Bí quyết phân công công việc trong nhóm hiệu quả nhất

1. Phân công công việc - Nhiệm vụ quan trọng

1.1. Khái niệm phân công công việc trong hoạt động đội nhóm

Hoạt động team nhóm là một hoạt động vô cùng phổ biến trong quá trình làm việc. Những hiệu quả và lợi ích đem lại của hoạt động này đã trở thành lý do cho nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp đề cao kỹ năng làm việc nhóm khi tuyển dụng nhân sự. Đối với vị trí quản lý hoặc đội trưởng (leader) của một nhóm làm việc thì kỹ năng phân chia công việc cho các thành viên là một yêu cầu cơ bản nhưng lại có vai trò vô cùng quan trọng. Vậy phân công công việc trong nhóm là gì?

Phân công công việc đội nhóm là công việc phân bố, chia nhỏ những nhiệm vụ và yêu cầu để giao phó cho các thành viên trong nhóm. Trong quá trình làm việc, người đội trưởng sẽ thay mặt và có nhiệm vụ dẫn dắt cũng như phân chia công việc này. Vậy vai trò và những lợi ích mà phân công công việc hiệu quả là gì?

1.2. Vai trò của phân công công việc trong nhóm

1.2.1. Phát huy tối đa năng lực của các thành viên

Thông thường, một đội nhóm khi làm việc sẽ đảm nhận một khối lượng công việc với nhiều đầu việc khác nhau. Sau khi được cấp trên giao phó, người đội trưởng sẽ là người phân chia công việc để sao cho các thành viên đều có thể phát triển được khả năng, quản lý được thời gian và đảm bảo hoàn thành kết quả của công việc.

Phân công công việc sẽ giúp các thành viên tập trung bản thân vào nhiệm vụ của riêng mình. Sự phân chia này sẽ được thực hiện dựa trên năng lực chuyên môn của mỗi người nhờ đó mà khi thực hiện công việc được giao, họ có thể phát huy hết khả năng của mình.

Bên cạnh việc phát huy năng lực nhờ đảm nhận công việc phù hợp thì việc phân chia như vậy cũng sẽ giúp các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ công việc cùng với nhau. Tiếp nhận những ý kiến đóng góp, xây dựng, sự giúp đỡ lẫn nhau. Từ đó phát triển được năng lực của chính bản thân mình.

1.2.2. Giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả

Phân công công việc và giao việc cho mỗi người trong một tập thể có vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên. Trên thực tế, các đội trưởng khi giao việc thì sẽ giao khoán luôn thời gian hoàn thành cho các thành viên của mình. Điều đó sẽ giúp cho công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Tránh việc nhiều người nhưng làm mãi một việc không xong.

Bên cạnh đó, tiết kiệm được thời gian cũng tức là đang tiết kiệm được một phần lớn chi phí cho doanh nghiệp. Giao việc, phân công sẽ giúp cho tiến độ công việc được thực hiện nhanh hơn, từ đó cũng giúp doanh nghiệp giảm được những chi phí khi thực hiện những công việc đó (nhân công, nguyên liệu,...)

Vai trò của phân công công việc trong nhóm sẽ được phát huy tối đa nếu người đội trưởng, người chịu trách nhiệm phân công thực hiện hiệu quả công việc này. Vậy những cách để phân công công việc hiệu quả là gì?

2. Bí quyết phân công công việc trong nhóm hiệu quả nhất

2.1. Sự truyền đạt - Yếu tố quan trọng

Bí quyết đầu tiên của phân công công việc trong nhóm hiệu quả đó chính là nằm ở sự truyền đạt. Một người đội trưởng có năng lực thực sự là người có khả năng truyền đạt thành công mục tiêu công việc cho nhân viên của mình.

Truyền đạt, giao tiếp là hai yếu tố tiên quyết khi bạn muốn giao bất cứ một công việc gì cho ai. Để có thể truyền đạt được đúng nhiệm vụ cho từng thành viên thì sẽ đòi hỏi ở người quản lý những kỹ năng cơ bản như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nhân viên. Truyền đạt đúng trọng tâm, cho các thành viên thấy được cụ thể những công việc của mình cần làm. Truyền đạt đúng mục tiêu công việc, phương hướng phát triển, thời gian để nhân viên hoàn thành nhằm đảm bảo kết quả hướng đến được tốt nhất.

2.2. Phân công công việc đúng người

Yếu tố thứ hai để phân công công việc hiệu quả đó là phải đúng việc và đúng người. Mỗi công việc sẽ có những đặc điểm và tính chất khác nhau. Tất nhiên nó sẽ phù hợp với từng đối tượng thành viên trong nhóm. Việc nhìn nhận xem ai là người phù hợp với công việc này, ai là người phù hợp với công việc kia chính là bí quyết để công việc sau khi phân chia đạt hiệu quả.

Bạn không thể phân chia công việc cần sự hoạt ngôn, năng động cho một người quá trầm tính ít nói được. Bạn cũng không thể giao một công việc đòi hỏi sự cẩn thận tỉ mỉ cho một người không có những tính cách đấy,... Điều này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào sự thấu hiểu nhân viên của người đội trưởng đội nhóm. Và cũng chỉ khi nào, người leader hiểu nhân viên của mình thì lúc đó phân công công việc trong nhóm mới hy vọng về một sự thành công vượt bậc.

2.3. Đưa ra cho thành viên những kỳ vọng

Áp lực mới tạo nên được kim cương, đây là câu nói mà chúng tôi rất thích mỗi khi làm một công việc nào đó và phân công công việc trong nhóm cũng vậy. Để phân công hiệu quả và mong muốn đạt được những kết quả tốt nhất thì người chịu trách nhiệm phân chia phải biết cách tạo động lực và tạo áp lực thông qua việc đưa ra kỳ vọng cho thành viên của mình.

Chính những kỳ vọng ấy sẽ trở thành lý do để nhân viên cố gắng hơn. Kết hợp với sự rõ ràng, khéo léo trong cách truyền đạt công việc sẽ khiến cho nhân viên khi đi làm có động lực hơn. Đồng thời hiệu quả công việc cũng đi lên và phát triển hơn.

2.4. Sử dụng các phần mềm phân công công việc

Thời đại công nghệ số phát triển, việc ứng dụng những công cụ hỗ trợ công việc là điều mà các nhà quản trị nên tìm hiểu và sử dụng. Hiện nay, có rất nhiều những tổ chức sáng tạo đã xây dựng nên những phần mềm phân công công việc hiệu quả. Người dùng có thể phân chia công việc cụ thể đến nhân viên của mình một cách rõ ràng. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng sẽ giúp nhà quản lý theo sát được tiến độ công việc của từng thành viên thông qua những chức năng báo cáo công việc.

Với công cụ hỗ trợ này, người dùng sẽ không phải lo lắng về tình trạng nhớ nhớ quên quên khi tiếp nhận công việc. Tiết kiệm được thời gian mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc cùng phát huy hiệu suất làm việc của nhân viên.

Phân công công việc trong nhóm thực sự không phải là công việc đơn giản. Công việc này đòi hỏi nhà quản lý phải luôn luôn tự trau dồi và phát triển thêm cho mình những kỹ năng cần thiết hàng ngày. Qua những chia sẻ của chúng tôi ở trên, hy vọng bạn đọc đã tìm kiếm được cho mình những thông tin hữu ích. Đừng quên thường xuyên truy cập timviec365.vn để đón đọc những bài viết hấp dẫn hơn nữa nhé!