Đăng tin miễn phí
Quay lại

Bí quyết phân công công việc trong nhóm hiệu quả nhất

Tác giả: Nguyễn Thị Thu Huyền

Lần cập nhật gần nhất: 09/08/2024

Vai trò của người leader trong một đội nhóm làm việc là vô cùng quan trọng. Một trong những kỹ năng cần có của họ đó chính là phân công công việc trong nhóm. Dù là một công việc quen thuộc nhưng không phải nhà quản lý nào cũng đang phát huy tối đa được kỹ năng này trong công việc. Hãy cùng đi tìm hiểu kỹ càng hơn và lắng nghe những bí quyết mà timviec365.vn chia sẻ ngay sau đây nhé!

1. Phân công công việc - Nhiệm vụ quan trọng

1.1. Khái niệm phân công công việc trong hoạt động đội nhóm

Hoạt động team nhóm là một hoạt động vô cùng phổ biến trong quá trình làm việc. Những hiệu quả và lợi ích đem lại của hoạt động này đã trở thành lý do cho nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp đề cao kỹ năng làm việc nhóm khi tuyển dụng nhân sự. Đối với vị trí quản lý hoặc đội trưởng (leader) của một nhóm làm việc thì kỹ năng phân chia công việc cho các thành viên là một yêu cầu cơ bản nhưng lại có vai trò vô cùng quan trọng. Vậy phân công công việc trong nhóm là gì?

Phân công công việc đội nhóm là công việc phân bố, chia nhỏ những nhiệm vụ và yêu cầu để giao phó cho các thành viên trong nhóm. Trong quá trình làm việc, người đội trưởng sẽ thay mặt và có nhiệm vụ dẫn dắt cũng như phân chia công việc này. Vậy vai trò và những lợi ích mà phân công công việc hiệu quả là gì?

 Khái niệm phân công công việc trong hoạt động đội nhóm
Khái niệm phân công công việc trong hoạt động đội nhóm

1.2. Vai trò của phân công công việc trong nhóm

1.2.1. Phát huy tối đa năng lực của các thành viên

Thông thường, một đội nhóm khi làm việc sẽ đảm nhận một khối lượng công việc với nhiều đầu việc khác nhau. Sau khi được cấp trên giao phó, người đội trưởng sẽ là người phân chia công việc để sao cho các thành viên đều có thể phát triển được khả năng, quản lý được thời gian và đảm bảo hoàn thành kết quả của công việc.

Phân công công việc sẽ giúp các thành viên tập trung bản thân vào nhiệm vụ của riêng mình. Sự phân chia này sẽ được thực hiện dựa trên năng lực chuyên môn của mỗi người nhờ đó mà khi thực hiện công việc được giao, họ có thể phát huy hết khả năng của mình.

Bên cạnh việc phát huy năng lực nhờ đảm nhận công việc phù hợp thì việc phân chia như vậy cũng sẽ giúp các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ công việc cùng với nhau. Tiếp nhận những ý kiến đóng góp, xây dựng, sự giúp đỡ lẫn nhau. Từ đó phát triển được năng lực của chính bản thân mình.

Vai trò của phân công công việc trong nhóm
Phát huy tối đa năng lực của các thành viên

1.2.2. Giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả

Phân công công việc và giao việc cho mỗi người trong một tập thể có vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên. Trên thực tế, các đội trưởng khi giao việc thì sẽ giao khoán luôn thời gian hoàn thành cho các thành viên của mình. Điều đó sẽ giúp cho công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Tránh việc nhiều người nhưng làm mãi một việc không xong.

Ngoài ra, việc tiết kiệm thời gian cũng đồng nghĩa với việc tiết kiệm một phần lớn chi phí cho Quý công ty. Giao việc, phân công sẽ giúp cho tiến độ công việc được thực hiện nhanh hơn, từ đó cũng giúp doanh nghiệp giảm được những chi phí khi thực hiện những công việc đó (nhân công, nguyên liệu,...)

Vai trò của phân công công việc trong nhóm sẽ được phát huy tối đa nếu người đội trưởng, người chịu trách nhiệm phân công thực hiện hiệu quả công việc này. Vậy những cách để phân công công việc hiệu quả là gì?

 Giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả
Giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả

2. Bí quyết phân công công việc trong nhóm hiệu quả nhất

2.1. Sự truyền đạt - Yếu tố quan trọng

Bí quyết đầu tiên của phân công công việc trong nhóm hiệu quả đó chính là nằm ở sự truyền đạt. Một người đội trưởng có năng lực thực sự là người có khả năng truyền đạt thành công mục tiêu công việc cho nhân viên của mình.

Truyền đạt, giao tiếp là hai yếu tố tiên quyết khi bạn muốn giao bất cứ một công việc gì cho ai. Để có thể truyền đạt được đúng nhiệm vụ cho từng thành viên thì sẽ đòi hỏi ở người quản lý những kỹ năng cơ bản như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nhân viên. Truyền đạt đúng trọng tâm, cho các thành viên thấy được cụ thể những công việc của mình cần làm. Truyền đạt đúng mục tiêu công việc, phương hướng phát triển, thời gian để nhân viên hoàn thành nhằm đảm bảo kết quả hướng đến được tốt nhất.

 Bí quyết phân công công việc trong nhóm hiệu quả nhất
Bí quyết phân công công việc trong nhóm hiệu quả nhất

2.2. Phân công công việc đúng người

Yếu tố thứ hai để phân công công việc hiệu quả đó là phải đúng việc và đúng người. Mỗi công việc sẽ có những đặc điểm và tính chất khác nhau. Tất nhiên nó sẽ phù hợp với từng đối tượng thành viên trong nhóm. Việc nhìn nhận xem ai là người phù hợp với công việc này, ai là người phù hợp với công việc kia chính là bí quyết để công việc sau khi phân chia đạt hiệu quả.

Bạn không thể phân chia công việc cần sự hoạt ngôn, năng động cho một người quá trầm tính ít nói được. Bạn cũng không thể giao một công việc đòi hỏi sự cẩn thận tỉ mỉ cho một người không có những tính cách đấy,... Điều này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào sự thấu hiểu nhân viên của người đội trưởng đội nhóm. Và cũng chỉ khi nào, người leader hiểu nhân viên của mình thì lúc đó phân công công việc trong nhóm mới hy vọng về một sự thành công vượt bậc.

Phân công công việc đúng người
Phân công công việc đúng người

2.3. Đưa ra cho thành viên những kỳ vọng

Áp lực mới tạo nên được kim cương, đây là câu nói mà chúng tôi rất thích mỗi khi làm một công việc nào đó và phân công công việc trong nhóm cũng vậy. Để phân công hiệu quả và mong muốn đạt được những kết quả tốt nhất thì người chịu trách nhiệm phân chia phải biết cách tạo động lực và tạo áp lực thông qua việc đưa ra kỳ vọng cho thành viên của mình.

Chính những kỳ vọng ấy sẽ trở thành lý do để nhân viên cố gắng hơn. Kết hợp với sự rõ ràng, khéo léo trong cách truyền đạt công việc sẽ khiến cho nhân viên khi đi làm có động lực hơn. Đồng thời hiệu quả công việc cũng đi lên và phát triển hơn.

Đưa ra cho thành viên những kỳ vọng
Đưa ra cho thành viên những kỳ vọng

2.4. Sử dụng các phần mềm phân công công việc

Thời đại công nghệ số phát triển, việc ứng dụng những công cụ hỗ trợ công việc là điều mà các nhà quản trị nên tìm hiểu và sử dụng. Hiện nay, có rất nhiều những tổ chức sáng tạo đã xây dựng nên những phần mềm phân công công việc hiệu quả. Người dùng có thể phân chia công việc cụ thể đến nhân viên của mình một cách rõ ràng. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng sẽ giúp nhà quản lý theo sát được tiến độ công việc của từng thành viên thông qua những chức năng báo cáo công việc.

Với công cụ hỗ trợ này, người dùng sẽ không phải lo lắng về tình trạng nhớ nhớ quên quên khi tiếp nhận công việc. Tiết kiệm được thời gian mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc cùng phát huy hiệu suất làm việc của nhân viên.

Sử dụng các phần mềm phân công công việc
Sử dụng các phần mềm phân công công việc

Phân công công việc trong nhóm thực sự không phải là công việc đơn giản. Công việc này đòi hỏi nhà quản lý phải luôn luôn tự trau dồi và phát triển thêm cho mình những kỹ năng cần thiết hàng ngày. Qua những chia sẻ của chúng tôi ở trên, hy vọng bạn đọc đã tìm kiếm được cho mình những thông tin hữu ích. Đừng quên thường xuyên truy cập timviec365.vn để đón đọc những bài viết hấp dẫn hơn nữa nhé!

Phương pháp giúp gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp

Bên cạnh phân công công việc thì việc gắn kết các thành viên trong một tập thể cũng là một kỹ năng quan trọng mà người đội trưởng, quản lý cần tìm hiểu cho mình. Đọc ngay những thông tin sau đấy để có thêm kiến thức bổ ích về việc kết nối này nhé!

Gắn kết nhân viên

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý