Yếu tố cần có trong KPI cho phòng quản lý chất lượng

1. Vai trò của KPI với phòng quản lý chất lượng

Đối với mọi bộ phận trong công ty và đặc biệt là với phòng quản lý chất lượng, chỉ số KPI được sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá trình làm việc.

Chỉ số hiệu suất mang đến những thông tin có giá trị cho cả nhà quản trị và nhân viên phòng quản lý chất lượng. Phân tích các thông tin đó nhà quản trị sẽ có được cái nhìn tổng quan nhất để đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Từ đó đem đến hiệu suất làm việc cao hơn.

1.1. Chức năng của KPI với nhà quản trị

Một doanh nghiệp nếu như không có chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc là KPI sẽ rất khó trong việc đánh giá tính chính xác về hiệu quả làm việc của nhân viên. Chỉ số KPI là căn cứ để nhà quản trị đưa ra những giải pháp thực hiện thay đổi hoạt động của công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Dựa trên những tính toán đo lường về hiệu suất công việc trong quá khứ và trong thời điểm hiện tại thì chỉ số KPI sẽ đưa ra những dự đoán về các kết quả có thể thực hiện được trong tương lai hay những lời cảnh báo khi hiệu suất làm việc bị sụt giảm.

Từ đó hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và tìm ra cơ hội để tối đa hóa các lợi nhuận đầu tư.

Nhà quản trị sẽ căn cứ vào chỉ số hiệu suất làm việc để nắm bắt được tình hình làm việc của từng cá nhân, từng bộ phận làm việc trong công ty. Chỉ số này sẽ thể hiện hiệu suất làm việc của nhân viên phòng quản lý chất lượng qua từng giai đoạn, từng dự án.

Các bộ phận phòng ban trong một doanh nghiệp thường sẽ có những điểm chung trong việc thực hiện mục tiêu KPI. Và đây chính là cơ hội để các nhân viên tăng thêm sự liên kết, tạo nên bầu không khí thi đua giữa các nhân viên.

Giám đốc điều hành sẽ dựa vào chỉ số KPI để từng bước định hình các chiến lược phát triển cho doanh nghiệp. Nhờ vào chỉ số KPI mà những mục tiêu và phương hướng hành động sẽ gắn liền với thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Toàn bộ những chỉ số đánh giá hiệu suất sẽ cho giám đốc điều hành thấy được bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp. Mọi vấn đề khúc mắc trong quá trình làm việc nhờ đó sẽ được hỗ trợ kịp thời.

Điều này lại đặc biệt quan trọng với phòng quản lý chất lượng bởi phòng quản lý chất lượng sẽ là yếu tố chủ chốt trong công việc đảm bảo về chất lượng làm việc của nhân viên doanh nghiệp.

Chỉ số KPI sẽ cho nhà quản trị có được cái nhìn trực quan nhất về thành tích của từng cá nhân phòng quản lý chất lượng trong quá trình làm việc. Đây là cơ sở để nhân viên của phòng được đánh giá về các mức lương, số tiền thưởng hay các chế độ đãi ngộ đặc biệt dành cho nhân viên có hiệu suất làm việc cao.

1.2. KPI và vai trò với nhân viên phòng quản lý chất lượng

Với các nhân viên phòng quản lý chất lượng thì chỉ số KPI sẽ tạo ra không khí cạnh tranh trong quá trình làm việc của các nhân viên. Nó sẽ tạo ra động lực thúc đẩy các nhân viên thi đua cống hiến vì lợi ích của cá nhân, của phòng ban và của cả công ty.

Khi đặt ra các mục tiêu cần thực hiện trong tuần, trong tháng hay trong quý thì các nhân viên phòng quản lý chất lượng sẽ hình dung rõ những công việc mình cần làm và thời gian để hoàn thành công việc đó.

Nhân viên có thể tự mình sắp xếp các mục tiêu công việc, xem công việc nào cần ưu tiên hoàn thành trước, công việc nào cần hoàn thành trong thời gian dài.

Với động lực làm việc là để đạt được mức lương thưởng cao hơn, nhân viên phỏng quản lý chất lượng sẽ nâng cao tinh thần và nỗ lực đạt được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất.

Đồng thời trong quá trình làm việc nhân viên có thể thấy được những khuyết điểm của bản thân và giám sát, điều chỉnh để cải thiện những khuyết điểm ấy.

Xem thêm: KPI cho cấp quản lý

2. Các yếu tố cần có trong KPI cho phòng quản lý chất lượng

2.1. KPI của trưởng phòng quản lý chất lượng

Các chỉ số để đánh giá KPI dành cho trưởng phòng của phòng quản lý chất lượng thường sẽ dựa trên các căn cứ đánh giá như sau.

Căn cứ đầu tiên chính là dựa trên số lượng lượt khiếu nại và phàn nàn của khách hàng. Khi khách hàng sử dụng các sản phẩm của doanh nghiệp họ sẽ đưa ra những nhận xét đánh giá về chất lượng của từng sản phẩm.

Nếu quản lý chất lượng sản phẩm không tốt, dẫn đến phản hồi tiêu cực, đó sẽ là dấu hiệu của sự kém hiệu quả trong quá trình kiểm soát chất lượng của nhân viên.

Chỉ số tiếp theo chính là số lần xảy ra những sự cố về các máy móc trong doanh nghiệp. Nhân viên quản lý chất lượng cần thường xuyên kiểm tra việc vận hành của các máy móc đó để đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.

Thêm một yếu tố nữa để đánh giá về hiệu suất làm việc và quản lý nhân viên của trưởng phòng đó là số lần kiểm tra đánh giá của các ban ngành mà kết quả kiểm tra phòng không đạt đủ các tiêu chuẩn.

Tỷ lệ các báo cáo về hiệu suất làm việc của phòng quản lý chất lượng có chính xác và đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không chính là kết quả quá trình giám sát và quản lý nhân viên cấp dưới của trưởng phòng.

2.2. Yếu tố đánh giá KPI của phó phòng phụ trách kỹ thuật phân tích

Tương tự như việc đánh giá KPI cho trưởng phòng, việc đánh giá KPI cho phó phòng phụ trách kỹ thuật sẽ liên quan đến số lượng phản hồi từ khách hàng và các vấn đề chuyên môn khác.

Dựa trên những phản hồi của khách hàng về sản phẩm công ty và số lượng những phản hồi không hài lòng của các khách hàng nội bộ về chất lượng sản phẩm mà chỉ số KPI của phó phòng sẽ được điều chỉnh tăng hoặc giảm.

Một yếu tố làm thay đổi về chỉ số hiệu suất KPI nữa đó là những tổng kết của các báo cáo về công tác chuyên môn, thời gian thực hiện các nhiệm vụ công việc hay việc kịp thời ban hành các tài liệu hướng dẫn về việc kiểm tra, giám sát các phân tích kỹ thuật liên quan đến chuyên môn.

2.3. KPI của phó phòng phụ trách vấn đề môi trường

Các chỉ số để đánh giá KPI của phó phòng phụ trách vấn đề môi trường sẽ căn cứ theo hiệu quả xử lý môi trường dựa trên những chỉ tiêu đã được ban hành;

Số lần phát sinh các sự cố liên quan đến môi trường; Số lần bị đánh giá không đạt chuẩn khi các ban ngành kiểm tra; Tỷ lệ xử lý kịp thời các vấn đề về môi trường theo đúng quy trình xử lý và gửi các báo cáo đúng thời hạn.

2.4. Căn cứ tính KPI cho chuyên viên

Tại phòng quản lý chất lượng sẽ có hai chuyên viên chính là chuyên viên kỹ thuật phân tích và chuyên viên kỹ thuật môi trường.

Với các chuyên viên kỹ thuật phân tích sẽ tính KPI dựa trên số lần máy móc xảy ra sự cố làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh; Tỷ lệ hoàn thành chính xác các kế hoạch về việc kiểm định; Lập các kế hoạch dự toán về vật tư, nhân công, kiểm định các thiết bị theo đúng thời hạn.

Đối với những chuyên viên kỹ thuật môi trường sẽ căn cứ trên số lần phát sinh những sự cố liên quan đến môi trường mà không được xử lý kịp thời; Số lần bị các cơ quan chức năng nhắc nhở về vấn đề môi trường và tỷ lệ báo cáo những vấn đề xử lý môi trường theo đúng thời hạn quy định.

Ngoài ra nếu như hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có liên quan đến hóa chất thì nhân viên pha chế hóa chất sẽ tính KPI dựa trên một vài những tiêu chí.

Có thể kể đến những tiêu chí như là tỷ lệ vật tư tiêu hao trên thực tế so với kế hoạch; Số phản hồi của khách hàng về lần pha hóa chất không đạt được tiêu chuẩn; Số lần mức độ chính xác trong hóa chất trên thực tế sản phẩm sai lệch so với các thông tin trên sổ sách và số lần thực hiện các báo cáo không chính xác và không đúng thời hạn.

Và để thuận tiện cho việc tính toán chỉ số KPI nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng phần mềm đánh giá KPI. Chỉ với những thao tác rất đơn giản nhà quản lý đã có được những thông số chính xác mà mình mong muốn. Doanh nghiệp của bạn có thể cân nhắc để sử dụng đến các phần mềm.

Qua nội dung bài viết bạn không chỉ thấy được các yếu tố tạo thành KPI cho phòng quản lý chất lượng mà còn biết thêm được tầm quan trọng trong việc xây dựng KPI. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn tạo ra được KPI tốt nhất để sớm hoàn thành KPI và đạt được những thành tựu cho riêng mình trong quá trình làm việc nhé.