Đóng dấu treo là gì? Những thông tin cơ bản cần biết về dấu treo

1. Đóng dấu treo là gì?

Đóng dấu treo được hiểu là con dấu do các cơ quan, tổ chức hoặc các doanh nghiệp đóng lên trên trang đầu tiên, bao gồm một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc là tên của phục lục được kèm theo trong văn bản chính, văn bản hành chính mẫu.  Thông thường, tên của một cơ quan hoặc tổ chức kinh doanh thường được viết ở bên trái, ở đầu tài liệu và được đính kèm theo phụ lục. Như vậy, khi đóng dấu treo, người được ủy quyền sẽ đóng dấu bên trái, dấu sẽ được đánh trùm lên tên của các cơ quan, tổ chức, hoặc là tên của phụ lục.

Một số loại văn bản thường dùng hiện nay:

- Hóa đơn

- Xác nhận hoạt động chuyên môn cho sinh viên thực tập.

- Tài liệu thông tin trong các cơ quan, tổ chức.

2. Những thông tin có liên quan tới đóng dấu treo là gì?

2.1. Tính pháp lý của đóng dấu treo

Theo khoản 3, Điều 26 của Nghị định 110/2024 / ND-CP, con dấu trên các phụ lục đính kèm tài liệu chính được quyết định bởi người ký văn bản và đóng dấu trên trang đầu tiên, bao gồm một phần của tài liệu, tên của các cơ quan tổ chức hoặc là phụ lục,..

Do đó, một con dấu được sử dụng để đóng dấu trang đầu tiên và bao gồm một phần tên của cơ quan, tổ chức hay là tên của phụ lục được đính kèm theo.

Thông thường, tên của người tổ chức thường được viết ở bên trái ở vị trí trên cùng của tài liệu, phụ lục. Trong tình huống đóng dấu treo, người được ủy quyền sẽ đặt con dấu cá nhân của mình ở phía bên trái, đặt dấu chồng lên tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đó.

Trên thực tế, một số cơ quan thực hiện việc đóng dấu treo trên các tài liệu thông tin nội bộ nằm trong cơ quan nhằm mang tính chất mẫu thông báo nội bộ hoặc ở góc bên trái của hóa đơn tài chính màu đỏ.

Do đó, đóng dấu treo là gì? Đóng dấu treo sẽ không xác nhận được giá trị pháp lý của tài liệu mà chỉ xác nhận rằng văn bản, biên bản được đóng dấu là một phần không thể thiếu của tài liệu chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh bị sai lệch thông tin khi thay đổi giấy tờ.

>>> Xem thêm: Ký nháy là gì? Trách nhiệm của người ký nháy

2.2. Dấu treo hiện tại có thể chứng thực được hay không?

Theo Điều 18 của Nghị định số 23/2024 / ND-CP về vấn đề sao chép các bản sao từ sổ gốc, xác thực bản sao từ bản gốc, xác thực chữ ký và chứng nhận hợp đồng và giao dịch, lúc này các loại giấy tờ  dùng làm cơ sở để chứng thực cho bản sao từ bản gốc gồm có:

- Tài liệu gốc và tài liệu từ các cơ quan, tổ chức có liên quan.

- Bản gốc của loại giấy văn bản do cá nhân cụ thể nào đó lập, có dấu xác nhận của những tổ chức và cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, nếu tài liệu của công ty được đóng dấu, nó không thể được chứng thực theo quy định.

2.3. Dấu treo trên hóa đơn là gì?

Theo Điều d, điểm 2, Điều 16, Chương III của Thông tư Chính phủ số 39/2024 / TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2024 / ND-CP ngày 17 tháng 1 năm 2024 quy định về hóa đơn bán hàng và cung ứng Dịch vụ được chỉ định:

"d)" người bán "(ký tên, đóng dấu, ghi rõ họ tên)"

- Nếu người quản lý đơn vị không ký các tiêu chí của người bán, anh ta phải có thư ủy quyền từ người đứng đầu đơn vị cho phép người bán trực tiếp ký và ghi rõ tên đầy đủ trên hóa đơn và để đóng dấu của tổ chức vào đúng vị trí bên trái của tờ hóa đơn. "

Do đó, hóa đơn có tư cách pháp nhân trong trường hợp người đứng đầu đơn vị ủy quyền cho người bán ký tên và ghi rõ tên đầy đủ trên hóa đơn.

Đóng dấu treo là gì? Đóng dấu treo trong trường hợp này chính là sử dụng con dấu để đóng trên trang đầu tiên của tài liệu và bao gồm một phần tên của cơ quan hoặc tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm với tài liệu chính.

>> Xem thêm: Thủ tục hành chính là gì

2.4. Cách đóng dấu treo được thực hiện như thế nào?

Đóng dấu treo đúng quy định là cần phải được đóng trên trang đầu tiên của tài liệu và bao gồm một phần tên của cơ quan hoặc tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm với tài liệu chính.

Khoản 3, Điều 26 Nghị định số 110/2024/ ND-CP quy định rõ ràng về cách đóng dấu treo được thực hiện như sau:

"Con dấu trên phụ lục đính kèm tài liệu chính được quyết định bởi người đã ký tài liệu và con dấu được đóng dấu trên trang đầu tiên, bao gồm một phần tên của cơ quan hoặc tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm. "

Đóng dấu treo trên một văn bản nhằm mục đích là chứng tỏ văn bản là một bộ phận trong văn bản chính cũng như xác nhận được những nội dung tránh được việc giả mạo cũng như thay đổi thông tin trên giấy tờ sai lệch so với bản chính.

Ví dụ: Nếu hóa đơn bán hàng được người khác ủy quyền cho người khác, người bán trực tiếp phải đóng dấu của tổ chức trên hóa đơn và ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Theo thông tin được ghi rõ tại khoản d, Điều 16 Thông tư 39/2024 / TT-BTC đưa ra quy định rất chi tiết và cụ thể về cách đóng dấu. Bạn có thể tham khảo thêm điều khoản này.

Hóa đơn VAT được đóng dấu treo liệu có hợp lệ?

- Theo điểm d, điểm 2 Điều 16 Chương III Thông tư 39/2024 / TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2024 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2024 / ND-CP ngày 14/5/2024 và Nghị định số 04/2024 / ND-CP ngày 17 tháng 1 năm 2024 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ:

d) Tiêu chí" người bán” (ký tên, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

- Nếu người quản lý đơn vị không ký các tiêu chí của người bán, anh ta phải có thư ủy quyền từ người đứng đầu đơn vị cho phép người bán trực tiếp ký và ghi rõ tên đầy đủ trên hóa đơn và để đóng dấu của tổ chức vào vị trí bên trái của tờ hóa đơn"

- Trên cơ sở những điều trên, nếu giám đốc công ty ủy quyền cho giám đốc trợ lý ký trực tiếp, ghi rõ họ tên của nhà cung cấp và người được ủy quyền đóng dấu chữ ký của trợ lý giám đốc thì lúc này hóa đơn sẽ được coi là hợp pháp.

- Cục Thuế thành phố Hà Nội đã yêu cầu độc giả tuân thủ các quy định của các văn bản pháp lý được trích dẫn trong tài liệu này.

Bạn có thể quan tâm thêm: Sự khác biệt giữa dấu treo và dấu giáp lai

Tiêu chí đánh giá	Dấu treo	Dấu giáp lai
Khái niệm	Đóng dấu treo có nghĩa là việc sử dụng con dấu để đóng lên vị trí trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan tổ chức hay là loại phụ lục được  kèm theo văn bản chính	Đóng dấu giáp lai sẽ dùng dể đóng vào các vị trí lề trái, lề phải của 02 tờ trở lên đảm bảo tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu mục đích đảm bảo tính chân thực trong từng tờ và tránh được những tình huống thay đổi nội dung hoặc là giả mạo giấy tờ, văn bản.
Những văn bản được dùng để đóng dấu	Hóa đơn; Giấy xác nhận từ phòng nghiệp vụ về quá trình thực tập của sinh viên. Những giấy tờ văn bản mang tính thông báo trong các cơ quan hoặc tổ chứ	Dùng trong các tình huống doanh nghiệp giao kết hợp đồng; Ảnh chứng minh nhân dân; Bằng cấp hoặc những giấy tờ công văn nào đó có ảnh kèm theo.
Tính pháp lý	Đóng dấu treo không khẳng định giá trị pháp lý mà nó chỉ có thể kết luận văn bản được đóng dấu treo là một phần trong văn bản chính.	Đóng dấu giáp lai cũng không khẳng định giá trị pháp lý

 Kết luận

Trên đây là những lý giải về việc đóng dấu treo là gì? Hy vọng thông qua bài viết này bạn đọc có thể nhận được nhiều thông tin hữu ích và có nhiều những trải nghiệm ấn tượng cùng thú vị với chuyên mục.