Sales admin là công việc gì? Mô tả công việc sales admin

1. Sales admin là gì

Thông thường bạn sẽ mường tượng về công việc nào có chữ admin sẽ là về quản trị đúng không, ví dụ như quản trị mạng, quản trị thông tin, quản trị khách sạn nhà hàng. Nhưng thực tế thì công việc sale admin không phải như vậy. Cụm từ sale admin khi được viết đầy đủ sẽ là “sale administrator” nghĩa là vị trí trợ lý kinh doanh hoặc là vị trí thư ký kinh doanh. Đây là một ngành nghề, vị trí công việc ngày càng được các bạn trẻ ưa thích trong các tin tuyển dụng nhân viên sale và tham gia vào công việc này ngày càng phổ biến vì tính chất công việc năng động cũng như môi trường làm việc thoải mái, cởi mở, năng động giữa tất cả các nhân viên, đồng nghiệp.

Hơn nữa công việc sale admin giúp cho các bạn trẻ mới ra trường có nhiều cơ hội phát triển năng lực bản thân vì sẽ có thể va chạm với nhiều kinh nghiệm cũng như là học hỏi từ những anh chị đi trước bởi công việc tạo cơ hội cho bạn gặp gỡ nhiều người thành đạt và giỏi giang. Sale admin sẽ là điểm  cầu nối cho đại diện phòng kinh doanh và khách  hàng của  công ty, doanh nghiệp. Họ sẽ trực tiếp nhận những  câu hỏi và thắc mắc từ khách hàng sau đó sẽ trả lời những thắc mắc đó. Những thắc mắc thông thường sẽ là về sản phẩm, dịch vụ, tình trạng giao hàng và chất lượng, thông tin về hàng hóa dịch vụ mà khách hàng chưa hiểu rõ và nắm rõ.

Một ứng cử viên phù hợp cho vị trí sale admin trong tương lai sẽ là một cá nhân mà có những định hướng và mục tiêu cụ thể rõ ràng cho công việc, biết rõ về những quy trình, trình tự ở trong các khâu chăm sóc khách hàng, có kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt, có thể đáp ứng làm việc nhóm cũng như có thể tổ chức tốt các hoạt động làm việc nhóm.

Tuyển dụng thư ký kinh doanh

2. Mô tả công việc admin 

Administrator hay rút  ngắn lại chỉ ghi là admin thì có nghĩa dịch sang Tiếng Việt là  người quản trị. Đây là mức quyền hạn và vị trí cao nhất với những người quản lý viên, trong những trang website thì sẽ là những người quản trị mạng, điều hành trang web đó hoạt động ổn định và thường xuyên.

Mô tả công việc của admin cũng rất đa dạng về loại hình công việc bởi bạn cũng biết ngoài sales admin ra thì chúng ta còn có admin website, admin fanpage facebook, admin máy tính,... Công  việc của một admin là người làm công việc quản trị và phân phối điều hình những công việc trong bộ phận đó. Trong môi trường công sở thì admin là những người trưởng phòng hoặc là trợ lý cho trưởng phòng. Quyền lực của admin gần như là cao nhất tại các phòng ban về quản trị nhân sự cho công ty. 

Công việc cụ thể của đa phần các admin sẽ là tổ chức các buổi họp, thảo luận làm việc các sự kiện, duy trì các cơ sở dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp, gửi những báo cáo về chi tiêu, phân phối những thư và email được gửi đến và gửi đi, soạn thảo chuẩn bị những bài báo cáo và những bài thuyết trình, tham gia vào trả lời và chuyển hướng gọi cho các cuộc gọi thoại của khách hàng, xử lý giải quyết các vấn đề về truy vấn thông tin cho các khách hàng thêm vào đó là cập nhật các chính sách và quyết định của văn phòng và ứng dụng đảm bảo về việc tuân thủ đúng theo các chính sách này. 

Bật mí: Sự thật về lương sales admin tại đây!

3. Chức năng nhiệm vụ của sale admin

Nhiệm vụ của những người làm sale admin rất quan trọng trong doanh nghiệp, công ty bởi họ đóng vai trò quyết định cho doanh thu của công ty, doanh nghiệp.

Nhiệm vụ và chức năng của sale admin sẽ là làm việc trực tiếp với trưởng bộ phận kinh doanh hoặc là giám đốc kinh doanh để có thể hàng ngày báo cáo, thảo luận các thông tin về tình trạng bán hàng, doanh thu doanh số của các sản phẩm dịch vụ bán ra,...Những nhiệm vụ cụ thể mà một người sale admin sẽ cần phải làm đó chính là xử lý các đơn hàng, nhập vào các đơn hàng, quản lý hồ sơ của các khách hàng, hỗ trợ mảng bán hàng cho nhân viên bán hàng và quản trị các nhóm bán hàng trong công ty, doanh nghiệp.

3.1. Xử lý các đơn hàng

Những khách hàng sẽ đặt hàng, mua hàng qua những kênh phương tiện online như là gửi email, gọi điện, tin nhắn, thư, trên các trang mạng diễn đàn, website,... Bởi thế cho nên công việc của sale admin sẽ cần trả lời và xử lý những yêu cầu từ khách hàng gửi đến, những đơn đặt hàng.

Sales admin sẽ đứng ra kiểm tra kỹ càng lại đơn hàng bao gồm những thông tin mà khách hàng đã đặt hàng như giá cả sản phẩm, số lượng sản phẩm, chương trình giảm giá khuyến mãi, mã khuyến mại. Sales admin cũng sẽ có thể liên hệ với khách hàng để giải đáp những thắc mắc và hỏi khách hàng những thông tin mà trong đơn hàng còn điền thiếu ví dụ như các thông tin về kích cỡ sản phẩm, loại màu của sản phẩm,...

Tuyển dụng sale admin

3.2. Nhập vào các đơn hàng

Sau khi đã có đủ những thông tin mà khách hàng đã điền thì việc tiếp theo của sales admin cần xử lý đó là sẽ phải nhập những thông tin đó lên cho hệ thống của máy tính của công ty.Sau đó sẽ chuyển đơn hàng đó lên cho các bộ phận sản xuất hoặc điều phối hàng hóa, đặt ra  những yêu cầu về xác nhận ước tính hàng tồn kho và các khoảng thời gian giao hàng. Họ cũng sẽ so sánh độ trùng khớp của địa chỉ giao hàng và thông tin đơn hàng và sẽ update những hồ sơ của khách hàng để đảm bảo giao hàng. Trước khi tạo ra đơn giao hàng để bắt đầu sản xuất và chuyển hàng đi thì sales admin sẽ cần phải kiểm tra tình trạng của những giao dịch và thanh toán cho hàng hóa.

Sau khi đơn hàng đã được hoàn tất thì sales  admin sẽ liên hệ với bộ phận tài chính chuẩn bị giấy tờ hóa đơn.

3.3. Quản lý hồ sơ của các khách hàng

Sales admin sẽ duy trì và lưu trữ các hồ sơ của những khách hàng cũ và tạo các hồ sơ mới cho các khách hàng mới, trong hồ sơ sẽ bao gồm những chi tiết thông tin để liên lạc và tên của người đại diện tham gia quản lý tài khoản. Sales admin sẽ chịu trách nhiệm cập nhật các hồ sơ của đơn hàng khách hàng và cập nhật hóa đơn. Những hồ sơ này là những thông tin rất quan trọng trong báo cáo bán hàng và là cơ sở cho đội ngũ marketing có thể khai thác cho công việc. 

3.4. Hỗ trợ mảng bán hàng

Sale admin sẽ hỗ trợ cho các bên đại diện bán hàng, có khả năng giải quyết các vấn đề thông thường đến từ khách hàng, ví dụ như khách hàng sẽ hỏi về giá cả của các sản phẩm hay yêu cầu giao hàng đến địa chỉ, ngày tháng nào. Sự hậu thuẫn này giúp đỡ nhiều cho đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm việc tốt hơn và nâng cao tính tập trung giao dịch, buôn bán hàng hóa với khách hàng.

3.5. Quản trị các nhóm bán hàng

Sales admin sẽ duy trì tính ổn định cho các hồ sơ bán hàng và so sánh các hồ sơ đấy với các mục tiêu để có thể hỗ trợ cho người quản lý bán hàng và những người đại diện giám sát những quy trình của nhóm. Họ cũng sẽ tham gia giải quyết xử lý được các chi phí thanh toán của đại diện bán hàng, như chi phí nhiên liệu hoặc chỗ ở trong nhà nghỉ khách sạn, và chuẩn bị những báo cáo.

4. Bảng mô tả công việc sales admin

Đó là chức năng và nhiệm vụ của những người làm sale admin, vậy thì mô tả công việc sales admin một cách cụ thể là như thế nào? Bạn có biết  là công việc ấy diễn ra như thế nào chưa? Hãy cùng tìm hiểu tiếp ở phần này bạn nhé!

ban-mo-ta-cong-viec-sales-admin.docx

Mô tả công việc sales admin có khối lượng khá nhiều đòi hỏi sales admin luôn phải linh hoạt và có thể đáp ứng được tốc độ và guồng quay của công việc. Sau đây là mô tả công việc  này:

+ Xử lý những đơn hàng gửi đến từ khách hàng qua địa chỉ email hoặc qua số điện thoại liên hệ, kiểm tra về độ chính xác của các thông tin bên trên đơn hàng và thông tin ghi trên hóa đơn bán hàng

+ Gọi điện liên lạc với khách hàng để yêu cầu thêm về những thông tin điền thiếu

Việc làm trợ lý giám đốc kinh doanh

+ Liên lạc với bên bộ phận logistics xuất nhập khẩu để có thể bảo đảm chất lượng hàng hóa và quản lý thời gian giao nhận hàng của khách hàng

+ Báo cáo về doanh thu lợi nhuận cũng như là cập nhật thường xuyên các hồ sơ của khách hàng cũ, tạo lập hồ sơ mới cho khách hàng mới

+ Viết báo cáo về doanh thu công ty hàng tháng

+ Truyền đạt lại với phòng kinh doanh về những  ý kiến cảm nhận của khách hàng về dịch vụ sản phẩm

+ Báo cáo những sai lệch trong giao hàng và đảm bảo cho việc đáp ứng những chỉ tiêu về doanh số bán hàng cho công ty

+ Nghiên cứu và học hỏi những thông tin kiến thức mới phục vụ cho công việc

Tuyển nhân viên sale tại Hồ Chí Minh lương cao, hấp dẫn.

5. Yêu cầu ứng viên cho vị trí sales admin

Những  đòi hỏi về kỹ năng và chuyên môn cho nghề nghiệp sales admin này là gì?

5.1. Tiêu chí tuyển ứng viên cho sales admin

+ Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí làm trợ lý kinh doanh hoặc hỗ trợ kinh doanh cho công ty. doanh nghiệp

+ Biết sử dụng ứng dụng những công nghệ phần mềm vào công việc như CRM và Excel

+ Có khả năng tiếp thu và xử lý những số liệu về kinh doanh

+ Cần phải có những kỹ năng về làm việc nhóm 

+ Công việc đòi hỏi bạn phải có  khả năng kỷ luật cao đáp ứng được kỷ luật nghiêm ngặt deadline hàng ngày cần phải hoàn thành đúng hạn

+ Tốt nghiệp các trường đại học và cao đẳng chuyên ngành về marketing, kinh tế hoặc là những chuyên ngành về kinh doanh bán hàng 

5.2. Ứng cử viên “nặng ký” cho sales admin

Những ứng viên lý tưởng cho vị trí sales admin là những người như thế nào? Các nhà tuyển dụng thường sẽ yêu cầu những nhân viên sale admin sẽ có khả năng thích ứng nhanh với môi trường và có những kỹ năng quản trị công việc tốt, toàn diện, linh hoạt, chủ động. Những kỹ năng như vậy bạn hoàn toàn có thể tìm tòi và tích lũy khi còn ngồi trên ghế giảng đường hoặc là khi làm việc ở những công ty trong quá khứ. 

Những ứng viên cũng nên có được sự  thỏa hiệp và chấp nhận với mức độ cường độ đơn điệu có phần lặp lại và nhàm chán của  công việc sales admin. Tuy nhiên đây cũng là cơ hội cho những ai nhanh trí và thông minh có thể tìm ra được cách thức làm việc tinh giản tối đa lượng công việc để hoàn thành công việc nhanh chóng hơn. 

Thực tế là nếu bạn chọn làm ở vị trí sales admin thì bạn cũng cần có cho mình những kỹ năng của một người bán hàng vì bạn có thể hợp tác công việc với mảng bán hàng rất nhiều, những mô tả công việc sales admin trên đây có thể đã giúp bạn hiểu phần nào về công việc của sales admin rồi nhỉ, bạn có thể truy cập vào web timviec365.vn để có cho mình lượng thông tin tuyển dụng nhân viên sale tại Hà Nội và các ngành nghề tại tỉnh thành khác nữa nhé!