Chia sẻ bí quyết làm việc nhóm với Google Drive hiệu quả

1. Google drive - Công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

Với những ai đang làm trong các lĩnh vực hành chính , văn phòng hoặc sử dụng những công cụ hỗ trợ trên máy tính thường xuyên chắc hẳn đã không còn quá xa lạ với cái tên Google Drive. Rất nhiều các doanh nghiệp, team nhóm đã ứng dụng phương tiện này để làm việc và mang lại những hiệu quả cao trong công việc.

Nhà sản xuất Google cho phép người dùng sử dụng một tài khoản để có thể đăng nhập vào tất cả các phần mềm ứng dụng khác đã tạo ra tính chất riêng tư vô cùng cao. Trong công việc nhóm, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng Google Drive để có thể phân chia công việc theo cột, hàng, nhóm rõ ràng bằng tính năng chia sẻ quyền riêng tư. 

Vậy cách để tạo lập và làm việc nhóm với Google Drive là gì?

2. Cách tạo lập và sử dụng Google Drive khi làm việc nhóm

2.1. Cách thức tạo lập để làm việc nhóm với Google Drive

Để có thể tạo ra một Google Drive nhóm thì bạn có thể thực hiện thông qua những bước sau đây.

Bước 1: Đầu tiên bạn cần có một thiết bị máy tính có đường truyền internet ổn định. Bạn truy cập vào trang chủ của Google Drive và ở bên trái màn hình, bạn nhấp vào mục Drive nhóm.

Bước 2: Tạo lập bằng cách nhấp chuột vào mới ở phía trên cùng bên trái màn hình. Chọn và nhập tên cho Google Drive nhóm. 

Bước 3: Nhấp chuột và tiến hành tạo lập. Như vậy là bạn đã có cho mình một công cụ làm việc nhóm bằng Google Drive rồi đấy.

2.2. Cách để sử dụng và quản lý thành viên khi làm việc nhóm với Google Drive

Để sử dụng Google Drive khi làm việc nhóm, người dùng sẽ thực hiện các bước cơ bản đó là thêm thành viên trong nhóm, thiết lập quyền truy cập đồng thời updoad và cập nhật, cuối cùng là chia sẻ những file làm việc nhóm để bắt đầu công việc.

2.2.1. Thêm thành viên vào nhóm làm việc

Đầu tiên, đối với việc thêm thành viên mới vào nhóm thì người tạo nhóm sẽ click chuột phải vào nhóm vừa tạo => chọn “ Thêm thành viên”. Sau đó bạn hãy nhập gmail của thành viên đó vào và tiến hành phân quyền chức năng cho họ trong tệp làm việc nhóm này.

Phân quyền chức năng cho nhân viên bằng cách, trên màn hình, ở dưới phần nhập gmail sẽ xuất hiện mục “Người quản lý”. Lúc này bạn chỉ cần nhấp chuột để phân quyền chức năng phù hợp cho thành viên. Tùy thuộc vào nhiệm vụ công việc mà có thể phân quyền thành viên là người xem, người chỉnh sửa, người quản lý,...

2.2.2. Thiết lập quyền truy cập Drive nhóm

Để đảm bảo sự bảo mật trong duwj liệu và để công việc diễn ra một cách tốt đẹp, thì việc thiết lập, cài đặt quyền truy cập là vô cùng cần thiết. Cách để thiết lập được thực hiện như sau.

Trên màn hình Drive nhóm, người dùng nhấp chuột phải và chọn mục “Cài đặt” trong Google Drive nhóm. Lúc này nó sẽ hiện ra 3 mục chính đó là chia sẻ ngoài, chia sẻ với những người không phải thành viên nhóm và cuối cùng là mục tải xuống, sao chép, in.

Nếu bạn chọn mục chia sẻ ngoài thì những tài ngoài không thuộc Drive vẫn có thể tiếp nhận được những file mà nhóm bạn chia sẻ. Nếu bạn chọn chia sẻ với tài khoản không phải thành viên thì nếu trong trường hợp các thành viên trong nhóm chia sẻ nội dung công việc trong nhóm ra ngoài thì các tài khoản ngoài sẽ nhận được.

Cuối cùng là phần tải xuống, sao chép và in sẽ cho phép bạn lựa chọn đối tượng như người nhận xét, người chỉnh sửa, người xem,..có thể thực hiện những thao tác này với nội dung công việc ở trên Google Drive.

2.2.3. Cập nhật và chia sẻ file công việc lên Google Drive nhóm

Đối với các thư mục thì việc cập nhật và chia sẻ trên công cụ này cũng như việc sử dụng một gmail bình thường. Nhà sản xuất Google cho phép người dùng chia sẻ file trong phần Drive nhóm, tuy nhiên lại không cho phép chia sẻ cả thư mục để tránh việc lạm dụng chức năng làm việc nhóm này.

3. Những lợi ích khi làm việc nhóm với Google Drive

3.1. Hoàn thành công việc nhóm hiệu quả

Lợi ích đầu tiên có thể kể đến khi làm việc nhóm với công cụ Google Drive đó là người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ thư mục và truy cập vào để làm việc bất cứ lúc nào. Google Drive nhóm cho phép bạn chia sẻ tài liệu và có thể chỉnh sửa trên cùng một tệp, giúp bạn giữ tất cả những tài liệu cần thiết liên quan đến công việc vào cùng một nhóm thay vì chỉ một người.

Việc có nhiều tài liệu chung là một đặc điểm cơ bản khi thực hiện công việc nhóm. Việc chuyển những tài liệu qua những hình thức thông thường như gửi mail, gửi trực tiếp sẽ gây ra nhiều bất tiện và làm ảnh hưởng đến công việc. Việc thiếu thống nhất cũng là một trong những yếu tố khiến công việc hoàn thành không hiệu quả.

Google Drive nhóm sẽ giúp người dùng khắc phục được những yếu điểm trên. Người dùng có thể lưu trữ online các tài liệu, thư mục với nội dùng cần thiết. Việc phân chia công việc cũng dễ dàng hơn đối với phần mềm giao việc miễn phí này.

3.2. Tiết kiệm thời gian khi làm việc nhóm

Sử dụng Drive nhóm sẽ giúp cho công việc teamwork diễn ra một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Thay vì phải chia sẻ cho từng người một cách phức tạp thì bạn hoàn toàn có thể tải các công cụ, kiến thức, thông tin liên quan đến công việc lên trên nhóm của mình. 

Việc chỉnh sửa cũng diễn ra hết sức dễ dàng. Trong trường hợp các thành viên nhóm thoát ra thì các thư mục, tệp sẽ vẫn được đặt đấy để team của bạn vẫn có thể thực hiện chia sẻ để hoàn thành mục tiêu công việc.

Đối với các thành viên mới, chỉ cần người quản trị viên cấp quyền truy cập và cho phép phân quyền thì người dùng mới vẫn có thể theo dõi các thông tin từ trước theo sát tiến độ công việc.

Làm việc nhóm là một công việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và tinh thần đồng đội cao. Để làm việc nhóm hiệu quả sẽ đòi hỏi ở người leader những kinh nghiệm cần thiết thiết những thách thức khi dung hòa đồng đội trước những tình huống bất ngờ xảy ra. Việc hiểu biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ cùng là một điều mà chúng tôi nghĩ rằng bạn nên tìm hiểu kỹ càng cho mình.

Trên đây là những chia sẻ của timviec365.vn về làm việc nhóm với Google Drive dành cho bạn. Hy vọng, bạn đã tìm được cho mình những gợi ý cùng những kiến thức hữu ích khi qua đây. Giữ gìn sức khỏe để làm việc hiệu quả là lời nhắn cuối cùng mà chúng tôi gửi tới bạn trước khi kết lại. Cảm ơn bạn và đừng quên theo dõi chúng tôi để đón xem những thông tin hữu ích khác nhé!