Hướng dẫn cách lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ chi tiết

1. Tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ. Ngoài ra, giúp cho các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý tài liệu, hồ sơ theo một cách chặt chẽ và khoa học. Việc lưu trữ tài liệu là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị cá nhân, Góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm mỗi cá nhân có liên quan tới trong công tác tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan.

2.  Căn cứ xác định lập hồ sơ

Những căn cứ chủ yếu đóng vai trò quan trong trong việc lập danh mục hồ sơ bao gồm: các văn bản quy định về nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan, tổ chức, kế hoạch các nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bên cạnh đó, căn cứ xác định lập hồ sơ còn dựa vào danh mục hồ sơ của những năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục của cơ quan, tổ chức đó (nếu có)

3. Nội dung lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Để lập được nội dung danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ một cách hoàn chỉnh thì bạn cẩn phải chú ý đến những yếu tố sau đây:

- Xây dựng khung đề mục theo danh mục hồ sơ lưu trữ

Khung đề mục danh mục hồ sơ sẽ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Căn cứ theo tình hình thực tế để chọn khung danh mục hồ sơ sao cho phù hợp, đảm bảo việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu ổn định thì sẽ được phân định cho ràng sẽ được áp dụng theo khung đề mục danh mục hồ sơ cơ cấu tổ chức. Còn lại những cơ quan, tổ chức có cơ cấu không ổn định, phức tạp sẽ được áp dụng theo khung đề mục đanh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

Nếu trong cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức theo lĩnh vực hoạt động chủ yếu để làm đề mục lớn cho các phần của danh mục hồ sơ. Từng đề mục lớn sẽ bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm của của đơn vị đối với khung theo cơ cấu tổ chức hoặc các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động đối với các khung theo đề mục lĩnh vực hoạt động.

- Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ, đơn vị hoặc người lập

Để định rõ danh mục hồ sơ cần lập trong năm, mỗi cá nhân và đơn vị phải tự lập hồ sơ dựa trên cơ sở được nêu tại khoản 2 của quy định. Đặc biệt là những chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác của tổ chức, cơ quan, các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.

Lưu ý rằng tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quái được nội dung của văn bản tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc.

- Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ văn thư lưu trữ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ văn thư lưu trữ sẽ được ghi theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức hay bảng thời hạn tài liệu chuyên ngành và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).

- Ký hiệu, đánh số các đề mục hồ sơ

Thông thường các đề mục lớn sẽ được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã còn các đề mục nhỏ trong từng phần sẽ được đánh bằng bẳng chữ số Ả - rập. Việc đánh số có thể tiến hành theo một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn bắt đầu từ số 01.

Xem ngay: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ có thể tiến hành theo hai cách sau đây:

- Cách thứ nhất: các văn thư được xây dựng dựa trên dự thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan, hoàn thiện dự thảo, trình lên lãnh đạo văn phòng hoặc đóng góp của phòng hành chính và cuối cùng để trình lên người đứng đầu cơ quan, tôt chức ký ban hành.

- Cách thứ hai: các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình sẽ hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư, văn thư tổng hợp thành một danh mục cơ quan, tổ chức, chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện sự thảo và trình lên lãnh đạo văn phòng hành chính để trình lên người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Xem thêm: Những lý do nên tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí ngay

5. Các bước tiến hành lập danh mục hồ sơ lưu trữ

5.1. Mở doanh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Mở hồ sơ là thao tác lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi lại những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Với bìa hồ sơ được thiết kế và in theo tiêu chuẩn quốc gia của TCVN 9251:2024 Bìa hồ sơ lưu trữ. Mỗi cá nhân sẽ giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó theo các danh mục hồ sơ hoặc kể cả đối với những tổ chức, trường hợp chưa có danh mục hồ sơ.

5.2. Cập nhật văn bản, tài liệu và hồ sơ

Mỗi cá nhân trong danh nghiệp sẽ có trách nhiệm thu nhập, cập nhật tất cả các văn bản và tài liệu hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và tổng hợp về hồ sơ tương ứng đã mở kể cả những hình ảnh, ghi âm. Cần đảm bảo thu nhập kịp thời những văn bản cũng như vài phát biểu, tham luận của đại hiểu hội thảo, hội nghị,… để đảm bảo sự toàn vẹn và đầy đủ nhất của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

5.3. Kết thúc danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Khi công việc đã hoàn toàn được giải quyết xong thì hồ sơ sẽ được kết thúc và người chịu trách nhiệm sẽ phải kiểm tra lại mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cẩn bổ sung thêm. Xem xét và loại khỏi ra doanh mục hồ sơ những bản nháp, bản trùng, bản thảo nếu đã có bản chính, bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo nếu không cần thiết phải lưu trữ.

Bên cạnh đó sắp xếp lại các văn bản, tài liệu theo trình tự giải quyết công việc hoặc thời gian, tên loại và tác giả của văn bản. Một số trường hợp trong hồ sơ tài liệu có phim, ảnh thì bỏ vào bì hoặc tài liệu băng đĩa ghi âm thì bỏ vào hộp và sắp xếp cuối hồ sơ.

Nếu trong trường hợp hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quan khác nhau để thuận thiện cho việc bảo quản hồ sơ độc lập. Cuối cùng xem xét lại thời hạn bảo quan hồ sơ bằng cách đối chiếu danh mục hồ sơ với các tài liệu thực thế và hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề sao cho phù hợp với tài liệu trong hồ sơ.

Để lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ một cách dễ dàng hơn thì các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng đến công cụ hỗ trợ phần mềm văn thư lưu trữ. Với tiện ích của phần mềm này thì mọi văn bản, tài liệu sẽ được bảo mật tuyệt đối và tránh xảy ra sai xót trong quá trình lưu trữ thông tin quan trọng.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ. Qua đó ta có thể thấy việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ rất quan trọng đối các đơn vị. Nếu bạn còn những thắc mắc liên quan đến danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ thì hãy để lại bình luận dưới bài viết đễ được giải đáp chi tiết nhé!