Mô tả mẫu tem quản lý tài sản trong doanh nghiệp chi tiết

1. Mẫu tem quản lý tài sản bao gồm những nội dung gì?

Để mô tả về một mẫu tem quản lý tài sản chuẩn chung cho mọi doanh nghiệp, tổ chức là một điều rất khó khi giữa các công ty, cơ quan này có sự khác biệt rất nhiều về sản phẩm, phương thức quản lý tài sản và nội dung cần quản lý. Tuy nhiên, các thông tin sau luôn có mặt trong một mẫu tem quản lý tài sản chuẩn.

1.1. Tên thiết bị

Tến thiết bị là nội dung đầu tiên cần phải có trên một mẫu tem quản lý tài sản. Lý do chúng ta cần có mục này trên một nhãn tem là do số lượng tài sản, công cụ dụng cụ được sử dụng và quản lý trong tổ chức, cơ quan là rất nhiều, bao gồm nhiều loại thiết bị khác nhau, thậm chí, có những dụng cụ, máy móc thiết bị chỉ có thể phân biệt được bằng kiến thức, kinh nghiệm của những người có chuyên môn. Và để phân biệt những loại vật phẩm khác nhau, chúng ta bắt buộc phải đề tên thiết bị trước tiên, sau đó mới tới các thông tin khác.

1.2. Mã thiết bị

Mã thiết bị sẽ là mục tiếp theo xuất hiện trên mẫu tem quản lý tài sản chuẩn. Để trả lời câu hỏi vì sao lại là mã thiết bị mà không phải những thông tin khác, chúng ta cần hiểu được rằng cũng như tên thiết bị, mã thiết bị cho ta biết một số những thông tin kỹ thuật quan trọng để phân biệt các loại công cụ, dụng cụ khác nhau, có thể là sự khác biệt về kích thước, chất liệu hay chất lượng sản phẩm. Đồng thời, mã thiết bị cũng có thể được coi là cái tên thứ 2 của tài sản, nó được sử dụng để dễ dàng mã hóa những thông tin cần thiết trước khi sử dụng một tài sản nào đó trong doanh nghiệp.

1.3. Ngày sản xuất

Ngày sản xuất của thiết bị sẽ phản ánh rất nhiều những thông tin cần thiết để những người sử dụng nó biết được cơ chế hoạt động và độ tuổi của loại thiết bị đó. Đối với một số những loại thiết bị, máy móc có tính cập nhật, nâng cấp liên tục bởi nhà sản xuất thì ngày sản xuất sẽ cho ta biết được những đặc điểm của dụng cụ, thiết bị này trong quá trình sử dụng, những tính năng mà chúng có hoặc không, tùy theo năm, thời điểm mà nó ra đời.

1.4. Ngày sử dụng

Có thể bạn sẽ thắc mắc vì sao ngày sản xuất và ngày sử dụng lại được chia ra làm hai mục khác nhau trên một mẫu tem quản lý tài sản. Câu trả lời là vì không phải thiết bị, máy móc nào được sản xuất ra đều được sử dụng ngay lập tức, có một số những vật phẩm cất trong kho hàng năm trời mới được đưa vào sử dụng. Vì vậy, việc đưa thông tin về ngày sử dụng là cần thiết để người sử dụng máy móc biết được độ cũ, mới của thiết bị này. Đồng thời, khi kiểm kê tài sản hoặc các tác vụ liên quan đến quản lý tài sản như mua mới, bán cũ các loại tài sản trong doanh nghiệp thì thông tin về ngày sử dụng sẽ giúp người quản lý xác định được đâu là những vật phẩm cũ, mới, hết hạn cần thay thế hoặc bảo dưỡng.

1.5. Xuất xứ

Trên mẫu tem quản lý tài sản, xuất xứ cũng là một thông tin rất quan trọng để phản ánh nguồn gốc của sản phẩm. Thường thì thông tin về xuất xứ hay được sử dụng trong cá mẫu tem quản lý tài sản của những công ty có nhiều thiết bị kỹ thuật, máy móc hơn là những công ty mà tài sản chủ yếu là các công cụ, dụng cụ thông thường. Lý do là vì các loại máy móc lớn và phức tạp thường là hàng nhập khẩu từ nước ngoài và việc ghi rõ thông tin xuất xứ cũng là căn cứ để quản lý tài sản tốt hơn.

1.6. Số seri

Có thể số seri trước đây không quá được coi trọng trên mẫu tem quản lý tài sản của doanh nghiệp, thế nhưng, trong thời đại số hóa vạn vật, các công ty hiện tại không chỉ quản lý tài sản bằng phương pháp kiểm kê thủ công mà phần lớn đã chuyển sang kết hợp với máy móc hiện đại. Chính vì thế, số seri là một thông tin rất quan trọng để quá trình quản lý tài sản được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đặc biệt, số seri sẽ được hiển thị dưới dạng mã barcode hoặc QR code để có thể tương thích với nhiều loại máy quét hiện nay. Đây là một cải tiến lớn giúp tăng độ chính xác và tốc độ xử lý thông tin liên quan đến tài sản trong cơ quan, tổ chức.

2. Các hình thức của mẫu tem quản lý tài sản hiện nay

Hiện nay, mẫu tem quản lý tài sản có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau về chất liệu, cách thức, hình thức,... Hình thức phổ biến nhất của mẫu tem quản lý tài sản hiện nay là chất liệu decal giấy. Mặc dù đây vẫn là hình thức tem giấy truyền thống nhưng qua thời gian, hình thức này vẫn có được những ưu điểm vượt trội mà những hình thức khác chưa thay thế được. Việc sử dụng tem giấy dán có chi phí khá thấp, giảm thiểu được tối đa các khoản chi của công ty vào hoạt động quản lý tài sản. Tuy nhiên, hình thức này cũng mang những rủi ro về việc bị rách, sờn, mờ thông tin nếu như không được xử lý trong một thời gian dài.

Ngoài ra, hiện nay các doanh nghiệp còn sử dụng những mẫu tem quản lý tài sản bằng nhựa, các chất liệu cứng để đảm bảo thông tin cho những thiết bị, vật tư, dụng cụ của mình. Hình thức này có gánh nặng về chi phí cao hơn so với tem giấy, tuy nhiên, nó vẫn được các nhà quản lý lựa chọn cho những món hàng lớn, có thời hạn sử dụng lâu dài.

Đặc biệt, một hình thức tem quản lý tài sản mới nhất hiện nay được sử dụng đó là in trực tiếp các thông tin mẫu tem lên sản phẩm cần quản lý. Thứ mực in được sử dụng phải có tính chất bền, giữ được rất lâu, đồng thời, công nghệ phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp phải phát triển đủ để xử lý thông tin nhanh chóng. Thường thì hình thức này sẽ được sử dụng bởi các công ty lớn với hệ thống thông tin đồng bộ và máy móc, thiết bị quét, quản lý dữ liệu tiên tiến, hiện đại.

Xem thêm: Đặc điểm của tài sản trong doanh nghiệp

3. Mua, in mẫu tem quản lý tài sản ở đâu?

Để có được những con tem quản lý tài sản, bạn có thể đặt mua hàng có sẵn tại các nhà phân phối với số lượng và giá cả được chia theo nhiều cấp bậc khác nhau, tuy nhiên, bạn càng mua nhiều thì giá tiền bạn phải chi trả cho một con tem sẽ càng thấp hơn.

Việc mua tem có sẵn có thể khiến bạn không hài lòng vì thông tin trên tem không phù hợp với thiết kế của bạn hoặc không phù hợp với cách thức quản lý của công ty, vậy thì bạn có thể xem xét lựa chọn đặt in tại các nhà in, công xưởng in tại khu vực của mình. Việc đặt in sẽ có lợi trong việc thiết kế nội dung mẫu tem theo đúng ý muốn của bản thân, tuy nhiên, không phải nhà in nào cũng nhận in tem số lượng thấp nên nếu muốn in rẻ thì bạn cần in nhiều.

Để có một mẫu tem quản lý tài sản phù hợp, bạn cũng cần phải cân đối những thông tin cần và đủ để quản lý mọi thứ một cách thuận lợi và hiệu quả cụ thể là trong cơ quan, tổ chức của mình. Mong rằng bài viết trên đây của timviec365.vn đã nêu ra được những gợi ý bạn cần để thiết kế được một mẫu tem đúng như ý muốn.