Phần mềm BPM là gì? Tìm hiểu về ứng dụng của phần mềm BPM

1. Giải thích khái niệm “phần mềm BPM là gì”

1.1. Giải thích ý nghĩa cụm từ BPM

BPM là viết tắt của một từ tiếng anh có nghĩa là Business Process Management. Hiểu theo nghĩa tiếng việt, đây là khái niệm dùng để chỉ sự quản lý các quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Các quy trình đó có thể là quy trình nghiệp vụ hoặc quy trình công việc. Và các quy trình này rất cần được sử dụng bằng phần mềm để tiện lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc quản lý doanh nghiệp của mình. 

1.2. Giải thích về phần mềm BPM

Như đã nêu trên, BPM là một quá trình có thể nói là tương đối phức tạp. Để tiết kiệm thời gian và công sức đối với các quy trình quản lý giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, phần mềm BPM ra đời. Đây là phần mềm giúp quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp, hiện đang được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Qua đó các quy trình trong quản lý công việc cũng như quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp sẽ được mô hình hóa, được tối ưu, triển khai một cách hiệu quả. Qua đó doanh nghiệp có thể phát triển quy trình làm việc của mình, hạn chế những sai sót còn tồn đọng cũng như phát triển tối đa những mặt tích cực đã có từ trước. 

Khám phá: Việc làm Chuyên viên Kỹ thuật

2. Lợi ích của phần mềm BPM

Một doanh nghiệp có hệ thống các quy trình thành công thì không thể được xây dựng chỉ một lần mà phải luôn luôn biến đổi, luôn luôn thích nghi để phù hợp với hoàn cảnh trước mắt. Với xu thế phát triển của thời hiện đại ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang có ảnh hưởng lớn đến việc thiết kế quy trình tổ chức, việc đánh giá ưu điểm sẽ là cần thiết. Phần mềm BPM đáp ứng nhu cầu này. Nó giúp các nhà quản lý phân tích và sau đó xây dựng hệ thống quy trình sao cho hợp lý với doanh nghiệp. 

2.1. Phần mềm BPM đem lại sự cải thiện về hiệu suất công việc 

Phần mềm BPM giúp doanh nghiệp hạn chế các nhiêm vụ dư thừa, các nhiệm vụ không mang lại hiệu quả, giải phóng nhân viên khỏi các nhiệm vụ không cần thiết để qua đó có thời gian để làm những phần việc khác quan trọng hơn, cải thiện một cách đáng kể hiệu quả của công việc. Không chỉ vậy, các công việc mang tính máy móc, lặp lại sẽ được phần mềm BPM đảm nhiệm thay cho các thao tác của con người. Thời gian cho các tác vụ này sẽ giảm đi đáng kể trong khi độ chính xác lại tăng cao hơn bởi máy móc thì không thể sai sót như con người. 

Các thao tác trước đây vốn phải mất rất nhiều thời gian thì giờ đây đã được xử lý một cách vô cùng nhanh gọn bằng phần mềm. Tất cả các hoạt động sẽ được hiển thị thông báo hướng dẫn cụ thể và người làm chỉ việc thao tác theo hướng dẫn. 

Với sự trợ giúp đến từ phần mềm BPM, các sản phẩm đầu ra  sẽ mang lại chất lượng vô cùng vượt trội.

Xem thêm: Ngành kỹ thuật phần mềm là học về cái gì? Ra trường làm gì?

2.2. Phần mềm BPM giúp giảm đáng kể chi phí hoạt động cho doanh nghiệp 

Với việc cải thiện trong hiệu suất trong công việc, phần mềm BPM đã góp phần không nhỏ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động cho doanh nghiệp. Nói cách khác, số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể tạo ra sẽ tăng, với chi phí bỏ ra như cũ hoặc thậm chí thấp hơn so với chi phí ban đầu. 

Ứng tuyển ngay: Việc làm IT phần mềm

2.3. Phần mềm BPM giúp doanh nghiệp có những cải tiến mang tính đột phá

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bị bỏ lại khá xa do chậm chạp trong việc thích nghi, thay đổi để phù hợp với hoàn cảnh mới. Phần mềm BPM với những ưu điểm vượt trội của mình, đã giúp khắc phục hiệu quả thực trạng này. 

Phần mềm BPM giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt trong việc tạo ra những quy trình để có thể thay đổi và thích ứng với hoạt động kinh doanh. Không chỉ vậy, việc doanh nghiệp ứng dụng phần mềm BPM vào quản trị kinh doanh cũng thể hiện sự cải tiến, giúp nội tại của doanh nghiệp trở nên vững vàng mạnh mẽ trước mọi biến đổi thất thường của thị trường. 

Bên cạnh đó, với việc áp dụng thành thạo phần mềm BPM, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đắc lực trong việc tìm ra các nút thắt cần tháo gỡ. Đồng thời đây cũng như một chiếc kim chỉ nam, định hướng làm việc đúng đắn cho nhân viên, hạn chế tối đa những sai lầm không đáng có.   

Tham khảo: Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin

3. Có những loại phần mềm BPM nào

Trên thực tế có rất nhiều loại phần mềm BPM khác nhau, được chia làm ba loại phần mềm BPM chính. Bạn cần nghiên cứu kỹ về doanh nghiệp của mình để chọn ra một phần mềm BPM phù hợp. 

3.1. Phần mềm BPM theo chiều ngang

Đây là phần mềm dùng để xây dựng và đẩy mạnh các quy trình kinh doanh. Phần mềm loại này thường được sử dụng khi chúng ta muốn đẩy nhanh tốc độ của một quá trình.

3.2. Phần mềm BPM theo chiều dọc

Phần mềm BPM loại này hướng đến mục tiêu cải thiện các tác vụ cụ thể nào đó trong quá trình kinh doanh, giúp cho quy trình công việc trở nên dễ thực hiện cũng như mang lại hiệu quả cao hơn.  

3.3. Phần mêm BPM kết hợp 

Cụ thể, nền tảng phần mềm này cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp một cách đầy đủ nhất. Những dịch vụ đó bao gồm: Quá trình khám phá, quá trình thiết kế và thực hiện mô hình hóa, xử lí nền tảng mô phỏng và các thử nghiệm liên quan. 

Bên cạnh đó, nếu xét ở góc độ triển khai phần mềm, có thể chia phần mềm BPM thành 2 loại. Đó là phần mềm BPM tại chỗ và phần mềm SaaS (Software as a Service). Trong đó phần mềm BPM tại chỗ hiện đang được sử dụng khá phổ biến cho các doanh nghiệp. 

Đừng bỏ lỡ: Tốp 5 các vị trí công việc trong ngành IT có thù lao cao nhất!

4. Phân biệt phần mềm BPM với các phần mềm tương tự khác

4.1. Phân biệt phần mềm BPM với ERP

ERP là hệ thống mang lại lợi ích to lớn bởi có thể tích hợp các hệ thống và ứng dụng. Tuy nhiên, ERP lại bị hạn chế khả năng phân tích sâu xa và hiển thị quy trình, đặc biệt là rất hạn chế trong việc chuyển đổi khi gặp hệ thống mới. 

Hệ thống của ERP có lợi thế về khả năng xử lý và quản lý điều hành tự động hóa. Nhưng đối với BPM thì hệ thống này không chỉ cung cấp cho quy trình làm việc khả năng có thể tự động mà còn giúp thực hiện điều này với những quy trình kinh doanh không cần mã hóa. Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm BPM, bạn có thể nhận được các phân tích về quy trình kinh doanh. Khác biệt này nếu mang ra so sánh với ERP, chúng ta mới thấy BPM thực sự có tính năng vượt trội hơn rất nhiều. 

Bài viết trên đã cung cấp những kiến thức cơ bản về phần mềm BPM cũng như các ứng dụng thực tế của nó trong công việc của một doanh nghiệp. Rất mong bạn có thể thu nhận những kiến thức bổ ích cho mình.