Khám phá điều đặc biệt của Milestone trong quản lý dự án

1. Khái quát về Milestone trong quản lý dự án

Khi thực hiện một dự án thì các công việc, nhiệm vụ thường được phân chia cho từng đối tượng khác nhau với những mốc thời gian cụ thể. Những cột mốc thời gian đó có thể được biết đến như là những Milestone, nó là một trong những nhân tố giúp nhà quản lý dự án định lượng cho tiến trình thực hiện và hoàn thành dự án.

1.1. Bản chất Milestone trong quản lý dự án là gì?

Milestone được dịch sang nghĩa tiếng việt là “cột mốc” và Milestone trong quản lý dự án được hiểu là các cột mốc quan trọng của dự án. Các cột mốc này có thể là những chỉ dấu bắt đầu hay kết thúc của một dự án. Hoặc nó cũng có thể là những cột mốc đánh dấu cho sự hoàn thành một giai đoạn công việc chính hoặc một nhiệm vụ quan trọng trong dự án.

Các Milestone được thể hiện dưới dạng dòng thời gian, gắn với nó là các công việc nằm dọc theo quá trình thực hiện dự án từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc. Những cột mốc này sẽ phân chia dự án thành các giai đoạn khác nhau.

Mỗi một dự án khác nhau thì các cột mốc Milestone cũng khác nhau, việc xác định đâu là cột mốc của dự án phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Với những dự án có nhiều công đoạn cần thực hiện theo trình tự thì sẽ có nhiều cột mốc và ngược lại đối với những dự án nhỏ thì có thể chỉ có 2 Milestone trong quản lý dự án.

1.2. Ý nghĩa của các cột mốc trong dự án

Để có thể quản lý hoạt động của các dự án một cách hiệu quả thì các nhà quản lý cần đề cập đến Milestone trong các dự án. Các nhà quản lý dự án xem Milestone như là một dấu hiệu để nhận biết được tiến trình kế hoạch dự án. Thông qua các Milestone thì họ có thể xây dựng và chia nhỏ những dự án lớn thành các dự án nhỏ với những cột mốc quan trọng cố định.

1.2.1. Tạo tính hệ thống cho kế hoạch dự án

Trước hết, các Milestone sẽ làm tăng tính ước lượng chính xác hơn về mặt thời gian để có thể hoàn thành dự án. Do đó, những cột mốc này rất quan trọng và được xem như là dấu hiệu mốc thời gian riêng của dự án.

Dựa trên các Milestone, người lập kế hoạch dự án có thể xác định đâu là giai đoạn chính của dự án, những công việc nào cần có cột mốc để đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ. 

Với một hệ thống cột mốc rõ ràng trong một dự án thì việc xác định những công việc cần thực hiện theo thứ tự trước, sau trở nên đơn giản hơn. Thêm nữa Milestone cũng tạo được tính chuyên nghiệp trong bản kế hoạch thực hiện.

Đối với nhiều trường hợp, các nhà quản lý sẽ thông qua kế hoạch dự án dựa trên những cột mốc Milestone và nhìn nhận khoảng giữa hai đầu cột mốc là một dự án và thông qua nhiều cột mốc như thế thì các nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về một bản kế hoạch dự án.

1.2.2. Milestone giúp nhà quản lý theo dõi tiến trình dự án

Việc giám sát dự án theo thời gian thực là điều hiển nhiên trong quản lý dự án do vậy, dựa trên mốc thời gian đặc biệt mang tên cột mốc thì các nhà quản lý sẽ biết được tiến trình thực hiện dự án thực tế đã đi được bao xa so với kế hoạch.

Khi theo dõi được những cột mốc hoàn thành thì bạn cũng có thể nắm bắt được cần hoàn thành bao nhiêu Milestone nữa thì có thể hoàn thành dự án. Điều này, giúp cho bạn có được những dữ liệu cụ thể để cung cấp thông tin tổng quan về dự án cho khách hàng, chủ đầu tư hay các bên có liên quan.

Các Milestone cũng giúp nhà quản lý phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm đến các bộ phận phòng ban cụ thể, từ đó quản lý và giám sát theo tiến trình thực hiện của người chịu trách nhiệm hoàn thành các cột mốc này.

1.2.3. Đánh giá quản lý dự án thông qua cột mốc

Khi hoàn thành một cột mốc có trong dự án, các nhà quản trị có thể nhìn nhận được kết quả thực hiện dự án thực tế so với kế hoạch đặt ra để đánh giá hiệu quả dự án. Cũng thông qua đó, bạn có thể xây dựng các giải pháp để cái thiện tiến trình thực hiện hoàn thành các Milestone tránh việc làm gián đoạn cả chuỗi hoạt động của dự án.

Cột mốc Milestone sẽ giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện. Nếu việc hoàn thành Milestone thực tế không sát so với kế hoạch đề ra thì nhà quản lý cũng có thể tìm hiểu nguyên nhân và xây dựng các phương án thay thế, bổ sung để rút kinh nghiệm có các dự án tới.

2. Những nhân tố quyết định Milestone dự án

Như đã đề cập trước đó, việc xác định các cột mốc Milestone của một dự án phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố.

Đầu tiên là về mặt thời gian, các cột mốc cần được dự tính theo thời gian cần hoàn thành nhiệm vụ. Việc kết hợp giữa thời gian thực hiện và thứ tự thực hiện các công việc chính có thể tạo cho bản kế hoạch những cột mốc cụ thể.

Các Milestone ở đây cần được đánh dấu ở mỗi đầu và cuối một nhiệm vụ. Ví dụ: Việc xây một tòa nhà cần có những công việc chính được thực hiện theo thứ tự, dấu mốc đầu tiên là bỏ nền móng sau đó là lắp giàn dáo, xây thân của ngôi nhà, tiếp đến là lợp ngói, sơn tường và cuối cùng là lắp đặt cửa, thiết bị.

Việc xác định Milestone cũng dựa vào tính chất phụ thuộc của từng giai đoạn nhiệm vụ, ví dụ như đơn giản muốn thực hiện một dự án kinh doanh thì cần thực hiện giai đoạn sản xuất trước bán hàng do đó cột mốc đứng trước sẽ là sản xuất rồi đến cột mốc sau là bán hàng.

Ngoài ra, việc xác định Milestone trong quản lý dự án cũng phụ thuộc vào quy mô, tính chất của dự án. Có nhiều dự án có quy mô nhỏ hay các công việc cần thực hiện ít và thời gian thực hiện ngắn thì cũng không hẳn là cần thiết phải có Milestone. Tuy nhiên, các nhà quản lý vẫn có thể thực hiện quản lý song song các dự án như thế với các cột mốc để có thể dễ dàng quan sát tổng thể hoạt động.

3. Một số cách chọn Milestone cho dự án

Bạn có thể lập kế hoạch dự án theo phương thức truyền thống viết tay, ghi sổ hoặc bằng các phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý công việc. Khi hệ thống tiến trình dự án trên các phần mềm bạn có thể nhìn thấy rõ ràng các Milestone trong dự án của mình.

Việc chọn lựa Milestone theo hệ thống tiến trình thực hiện công việc sẽ giúp bạn tránh bỏ sót những cột mốc quan trọng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dựa chọn các giai đoạn hoặc những nhiệm vụ công việc có tính chất giống nhau để gắn cột mốc vào hai đầu chùm nhiệm vụ đó.

Trên các phần mềm, các Milestone được thể hiện rõ và những nhiệm vụ có tính chất quan trọng giảm dần cũng được sơ đồ hóa theo dạng sơ đồ Gantt giúp bạn có thể chọn nhìn nhận và xác định cột mốc chuẩn hơn.

Với những thông tin về Milestone trong quản lý dự án mà timviec365.vn đã đề cập trên đây. Hy vọng bạn đọc đã có thêm hiểu biết về lợi ích của Milestone trong quản lý dự án cũng như những nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn cột mốc cho dự án.