Admin Officer là gì? Tìm hiểu về nghề hành chính văn phòng

1. Khái niệm admin officer là gì?

Admin officer là gì? Đây là câu hỏi của khá nhiều người khi đang tìm kiếm thông tin tuyển nhân viên văn phòng tại tphcm hay những nơi khác. Có thể hiểu đây là cấp độ đầu tiên của một cán bộ đảm nhận công việc hành chính nhân sự, chức năng chính của admin officer là quản lý văn phòng cũng như quản lý hành doanh nghiệp.

 Vậy quản trị hành chính văn phòng là gì? Admin hành chính nhân sự là gì? Nhân viên hành chính là gì? Cùng tìm hiểu về các khái niệm hành chính văn phòng: 

1.1. Khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Trước khi tìm hiểu về quản trị hành chính văn phòng thì chúng ta tìm hiểu qua một chút về hành chính văn phòng. Hành chính văn phòng là nơi tổ chức các hồ sơ, giấy tờ cũng như công văn để kiểm tra, thông tin cho các hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả nhất.

Hành chính văn phòng gồm những công việc xoay quanh công việc nội bộ trong doanh nghiệp như quản lý công việc lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách, sắp xếp, làm phiếu giao việc cho các bộ phận, cung cấp thiết bị văn phòng để làm việc, mua sắm, giải quyết mẫu giấy đề xuất mua văn phòng phẩm cũng như quan tâm đến sức khỏe của cán bộ công nhân viên ở bất kể vị trí nào,... Ngoài xử lý công việc nội bộ của doanh nghiệp, nhân viên hành chính văn phòng còn có thể kiêm thêm chức năng đối ngoại, chỉ đạo hướng dẫn cũng như kiểm tra các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp.

Hành chính văn phòng có ở bất cứ phòng ban hay bộ phận nào của một công ty hay doanh nghiệp bởi đây là công việc xuất hiện thường nhật trong văn phòng như lên lịch, tổ chức họp, báo cáo hay tổ chức các chuyến công tác, hội họp,...

Quản trị văn phòng có thể hiểu là đây là vị trí trong một doanh nghiệp có nhiệm vụ và công việc cụ thể gồm: hoạch định cũng như tổ chức, phối hợp và tiêu chuẩn hóa, kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu ấn định trước.

1.2. Admin hành chính nhân sự là gì?

Là người đứng đầu của bộ phận hành chính nhân sự, công việc sẽ là quản lý các nhân viên văn phòng dưới quyền, lên kế hoạch cũng như đảm bảo cho việc vận hành của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Admin hành chính nhân sự sẽ kiểm soát, lên kế hoạch cũng như phân bổ công việc cho từng nhân viên.

1.3. Nhân viên hành chính là gì?

Đây là người đảm nhiệm phần lớn những công việc hành chính trong công ty như quản lý hồ sơ nhân viên, sắp xếp, lưu trữ học tài liệu, tiếp nhận các cuộc gọi cũng như hỗ trợ các nhân viên trong công ty trong công việc nội bộ. Người nhân viên hành chính có trong hầu hết các doanh nghiệp, và đa phần sẽ thuộc sự quản lý của bộ phận Hành chính - Nhân sự.

2. Công việc văn phòng của nhân viên hành chính

Công việc văn phòng là gì? Có những người hiểu công việc của nhân viên hành chính là ngồi bàn giấy và xử lý giấy tờ. Tuy nhiên công việc của nhân viên hành chính khá phức tạp và bao gồm nhiều nội dung công việc đa dạng. Một số công việc điển hình của nhân viên hành chính gồm:

2.1. Lễ tân văn phòng

Lễ tân có thể coi đây là bộ mặt của doanh nghiệp, lễ tân sẽ có nhiệm vụ nghe, trả lời điện thoại. Khi có khách đến doanh nghiệp, lễ tân sẽ chào đón khách, tiếp nhận thông tin nhu cầu của khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận liên quan để giải quyết công việc.

Ngoài ra lễ tân còn có nhiệm vụ hỗ trợ tài liệu cho các bộ phận, chuẩn bị nước, thiết bị cho các cuộc họp của công ty hay phòng ban yêu cầu. Việc chuẩn bị này sẽ theo sự phân công của cấp trên và tùy theo mỗi bộ phận có những thiết bị và đồ đạc cần chuẩn bị riêng như: hồ sơ, biên bản họp, máy chiếu,...

Lễ tân còn kiêm thêm nhiệm vụ phát sinh như tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc hội thảo, họp của công ty với khách hàng hoặc nội bộ. 

Xem thêm: Nhân viên tổng vụ là gì

2.2. Thư ký hỗ trợ

Nhiều công ty hoặc doanh nghiệp sẽ giao nhiệm vụ của thư ký hỗ trợ tương tự với công việc của lễ tân. Nhưng thực chất công việc của thư lý hỗ trợ chỉ bao gồm sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoàn,...Đây là một phần nhỏ trong công việc của lễ tân. Không nhiều công ty phân nhỏ ra riêng một thư ký hỗ trợ mà sẽ giao công việc này cho bộ phận lễ tân.

2.3. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Công việc cụ thể của nhiệm vụ này sẽ là tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, công văn từ các bộ phận chuyển đến để yêu cầu giải quyết. Sau khi tiếp nhận, nhân viên hành chính sẽ sắp xếp, lọc và phân loại các giấy tờ sau đó xin các giải quyết từ các bộ phận khác có thẩm quyền xử lý. Ví dụ: Nhân viên hành chính nhận được hồ sơ thanh toán hợp đồng từ khách hàng thanh toán tiền, nhân viên hành chính sẽ xác nhận thông tin và báo bên kế toán là bộ phận có liên quan đến tiền thanh toán hợp đồng và yêu cầu bộ phận kế toán xử lý. Sau khi xử lý các giấy tờ, hồ sơ này thì nhân viên hành chính có nhiệm vụ lưu trữ, cất giữ các văn bản cả bản cứng và bản mềm.

Công việc nội bộ của nhân viên hành chính sẽ là tiếp nhận thông tin, đơn xin nghỉ ốm đau của nhân viên và báo cho các bộ phận liên quan để sắp xếp công việc cho hợp lý.

Bộ phận hành chính còn phải theo dõi các nội quy của của công ty. Việc thực hiện theo đúng nề nếp, quy định sẽ được các nhân viên hành chính phổ biến và theo dõi tình hình thực hiện.

Các đãi ngộ, chế độ cho quyền lợi của nhân viên sẽ được nhân viên hành chính thực hiện theo đúng quy định như sinh nhật, lễ tết hay thưởng,...

Ngoài ra việc quản lý hồ sơ còn có nhiệm vụ là in ấn các tài liệu, báo cáo theo yêu cầu của các phòng ban để phục vụ công việc.

2.4. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Nhân viên hành chính - nhân sự có nhiệm vụ theo dõi và làm bảng chấm công cho nhân viên nội bộ trong doanh nghiệp. Việc theo dõi chấm công nhằm để làm bảng lương, thưởng cũng như tính chuyên cần để sếp duyệt trả lương. Sau đó sẽ kết hợp cùng bộ phận kế toán để trả lương cho nhân viên theo đúng ngày quy định.

2.5. Công tác quản lý tài sản và thiết bị

Công việc cụ thể của nhiệm vụ này là theo dõi các thiết bị và tài sản của công ty. Giám sát và lên kế hoạch thực hiện việc bảo trì, sửa chữa để đảm bảo máy móc và thiết bị hoạt động bình thường. Từ các đề xuất của các bộ phận khác, lên kế hoạch bổ sung các thiết bị cần thiết để đảm bảo việc vận hành làm việc của công ty tốt nhất.

Nhân viên hành chính sẽ lên bảng kê, bảng chi những văn phòng phẩm cần thiết theo yêu cầu và có kế hoạch mua bổ sung cụ thể.

2.6. Quản lý hồ sơ nhân sự

Nhân viên hành chính phải quản lý số lượng nhân viên nội bộ. Khi được yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận khác, nhân viên hành chính sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng và sắp xếp lịch phỏng vấn. Nhân viên hành chính sẽ phân bố nhân sự sao cho hợp lý cho các phòng ban cụ thể và sẽ giám sát những nhân viên thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng và bàn giao công việc và nhân sự cho các bộ phận liên quan.

Ngoài ra, hằng tháng nhân viên hành chính sẽ phải cập nhập tình hình nhân sự để báo cáo cho sếp. Những nhân viên chính thức cần có hồ sơ ký kết đầy đủ, đảm bảo nhân viên có đủ hồ sơ theo quy định công ty và pháp luật.

3. Yếu tố cần có ở một nhân viên hành chính

Nhìn vào khối lượng công việc cũng như nhiệm vụ của nhân viên hành chính, ta có thể thấy trách nhiệm của nhân viên hành chính trải dài trên nhiều phương diện và có sự tiếp xúc với nhiều bộ phận trong công ty. Trong đó có thể thấy đây là bộ phận được kết nối với hầu hết các bộ phận trong công ty.

Từ đó những yếu tố cần có ở một nhân viên hành chính cũng không hề đơn giản bao gồm:

3.1. Tố chất của nhân viên hành chính

Những tố chất của nhân viên hành chính gồm:

- Nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc

- Tỉ mỉ, có độ chính xác cao

- Tư duy công việc khoa học và có đầu óc sắp xếp công việc hợp lý

- Thực hiện công việc quy quỷ theo đúng kế hoạch đề ra

- Sức khỏe tốt

Những tố chất của nhân viên hành chính nhằm phục vụ công việc một cách tốt nhất, công việc của nhân viên hành chính nhìn thì khá nhẹ nhàng nhưng lại mang áp lực và liên tục vấn động. Vì vậy nhân viên hành chính rất cần những tố chất này để có thể thực hiện tốt công việc của mình.

3.2. Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính vì tính chất công việc trải dài qua nhiều bộ phận và là công việc cần sự kết nối. Vì vậy những kỹ năng cần có để bổ trợ là hết sức cần thiết để cho phục vụ công việc. Những kỹ năng cần có bao gồm:

- Kỹ năng quản lý thời gian

- Kỹ năng hợp tác

- Kỹ năng làm việc nhóm

- Kỹ năng bao quát cũng như tổng hợp

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng ngoại ngữ

- Kỹ năng xử lý các tình huống

- Kỹ năng tin học văn phòng

Đây là những yêu cầu cơ bản đối với nhân viên hành chính

Xem thêm: Head office là gì

3.3. Kinh nghiệm để phục vụ công việc

Đây là công việc cần có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực. Nhân viên hành chính phải làm nhiều công việc và tiếp xúc nhiều chuyên môn, vì vậy kinh nghiệm của mỗi nhân viên hành chính cần phải tích lũy kinh nghiệm để giải quyết công việc nhanh nhất có thể. Khi tuyển dụng những nhân viên hành chính, thì nhà tuyển dụng ưu tiên những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong các bộ phận khác nhau. Kinh nghiệm đa dạng và được đề cao ở những ngành nghề thể hiện sự đa năng như: tiếp thị, kinh doanh, quan hệ đối ngoại,...

Tuyển dụng nhân viên hành chính

4. Cơ hội việc làm và vị trí công tác cho nhân viên hành chính

Với nhiều nhiệm vụ của nhân viên hành chính và trải dài ở nhiêu bộ phận thì việc tìm kiếm một công việc hành chính không quá khó khăn. Thực tế cho thấy hành chính văn phòng là ngành nghề nhiều cơ hội tìm kiếm việc làm cũng như đây là công việc có lộ trình thăng tiến khá rõ ràng. Các vị trí có thể đảm nhiệm cũng đa dạng như lễ tân, trợ lý, thư ký, trưởng phòng hành chính,...Ngoài ra công việc hành chính khá phù hợp với nữ, tính chất công tuy khá nhiều áp lực song đây là công việc bàn giấy, ngồi văn phòng sạch đẹp, môi trường công tác tốt cũng như giờ làm cố định và là công việc được đánh giá mang tính ổn định cao.

Mức lương của nhân viên hành chính cũng có mức chênh lệch giữa các vị trí và bộ phận công tác. Càng làm cao, quản lý nhiều người thì lương càng cao nhưng song song với đó là trách nhiệm cũng như áp lực công việc càng cao.

Mức lương cơ bản cho nhân viên hành chính từ 5,5 triệu đến khoảng 15 triệu. Ngoài ra còn có tiền thưởng trách nhiệm, tiền chuyên cần cũng như các khoản thưởng khác.

Hiện nay nhiều công ty đang tuyển dụng vị trí nhân viên hành chính văn phòng không yêu cầu kinh nghiệm, đây là cơ hội cho nhiều sinh viên ra trường. Bạn có thể tìm kiếm thông tin qua Timviec365.vn, đây là trang hỗ trợ tìm kiếm việc làm miễn phí hàng đầu hiện nay.

Bài viết đã cung cấp những thông tin xung quanh nghề hành chính văn phòng. Hẳn bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi admin officer là gì? Dù đây không phải ngành hot hiện nay, nhưng đây vẫn là một trong những ngành dễ kiếm việc làm và là công việc phù hợp với ai muốn tìm một công việc ổn định và lâu dài.

Ngoài admin officer là gì ra, Bạn đọc quan tâm nội dụng liên quan có thể xem thêm: Admin là gì? công việc hấp dẫn được nhiều người quan tâm hiện nay!