảo đúng với phạm vi được ủy quyền theo hợp đồng đại lý.

Xem thêm: AFTA là gì? Tình hình Việt Nam gia nhập AFTA - khu vực mậu dịch tự do Asean như thế nào?

2. Sự khác nhau giữa đại lý hải quan và người kê khai hải quan

Có lẽ là cả đại lý hải quan và người kê khai hải quan đều là đơn vị cung cấp dịch vụ về thông quan tuy nhiên sẽ có những yếu tố khác biệt cơ bản cần nhận biết. Vì việc hoạt động sẽ khác biệt, trách nhiệm cũng không giống nhau. 

- Xuất hiện trên giấy hải quan (custom declaration)

+ Đại lý hải quan là sẽ là người đứng đầu trên các tờ khai và có vai trò đại lý dùng chữ ký cùng dấu pháp nhân để thực hiện làm tờ khai. 

+ Còn với người kê khai hải quan chỉ dùng giấy giới thiệu từ chủ hàng để làm thủ tục hải quan và học không hề xuất hiện trên chứng từ, tài liệu nào của bộ hồ sơ hải quan. Đơn giản thì họ được hiểu là một người của chủ hàng mà thôi, bên tôi đang cung cấp dịch vụ thông quan thuế và tôi cử nhân viên đem giấy giới thiệu của khách hàng cùng hồ sơ hải quan đi làm thủ tục. 

- Trách nhiệm hiện hành

Đại lý sẽ có trách nhiệm tại mức độ cao hơn bởi họ có là người đứng trên các tờ khai và qua đó mà các doanh nghiệp này cũng được hải quan đánh giá cao hơn về năng lực qua tờ khai hoàn tất. Và tất nhiên mức độ trách nhiệm của người kê khai sẽ thấp hơn. 

- Nhân viên làm việc

+ Các đại lý hải quan luôn phải có nhân viên được đào tạo thường gọi là các đại lý viên và có sự công nhận bởi tổng cục hải quan công nhận. Con số ước lượng hiện tại thì trên cả nước có 250 doanh nghiệp là đại lý hải quan. 

+ Đối với người kê khai thì có thể là bất kỳ ai chỉ cần cá nhân đó am hiểu chút ít về nghiệp vụ cùng với việc được các chủ hàng thuê là có thể làm dịch vụ. 

Việc làm hàng hải

3. Vậy lựa chọn đại lý hải quan chủ hàng sẽ có lợi ích gì?

Khi lựa chọn đại lý hải quan chịu trách nhiệm về các thủ tục hải quan thì chủ hàng sẽ luôn nhận thấy được những ưu điểm rõ rệt: 

+ Đầu tiên là không cần dùng đến chữ kỹ số của mình thực hiện việc ký duyệt từ xa cũng như không cần gửi về giấy khống như trước. Vì các đại lý sẽ dùng đến chữ ký số của họ làm tờ khai, truyền tờ khai. 

Sau đó sẽ là trách nhiệm hoặc khả năng của người cung cấp dịch vụ thường được đánh giá cao hơn so với việc thông báo thông thường. 

Có thể là tạo ưu điểm nhưng thực tế hiện tại thì không chỉ là chủ hàng với tâm lý ngại ký hợp đồng đại lý và ký tên tại tờ khai hải quan mà từ phía đại lý cũng vậy. Nguyên do có lẽ là các chính sách thuế cùng với các chính sách hàng hóa xuất nhập khẩu phức tạp đặc biệt là lo ngại trực tiếp về vấn đề pháp lý mà lại chưa có hiệp hội về đại lý hải quan hoạt động. 

Vậy nên mà vấn đề này sẽ là điều đáng chú tâm cần khắc phục trong thời gian sắp tới. Đề cấp đến khi mà ngành hải quan phát triển VNACCS thúc đẩy dịch vụ đại lý tiến tới làm thủ tục hải quan, cơ hội việc làm tương lai cũng được mở rộng từ đây. 

Xem thêm: Thông tin tuyển dụng việc làm nhân viên khai báo hải quan hấp dẫn, lương cao

4. Làm đại lý hải quan với các điều kiện cần biết 

Đối với điều kiện trở thành một đại lý hải quan đã được quy định cụ thể theo pháp luật ban hành với sự chấp thuận hoạt động. 

- Thứ nhất tại Thông tư số 12/2024/ TT - BTC ban hành ngày 30/1/2024, Bộ tài chính đưa ra các quy định chi tiết nhất về thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan cũng như việc cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm về thủ tục hải quan hay như thủ tục công nhận, hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan. 

- Thứ hai là Khoản 1 Điều 20 tại Luật hải quan đã quy định về điều kiện cụ thể nhất làm thủ tục Hải quan. 

+ Cần có giấy chứng nhận về đăng ký kinh doanh/ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với ngành hoặc nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hay như đại lý làm thủ tục hải quan. 

+ Cần đảm bảo về việc có nhân viên đại lý thủ tục hải quan. 

+ Cùng đó là có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng về điều kiện thực hiện hải quan điện tử với các điều kiện khác đúng theo quy định. 

Sau đó để được công nhận đại lý làm thủ tục hải quan thì chính doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đủ về lập hồ sơ đề nghị công nhận đủ điều kiện làm đại lý gửi tới Tổng vụ Hải quan. 

* Hồ sơ cần chuẩn bị cụ thể bao gồm: 

+ Cần thông báo đủ điều kiện hoạt động đại lý về làm thủ tục hải quan. 

+ Có văn bản chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc văn bản chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có thể được thay thế bằng văn bản chứng nhận đầu tư. 

+ Hồ sơ chi tiết đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý hải quan đúng quy định. 

+ Kèm theo các chứng từ bản chụp do giám đốc đại lý làm thủ tục hải quan đã ký tên và đóng dấu xác nhận. 

* Chuẩn bị về chứng chỉ nhân viên đại lý hải quan

Như vậy có thể thấy để trở thành một đại lý hải quan thì một công ty dịch vụ sẽ cần có ít nhất 1 nhân viên đã được đào tạo và cấp chứng chỉ nghiệp vụ về hải quan. Tức là nhân viên đã được tham gia về khóa đào tạo đúng theo quy định của Thông tư 80/2024/ TT - BTC tại các cơ sở mà Tổng cục hải quan cho phép: Học viện tài chính, Đại học Tài chính - Marketing, Cao đẳng Tài chính Hải quan,...

Khóa học sẽ hoàn tất đầy đủ với 4 phần và thời gian kéo dài 8 đến 10 tuần là hoàn tất và kết thúc là dự kỳ thi mà Tổng cục hải quan tổ chức. Kết hợp với đó là điều kiện cả 4 học phần là trên 5 thì mới đủ cấp chứng chỉ nhé. 

Tuy nhiên việc chuẩn bị để hoàn tất chứng chỉ cũng khá phức tạp và khoảng cách với những bạn đi làm xa. Hay như việc tham gia phần thi Pháp luật hải quan cùng xử lý vi phạm hành chính sẽ rất khó nhớ và khó học thuộc nhưng nếu chuẩn bị tốt thì nền tảng kiến thức đó sẽ có ích cho sau này. 

Bên cạnh đó cũng sẽ có lời khuyên dành cho những ứng cử viên mới bước vào nghề làm việc hay chưa biết chút gì về thông quan thì có lẽ chứng chỉ sẽ chưa cần thiết học ngay. Vì khối lượng kiến thức lớn được nén nhanh trong vài tuần và bạn sẽ khó theo kịp được đôi khi gây nên sự chán nản bỏ lỡ việc học. Còn nếu bạn đã quyết tâm theo học thì dưới đây sẽ là một số kinh nghiệm bổ ích dành cho bạn va chạm với thực tế: 

+ Trước hết, bạn cần hiểu ít nhất về các loại chứng từ cơ bản như hợp đồng ngoại thương, kiến thức vận đơn, ký hậu vận đơn chứng từ xuất nhập khẩu hay như hóa đơn thương mại, chứng nhận về xuất xứ CO

+ Hiểu được về hồ sơ hải quan với các tờ khai hải quan, giấy nộp thuế quan và tờ khai trị giá. 

+ Các thủ tục hải quan về khai trên phần mềm cùng với thông quan tại chi cục cần nắm bắt chi tiết. 

+  Nghiệp vụ liên quan như kiểm hóa, thực hiện lấy lệnh hãng tàu hay như kiểm tra chất lượng, tham vấn giá,...sẽ luôn có lợi dành cho bạn để hoàn thành học tập lấy chứng chỉ. 

Tất nhiên sau khi bạn đã nắm được ổn ổn nền tảng kiến thức và làm việc từ 6 đến 1 năm thì hãy chủ động tham gia lớp đào tạo nghiệp vụ hải quan. Khi đó sẽ có ích rất nhiều nhưng cũng có bạn học lấy chứng chỉ với mục đích khác sẽ không quá khắt khe vì sau đi làm sẽ thực hành sau. 

Bài biết trên mà timviec365.vn đã trình bày tới bạn đầy đủ nhất về đại lý hải quan là gì. Mong rằng thông qua đó có thể đem đến bạn những thông tin cơ bản cần thiết nhất phục vụ cho công việc hay như ước mơ nắm bắt về cơ hội việc làm liên quan.