Dấu giáp lai là gì? Tất tần tật thông tin về dấu giáo lai từ A- Z

1. Khái niệm chung về dấu giáp lai là gì?

+ Đóng dấu giáp lai tiếng Anh là gì?

Trả lời: Dấu giáp lai có 2 động từ thông dụng chính là Affix và Stamp

+ Trong tiếng Việt:

- Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

- Con dấu phải theo quy định của Thủ tướng của Cơ quan quản lý trong ngành

- Thông thường, khi các công ty ký nháy, ký kết hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ ký và con dấu của các bên trong phần cuối của hợp đồng, còn có một dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên là những tổ chức có sử dụng con dấu.

- Đối với hợp đồng gồm nhiều trang không tiến hành đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia, đóng dấu trên các trang liên tiếp cho đến khi nó được đóng dấu hết tất cả các trang của hợp đồng và được đảm bảo trong quá trình xếp chúng lại với nhau thì dấu giáp lai cần phải trùng khớp với con dấu doanh nghiệp đang sử dụng.

2. Các quy định liên quan đến việc sử dụng dấu giáp lai là gì?

2.1. Dấu giáp lai được sử dụng như thế nào?

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan hành chính công nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức đoàn thể, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, v.v. các tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi là các cơ quan và tổ chức) và một số chức vị cụ thể trong bộ máy nhà nước. Con dấu chứng tỏ, thể hiện được vị trí pháp lý và xác nhận giá trị pháp lý của các tài liệu và giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và chứng khoán chính phủ.

Ngay nay có rất nhiều vị trí khác nhau và cách thức đánh dấu cũng sẽ khác nhau, có thể sẽ bao gồm dấu giáp lai, dấu treo,... và chúng sẽ bao gồm những trách nhiệm pháp lý và vai trò riêng biệt. Những quy định cụ thể nhất về dấu giáp lai cùng 1 số loại dấu khác như sau:

Thông tin cụ thể được quy định rõ trong Điều 26 của Nghị định 110/2024 / ND-CP gồm:

"Điều luật số 26. Đóng dấu

1. Các dấu đóng phải rõ ràng, gọn gàng, đúng hướng và được sử dụng với con dấu theo quy định của pháp luật

2. Khi bạn đóng dấu chữ ký, dấu đóng sẽ chiếm khoảng một phần ba chữ ký bên trái.

3. Con dấu trên các phụ lục kèm theo tài liệu chính sẽ được quyết định bởi người đã ký tài liệu và đóng dấu trên trang đầu tiên, bao gồm một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu nổi và tem nổi trên các tài liệu, biên bản và tài liệu chuyên ngành phải tuân theo các quy định của Bộ trưởng và Thủ trưởng các cơ quan chịu trách nhiệm quản lý chi nhánh. "

2.2. Cách đóng dấu giáp lai thực hiện như thế nào?

Cách đóng dấu giáp lai hiện tại được quy định rất rõ ràng trong Khoản 2, Điều 13 Thông tư 01/2024 / TT-BNV chi tiết là:

"Điều lệ số 13. Dấu của những cơ quan tổ chức

1. Con dấu trên các tài liệu phải tuân theo các quy định tại khoản 2 và 3 của Điều 26 Nghị định của Chính phủ số 110/2024 / ND-CP ngày 8 tháng 4 năm 2024, về các công trình văn thư và các quy định của pháp luật liên quan ; Việc dán tem được dán chồng lên các tài liệu và phụ lục chuyên ngành, cũng như các phụ lục, phải tuân theo các quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định số 110/2024 / ND-CP.   

2. Các thương hiệu của các cơ quan và tổ chức sẽ được hiển thị trong ô số 8; dấu giáp lai phải được đặt ở chính giữa cạnh phải của tài liệu hoặc phụ lục văn bản, bao gồm một phần của các tờ giấy; hạn chế tối đa 5 trang cho mỗi con dấu".   

Xem thêm: Dấu treo là gì? Những quy định hiện hành về dấu treo năm 2024

2.3. Tính pháp lý của dấu giáp lai là gì?

Theo nội dung được ghi chi tiết và rõ ràng trong Khoản 2, Điều 13 của TT 01/2024 / TT-BNV có quy định [...] con dấu chồng chéo được đóng ở giữa cạnh phải của tài liệu hoặc phụ lục văn bản, bao gồm một một phần của tài liệu; Chỉ được đóng dấu giáp lai trên 5 trang là tối đa. 

Do đó, con dấu được sử dụng để đóng dấu ở cạnh trái hoặc phải của tài liệu có chứa 2 tờ trở lên. Dấu giáp lai hợp lệ phải được đóng ở giữa cạnh phải của văn bản hay là ở vị trí giữa của phụ lục trong 1 văn bản hành chính, văn bản thông thường cụ thể.

Khi các công ty ký kết hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối của hợp đồng, thì lúc này sẽ còn có thêm dấu giáp lai của tất cả các bên nếu như họ cũng đều đang sử dụng những con dấu của riêng mình.

Do đó, lúc này dấu giáp lai cần phải được đóng ở tất cả các tờ trong văn bản nhằm đảm bảo được độ chính xác của từng tờ giấy cũng như phòng tránh hiệu quả những trường hợp giả mạo thông tin.

Xem thêm: Mẫu công văn đề nghị

2.4. Những tài liệu cần đóng dấu giáp lai là gì?

Việc đóng dấu giáp lai trong các tài liệu và tài liệu chuyên ngành phải tuân theo các quy định của các bộ trưởng và người đứng đầu các cơ quan chịu trách nhiệm quản lý ngành.

Do đó, nghị định này không cung cấp bất kỳ loại tài liệu nào được đóng dấu giáp lai mà nó sẽ được quyết định bởi bộ trưởng cũng như những người đứng đầu trong các cơ quan quản lý ngành.

Ví dụ: Tổng cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 6550 / TCHQ-VP năm 2024, chỉ rõ các loại tài liệu sẽ được dấu giáp lai là:

Các loại tài liệu phải được đóng dấu:

(a) Tài liệu do cơ quan hải quan cấp:

- Quyết định giải quyết khiếu nại;

- Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

- Quyết định thanh tra, quyết định thanh tra;

- Quyết định miễn xuất nhập khẩu hàng hóa;

- Quyết định đánh giá thuế;

- Quyết định kiểm tra sau thông quan;

- Quyết định bổ nhiệm cán bộ cho các trường hợp ở nước ngoài (đối với hộ chiếu chính thức);

- Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Thông báo phạt tiền chậm nộp;

- Kết luận thanh tra, kiểm tra;

- Kết luận xác minh đơn tố cáo;

- Báo cáo kết quả xác minh thông tin;

- Biên bản làm việc;

- Hợp đồng, phụ lục và thanh lý hợp đồng;

- Biểu mẫu và tài liệu bổ sung chứa thông tin về dữ liệu tài chính, kế toán thuế, số liệu thống kê về tình hình xuất nhập khẩu; "

Xem thêm: Mẫu biên bản họp xử lý kỷ luật sa thải

2.5. Trong hợp đồng thì bên nào đóng dấu giáp lai?

Để tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi này thì bạn cần phải dựa trên những yếu tố cung cấp dưới đây:

1. Căn cứ theo cơ sở pháp lý:

Được quy định rõ ràng trong Nghị định 58/2024 / ND-CP trong việc sử dụng cũng như quản lý con dấu.

2. Nội dung tham vấn được quy định cụ thể như sau: 

Để áp dụng và thực hiện chúng ta có thể thực hiện và áp dụng theo tiêu chuẩn quy định được ban hành theo quy định về điều 4 của Nghị định 58/2024 / ND-CP về các cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu mà không cần phải sử dụng quốc huy với nội dung cơ bản như sau:

1. Đối với trường hợp là tất cả các cơ quan, tổ chức được công nhận và có tư cách pháp nhân trong cơ cấu tổ chức của các bộ, cơ quan cấp bộ và những cơ quan của chính phủ thì được áp dụng các quy định này

2. Đó là các cơ quan và tổ chức có tư cách pháp nhân và đó là các trường hợp nằm trong khu vực của Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, hay tại nhữngVăn phòng công tố viên quân sự, và Toà án quân sự các cấp;

3. Các cơ quan chuyên môn và các tổ chức phi thương mại trực thuộc các ủy ban phổ biến cấp tỉnh và huyện;

 4. Tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, hiệp hội hữu nghị, tổ chức nhân đạo, hiệp hội phúc lợi xã hội, quỹ xã hội và quỹ từ thiện cùng nhiều tổ chức phi chính phủ do các cơ quan nhà nước cấp phép tham gia hoạt động.

5. Những tổ chức tôn giáo được cấp phép và ủy quyền thực hiện các hoạt động quản lý quyền lực và có thẩm quyền từ các cơ quan nhà nước.

6. Tổ chức kinh tế thông thường được áp dụng và tuân thủ được thực hiện theo những quy định cụ thể của Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Công ty và Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; cùng với một số thông tin khác nhau. Nếu chúng ta không biết và nắm rõ nó thì thông thường sẽ rất khó có thể được thực hiện một cách thành công cũng như nhanh chóng nhất.

7. Và quy định cũng được thực hiện và áp dụng trong một số những môi trường làm việc thuộc những cơ quan có thẩm quyền khác.

8. Là những tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài có hoạt động tại thị trường Việt Nam Do đó, các bên mua và bán hàng hóa là các tổ chức kinh tế được phép sử dụng con dấu, bao gồm cả dấu giáp lai. Trên đây là một vài thông tin có liên quan tới dấu giáp lai là gì? Hy vọng thông qua bài viết này bạn có thể tìm kiếm được câu trả lời thích hợp nhất cho chính mình và tìm kiếm được nhiều thông tin hữu ích.