“Bỏ túi” bí quyết lập kế hoạch mua hàng dành cho doanh nghiệp

1. Tìm hiểu về kế hoạch mua hàng tại doanh nghiệp

Để có thể hiểu về cách lập kế hoạch mua hàng thì trước tiên bạn cần phải hiểu rõ về bản chất của kế hoạch mua hàng. Cũng giống như những kế hoạch khác, kế hoạch mua hàng không quá trừu tượng và khó hiểu như các bạn vẫn thường nghĩ đâu nhé. 

Thực chất thì kế hoạch mua hàng được coi là những dự định, những cách mua hàng như thế nào hay là đưa ra những chi phí hợp lý để mua hàng hóa phục vụ cho doanh nghiệp miễn sao đảm bảo được các yếu tố tiết kiệm, chất lượng.

Việc lập kế hoạch mua hàng sẽ có tác dụng rất lớn đến việc tính chi phí giá thành của sản phẩm. Nếu như kế hoạch mua hàng được thực hiện tốt với mức giá dự kiến thì đương nhiên giá thành hay giá bán dự kiến sẽ không bị ảnh hưởng gì nhiều. Mặt khác thực hiện kế hoạch mua hàng tốt thì doanh nghiệp còn đảm bảo được tiến độ giao hàng theo đúng kế hoạch.

Nói chung, kế hoạch mua hàng đem lại giá trị rất lớn cho mỗi doanh nghiệp chính vì vậy mà đây là yếu tố không thể thiếu và luôn được chú trọng ở bất cứ doanh nghiệp nào.

2. Doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng dựa vào yếu tố nào?

Có rất nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp cần phải chú ý đến nếu không sẽ gây ra hậu quả khôn lường gây thiệt hại về tài sản. Tất nhiên đây là điều không ai mong muốn, vậy nên những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn có một kế hoạch mua hàng hoàn hảo hơn đấy, hãy cùng tôi theo dõi nhé.

(1) BOM - Bill of Material: Định mức nguyên vật liệu chính là yếu tố đầu tiên được đề cập đến trong kế hoạch mua hàng của mỗi doanh nghiệp. Trước khi thực hiện mua hàng, bộ phận chuyên môn cần phải tổng hợp toàn bộ những loại nguyên vật liệu cần mua và xác định xem chúng cần dùng với số lượng bao nhiêu để làm căn cứ cho việc mua hàng một cách chính xác, không để xảy ra những lãng phí gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Bộ phận lắp ráp máy in đang có 500 linh kiện chưa có đế, vậy thì con số 500 đế này sẽ được nằm trong danh sách mua hàng cần thiết của doanh nghiệp. Không nên mua thừa cũng không nên mua thiếu linh kiện sẽ gây chậm tiến độ lắp ráp cũng như không nên mua dư hơn số lượng sẽ gây lãng phí nếu như doanh nghiệp không sản xuất mặt hàng đó nữa.

(2) On-hand inventory: Lượng hàng tồn kho cũng là yêu tố hết sức quan trọng ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng. Nhân viên thu mua cần phải xem xét thật kỹ số lượng nguyên vật liệu tồn kho xem còn hay hết và xác nhận kế hoạch sản xuất để có con số cụ thể chính xác nhất.

(3) Lead Time: Thời gian giao hàng của nhà cung cấp với doanh nghiệp mua hàng. Yếu tố này là khách quan bởi nếu như những mặt hàng độc quyền hay hiếm thì nhà cung cấp chưa chắc đã có sẵn hàng để giao luôn cho bên mua hàng nên rất có thể doanh nghiệp mua sẽ phải đợi đến khi có hàng nếu như không thể mua được ở nơi khác. 

(4) Scheduled Receipt: Cần phải có kế hoạch nhận hàng của những đơn hàng mua trước. Mỗi một nghiệp vụ được xảy ra trong doanh nghiệp đều cần phải có sự sắp xếp và chuẩn bị để nó được diễn ra một cách thuận lợi nhất. Việc nhận hàng không phải đơn giản thích nhận khi nào cũng được mà còn phải sắp xếp nhân công, người nhận,... Cho nên đây cũng là yếu tố cần phải đưa vào kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp để có thể tiến hành một cách chủ động nhất.

(5) Projected On Hand: Tồn kho ở tại thời điểm lập kế hoạch cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp đấy nhé. Từ khi tìm hiểu, thu thập thông tin cho đến khi lập kế hoạch chính thức sẽ còn rất nhiều thay đổi bởi hoạt động snar xuất là không ngừng. Vì vậy hãy thống kê con số chính xác nhất nếu có phát sinh các bộ phận cần phải báo cáo ngay để được giải quyết nếu không sẽ bị chậm tiến độ sản xuất cũng như giao hàng.

(6) Planned Order Release: Số lượng đặt hàng kế hoạch cũng cần được chú trọng khi lập kế hoạch mua hàng.

Đó là những yếu tố làm ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp cần chú ý nhất là những ai đang đảm nhiệm trực tiếp nhiệm vụ mua hàng này. Để xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp cần chú ý đến 2 yếu tố sau: Một là số lượng các mặt hàng được mua, hai là giá trị của các mặt hàng đó về mặt tài chính. Bạn có thể dựa vào công thức dưới đây để đưa ra kế hoạch mua hàng hoàn hảo nhất:

Lượng hàng cần mua vào trong kỳ = Lượng hàng cần cho sản xuất theo kế hoạch + Lượng hàng tồn cần cho cuối kỳ - Lượng hàng tồn kho đầu kỳ

Dự toán giá trị hàng mua vào = Tổng lượng hàng cần mua x Đơn giá hàng mau vào

3. Cách lập kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu rõ về bản chất cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng thì bạn có muốn tìm hiểu về cách lập kế hoạch mua hàng chuẩn xác? Hãy theo dõi nội dung bên dưới nhé:

3.1. Xác định mục tiêu mua hàng

Việc đầu tiên bạn cần làm để xây dựng kế hoạch mua hàng hoàn hảo đó là xác định mục tiêu mua hàng. Nhân viên mua hàng cần phải thực hiện nhiệm vụ xác định rõ nhu cầu về loại hàng cần mua của bộ phận sản xuất, nghĩa là chỉ mua đúng số lượng, mẫu mã và kiểu dáng so với những sản phẩm đang sử dụng hoặc theo yêu cầu của khách hàng.

Nếu như những sản phẩm lần đầu sản xuất chưa tung ra thị trường thì bạn cần phải nắm bắt kỹ tâm lý của khách hàng của mình cần gì, yêu cầu như thế nào về mẫu mã, hình thức và chất lượng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Để thực hiện tốt công tác này, doanh nghiệp cần phải chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường, tìm hiểu tâm lý khách hàng để có những thông tin hữu ích giúp tiến trình mua hàng đạt hiệu quả hơn.

Việc xác định không đúng nhu cầu khách hàng sẽ ảnh hưởng lớn đến việc tiêu thụ sản phẩm gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

Việc làm nhân sự

3.2. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Bước tiếp theo, lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng trong kế hoạch mua hàng. Nhà cung cấp có sản phẩm tốt cùng giá cả hợp lý chắc chắn sẽ được ưu tiên để đảm bảo về yếu tố chất lượng cũng như giá cả của sản phẩm sản xuất.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp theo những tiêu chí như là chất lượng sản phẩm, tỷ lệ hàng hư hỏng, thời gian giao hàng đúng hẹn hay không, chính sách bảo hành như thế nào, chi phí hàng hóa, các điều khoản thanh toán hay là dịch vụ chăm sóc khách hàng,... Tất cả những tiêu chí trên đều giúp doanh nghiệp đảm bảo có được nhà cung cấp phù hợp nhất. Tuy vậy khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp cần chia nhỏ rủi ro bằng cách mua hàng cùng lúc nhiều doanh nghiệp khác nhau, tất nhiên là những doanh nghiệp đó sẽ có cùng chất lượng sản phẩm, chi phí cũng là như nhau để đề phòng trường hợp xảy ra sự cố không may trong khâu cung ứng hàng hoá.

Cần phải nghiên cứu kỹ những nhà cung cấp trước khi đưa ra kết quả cuối cùng bởi vì mỗi nhà cung cấp sẽ có những đặc thù riêng, và biết đâu những đặc thù ấy lại làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn thì sao.

Như vậy có thể nói khâu lựa chọn nhà cung cấp hết sức quan trọng đối với những doanh nghiệp thương mại. Vậy nên nếu làm việc ở vị trí này bạn cần phải chú ý và cẩn trọng với từng quyết định của mình.

3.3. Lựa chọn phương pháp mua hàng phù hợp

Trong khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn mua hàng theo nhu cầu từng đơn đặt hàng hoặc là mua hàng theo số lượng lớn để được giá ưu tiên, cùng tìm hiểu về từng cách mua hàng với nội dung bên dưới nhé:

Thứ nhất: Mua hàng theo nhu cầu

Hình thức mua hàng theo nhu cầu chính là hình thức mua hàng theo nhu cầu sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định. Số lượng đặt hàng với nhà cung cấp sẽ dựa trên việc tiêu thụ hàng hoá bán ra, sự thay đổi đơn đặt hàng hay là diễn biến của thị trường có sự bất thường,...

Có thể dựa vào công thức sau đây:

Lượng bán hàng dự kiến = Lượng hàng tồn đầu kỳ + Lượng hàng tồn cuối kỳ

Thứ hai: Mua hàng theo lô lớn

Hình thức này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ mua một lượng hàng hoá nhiều hơn so với nhu cầu tiêu thụ ra thị trường trong một chu kỳ kinh doanh. Điều này dựa trên những dự đoán về nhu cầu tiêu thụ trong tương lai gần, doanh nghiệp sẽ dự đoán chắc chắn trong thời gian tới sẽ vẫn sản xuất mặt hàng đó nên việc mua số lượng lớn này sẽ giúp doanh nghiệp giảm được khá nhiều chi phí cho việc mua nguyên liệu và giảm được giá thành sản phẩm.

Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, từng quy mô và doanh số tiêu thụ mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những hình thức là khác nhau miễn sao đó là phương pháp hợp lý với điều kiện của họ và đem lại lợi ích cho sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện tại.

Tìm việc làm

3.4. Theo dõi và kiểm tra khi giao nhận

Sau khi quyết định mua hàng và ký hợp đồng thương mại, doanh nghiệp mua cần phải có công tác theo dõi sát sao với chất lượng sản phẩm sản xuất của đối tác cũng như thúc giục họ để đảm bảo tiến độ giao hàng đúng kế hoạch. Tất cả mọi quá trình đều phải được theo dõi thật sát sao nhất là với chất lượng sản phẩm.

3.5. Đánh giá kết quả thu mua

Sau khi hoàn thành mọi thủ tục thì doanh nghiệp cần phải đánh giá lại tiến trình thu mua cùng với kế hoạch đề ra trước đó để nhận xét những điểm chưa thực hiện tốt và rút kinh nghiệm cho lần sau. Mỗi lần thực hiện lập kế hoạch mua hàng và triển khai nó sẽ là một bài học hữu ích đối với doanh nghiệp góp phần thực hiện tiến trình thu mua cho lần sau hiệu quả hơn.

Hãy lập kế hoạch mua hàng nếu như bạn muốn quá trình mua hàng diễn ra theo như mong muốn và những dự định của mình. Tuy nhiên cũng cần chú ý đến những yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch để có được hiệu quả cao nhất. Để biết thêm những kinh nghiệm hay cùng những kiến thức bổ ích hãy truy cập vào website timviec365.vn ngay hôm nay và đồng hành cùng tôi mỗi ngày để tham khảo chúng nhé. Chúc bạn luôn gặt hái được thành công trong công việc và có những kế hoạch hoàn hảo nhất.