Hệ thống quản lý đơn hàng OMS là gì và nó hoạt động như thế nào?

1. Tìm hiểu chung về Hệ thống quản lý đơn hàng OMS

Xu hướng mua sắm chung hiện nay đó là mua hàng một cách thống nhất và đơn giản, bất kể là mua hàng online hay là mua hàng trực tiếp tại cửa hàng. Trải nghiệm mua hàng nhanh chóng và tiện lợi luôn là một trong những tiêu chí quan trọng khi khách hàng lựa chọn nhà cung cấp. Hệ thống quản lý đơn hàng OSM được tạo ra để giải quyết vấn đề này.

Lợi ích chính của OMS là nó cung cấp một hệ thống tập trung, duy nhất để quản lý đơn đặt hàng từ tất cả các kênh bán hàng: cửa hàng, website bán hàng, điện thoại di động và ki ốt. Vậy hệ thống quản lý đơn hàng OMS là gì? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Hệ thống Quản lý Đơn hàng OMS là gì?

OMS là cách viết tắt cho cụm từ Order Management System trong tiếng anh, được hiểu là Hệ thống quản lý đơn hàng. Về bản chất, OMS là một hệ thống các phần mềm máy tính hoạt động có sự liên kết với nhau cho mục đích chung là nhập dữ liệu và xử lý các đơn đặt hàng từ nhiều kênh.

Một OMS sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý đơn đặt hàng cho doanh nghiệp của bạn, xử lý tất cả các chức năng liên quan đến việc hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Hệ thống này cho phép nhân viên và khách hàng của bạn xem và theo dõi từng đơn hàng từ đầu đến cuối, đồng thời giúp bạn phân tích hiệu quả tổng thể của quy trình bán hàng.

Tính năng trọng yếu nhất mang đến lợi ích chính cho doanh nghiệp của một OMS đó là cung cấp các báo cáo về việc thực hiện đơn hàng và thông tin chi tiết để các nhà bán lẻ cũng như nhà phân phối có thể theo dõi những KPI quan trọng của họ.

Đơn đặt hàng có được hoàn thành nhanh chóng với chi phí thấp nhất có thể không? Nếu không, làm thế nào để có thể cải thiện điều này? Lợi nhuận đến từ một số mặt hàng có tăng lên không? Nếu không thì làm thế nào để doanh nghiệp có thể của thiện điều đó một cách tốt nhất?... Đó là những vấn đề cần cân nhắc của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, và tất cả những vấn đề này đều có thể được giải quyết thông qua sự hỗ trợ của hệ thống quản lý đơn hàng OMS và phần mềm quản lý kênh phân phối.

1.2. Tại sao Hệ thống quản lý đơn hàng OMS lại quan trọng?

OMS có thể tăng hiệu quả của quy trình quản lý đơn đặt hàng của bạn, tự động hóa nhiều bước mà hệ thống quản lý đơn hàng cũ trước đây yêu cầu các thao tác thủ công. Từ đó OMS giúp cải thiện khả năng xử lý đơn đặt hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng của công ty. Điều này có thể làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ trải nghiệm tốt ban đầu bạn sẽ có được những vị khách hàng trung thành và đầy tiềm năng.

Hiện nay, thương mại điện tử đang ngày càng phát triển, tỏ ra vượt trội và hiệu quả hơn hẳn các hình thức thương mại khác. Trong bối cảnh này, Hệ thống quản lý đơn hàng đang chứng minh được giá trị hữu dụng trong việc góp phần giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu thêm rất nhiều.

OMS giúp bạn đáp ứng kỳ vọng của khách hàng rằng họ có thể sử dụng bất kỳ kênh nào để đặt mua sản phẩm, có thể lựa chọn giao hàng hay nhận trực tiếp tại cửa hàng và có thể trả lại hoặc đổi sản phẩm ở bất kỳ đâu.

Bên cạnh đó,  OMS cũng hỗ trợ quản lý đơn đặt hàng phân tán. Cụ thể, OMS giúp bạn thực hiện một đơn đặt hàng liên quan đến việc vận chuyển các mặt hàng từ nhiều địa điểm mà không cần phải lo lắng về bất cứ chi phí gia tăng nào. Không chỉ vậy, OMS cũng cho phép bạn xử lý được với sự gia tăng khối lượng đơn hàng khi doanh nghiệp của bạn phát triển với quy mô ngày càng lớn hơn.

1.3. Những tính năng của hệ thống quản lý đơn hàng OMS

Một OMS thường hỗ trợ năm khía cạnh chính trong quy trình quản lý đơn đặt hàng, đó là kênh bán hàng, hỗ trợ bán hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, quản lý hàng tồn kho và công tác kế toán.

1.3.1. Kênh bán hàng

OMS sẽ nhận và tổng hợp thông tin từ tất cả các điểm bán hàng, trong đó cũng bao gồm cả các website bán hàng trực tuyến. Một hệ thống OMS còn cung cấp nhiều tính năng hơn khi  hỗ trợ các đơn đặt hàng từ nhiều khu vực khác nhau trên toàn cầu và nhiều loại đơn vị tiền tệ khác nhau.

1.3.2. Hỗ trợ việc bán hàng

Thông tin sản phẩm và số lượng sản phẩm còn lại trong kho sẽ luôn được cập nhật theo thời gian thực cho cả khách hàng và nhân viên của bạn, bao gồm cả nhóm dịch vụ khách hàng. OMS cũng hỗ trợ luôn cả thủ tục khi khách trả lại hoặc đổi hàng, và cả thao tác chuyển đổi khách hàng đa kênh.

1.3.3. Cơ sở dữ liệu khách hàng

OMS có chứa tất cả dữ liệu liên quan tới khách hàng, bao gồm thông tin liên hệ và mọi hoạt động của khách hàng, tính cả các đơn đặt hàng trước đó. Điều này cho phép doanh nghiệp lập danh sách những khách hàng có thể mang lợi nhuận cao và khai thác được nhiều hơn nữa. Trên cơ sở đó, bộ phận bán hàng và bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ đề xuất ra những chính sách hành động phù hợp.

1.3.4. Quản lý hàng tồn kho

Ngoài việc cung cấp một cái nhìn tổng hợp về những mặt hàng đang kinh doanh, OMS cũng hỗ trợ quản lý và theo dõi lượng hàng tồn kho. OMS bao gồm các thuật toán quản lý hàng tồn kho giúp định tuyến đơn đặt hàng đến các kho thích hợp và xác định các hình thức vận chuyển tối ưu nhất.

Một Hệ thống quản lý đơn hàng OMS cung cấp dữ liệu được sử dụng trong suốt các giai đoạn quản lý và thực hiện đơn hàng từ hàng tồn kho, bao gồm chọn, đóng gói, vận chuyển và theo dõi đơn hàng.

1.3.5. Thao tác kế toán

Dữ liệu từ OMS sẽ được chuyển vào sổ cái chung của hệ thống kế toán và các sổ ghi chép phụ, chẳng hạn như các khoản phải thu và các khoản phải trả. Tính năng này giúp doanh nghiệp rút ngắn được thời gian do không cần nhập lại thông tin hoặc truyền thông tin theo một quy trình riêng biệt.

Xem thêm: Cách thực hiện kế toán bán hàng trên excel chi tiết và đầy đủ

2. Nguyên lý hoạt động và phân loại Hệ thống quản lý đơn hàng OMS

2.1. Nguyên lý hoạt động của hệ thống OMS

Như đã đề cập đến ở trên, hệ thống quản lý đơn hàng OMS hỗ trợ doanh nghiệp trong tất cả các công đoạn của quy trình bán hàng.

Hoạt động của OMS bắt đầu bằng việc cung cấp báo cáo về tính khả dụng hay không cho khả năng cung cấp đáp ứng đối với mọi nhu cầu của khách hàng. trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Thông tin này được tổng hợp từ cả kho  và cửa hàng của bạn, cũng như từ các nhà cung cấp bên thứ ba như các công ty 3PL và các địa điểm nhận hàng.

Tiếp theo, OMS cung cấp khả năng quản lý quy trình bán hàng thông qua việc nắm bắt, xác nhận và thực hiện đơn hàng. Ngoài ra OMS còn hỗ trợ xác nhận lô hàng và trao đổi với khách hàng.

Sau khi đặt hàng, OMS còn cho phép khách hàng thanh toán dễ dàng và chia sẻ dữ liệu đó với các hệ thống tài chính. Nếu khách hàng muốn trả lại một mặt hàng, OMS cũng áp dụng các quy tắc để xử lý trả hàng từ tất cả các kênh, đáp ứng các yêu cầu trao đổi, ghi chú vào tài khoản khách hàng và quản lý quá trình định vị.

2.2. Các loại hệ thống quản lý đơn hàng OMS

Các doanh nghiệp có thể mua phần mềm OMS dưới dạng các mô-đun riêng lẻ bao gồm các khía cạnh khác nhau của quy trình quản lý đơn hàng hoặc mua một bộ hoàn chỉnh để quản lý toàn bộ quy trình. Một mô-đun cũng sẽ cung cấp các công cụ mà bạn có thể sử dụng để liên kết chúng với các hệ thống kinh doanh khác nhưng điều này yêu cầu tích hợp.

Hệ thống quản lý đơn hàng OMS vừa có thể là phần mềm được cài đặt cố định hoặc cũng có thể được phân phối trong mô hình SaaS – mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm.Hệ thống OMS được phân phối thông qua mô hình SaaS có ưu điểm đó là triển khai nhanh hơn và dễ dàng hơn, có khả năng mở rộng tốt hơn và có thể truy cập từ mọi nơi có kết nối internet với trình duyệt hoặc ứng dụng di động.

Thêm vào đó, nhà cung cấp hệ thống OMS sẽ chịu trách nhiệm duy trì và lưu trữ ứng dụng. Điều này đảm bảo về mặt trải nghiệm cho các doanh nghiệp sử dụng và sự hiệu quả hơn.

3. Lựa chọn Hệ thống quản lý đơn hàng OMS phù hợp

Quyết định lựa chọn OMS phù hợp cho doanh nghiệp luôn là một quyết định quan trọng. Quyết định này sẽ dựa trên cơ sở đánh giá nhu cầu kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, cũng như các nhu cầu trong tương lai, trong đó có bao gồm cả kỳ vọng về tăng trưởng kinh doanh, mở rộng toàn cầu, tăng khối lượng đơn đặt hàng và mở rộng kênh bán hàng.

Một điều quan trọng nữa là phải xem xét khả năng kết nối với các hệ thống khác, bao gồm trang web thương mại điện tử của doanh nghiệp và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Điểm mấu chốt để cân nhắc ở đây đó là càng ít tích hợp và thao tác nhập thủ công thì càng ít khả năng xảy ra lỗi.

Bên cạnh đó, các giải pháp Cloud/ SaaS OMS không yêu cầu doanh nghiệp cần phải bảo trì phần cứng hoặc cài đặt phần mềm. Các ứng dụng OMS tại chỗ chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ và quản lý hệ thống của riêng họ.

Như vậy, qua bài viết trên bạn đã hiểu về nguyên lý hoạt động và tầm quan trọng của một Hệ thống quản lý đơn hàng OMS đối với sự phát triển và mở rộng quy mô của doanh nghiệp sản xuất hàng hóa. Cùng với sự ra đời của công nghệ điện toán đám mây thì SaaS OMS đang trở thành xu hướng mới và sự lựa chọn lý cho việc quản lý quy trình bán hàng của doanh nghiệp.