Mã ngạch văn thư lưu trữ và xếp lương ngạch văn thư

1. Văn thư lưu trữ và loại mã ngạch

Trong các công ty, doanh nghiệp hay các cơ quan nhà nước, có một bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý, lưu trữ các văn thư đi và đến của đơn vị, làm nhiệm vụ tiếp nhận thư từ xử lý hồ sơ giấy tờ đó chính là bộ phận văn thư.

Tuỳ thuộc vào đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp mà nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện các công việc khác nhau. Mỗi bộ phận sẽ làm những công việc nằm trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình.

Trong đó văn thư lưu trữ là bộ phận chịu trách nhiệm cho việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ và khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp theo đúng mục đích. Người làm văn thư lưu trữ có nhiệm vụ soạn thảo, ký văn bản đúng thể thức quy định, đóng dấu, quản lý văn bản hợp lý logic, sử dụng con dấu đúng pháp luật, bảo quản và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả và thực hiện một số những nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị tùy theo sự phân công công việc.

Đối với nghiệp vụ công chức chuyên ngành văn thư hiện nay có 3 cấp độ học tương ứng với 3 chức danh đó là: Văn thư chính, chức danh văn thư và văn thư trung cấp.

Mỗi chức danh sẽ được phân một mã ngạch riêng cụ thể đó là:

- Mã số 02.006 áp dụng cho ngạch văn thư chính.

- Ngạch văn thư có mã số 02.007

- Mã số 02.008 cho ngạch văn thư trung cấp.

Xem thêm: Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là gì?

2. Điều kiện trở thành văn thư và xếp lương theo mã ngạch

2.1. Những yêu cầu cần đáp ứng để trở thành văn thư

Với ba ngạch văn thư ở trên, mỗi ngạch sẽ có những tiêu chuẩn riêng. Bất kỳ ai muốn làm việc tại vị trí nào cần đáp ứng được những tiêu chuẩn tại vị trí đó như sau:

Với vị trí có yêu cầu cao nhất là vị trí văn thư chính. Vị trí này yêu cầu công chức văn thư đạt tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư ở mức cao nhất. Khi làm việc trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp tỉnh trở lên văn thư lưu trữ có trách nhiệm tổng hợp, tham mưu về công tác văn thư; Trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ văn thư phức tạp đòi hỏi phải có trách nhiệm và nhất là công tác bảo mật; Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư.

Vị trí có yêu cầu đạt tiêu chuẩn cao về chuyên môn nghiệp vụ văn thư tiếp theo chính và vị trí văn thư. Tại đây người văn thư thực hiện các nhiệm vụ có yêu cầu cao về nghiệp vụ và tính bảo mật hoặc có trách nhiệm thực hiện, kiểm tra công tác thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Với vị trí công chức văn thư trung cấp chỉ cần đạt tiêu chuẩn cơ bản về nghiệp vụ văn thư. Tuy nhiên vị trí này cũng yêu cầu người làm văn thư thực hiện được các nhiệm vụ văn thư có yêu cầu cao về bảo mật cũng như có trách nhiệm trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về những hoạt động văn thư tại tổ chức, cơ quan, đơn vị.

Bên cạnh những tiêu chuẩn của văn thư lưu trữ về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ thì một nhân viên văn thư lưu trữ còn cần đáp ứng được những tiêu chuẩn khác.

Nhân viên lưu trữ văn thư cần có tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện công việc bởi đây là công việc yêu cầu khá cao về tính bảo mật, nhất là những nhân viên lưu trữ văn thư làm việc trong các cơ quan nhà nước. Bởi những thông tin mà các cơ quan nhà nước nắm giữ sẽ có rất nhiều thông tin liên quan đến đảm bảo an ninh quốc gia. Thêm vào đó nhân viên lưu trữ văn thư cũng cần nắm được các chính sách pháp luật, đường lối của Đảng và Nhà nước; Những quy định về công tác văn thư của Nhà nước và bảo vệ bí mật Nhà nước.

Đối với việc sử dụng các trang thiết bị văn phòng và những trang thiết bị khác của văn thư, thì nhân viên văn thư phải nắm chắc cách sử dụng các thiết bị để có thể thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư.

Xem thêm: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí: https://vanthu.timviec365.vn/

2.2. Xếp lương ra sao cho công chức ngạch văn thư?

Mỗi ngạch công chức văn thư sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau về vị trí công việc do đó các nhiệm vụ họ thực hiện cũng sẽ khác nhau. Mỗi vị trí sẽ có khối lượng công việc riêng và đó là căn cứ để đưa ra các hệ số lương cho từng vị trí công việc. Các hệ số lương áp dụng đã được quy định như sau:

Với ngạch văn thư viên chính có mã số 02.006 sẽ áp dụng bảng lương công chức loại A2 thuộc nhóm 1 (A2.1) có hệ số lương áp dụng từ hệ số lương 4,40 đến hệ số lương 6,78.

Đối với mã số 02.007 của ngạch văn thư viên được quy định áp dụng bảng lương công chức loại A1 và có hệ số lương áp dụng từ hệ số lương 2,34 đến hệ số lương 4,98.

Ngạch được áp dụng bảng lương thấp hơn là ngạch văn thư viên trung cấp có mã số 02.008 sẽ áp dụng bảng lương công chức loại B với hệ số lương từ hệ số lương 1,86 đến hệ số lương 4,06.

Riêng với trường hợp công chức có trình độ từ cao đẳng trở lên và được tuyển dụng vào vị trí việc làm có yêu cầu về ngạch công chức tương ứng là ngạch văn thư viên trung cấp, thì sẽ được xếp vào bậc 2 trong ngạch văn thư viên trung cấp.

Nếu nhân viên được tuyển vào có thời gian tập sự thì trong thời gian tập sự đó nhân viên được hưởng 85% mức lương bậc 2 của ngạch văn thư trung cấp.

Bên cạnh đó sẽ có các trường hợp công chức từ các ngạch công chức chuyên ngành chuyển sang các ngạch công chức chuyên ngành văn thư sẽ quy định được xếp lương như sau.

Với những công chức có trình độ cao đẳng trong khi tuyển dụng đã được xếp lương công chức loại A0 thì khi được chuyển xếp vào ngạch văn thư viên trung cấp sẽ căn cứ vào thời gian công tác tại đơn vị cũ có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo thang hay bảng lương do Nhà nước quy định sẽ được xếp bậc lương trong ngạch mới như sau:

Sau khi đã trừ thời gian tập sự theo quy định của ngạch nhân viên sẽ tính từ bậc số 2 của ngạch văn thư viên trung cấp, cứ sau thời gian đủ 24 tháng (2 năm) sẽ được xếp lên 01 bậc lương.

Trong trường hợp có thời gian đứt quãng và chưa hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì sẽ được tính cộng dồn.

Nếu như trong thời gian công tác nhân viên có năm bị kỷ luật hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao thì nhân viên sẽ bị kéo dài thêm về chế độ nâng bậc lương thường xuyên theo như quy định.

Nhân viên sau khi đã được chuyển xếp lương vào trong ngạch văn thư viên trung cấp, nếu như hệ số lương được xếp ở ngạch văn thư viên trung cấp đó của nhân viên cộng với phụ cấp thâm niên đã vượt khung mà vẫn thấp hơn so với hệ số lương đã hưởng ở ngạch cũ, khi đó nhân viên sẽ được hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu sao cho bằng hệ số lương nhân viên đang hưởng ở ngạch cũ.

Trong suốt thời gian công chức được xếp lương ở ngạch văn thư viên trung cấp thì nhân viên vẫn được hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu này.

Trong trường hợp sau này khi công chức được nâng ngạch thì nếu có phụ cấp thâm niên vượt khung sẽ vẫn được cộng thêm hệ số chênh lệch bảo lưu này vào hệ số lương đang hưởng. Số lương này được hưởng trong quá trình được bổ nhiệm nâng ngạch và kể từ ngày hưởng lương ở ngạch mới nhân viên sẽ thôi hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu.

Bài viết đã khái quát những nội dung liên quan đến mã ngạch văn thư lưu trữ. Công việc văn thư thường được cho là rất đơn giản nhưng nó đòi hỏi ở người làm tính tỉ mỉ và cẩn thận trong từng khâu. Nhân viên văn thư trở thành người lưu giữ những tài liệu quan trọng của các cơ quan. Hy vọng rằng bạn đã có được cho mình những thông tin bổ ích về ngành nghề này.