Đăng tin miễn phí
Quay lại

Mã ngạch văn thư lưu trữ và xếp lương ngạch văn thư

Tác giả: Nguyễn Tú Anh

Lần cập nhật gần nhất: 18/12/2025

Chịu trách nhiệm trong công tác quản lý, bảo quản và lưu trữ các hồ sơ tài liệu của cơ quan doanh nghiệp, Nhà nước, lưu trữ văn thư có tầm quan trọng khá cao. Các ngạch công chức văn thư được phân mã số riêng. Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn tìm hiểu về mã ngạch văn thư lưu trữ và mức xếp lương của ngạch này.

1. Văn thư lưu trữ và loại mã ngạch

Trong các công ty, doanh nghiệp hay các cơ quan nhà nước, có một bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý, lưu trữ các văn thư đi và đến của đơn vị, làm nhiệm vụ tiếp nhận thư từ xử lý hồ sơ giấy tờ đó chính là bộ phận văn thư.

Văn thư lưu trữ
Công việc văn thư lưu trữ

Tuỳ thuộc vào đặc thù và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp mà nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện các công việc khác nhau. Mỗi bộ phận sẽ làm những công việc nằm trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình.

Trong đó văn thư lưu trữ là bộ phận chịu trách nhiệm cho việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ và khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp theo đúng mục đích. Người làm văn thư lưu trữ có nhiệm vụ soạn thảo, ký văn bản đúng thể thức quy định, đóng dấu, quản lý văn bản hợp lý logic, sử dụng con dấu đúng pháp luật, bảo quản và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả và thực hiện một vài những nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị tùy theo sự phân công công việc.

Với nghiệp vụ công chức chuyên ngành văn thư hiện nay có 3 cấp độ học tương ứng với 3 chức danh đó là: Văn thư chính, chức danh văn thư và văn thư trung cấp.

Mỗi chức danh sẽ được phân một mã ngạch riêng cụ thể đó là:

Mã ngạch văn thư lưu trữ
Mã ngạch văn thư lưu trữ

- Mã số 02.006 áp dụng cho ngạch văn thư chính.

- Ngạch văn thư có mã số 02.007

- Mã số 02.008 cho ngạch văn thư trung cấp.

Xem thêm: Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là gì?

2. Điều kiện trở thành văn thư và xếp lương theo mã ngạch

2.1. Những yêu cầu cần đáp ứng để trở thành văn thư

Với ba ngạch văn thư ở trên, mỗi ngạch sẽ có những tiêu chuẩn riêng. Bất kỳ ai muốn làm việc tại vị trí nào cần đáp ứng được những tiêu chuẩn tại vị trí đó như sau:

Yêu cầu với văn thư lưu trữ
Yêu cầu với văn thư lưu trữ

Với vị trí có yêu cầu cao nhất là vị trí văn thư chính. Vị trí này yêu cầu công chức văn thư đạt tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư ở mức cao nhất. Khi làm việc trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp tỉnh trở lên văn thư lưu trữ có trách nhiệm tổng hợp, tham mưu về công tác văn thư; Trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ văn thư phức tạp đòi hỏi phải có trách nhiệm và nhất là công tác bảo mật; Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư.

Vị trí có yêu cầu đạt tiêu chuẩn cao về chuyên môn nghiệp vụ văn thư tiếp theo chính và vị trí văn thư. Tại đây người văn thư thực hiện các nhiệm vụ có yêu cầu cao về nghiệp vụ và tính bảo mật hay có trách nhiệm thực hiện, kiểm tra công tác thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Với vị trí công chức văn thư trung cấp chỉ cần đạt tiêu chuẩn cơ bản về nghiệp vụ văn thư. Nhưng vị trí này cũng yêu cầu người làm văn thư thực hiện được các nhiệm vụ văn thư có yêu cầu cao về bảo mật cũng như có trách nhiệm trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về những hoạt động văn thư tại tổ chức, cơ quan, đơn vị.

Bên cạnh những tiêu chuẩn của văn thư lưu trữ về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ thì một nhân viên văn thư lưu trữ còn cần đáp ứng được những tiêu chuẩn khác.

Những tiêu chuẩn khác cần đáp ứng
Những tiêu chuẩn khác cần đáp ứng

Nhân viên lưu trữ văn thư cần có tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện công việc bởi đây là công việc yêu cầu khá cao về tính bảo mật, nhất là những nhân viên lưu trữ văn thư làm việc trong các cơ quan nhà nước. Bởi những thông tin mà các cơ quan nhà nước nắm giữ sẽ có vô cùng nhiều thông tin liên quan đến đảm bảo an ninh quốc gia. Thêm vào đó nhân viên lưu trữ văn thư cũng cần nắm được các chính sách pháp luật, đường lối của Đảng và Nhà nước; Những quy định về công tác văn thư của Nhà nước và bảo vệ bí mật Nhà nước.

Với việc sử dụng các trang thiết bị văn phòng và những trang thiết bị khác của văn thư, thì nhân viên văn thư phải nắm chắc cách sử dụng các thiết bị để có thể thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư.

Xem thêm: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí: https://vanthu.timviec365.vn/

2.2. Xếp lương ra sao cho công chức ngạch văn thư?

Mỗi ngạch công chức văn thư sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau về vị trí công việc bởi vậy các nhiệm vụ họ thực hiện cũng sẽ khác nhau. Mỗi vị trí sẽ có khối lượng công việc riêng và đó là căn cứ để đưa ra các hệ số lương cho từng vị trí công việc. Các hệ số lương áp dụng đã được quy định như sau:

Xếp lương cho công chức ngạch văn thư
Xếp lương cho công chức ngạch văn thư

Với ngạch văn thư viên chính có mã số 02.006, sẽ được áp dụng bảng lương của công chức loại A2 thuộc nhóm 1 (A2.1), với hệ số lương nằm trong khoảng từ 4,40 đến 6,78.

Với mã số 02.007 của ngạch văn thư viên được quy định áp dụng bảng lương công chức loại A1 và có hệ số lương áp dụng từ hệ số lương 2,34 đến hệ số lương 4,98.

Ngạch được áp dụng bảng lương thấp hơn là ngạch văn thư viên trung cấp có mã số 02.008 sẽ áp dụng bảng lương công chức loại B với hệ số lương từ hệ số lương 1,86 đến hệ số lương 4,06.

Riêng với trường hợp công chức có trình độ từ cao đẳng trở lên và được tuyển dụng vào vị trí việc làm có yêu cầu về ngạch công chức tương ứng là ngạch văn thư viên trung cấp, thì sẽ được xếp vào bậc 2 trong ngạch văn thư viên trung cấp.

Giả sử nhân viên được tuyển vào có thời gian tập sự thì trong thời gian tập sự đó nhân viên được hưởng 85% mức lương bậc 2 của ngạch văn thư trung cấp.

Bên cạnh đó sẽ có các trường hợp công chức từ các ngạch công chức chuyên ngành chuyển sang các ngạch công chức chuyên ngành văn thư sẽ quy định được xếp lương như sau.

Các cán bộ có trình độ cao đẳng và đã được xếp lương vào nhóm A0 khi chuyển sang ngạch văn thư viện trung cấp sẽ được xếp bậc lương mới dựa vào thời gian làm việc tại cơ quan trước kia và việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Nhà nước.

Sau khi đã trừ thời gian tập sự theo quy định của ngạch nhân viên sẽ tính từ bậc số 2 của ngạch văn thư viên trung cấp, cứ sau thời gian đủ 24 tháng (2 năm) sẽ được xếp lên 01 bậc lương.

Trong trường hợp có thời gian đứt quãng và chưa hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì sẽ được tính cộng dồn.

Những cách xếp lương khác
Những cách xếp lương khác

Nếu như kiểu như trong thời gian công tác nhân viên có năm bị kỷ luật hay không hoàn thành nhiệm vụ được giao thì nhân viên sẽ bị kéo dài thêm về chế độ nâng bậc lương thường xuyên theo như quy định.

Nhân viên sau khi đã được chuyển xếp lương vào trong ngạch văn thư viên trung cấp, nếu như kiểu như hệ số lương được xếp ở ngạch văn thư viên trung cấp đó của nhân viên cộng thêm phụ cấp thâm niên đã vượt khung mà vẫn thấp hơn so với hệ số lương đã hưởng ở ngạch cũ, khi đó nhân viên sẽ được hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu sao cho bằng hệ số lương nhân viên đang hưởng ở ngạch cũ.

Trong suốt thời gian công chức được xếp lương ở ngạch văn thư viên trung cấp thì nhân viên vẫn được hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu này.

Trong trường hợp sau này khi công chức được nâng ngạch thì nếu như có phụ cấp thâm niên vượt khung sẽ vẫn được cộng thêm hệ số chênh lệch bảo lưu này vào hệ số lương đang hưởng. Số lương này được hưởng trong quá trình được bổ nhiệm nâng ngạch và kể từ ngày hưởng lương ở ngạch mới nhân viên sẽ thôi hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu.

Bài viết đã khái quát những nội dung liên quan đến mã ngạch văn thư lưu trữ. Công việc văn thư thường được cho là rất đơn giản nhưng nó đòi hỏi ở người làm tính tỉ mỉ và cẩn thận trong từng khâu. Nhân viên văn thư trở thành người lưu giữ những tài liệu quan trọng của các cơ quan. Hy vọng rằng bạn đã có được cho mình những thông tin bổ ích về ngành nghề này.

Chuyên viên là gì?

Ngoài ra những hiểu biết về mã ngạch văn thư mà bạn vừa tìm hiểu được, bạn cũng có thể đọc thêm các thông tin về chuyên viên để biết chuyên viên là gì và những quy định mới nhất để trở thành chuyên viên qua bài viết bên dưới.

Chuyên viên là gì?

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý