Dấu treo là gì? Những quy định hiện hành về dấu treo

1. Khái niệm nên biết về dấu treo là gì

Các cơ quan, tổ chức thường có những con dấu để sử dụng trong quá trình hoạt động. Trong đó không thể thiếu đó là dấu treo. Dấu treo là gì? Chúng ta có thể hiểu đây là một con dấu do các cơ quan, tổ chức hoặc các doanh nghiệp,... sử dụng đóng lên các văn bản và được đóng tại trang đầu tiên. Phần đóng dấu gồm các vị trí như: Một phần tên của cơ quan, tổ chức hay có thể đóng dấu tại phần phục lục được kèm theo trong văn bản chính.

Để đóng dấu treo trong văn bản thông thường hay văn bản hành chính do một tổ chức ban hành trước tiên cần tuân thủ những quy cách trình bày tên cơ quan đơn vị. Thông thường, một cơ quan hoặc tổ chức kinh doanh thường được đặt tên và trình bày tại vị trí bên trái, trong trang đầu tiên của bản tài liệu và được đính kèm theo phụ lục.

>>> Xem thêm: Đóng dấu treo là gì? Những thông tin cơ bản cần biết về dấu treo

Khi thực hiện công việc đóng dấu treo, người có thẩm quyền sử dụng con dấu hay những người được ủy quyền sẽ đóng dấu vào bên trái, đóng trùm lên 1/3 tên của các cơ quan, tổ chức, hoặc tên của phần phụ lục được kèm theo bên cạnh.

2. Tầm quan trọng của cách đánh dấu treo hiện nay

Chúng ta cũng biết dấu treo thường được dùng rộng rãi và có mức độ cần thiết đối với doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp hay một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản, mẫu thông báo nội bộ để có thể thông báo cho toàn thể mọi người trong cơ quan được biết hoặc được đóng phía trên góc trái của liên đỏ hoá nhằm đem lại giá trị về mặt thẩm quyền và thông tin mang đến sự chính xác trong những văn bản xác minh về sự thật.

Dấu treo được đóng trên văn bản được coi là một bộ phận của văn bản chính, vì vậy việc đóng dấu treo hiện nay là một điều cần thực hiện khi hoạt động, trong việc ban hành các văn bản quy định của công ty, cơ quan, tổ chức,...

3. Khi nào đánh dấu treo được sử dụng trong cơ quan

Chúng ta cũng thấy rất nhiều trường hợp dùng dấu treo và sử dụng chúng, nhưng đã bao giờ mọi người nghĩ nó được sử dụng trong những trường hợp nào hay chưa?

Có thể chia thành hai trường hợp chính khi sử dụng đó là:

Khi không có sự ủy quyền

- Dùng trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó.

Đối với trường hợp đầu tiên này, hình thức này mọi người có thể bắt gặp tại các phòng công tác sinh viên hay những phòng đào tạo của trường đại học, việc dùng dấu treo phổ biến được dùng trong quá trình xin dấu của sinh viên, hoặc cũng có thể bắt gặp trong các hóa đơn.

Dấu treo là gì trong vấn đề này? Nó giúp cho người xin dấu thấy được đây là những sự đồng ý xuất phát từ tổ chức nhằm ngăn ngừa việc giả mạo các tài liệu liên quan đến thông tin. Lúc này dấu treo được sử dụng giống như "công chứng, chứng thực", tạo ra độ tin cậy và sự đúng đắn trong các văn bản ở mức nhất định cho người sử dụng, tạo cho người sử dụng văn bản cảm thấy có lòng tin và tính đúng đắn cần thiết nhất trong khi xin một tài liệu nhất định.

>>>  Tham khảo: Dấu treo được sử dụng trong rất nhiều trường hợp trong đó có xuất hiện trong những mua bán, chuyển nhượng nhà đất. Ngoài dấu treo, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về lĩnh vực này thì không nên bỏ qua vi bằng, công chứng vi bằng và tất cả những thông tin liên quan.

Khi ban hành các văn bản

- Được dùng trong những trường hợp đóng dấu lên lên các văn bản pháp luật, được đóng lên các phụ lục theo như quy định, thủ tục của pháp luật.

Trường hợp này chúng ta bắt gặp chủ yếu áp dụng ở các văn bản do cơ quan ban hành những văn bản có hiệu lực. Thông thường đây là những cơ quan hành chính công nhà nước. Còn nếu dấu treo được sử dụng trong hệ dân sự, thì sẽ được dùng trong trường hợp ký kết hợp đồng, người đại diện sẽ ký và có thể thay thế bằng hình thức đóng dấu giáp lai,...

4. Thông tin cần biết về sử dụng dấu treo

4.1. Cách dùng dấu treo như thế nào?

Dấu treo là một con dấu có sự quan trọng mang lại giá trị về mặt thông tin trong soạn thảo văn bản, ban hành văn bản. Chúng ta có thể tìm hiểu cách sử dụng nó nhanh chóng từ Nghị định này như sau:

Con dấu được sử dụng trên phần nội dung của phụ lục đính kèm tài liệu chính được quyết định thực hiện từ những người đã ký tài liệu và theo quy tắc đóng trùm lên một phần tên cơ quan và tại trang đầu tiên của tổ chức.

Dấu treo là một minh chứng về sự đúng đắn trong văn bản chính cũng như những sự chuẩn xác trong quy trình thủ tục hành chính làm việc, tránh được việc giả mạo hay nhân bản sai khi sao chép hoặc in ấn, không tạo cơ hội cho kẻ xấu có thể làm hại đến cơ quan tổ chức trong khi làm giả giấy tờ.

Do vậy dấu treo là gì? Nó thuộc quyền sử dụng của một cơ quan nhất định, có thể là một tổ chức hay doanh nghiệp, có một quy định cụ thể riêng và được dùng tuân thủ theo quy định của Nhà nước chính xác.

Ví dụ: Nếu bạn được người khác ủy quyền để đóng dấu hay ủy quyền đóng lại cho một người nào đó. Trong lĩnh vực bán hàng chẳng hạn, người bán phải trực tiếp đóng dấu bao gồm tên của tổ chức trên hóa đơn và ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Vì vậy chúng ta có thể áp dụng theo cách làm từ Nghị định trên để thực hiện nhanh chóng và có sự chuẩn xác hơn khi ban hành và đóng dấu treo trên văn bản.

>> Xem thêm: Public Administration là gì

4.2. Dấu treo có thể hiện tính pháp lý hay không?

Dựa vào khoản 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004 / NĐ-CP, dấu treo khi sử dụng trong các phụ lục đính kèm của những tài liệu chính quan trọng trong doanh nghiệp hay những cơ quan tổ chức được quyết định bởi người ký văn bản và đóng dấu trên trang đầu tiên, đúng với quy định về đóng dấu.

Hiện nay, trong những văn bản của cơ quan, tên của người tổ chức thường được viết ở bên trái thường được đặt trên đầu trang đầu tiên. Như vậy khi đóng dấu treo, thường không có tính pháp lý nhất định, mà chỉ biểu hiện về mức độ quan trọng hay tính đúng đắn của văn bản mà thôi.

Vì vậy chúng ta cần hiểu dấu treo là gì? Dấu treo hoàn toàn không được nhà nước và pháp luật công nhận có tính pháp lý của tài liệu mà chỉ xác nhận với mọi người tính chất của văn bản, biên bản. Đóng dấu là được coi như một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu chính. Trong trường hợp nếu cơ quan tổ chức xác minh hay sửa đổi những điều mới trong nội quy hay trong những trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận lại những thay đổi.

Bây giờ thì chắc chắn bạn đã giải đáp được các thắc mắc về tính pháp lý của dấu treo rồi chứ. Tuy nhiên không phải trường hợp nào cơ quan cũng có thể dùng dấu treo hay đóng trên bất kỳ một loại văn bản nào đâu nhé. Việc đóng dấu còn tùy thuộc vào nội dung, tính chất và trong từng trường hợp của cơ quan.

4.3. Dấu treo có khả năng chứng thực hay không?

Theo Điều 18 của Nghị định số 23/2015 / NĐ-CP của Chính phủ quy định về vấn đề sao in các loại văn bản từ sổ gốc, xác thực bản gốc hay những chữ ký và chứng nhận lại quá trình giao dịch của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó chúng ta có thể tìm hiểu các loại giấy tờ được sử dụng trong các bản chứng thực có thể sao chép, in ấn từ bản gốc như những văn bản sau:

- Những tài liệu được lưu trữ là bản gốc và tài liệu được nhận từ các cơ quan, tổ chức, các đơn vị gửi đến có liên quan.

- Các văn bản gốc của những loại giấy tờ, văn bản do cá nhân có thẩm quyền nào đó được lập, có dấu xác nhận và được sự cho phép của những cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, nếu các tài liệu là các văn bản không có mức độ quan trọng cao của công ty hay doanh nghiệp mà đã được người có thẩm quyền quy định đóng dấu, nó sẽ không thể được chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành. Trường hợp có khả năng chứng thực thì dấu treo là gì? Hầu hết tât cả dấu treo đều không được quy định là có tính pháp lý.

Trong những trường hợp xảy ra tranh cãi, nếu văn bản đã được đóng dấu treo mang ra làm bằng chứng thì sẽ không có khả năng chứng thực và không có giá trị.

4.4. Quy định về dấu treo trên hóa đơn

Trên hóa đơn, dấu treo cũng được sử dụng và thực hiện theo đúng với tiêu chuẩn của nhà nước. Đơn vị được quyền đóng dấu treo trên hóa đơn cho tất cả hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Bên cạnh đó, nhiệm vụ của người đóng dấu là cần thực hiện đúng tiêu chuẩn và quy định về con dấu.

Để thực hiện sử dụng và đóng được dấu treo trên một hóa đơn, người quản lý đơn vị cần đưa ra các tiêu chí về những nội dung hay quy định của người bán là phải làm những gì? Anh ta cần có thư ủy quyền từ người đứng đầu đơn vị và đồng ý cho người bán trực tiếp ký và ghi rõ họ tên, địa chỉ, chức vụ đầy đủ trên hóa đơn và để đóng dấu vào đúng phần quy định trong hóa đơn mình đang làm. Trong hóa đơn của doanh nghiệp đóng dấu được đóng vào vị trí góc trái tên cơ quan, nguyên tắc này người đóng dấu cần nắm kỹ để thực hiện hoàn chỉnh và chuẩn xác đối với công việc.

Do đó, hóa đơn được trở thành căn cứ và có tư cách pháp nhân trong trường hợp người đứng đầu đơn vị ủy quyền cho người bán ký tên và giao cho họ chịu trách nhiệm về các khoản ghi rõ tên đầy đủ của mình trên bản hóa đơn mà doanh nghiệp ban hành.

Đối với hóa đơn bán hàng việc dùng dấu treo cũng không nhất định phải có sự đồng ý của giám đốc trong công ty. Chỉ cần ủy quyền và ký tên của người chịu trách nhiệm đóng dấu vào văn bản là có thể xuất hóa đơn cho khách hàng hoặc những chi tiêu của công ty khi thực hiện một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào đó.

4.5. Quy định về quản lý dấu treo

Dấu treo cũng như tất cả các con dấu khác được sử dụng và bảo quản theo đúng như trình tự. Việc quản lý và sử dụng con dấu treo được thực hiện theo quy định như sau:

Con dấu của cơ quan, bất kể là dấu treo hay một con dấu nào khác trong đơn vị, tổ chức phải được nhân viên và người có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ, đóng dấu tại cơ quan, tổ chức.

a) Không được phép đưa con dấu cho người khác khi chưa được sự đồng ý hay chưa có văn bản của cơ quan có thẩm quyền ban hành;

b) Phải tự tay người được ủy quyền, người có trách nhiệm đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm;

c) Người được quyền ký và bàn giao dấu treo khi đóng vào văn bản phải được sự cho phép của người có thẩm quyền;

Đối với những cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp việc đóng dấu và thực hiện con dấu do cơ quan, tổ chức ban hành thì phải tuân thủ nguyên tắc đóng dấu đúng với thẩm quyền của họ;

Những văn bản thuộc trách nhiệm của văn phòng thì đóng dấu treo cũng phải đảm bảo trách nhiệm đúng với quyền hạn của văn phòng cơ quan quy định.

Những thông tin cơ bản về dấu treo là gì chúng ta đã được tìm hiểu qua bài chia sẻ tâm sự này. Hi vọng, những cơ quan tổ chức có thể áp dụng các thông tin này trong quá trình làm việc, những người có thẩm quyền rút kinh nghiệm để có thể áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước.

5. Phân biệt cách đóng dấu treo với dấu giáp lai

Mặc dù khái niệm về 2 loại dấu này đã được trình bày rõ song nhiều người vẫn nhầm lẫn về chức năng của của dấu treo và dấu giáp lai. Điểm khác nhau đầu tiên đó là vị trí đóng dấu, nếu như dấu treo sẽ được đóng ở trên đầu trang văn bản, đè lên một phần của tên hay địa chỉ công ty, tổ chức, thì dấu giáp lai lại được đóng vào khoảng giữa của 2 văn bản. Có sự khác nhau là do mục đích của 2 dấu này vốn khác nhau, dấu treo để xác nhận doanh nghiệp còn giáp lai để xác thực văn bản đặc biệt là ở loại văn bản có nhiều tờ. 

Điểm khác nhau thứ hai đó là dấu treo thường được dùng cho hóa đơn, giấy thực tập hoặc nói chung là các văn bản về thông báo của cơ quan, tổ chức. Còn dấu giáp lai sẽ được dùng trong hợp đồng, bằng cấp hay các loại giấy tờ có dán kèm ảnh và các giấy tờ nội dung có nhiều trang. 

Đây chính là những điểm phân biệt rõ rệt và cơ bản nhất của dấu treo và dấu giáp lai. Về sư quan trọng thì 2 loại dấu này đều quan trọng như nhau song để chính sách và có tính pháp lý thì cần phải sử dụng đúng mục đích và loại văn bản.