Horenso là gì? Phương pháp làm việc nhóm của người thành công

Tìm kiếm việc làm

1. Khái niệm bản chất của horenso là gì?

Người Nhật có cách làm việc vô cùng hiệu quả, năng xuất và họ tối ưu được tối đa thời gian làm việc và có được hiệu suất công việc cao hơn hẳn các nước trong cùng khu vực. Một số đặc trưng trong cách làm việc của người Nhật là tính nguyên tắc, chính xác và đúng giờ, không chỉ vậy họ còn có phương pháp làm việc thông minh. Một trong những phương pháp làm việc của người Nhật được cả thế giới biết đến là phương pháp horenso.

Vậy phương pháp horenso là gì? Phương pháp horenso là phương pháp làm nhóm và đây là phương pháp giao tiếp trong lúc làm việc đặc trưng của Nhật Bản. Horenso được hiểu như là công cụ giao tiếp trong công việc, giúp những người trong cùng một doanh nghiệp có cách nói chuyện trung để thống nhất phương thức truyền đạt thông tin nội bộ và mục đích của phương pháp horenso là để tối ưu giao tiếp nơi công sở và từ đó tối ưu hóa được giá trị của doanh nghiệp, công ty.

Phương pháp horenso là phương pháp làm việc nhóm, giúp chúng ta tương tác với các đồng nghiệp trong nội bộ công ty, cách thực hiện vô cùng đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao cho hiệu suất làm việc của người làm, không chỉ vậy phương pháp horenso còn có tác dụng không nhỏ trong việc giúp cho người lao động trong doanh nghiệp tránh khỏi việc mù thông tin nội bộ, không nắm bắt được hết thông tin cần biết và nó đang xóa dần các hiểu lầm không đáng có trong trao đổi thông tin trong công việc giữa đồng nghiệp với nhau trong doanh nghiệp.

Áp dụng tốt phương pháp horenso vào công việc giúp bạn tối ưu được quá trình làm việc nhóm, trao đổi thông tin dễ dàng hơn và tạo cơ hội thăng tiến rõ ràng, tương tác tốt với đồng nghiệp cũng như hoàn thành công việc được nhanh chóng và hiệu quả.

2. Bản chất thực sự của phương pháp horenso là gì?

Phương pháp horenso là phương pháp xuất phát từ Nhật bản và bản chất của tên gọi horenso là được viết tắt từ 3 kỹ thuật giao tiếp cơ bản trong doanh nghiệp bao gồm Hokoku (kỹ năng báo cáo), Renraku (kỹ năng liên lạc công sở), Soudan (kỹ năng thảo luận nhóm với đồng nghiệp).

Bản chất của việc áp dụng phương pháp horenso vào quá trình làm việc nhóm là việc một nhóm đồng nghiệp sẽ tiến hành báo cáo công việc, liên lạc và thu thập các thông tin liên quan, dùng 2 công cụ này để chia sẻ thông tin cũng như thu thập thông tin từ đồng nghiệp và chịu trách nhiệm với những hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp và sau đó sẽ thỏa thuận để tìm ra cách giải quyết, tìm ra các giải pháp để giải quyết vấn đề và phát triển doanh nghiệp.

- Báo cáo hay còn gọi là Hokoku là nhiệm vụ cần thực hiện của mỗi nhân viên để cấp trên nắm được tình hình công việc, đồng nghiệp nhận được thông tin về tiến độ làm việc để sắp xếp công việc.

- Liên lạc hay còn gọi là Renraku: kỹ năng liên lạc nội bộ là kỹ năng rất khó để đảm bảo chuẩn bởi nó cần sự khéo léo của người áp dụng, có thể là liên lạc với sếp hoặc với đồng nghiệp để yêu cầu giải quyết công việc khi đã đến hạn.

- Thảo luận hay còn gọi là Sodan: đây là bước then chốt để giải quyết công việc, các đồng nghiệp sẽ đưa ra ý kiến tham khảo, sếp sẽ góp ý và bạn sẽ tiếp nhận những ý kiến để tìm ra phương pháp giải quyết công việc.

3. Cách áp dụng phương pháp horenso vào công việc

3.1. Nhiệm vụ báo cáo công việc: HOKOKU

Đây đích thực là một nhiệm vụ mà nhân viên trong doanh nghiệp cần thực hiện để cấp trên biết về tiến độ cũng như tình hình công việc mà bạn đang thực hiện và trong phương pháp horenso thì đây là bước đầu tiên phải thực hiện. Bạn chủ động trong việc báo sẽ cho sếp thấy bạn có sự chủ động trong công việc cũng như bạn đang thực hiện công việc trong kế hoạch một cách hoàn hảo và trôi chảy, tuy nhiên việc báo cáo cũng cần có nghệ thuật. Nghệ thuật báo cáo được thể hiện ở việc lựa chọn thời điểm báo cáo, nội dung báo cáo cũng như phương pháp báo cáo sao cho thích hợp.

- Lựa chọn thời điểm báo cáo thích hợp: Bạn sẽ báo cáo công việc khi hoàng thành hay kết thúc quá trình thực hiện công việc được giao. Việc báo cáo lúc kết thúc cho thấy bạn đã hoàn thiện công việc và sẵn sàng bàn giao cho bộ phận liên quan và sẵn sàng nhận một dự án mới. Tuy nhiên khi gặp những dự án hay công việc thực hiện dài hạn thì người lao động nên chủ động báo cáo tiến độ làm việc theo từng mốc như theo tuần, theo tháng trong quá trình làm việc để sếp biết được công việc đã thực hiện đến đâu và quá trình có gặp sự cố nào không.

- Nội dung báo cáo: Bạn cần có một báo cáo với đầy đủ nội dung công việc bạn đã thực hiện cũng như kế hoạch làm việc tiếp theo, tiến độ thực hiện công việc như nào và những kết quả đã đạt được hay những vướng mắc mà bạn gặp phải trong quá trình làm việc. Nội dung trong bản báo cáo không chỉ đầy đủ mà còn cần thông tin chính xác. Nội dung báo cáo có thể có thêm những đề xuất, thay đổi mới để tăng hiệu quả công việc.

- Phương pháp báo cáo: Việc báo cáo nên thực hiện một cách định kỳ, có nguyên tắc, thông tin chính xác, đầy đủ và sử dụng câu từ, văn phòng trong báo cáo lịch sự cũng như tôn trọng người đọc. Những thông tin đưa vào nên là những thông tin đã có sự chọn lọc, quan trọng. Phương pháp báo cáo có thể sử dụng nhiều phương pháp thể hiện như hình ảnh, video, slide, văn bản, email,..., tuy nhiên trong trường hợp khẩn cấp có thể liên lạc trực tiếp, gọi điện hoặc gặp mặt để cáo bằng miệng. Tránh trường hợp báo cáo thông tin sai lệch, báo cáo theo cảm xúc, nội dung không đủ và báo cáo chỉ mang tính chất tham khảo.

Việc làm hành chính - văn phòng

3.2. Kỹ năng liên lạc công sở: Renraku

Đây là kỹ năng mà người dùng đánh giá là kỹ năng khó thực hiện một cách trọn vẹn nhất. Vì vậy việc liên lạc luôn được người dùng cân nhắc kỹ càng khi thực hiện áp dụng. Để áp dụng một cách tốt nhất kỹ năng này vào công việc bạn cần nắm được những phương pháp kỹ năng liên lạc công sở tốt và tránh những điểm không tốt để tránh mắc phải.

Đối với việc thực hiện phương pháp liên lạc dùng đơn giản hay phức tạp hay cần gấp thì phương pháp nhanh nhất và tiện dụng là liên lạc bằng miệng thông qua điện thoại hoặc gửi fax tới người cần liên lạc và sau khi kết nối được thì cần nói ý chính, nội dung chính cần trao đổi, những điểm cần thiết và kịp thời. Khi người dùng cần liên lạc với nhiều người thì bạn có thể chọn thời điểm và những dịp đầu hoặc cuối cuộc họp hoặc gửi email hàng loạt cho những người cần liên lạc.

Việc liên lạc không nên quá dài dòng hay gây khó hiểu cho người tiếp nhận thông tin cũng như nội dung công việc không được truyền tải thích hợp về thời điểm, nội dung hay quá máy móc trong việc truyền tải thông tin như việc ngồi cạnh nhau mà vẫn gửi email,...

3.3. Phương pháp bàn bạc, thảo luận giữa các đồng nghiệp: SODAN

Việc bàn bạc, thảo luận là điểm then chốt để giải quyết công việc hiệu quả, các đồng nghiệp sẽ đưa ra ý kiến tham khảo, sếp sẽ góp ý và bạn sẽ tiếp nhận những ý kiến để tìm ra phương pháp giải quyết công việc. Từ việc tiếp nhận những đóng góp chính là một cách giúp cho người thực hiện công việc có cái nhìn khác, có cách đánh giá và nhìn nhận sự việc một cách hoàn hảo từ mọi góc độ và từ đó chọn được phương pháp tối ưu để giải quyết công việc, vấn đề trong quá trình làm việc.

Phương pháp thảo luận, bàn bạc tốt là phương pháp sau khi bàn bạc và thỏa thuận thì người tiếp nhận thông tin sẽ xác định được phương pháp tối ưu để giải quyết công việc và tăng hiệu quả xử lý công việc. Tùy theo tính chất công việc của từng doanh nghiệp cũng như mức độ nghiêm trọng mà việc bàn bạc thảo luận có thực sự cần thiết hay không. Thông thường khi bàn bạc thảo luận sẽ có nhiều cùng tham gia và cùng đưa ra ý kiến góp ý. Khi tổ chức thảo luận cần xác định rõ mục đích cuộc thảo luận, thông tin về việc cần thảo luận cần được công khai trong cuộc bàn luận và cuối cùng sau buổi thảo luận thì người tiếp thu ý kiến có ý kiến quyết định phướng thực hiện, chốt lại cách giải quyết vấn đề và quy định mọi người phải thực hiện theo.

4. Lợi ích của việc thực hiện nguyên tắc horenso là gì?

Việc thực hiện tốt nguyên tắc horenso sẽ giúp cho người thực hiện tạo được kết quả làm việc cao hơn cung như có sự chủ động trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc đang đảm nhiệm. Ngoài ra trong quá trình thực hiện công việc, khi áp dụng nguyên tắc horenso sẽ vô hình chung tạo mối quan hệ giữa sếp và nhân viên sẽ trở nên gần gũi hơn bởi sự trao đổi, thảo luận bàn bạc về công việc, những mối quan hệ đồng nghiệp sẽ hài hòa và tìm được tiếng nói chung, cùng hướng đến mục tiêu hoàn thành xuất sắc công việc.

Việc thực hiện nguyên tắc theo phương pháp horenso không chỉ áp dụng trong văn phòng với những mô hình doanh nghiệp, công ty với quy mô khủng mà nó còn được áp dụng nhiều trong cuộc sống, trong cách giao tiếp, cách làm việc nhóm thông thường và nó được áp dụng một cách linh hoạt trong cuộc sống để tăng hiệu quả công việc và cách trao đổi thông tin trong cuộc sống.

Bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ phương pháp horenso một cách linh hoạt trong cuộc sống như cách báo cáo công việc, cách liên lạc với nhà tuyển dụng trong quá trình xin việc hay kỹ năng thảo luận để đưa ra phương pháp giải quyết. Việc áp dụng phương pháp horenso tuy khó nhưng mang lại lợi ích không nhỏ trong quá trình làm việc.

Bài viết đã cung cấp những thông tin đầy đủ và chi tiết nhất về phương pháp làm việc horenso, chắc hẳn bạn đã nắm được các thông tin cũng như hiểu được horenso là gì? Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cùng cấp sẽ hữu ích với bạn đọc. Thân ái!

Việc làm phát triển thị trường