Giải đáp HR Officer là gì - Chức năng của nhà tuyển dụng

1. Giải thích HR và HR Officer là gì?

Trước khi đi vào phân tích HR Officer là gì, các bạn sẽ cần nắm rõ về khái niệm HR. HR là viết tắt của cụm danh từ Human Resources trong tiếng Anh, có nghĩa là quản trị nguồn nhân lực. Trong các doanh nghiệp, tập đoàn, hay bất kể công ty lớn nhỏ nào, sẽ luôn yêu cầu phải có bộ phận này. Chức năng của HR sẽ là giúp toàn bộ cơ quan này trong vấn đề về nhân sự, như là tuyển dụng việc làm, kiểm soát thời gian làm, lương thưởng,... Đối với những tập đoàn lớn, với hệ thống nhân viên lên đến cả nghìn người, thì đội ngũ HR cũng phải có một số lượng tương ứng để có thể kiểm soát mọi hoạt động liên quan. Ngược lại, các công ty nhỏ với chỉ có 10 đến 20 thành viên, thì cũng chỉ cần 1 hoặc 2 người đảm nhiệm là đủ.

Những người có trách nhiệm vừa kể trên đây chính là lời giải đáp cho câu hỏi “HR Officer là gì?”. HR Officer là những chuyên gia, được đào tạo chuyên nghiệp, có đầy đủ kỹ năng, nghiệp vụ để tham gia mọi công việc về vấn đề tuyển dụng, nhân sự. Nói một cách tóm gọn nhất về HR Officer, thì đây sẽ là người sẽ sàng lọc, lựa chọn ứng viên, sau đó kết nối họ đến với môi trường công ty chủ quản.

Đối với HR Officer, đối tượng này sẽ có hai mảng hoạt động chính, được phân biệt rõ ràng như sau:

- Quản trị nguồn nhân lực (HRM): Mảng công việc này sẽ có chức năng là xây dựng, đặt nền móng cho chiến lược phát triển nhân sự lâu dài, thông qua quá trình sàng lọc ứng viên. Từ đó, tối ưu hóa công tác nhân lực, hình thành cơ chế hoạt động rõ ràng cho doanh nghiệp, cơ quan. Sau cùng, sẽ tạo ra những công cụ, phương thức tìm kiếm, tuyển dụng ứng viên sao cho tốt nhất.

- Quản trị về nhân sự: Đây là công việc có tính chất cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến các ứng viên và nhân viên. Bộ phận nhân sự sẽ quản lý và giám sát theo đúng các quy định, hợp đồng lao động.

Tìm hiểu ngay: Top phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

2. Những công việc thực tế và chi tiết nhất của HR Officer là gì?

Những thông tin bên trên có thể chưa giúp các bạn bớt mơ hồ về khái niệm HR Officer là gì. Chính vì thế, hãy đi vào phân tích chi tiết kỹ càng hơn về việc làm nhân sự này nhé!

Những nhiệm vụ dưới đây toàn bộ nằm trong phạm vi của HR Officer, đồng nghĩa với việc, các bạn phải đã và sẽ được học tập, đào tạo toàn bộ. Tuy nhiên, trong một môi trường mà khối lượng làm việc quá lớn, bạn sẽ có thể chỉ cần đáp ứng một vài chức năng trong số này thôi.

Đầu tiên, về tuyển dụng, HR Officer sẽ cần thực hiện soạn thảo hoặc chuẩn bị các bản mô tả công việc của các vị trí trống cần tuyển theo quy định từ cấp trên. Tiếp đến, thông báo và đăng tin tức lên trang web, mạng xã hội, hay bằng bất kỳ hình thức nào, miễn là có thể tiếp cận và thu hút ứng viên. Các HR Officer sẽ cố gắng tận dụng đăng tin tuyển dụng miễn phí để hạn chế chi phí tìm việc. Sau bước này, HR Officer sẽ phải chọn lọc xem CV nào phù hợp và đáp ứng đủ yêu cầu để mời ứng viên đến tham gia phỏng vấn. Khi đã kết thúc quy trình phỏng vấn, sự cung cấp và thu nhận mọi thông tin liên quan đến ứng viên đã hoàn tất, thì sẽ có trách nhiệm thông báo cho cả cấp trên, lẫn người xin việc xem có quyết định nhận hay không. Cuối cùng, đối với ứng viên trúng tuyển, thực hiện những thông báo, thiết lập thủ tục, hồ sơ để bắt đầu thử việc. Chuẩn bị thông báo giới thiệu nhân sự mới và sau khi họ thử việc xong hướng dẫn họ làm bản tự nhận xét kết quả thử việc. Công việc của HR Officer là giúp họ làm quen với công việc, với chính sách nhân sự của công ty.

Công việc thứ hai sẽ là quản lý hoạt động của nhân viên trong công ty, cơ quan. HR Officer cần kiểm soát các vấn đề như thời gian, ca làm việc, có ngày nào nghỉ không. Kết hợp với những người quản lý thuộc chuyên môn để đánh giá hoạt động của nhân viên, theo dõi xem đã làm việc với thái độ tốt, hay đủ KPI chưa. Từ đó, có thể đưa ra đánh giá, quyết định về lương thưởng hay phạt lỗi theo đúng quy định trong hợp đồng lao động.

HR Officer cần quản lý tốt những vấn đề xoay quanh nhân sự, đảm bảo mang đến những chế độ công bằng, an toàn trong môi trường làm việc. Ngoài ra, cần tích cực hỗ trợ, giao tiếp, nhằm thúc đẩy sự kết nối của nhân viên với toàn bộ cơ quan. Từ đó, giúp nhân viên gắt kết và phối hợp làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, HR Officer cần có sự nhiệt tình giúp đỡ giải quyết những khó khăn, khúc mắc mà các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới khi họ chưa quen với môi trường làm việc.

Tham khảo: Việc làm HR Admin

3. Cơ hội việc làm và các lưu ý về HR Officer cho sinh viên mới ra trường

Như đã nói ở trên, bộ phận quản lý nhân sự là một phần không thể thiếu cũng như thay thế ở mọi cơ quan, tổ chức. Chính vì thế, cơ hội để trở thành một HR Officer chuyên nghiệp là điều không quá khó khăn đối với các bạn sinh viên trẻ. Đương nhiên, sẽ còn tùy vào trình độ cũng như tuổi nghề, để bạn được đánh giá xem phù hợp với những công việc như thế nào.

Đối với những sinh viên học về quản trị nhân lực mới ra trường, kinh nghiệm của các bạn là chưa có, và sẽ cần được đào tạo, cũng như khởi điểm ở những vị trí làm việc đơn giản. Thường thì nhiệm vụ đơn giản và cơ bản nhất mà ai cũng phải làm ban đầu, chính là công tác tuyển dụng. Các bạn sẽ cần tìm kiếm ứng viên, sàng lọc CV, rồi sau đó thực hiện công tác phỏng vấn,... để chọn ra người phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển. Đây là công việc hoàn toàn phù hợp với đối tượng này, vì yêu cầu về chuyên môn là không quá cao, đồng thời mang tính chất trẻ trung, năng động, đòi hỏi phải giao tiếp rất nhiều.

Lưu ý, trong quá trình tuyển dụng, các bạn cần đưa ra đầy đủ những thông tin, quyền, và đãi ngộ để thu hút ứng viên. Đồng thời, người xin việc cũng cần hiểu rõ nghĩa vụ và quy định công việc để cùng nhau làm việc hiệu quả và tránh lãng phí thời gian. Có thể lấy ví dụ cụ thể hơn, nếu bạn chỉ chủ yếu nói về công việc, quy tắc đi làm, xử phạt theo chính sách của công ty, mà không cho thấy những lợi ích mà họ nhận được, chắc chắn sẽ nhiều ứng viên “sợ xanh mặt”. Vậy những bạn sinh viên có thắc mắc công việc nhân sự gồm những gì thì các bạn có thể tham khảo tại đây.

Mặc dù những thứ đó là đúng sự thật, tuy nhiên, sự thiếu cân bằng khiến cho những người xin việc cảm thấy quá áp lực, chưa đi làm mà như đang bị dọa với toàn những thứ tiêu cực. Ngược lại, nếu bạn tỏ ra là nhà tuyển dụng dễ tính, thì ứng viên, đặc biệt là những bạn trẻ chưa có kinh nghiệm, sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp khi làm việc. Như vậy, cuối cùng cũng chỉ mất thời gian của cả hai phía mà không thu nhận lại được kết quả gì hết. Ngoài ra, các bạn còn có thể được đảm nhận một số nhiệm vụ khác tùy vào khả năng và trình độ.

Hy vọng với sự chia sẻ về khái niệm HR Officer là gì của tôi sẽ giúp các bạn có cái nhìn rộng hơn về lĩnh vực quản trị nhân lực. Chúc bạn thành công!

Xem thêm: Những dấu hiệu phỏng vấn thành công cho ứng viên