Thông tin về mẫu xác nhận công nợ chuẩn nhất mà bạn cần biết

1. Định nghĩa mẫu xác nhận công nợ là gì? Mục đích của mẫu xác nhận công nợ cụ thể này là gì?

1.1. Mục đích của mẫu xác nhận công nợ là gì?

Nhiều người vẫn chưa nắm bắt được mẫu giấy xác nhận nợ là gì cũng như cách lập. Các tài khoản tài chính được coi là nợ phải trả sẽ thường xuyên xảy ra trong thương mại và thương mại, quá trình trao đổi sản phẩm và đồ vật. Đây là các khoản thanh toán chậm do khách hàng thực hiện cho một công ty, hoặc bởi một đối tác kinh doanh cho một công ty khác, hoặc bởi các nhà cung cấp được liên kết.

Thông thường, khi nói đến kiểm soát nợ, không chỉ có một phân loại, mà là hai, như được thấy bên dưới. Để bắt đầu, các khoản phải thu là khoản tiền đã được chi cho các hoạt động bán hàng, chẳng hạn như bán các mặt hàng và dịch vụ cho đối tác và khách hàng, nhưng chưa được thu hồi.

Thứ hai, nợ phải trả là khoản doanh nghiệp nợ nhà cung cấp, đối tác trong quá trình mua vật tư, nguyên liệu nhưng không có khả năng thanh toán và chưa thanh toán đúng hạn.

Chúng ta vẫn nghe thấy cụm từ “nợ nần” hàng ngày. Nợ trong hoạt động kinh doanh là một ví dụ về điều đã nói ở trên. Nợ phải trả là các khoản nợ bạn vay từ người khác hoặc khoản tiền bạn vay từ người khác trong cuộc sống hàng ngày. Các khoản nợ, v.v ... là các khoản nợ mà một quốc gia vay từ một quốc gia khác và phải hoàn trả trong một khung thời gian cụ thể. Vậy, mẫu giấy xác nhận công nợ là gì?

Là một loại văn bản được tạo ra trong quá trình đối chiếu nhằm xác thực chính xác các khoản vay và nợ giữa các bên được kết nối, cho dù họ là cá nhân và cá nhân, doanh nghiệp và cá nhân, hay doanh nghiệp và doanh nghiệp.

1.2. Tại sao cần có mẫu xác nhận công nợ trong doanh nghiệp?

1.2.1. Chức năng của mẫu xác nhận công nợ

Như vậy, rõ ràng mẫu giấy xác nhận công nợ là một thao tác quan trọng. Nó cung cấp nền tảng cho các bên, cũng như một người hòa giải để thực hiện xác nhận, hòa giải và cam kết về thời điểm họ sẽ có thể hoàn trả khoản vay. 

Thêm vào đó, mẫu xác nhận công nợ cũng có chức năng giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt hệ thống nhà cung ứng hay là kênh phân phối của mình tốt hơn. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối vào công việc này sẽ đem lại hiệu quả cao hơn nữa.

Mẫu xác nhận công nợ được hoàn thành và lưu giữ thường xuyên bởi bộ phận kế toán trong các hoạt động quan trọng của công ty.

1.2.2. Giá trị pháp lý của mẫu xác nhận công nợ

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu xác nhận nợ chuẩn, xin lưu ý rằng hiện tại không có quy tắc rõ ràng nào điều chỉnh thiết kế và định dạng của mẫu xác nhận nợ. Do đó, khi tạo biểu mẫu này, bạn có thể tinh chỉnh để che thông tin. Ngoài tiêu đề của biên bản, bạn có thể thay tiêu đề của biên bản bằng giấy xác nhận nợ. Hai chức danh này có thể hoán đổi cho nhau. + Loại này thường thấy trong phụ lục hợp đồng thương mại, hợp đồng hàng hóa, hợp đồng giao dịch, v.v. Tuy nhiên, trên thực tế, nó có giá trị như nhau, chính xác hơn là những gì được kê khai trong mẫu xác nhận này, trở thành cơ sở và căn cứ pháp lý, dùng để hỗ trợ các bên hoàn thành trách nhiệm của mình đúng thời hạn và thỏa thuận trong hợp đồng.

+ Đây cũng là thủ tục, chứng từ, biểu mẫu bắt buộc đầu tiên khi kế toán quyết toán thuế. Điều này có nghĩa là mẫu xác nhận công nợ luôn là cơ sở, tiêu chí để theo dõi, giám sát, kiểm soát tình trạng hoàn công nợ giữa các bên liên quan. Đặc biệt, các giao dịch có giá trị lớn từ 20 triệu đồng trở lên và theo quy định trong thanh toán nợ không được dùng tiền mặt để thực hiện nghĩa vụ thanh toán đối với khoản này.

+ Cuối cùng như đã nói phòng kế toán là bộ phận trực tiếp lập và lưu trữ mẫu biên bản này. Vì vậy, mẫu biên bản như một công cụ giúp kế toán nắm bắt và ghi nhớ tình trạng công nợ đã hoàn thành hay chưa hoàn thành giữa doanh nghiệp mình với nhà cung cấp, đối tác. Hoặc giữa khách hàng và doanh nghiệp của họ.

Nội dung của biên bản cũng sẽ giúp cho quá trình đối chiếu, đối chiếu dễ dàng và tự tin hơn cho họ, chứng minh được việc quản lý nợ đúng thủ tục của doanh nghiệp.

Nói chung, các tổ chức thường thực hiện việc quản lý nợ một cách hiệu quả thông qua việc tuân thủ quy trình và đảm bảo rằng không có biểu mẫu nào được bỏ sót, từ đó mang lại kết quả tích cực hơn. Đồng thời, nếu làm tốt, họ có thể tránh được những nguy cơ về ngân quỹ, thu nhập, lợi nhuận, không bị thất thoát tiền bạc vì những nguyên nhân không rõ ràng, ... và hàng loạt vấn đề khác.

Xem thêm: Công nợ là gì? Khái niệm liên quan và tác động đến doanh nghiệp

2. Hướng dẫn bạn cách viết mẫu xác nhận công nợ điển hình

Kết quả là, để thực hiện một công việc quản lý nợ xuất sắc cho công ty của bạn. Mục đích và vai trò của mẫu giấy xác nhận công nợ phải được chủ doanh nghiệp, và cụ thể hơn là kế toán công nợ hiểu rõ. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã phải “vật lộn” với các khoản vay mà không hiểu nguồn tiền từ đâu. Không phải nói thêm rằng một đối tác khách hàng có thể có nhiều khoản nợ. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, các khoản nợ của doanh nghiệp không được ghi nhớ chính xác, tạo cơ sở pháp lý cho nhà cung cấp để khởi kiện, gây thêm căng thẳng và rủi ro.

Do đó, những người làm kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ tại các tập đoàn, phải học cách lập loại biên bản này một cách chi tiết. Sau đây là những nội dung cơ bản và bắt buộc của mẫu giấy xác nhận nợ:

+ Để bắt đầu, tất cả các biên bản khai mạc phải có quốc hiệu và tiêu ngữ. Sau đó, có tiêu đề của biên bản.

+ Thứ hai, cá nhân phải trình bày và xác định các căn cứ để xác định chính xác khoản nợ.

+ Thứ ba, hai bên đã lập biên bản này một cách chi tiết, gồm giờ, ngày, tháng, năm.

+ Thứ tư, thông tin về các bên liên quan, chẳng hạn như bên nợ và con nợ phải được đưa vào biên bản. Họ và tên của cá nhân đứng đầu hoặc người đại diện của doanh nghiệp (con nợ) và họ tên con nợ phải được người lập biên bản ghi rõ ràng, chính xác. Sau đó là địa chỉ, giấy tờ tùy thân, số điện thoại có thể liên hệ, v.v.

+ Phần thứ sáu chứa thông tin về các khoản nợ cụ thể (có thể bao gồm nhiều khoản nợ).

+ Cuối cùng là thông tin về hợp nhất nợ.

+ Cuối cùng, thể hiện rõ ràng kết luận nợ: Bên B nợ Bên A bao nhiêu? Các thỏa thuận khác (có hoặc không) về thời gian gia hạn có thể hoàn thành nghĩa vụ của bên B.

Tất cả các mẫu biên bản được lập thành hai bản, mỗi bên sở hữu và lưu giữ, bảo quản một bản. Bước cuối cùng là đóng dấu vào biên bản của hai bên, người đại diện theo pháp luật ký tên mới.

3. Một số điểm cần lưu ý về mẫu xác nhận công nợ

Như vậy, bạn đọc vừa biết được cách lập mẫu đơn xác nhận công nợ tại thời điểm hoàn hảo. Tuy nhiên, vì tầm quan trọng của biểu mẫu này, người lập biên bản cần lưu ý những điểm sau:

Quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan được đề cập trực tiếp trong biên bản này. Do đó, người lập biên bản phải ghi rõ ràng, chính xác các thông tin cá nhân chủ yếu về các bên liên quan trong biên bản như tên, địa chỉ, số CMND, điện thoại.

Vì đơn xác nhận công nợ cũng là một văn bản pháp lý nên cần hết sức thận trọng. Các đối tác phải tôn trọng đầy đủ lợi ích của nhau và tuân thủ các quy định về bảo quản, lưu giữ, chứng thực chữ ký và con dấu. Cuối cùng, thay vì chỉ bao gồm dữ liệu về các khoản nợ của con nợ, tốt hơn nên bao gồm thời hạn cho lời hứa hoàn thành khoản nợ trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

Qua những nội dung mà chúng tôi vừa gửi đến quý  bạn đọc, mong rằng quý vị đã có cái nhìn sâu sắc hơn về mẫu xác nhận công nợ cũng như cách viết và những lưu ý sống còn về loại tài liệu quan trọng này nhé!