KPI nhân sự là gì và các chỉ số đo lường KPI nhân sự

1. KPI nhân sự là gì

Bạn đã có thể từng nghe qua về khái niệm KPI trong kinh doanh và bán hàng, nó dùng để đo lường hiệu quả công việc của cá nhân hoặc một nhóm. Còn KPI nhân sự hay HR Key Performance Indicator là các thước đo nhân sự nhằm đánh giá hiệu suất làm việc của HR cho tổ chức, công ty.

KPI nhân sự sẽ dùng để đo lường mức độ thành công của nhân viên, bộ phận nhân sự trong việc thực hiện các chiến lược về nhân sự mà tổ chức đề ra. Chiến lược nhân sự được thực hiện dựa trên chiến lược của tổ chức nên KPI nhân sự cho thấy tầm ảnh hưởng của nhân sự đối với doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của KPI nhân sự

Đầu tiên, KPI nhân sự sẽ giúp đo lường kết quả và so sánh với mục tiêu đề ra ban đầu. Đây là điều cần thiết nếu như doanh nghiệp của bạn muốn có những con số chính xác về việc đào tạo và tuyển dụng nhân viên. Việc đề ra KPI nhân sự sẽ giúp những nhân viên của bộ phận hành chính nhân sự có mục tiêu để thực hiện công việc theo những chỉ số đã để ra. 

Nếu họ làm việc tốt, kết quả công việc sẽ phản ánh ngay trên KPI. Khi một nhân viên hành chính nhân sự có KPI tốt, nó sẽ là thước đo để người này thăng tiến trong sự nghiệp và ngược lại, khi công việc thực hiện chểnh mảng thì nguy cơ họ bị đào thải là rất lớn. 

Việc đặt ra các chỉ số rõ ràng về KPI nhân sự cũng sẽ hình thành nên một môi trường cạnh tranh lành mạnh cho nhân viên của mình. Lúc đó, KPI trở thành động lực thúc đẩy nhân viên hành chính nhân sự liên tục học tập và cố gắng trong công việc. Nếu biết tận dụng các chỉ số KPI nhân sự thì đây sẽ là đòn bẩy để đưa nhân viên đến những vị trí cao hơn.

Khi có KPI nhân sự rõ ràng, trong suy nghĩ của những nhân viên có thể hình thành nên ý chí phấn đấu, cố gắng vươn lên. Đồng thời, họ sẽ có nhu cầu tiếp nhận thông tin nhanh và tốt hơn, đây là lợi ích rất lớn cho cả cá nhân và tổ chức.

Xem thêm: KPI cho trưởng phòng nhân sự

3. Các chỉ số đo lường KPI nhân sự

3.1. Chỉ số tuyển dụng

3.1.1. Số lượng CV gửi về 

Mỗi một đợt tuyển dụng trong năm, phòng nhân sự cần đưa ra chỉ số tuyển dụng, thứ nhất là số lượng CV mà mỗi HR thu thập được cho từng vị trí. Chỉ số này phản ánh mức độ hiệu quả truyền thông mà HR thực hiện, tất nhiên nó cũng phụ thuộc vào tiếng tăm của công ty trên thị trường lao động.

Đối với các công ty ít có danh tiếng hơn thì số lượng CV gửi về có nhiều hay không phụ thuộc rất lớn và công tác tuyên truyền, tuyển dụng của HR trên các kênh tuyển dụng khác nhau. Lợi ích cho vị trí tuyển dụng có hấp dẫn hay không cũng ảnh hưởng rất lớn đến quyết định nộp CV của ứng viên.

Trong và sau một đợt tuyển dụng, HR cần có cho mình một bảng tự đánh giá số lượng CV mình thu thập được như thế nào. Hãy phân tích và rút ra nguyên nhân để lần tuyển dụng đợt sau nhận số lượng CV nhiều hơn.

3.1.2. Phần trăm ứng viên đạt yêu cầu

Cuối mỗi đợt tuyển dụng, nhân sự cần liệt kê số ứng viên đạt yêu cầu rồi. Việc tính tỷ lệ phần trăm ứng viên đạt yêu cầu bằng cách lấy số ứng viên đạt yêu cầu chia cho tổng số ứng viên mà HR thu thập được.

Khi tỷ lệ phần trăm này cao, nó chứng tỏ rằng nhân sự đã truyền tải tốt các yêu cầu công việc trong bản mô tả tuyển dụng, giúp cho các ứng viên xác định công việc tốt hơn. Đồng nghĩa là nhân sự có thể có những CV chất lượng, lọc ứng viên dễ dàng.

Nếu KPI nhân sự này thấp thì có nghĩa rằng HR chưa làm JD dễ hiểu, tốt hoặc việc truyền thông thông tin tuyển dụng yếu, hẹn hẹp và chưa đa dạng. Kênh tuyển dụng sai thì cũng nhắm đến được đúng đối tượng ứng viên cần tuyển. 

3.1.3. Thời gian trung bình để tuyển dụng

Thời gian trung bình cho việc tuyển dụng đo lường thời gian từ khi có thông báo một nhân viên sẽ rời bỏ vị trí công việc cho đến khi có ứng viên được lựa chọn thay thế người này. Có thể tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và rút ngắn thời gian thực hiện, nhưng cần thận trọng vì có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến điều này. Nếu như không khéo léo thì khả năng xảy ra chuyện không tìm được người phù hợp đáp ứng yêu cầu cho vị trí tuyển dụng là rất lớn.

Trong trường hợp công ty mở rộng quy mô cần bổ sung nhân sự cho nhiều vị trí thì KPI nhân sự được đề ra ở đây là thời gian mà HR tìm kiếm những ứng viên phù hợp. Ví dụ thời gian được đề ra là 1 tuần. Chỉ số này khiến nhân sự có động lực, trách nhiệm làm việc hơn là để thời gian tự do.

3.2. Chi phí tuyển dụng

KPI nhân sự này dùng để đo lường nguồn lực đầu tư vào mỗi nhân viên. Chỉ số tuyển dụng bao gồm các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng lao động cho công ty. Nó gồm: Chi phí quảng cáo tuyển dụng, chi phí xem xét CV, chi phí thực hiện phỏng vấn, chi phí thuê người đào tạo,...

Những loại chi phí trên có thể chiếm khá nhiều ngân sách của công ty nhưng đây là điều bắt buộc nếu như muốn tuyển dụng những ứng viên tài năng, đóng góp cho sự phát triển tương lai. Do vậy, việc đầu tư này là rất chính đáng và cần thiết.

3.3. Chỉ số về thời gian làm việc

3.3.1. Thời gian ở vị trí cũ

Việc không hài lòng của nhân viên có thể có quan hệ trực tiếp đến thời gian họ ở vị trí làm việc cũ. Nếu họ cảm thấy họ không có cơ hội thăng chức trong tương lai, họ sẽ có xu hướng tìm kiếm cơ hội mới ở công ty khác.

Bộ phận nhân sự nên có một bảng đánh giá hiệu quả công việc kết hợp thời gian cần thiết để một nhân viên thăng tiến. KPI nhân sự này rất quan trọng nếu như bạn muốn giữ chân nhân tài trong công ty.

3.3.2. Tỷ lệ nghỉ việc

Tỷ lệ sa thải nhân viên thường bị ảnh hưởng bởi 2 yếu tố chính là sự chấm dứt từ phía người lao động hoặc người sử dụng lao động. Ngoài ra, nó còn do mất khả năng lao động, loại hợp đồng lao động, độ tuổi nghỉ hưu. 

Nếu như tỷ lệ nghỉ việc cao, thì HR cần thực hiện phân tích nội bộ về tỷ lệ hài lòng của nhân viên. Trong trường hợp, tỷ lệ nghỉ việc cao do bị sa thải (do hiệu suất làm việc kém, thực hiện các hành động sai trái) thì công ty sẽ mất nhiều tiền bạc và thời gian tìm người thay thế nhân viên cũ. 

3.4. Sự hài lòng của các nhân viên

Đây là KPI nhân sự cực kỳ quan trọng mà HR không nên bỏ qua, đặc biệt là khi bạn đang trong cuộc chiến tranh giành nhân tài. Sự hài lòng của nhân viên có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên cạnh những lợi ích mà họ nhận được. 

Các yếu tố có thể bao gồm: Các lựa chọn làm việc từ xa, thời gian làm việc linh hoạt, sự cân bằng giữ thời gian làm việc và thời gian cho cá nhân, văn hóa công ty lành mạnh, thẻ tập gym, đồ ăn trưa, nước uống trong khi làm việc,...

Các công ty có thể đo lường sự hài lòng của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên, nên được tiến hành thường xuyên để đảm bảo mọi nhu cầu của nhân viên đang được đáp ứng và giải quyết tốt.

4. Làm thế nào để KPI nhân sự tốt

Để tổ chức của bạn có các chỉ số KPI nhân sự tốt thì bạn nên tập trung vào một số chỉ số chính, không nên thực hiện nó lan man. Các chỉ số này cần đảm tính rõ ràng, có thể đo lường được, có thể thực hiện được, liên quan và nhất quán với nhau.

Bên cạnh đó, tổ chức của bạn cần một phần mềm quản lý KPI miễn phí để dễ dàng thực hiện công việc cũng như tiết kiệm thời gian. Phần mềm cũng giúp bạn tối ưu hóa việc đo lường KPI nhân sự tốt hơn.

Có nhiều yếu tố tác động đến KPI nhân sự, điều quan trọng bạn nên có những đề mục cụ thể giúp đo lường chỉ số KPI nhân sự rõ ràng. Nó là cách tốt nhất để nhân sự đóng góp vào chiến lược tổng thể và sự phát triển của công ty.